В организации создано обособленное подразделение (ни филиал, ни представительство), без отдельное учета (бухгалтерского), собственного счета

489

Вопрос

В организации создано обособленное подразделение (ни филиал, ни представительство), без отдельное учета (бухгалтерского), собственного счета и т.д. Фактически данное подразделение является рабочим местом, которое расположено не в месте нахождения головного офиса, но при этом в другом регионе. До настоящего времени учет, хранение трудовых книжек, документов сотрудников обособленного подразделения осуществлял головной офис. Сейчас планируется передать трудовые книжки сотрудников обособленного подразделения в само обособленное подразделения (для учета и хранения и выдачи при увольнении), без права издания приказов о приеме и увольнении сотрудников. Какие документы необходимо оформить при передаче трудовых книжек? При этом до настоящего момента в организации был единый журнал учета движения трудовых книжек. Необходимо ли сейчас заводить отдельный журнал движения трудовых книжек, и какими документами это оформляется. Кто и в каком порядке будет вносить записи в трудовые книжки и в журнал учета движения трудовых книжек? Обособленное подразделение не имеет собственной печати.

Ответ

Если Вы планируете вести кадровое делопроизводство по месту нахождения обособленного подразделения, то необходимо приказом назначить ответственное лицо за ведение и хранение трудовых книжек в своем обособленном подразделении. Это следует из абз. 2 п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

 

При смене ответственного лица ха хранение трудовых книжек (в части работников обособленного подразделения) необходимо провести инвентаризация трудовых книжек, после чего составить Акт.

Также на уровне локального акта Вам следует закрепить порядок ведения и хранения трудовых книжек в обособленном подразделении (в том числе организовать и книгу учета движения трудовых книжек). При этом в локальном акте целесообразно отразить, что кадровое подразделение обособленного подразделения входит в состав единой кадровой службы организации.

В соответствии с п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель с целью учета трудовых книжек обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой регистрируются все трудовые книжки работников.

Кроме того обособленное подразделение должно иметь печать организации или печать кадровой службы.

Ни Правила ведения и хранения трудовых книжек, ни Инструкция по заполнению трудовых книжек не предусматривают возможности заверения записей в трудовых книжках какими-либо печатями, кроме печати организации или печати кадровой службы организации. Так как порядок изготовления и применения печатей структурных подразделений на нормативно-правовом уровне жестко не регламентирован, организации, имеющие территориально-разветвленную структуру, Вы можете поступить следующим образом:

1) изготовить печати кадровой службы в количестве обособленных подразделений, присваивая ей определенные номера;

2) передать эти печати в обособленные подразделения и определить лиц, имеющих право использовать их.

04.02.2014 г.

С уважением,

Яковлева Валентина, ведущий эксперт «Системы Юрист»

 

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Попробуйте бесплатный доступ на 3 дня >>
Скоро в журнале «Юрист компании»
    Узнать больше


    Ваша персональная подборка

      Академия юриста компании

      Академия

      Смотрите полезные юридические видеолекции

      Смотреть

      Cтать постоян­ным читателем журнала!

      Cтать постоян­ным читателем журнала

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      © Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2017

      Журнал «Юрист компании» –
      первый практический журнал для юриста

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации  ПИ № ФС77-62254 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Это профессиональный сайт для юристов-практиков. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Вы продолжите читать статью через 1 минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль