Неполучение работником расчетного листа

2

Вопрос

Как обязать работника получить свой расчетный лист. Ответственность работодателя за неполучение работником расчетного листа (работник не приходит и не получает его).

Ответ

1. Закон не предусматривает, как именно работодателю подтвердить, что сотруднику выдали расчетный листок. Поэтому организация определяет такой способ самостоятельно (письмо Роструда от 18.03.2010 г. № 739-6- 1, апелляционное определение Магаданского областного суда от 2.09.2015 г. № 33-922/2015). Способы выдачи расчетных листков можно разделить на две группы: когда листки вручают сотрудникам под подпись и когда подпись не получают.

Чтобы обязать работников закрепите на локальном уровне порядок выдачи расчетных листков. Он включает способ и периодичность их вручения работникам, а также назначение ответственных за это лиц.

Порядок выдачи расчетных листков пропишите в одном из документов:

 трудовом договоре;

 коллективном договоре;

 другом локальном акте работодателя, например в Положении об оплате труда.

Ознакомьте сотрудника с документом, в котором установлен порядок выдачи расчетных листков, под подпись (ст. 22, 68 ТК РФ, письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

2. Если работодатель не выдает сотрудникам расчетные листки, ГИТ может привлечь его к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). При первом нарушении должностному лицу грозит штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, а организации – от 30 000 до 50 000 рублей.

Судебная практика подтверждает, что работодателю грозит ответственность, если он не выдавал расчетные листки или делал это с опозданием (апелляционное определение Краснодарского краевого суда от 6.10.2016 г. по делу № 33-25964/2016). Если работодатель не утвердил форму расчетного листка или не отразил в ней все необходимые сведения, это также нарушение трудового законодательства (апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 27.09.2016 г. по делу № 33-3846/2016).

Если работодатель не выдавал сотруднику расчетные листки, суд может по заявлению сотрудника взыскать с компании компенсацию морального вреда. Ее размер на практике может составлять несколько тысяч рублей (ст. 237 ТК РФ, решение Центрального районного суда города Омска от 14.07.2016 г. по делу № 2-4030/2016).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры», «Системы Госфинансы».

1. Статья: Выдаем расчетные листки. Нужны ли подписи сотрудников и другие спорные вопросы

«В статье читайте:

 Насколько детальную информацию должен содержать расчетный листок

 Сколько раз в месяц вручать работникам расчетные листки

 Что грозит работодателю, который не выдает расчетные листки

ГИТ часто проверяет, выдает ли работодатель сотрудникам расчетные листки. Инспектор выяснит, утвердили ли приказом форму этого документа и есть ли в ней вся информация, которая нужна по закону. Кроме того, проверяющий уточнит, как часто вы выдаете расчетные листки работникам. И наконец, один из самых спорных моментов – нужна ли подпись сотрудника на расчетном листке и можно ли заменить бумажные листки электронными. Разберемся с проблемными вопросами в статье.

Как утвердить форму расчетного листка

Унифицированной формы расчетного листка нет, каждый работодатель вправе установить ее самостоятельно (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Обычно бланк разрабатывает бухгалтерия и согласовывает с кадровой службой.

Нередко форму берут непосредственно из программы, в которой рассчитывают заработную плату. Это допустимо в случае, если там есть вся необходимая информация.

Если в компании есть профсоюз, необходимо учесть его мотивированное мнение относительно формы расчетного листка. Затем руководитель организации утверждает ее приказом (ч. вторая ст. 136, ст. 372 ТК РФ)

как обязать работника получить свой расчетный лист. ответственность работодателя за неполучение работником расчетного листа (работни не приходит и не получает его)Что включать в расчетный листок

Работник должен понимать, как ему рассчитали зарплату, не нарушил ли работодатель условия трудового договора. Поэтому в расчетном листке указывают составные части зарплаты, иные начисленные суммы, удержания, общую сумму к выплате (ч. первая ст. 136 ТК РФ) (образец ниже). Когда выделяют составные части заработной платы, отражают расчет оклада, премии, северных надбавок и районных коэффициентов, прочих надбавок, доплат за совмещение, за работу в ночную смену и др.

как обязать работника получить свой расчетный лист. ответственность работодателя за неполучение работником расчетного листа (работни не приходит и не получает его)К иным начисленным суммам относят проценты за задержку заработной платы, отпускные, компенсацию отпуска при увольнении, пособия по уходу за ребенком, больничные пособия, оплату питания, оплату проезда в соответствии с локальными актами и т. д. В числе удержанных сумм отражают НДФЛ, алименты, выплаты по исполнительным листам, авансы за командировки и др.

Если в расчетном листке не детализировать информацию, указанную в статье 136 Трудового кодекса, то ГИТ может выдать работодателю предписание или оштрафовать. Например, если расчетный листок содержит только общую сумму к выплате и удержания, это нарушение (апелляционное определение Магаданского областного суда от 2 сентября 2015 г. № 33-922/2015).

Каким способом выдавать расчетные листки

Закон не предусматривает, как именно работодателю подтвердить, что сотруднику выдали расчетный листок. Поэтому организация определяет такой способ самостоятельно (письмо Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6- 1, апелляционное определение Магаданского областного суда от 2 сентября 2015 г. № 33-922/2015). Способы выдачи расчетных листков можно разделить на две группы: когда листки вручают сотрудникам под подпись и когда подпись не получают.

Расчетные листки вручают работникам под подпись. Это значит, что выдачу расчетных листков фиксируют на бумаге. Например, работодатель:

– предусматривает в форме листка отрывную часть (корешок), где работники будут расписываться при его получении;

– разрабатывает журнал выдачи расчетных листков, в котором работники ставят свою подпись в их получении;

– вносит отдельный столбец в платежную (форма № Т-53) или расчетно-платежную (форма № Т-49) ведомость либо самостоятельно разработанную форму, где работники будут расписываться, что получили листок.

Подпись работника на расчетном листке не получают. То есть документальный учет выдачи расчетных листков не ведут. Например, работодатель:

– сообщает работникам, где и в каком порядке можно получить расчетные листки, и сотрудники приходят за ними при необходимости;

– направляет расчетные листки работникам по электронной почте;

– размещает листки на электронном ресурсе, например, в личном кабинете на корпоративном сайте;

– уведомляет работников СМС-сообщением о возможности получить расчетный листок в электронном виде по ссылке и т. п.*

Комментарий в тему

Ирина СКВОРЦОВА, юрист практики трудового права международной юридической фирмы CMS (Москва)

Суды согласны с тем, что можно направлять расчетные листки работникам по электронной почте

Формально Трудовой кодекс требует, чтобы работодатель извещал работников о составных частях заработной платы, удержаниях и т. д. письменно, в бумажном виде (ч. первая ст. 136 ТК РФ). Однако суды трактуют эту норму более широко и допускают, чтобы расчетные листки направляли по электронной почте. Требования ГИТ выдавать расчетные листки в бумажной форме суды нередко признают необоснованными, если локальные акты работодателя предусматривают рассылку расчетных листков работникам в электронном виде (апелляционное определение Верховного суда Карачаево-Черкесской Республики от 29 апреля 2013 г. по делу № 33-204/2013).В случае конфликта с сотрудником или при проверке ГИТ работодатель должен быть готов доказать, что расчетные листки работнику на самом деле вручали. Это подтвердят свидетельские показания, заверенная распечатка электронного сообщения, направленного в адрес сотрудника и содержащего расчетный листок, подтверждение входа работника под личным логином и паролем во внутреннюю электронную систему работодателя, где размещен расчетный листок, и т. д.*

Способы первой группы безусловно подтверждают, что работодатель исполнил требования закона. Но использовать их не всегда удобно, так как вручать расчетные листки всем работникам под подпись довольно трудоемко. Закон прямо не запрещает применять способы второй группы, однако это более рискованно. Право работодателя направлять сотрудникам расчетные листки в электронной форме подтвердил Минтруд России (письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 г. № 14-1/ООГ-1560). Но как отнесется к этому конкретный инспектор, неизвестно. Судебной практики по применению таких способов немного, встречаются отдельные судебные решения в пользу работодателя. Например, в одном деле суд признал законным порядок, при котором расчетные листы находились в бухгалтерии и выдавались работникам, желающим получить их (решение Пугачевского районного суда от 22 июня 2015 г. по делу № 2-585(1)/2015).

Как упорядочить вручение расчетных листков

Закрепите на локальном уровне порядок выдачи расчетных листков. Он включает способ и периодичность их вручения работникам, а также назначение ответственных за это лиц. Эту информацию нужно закрепить в локальном акте, например, правилах внутреннего трудового распорядка, или в приказе

как обязать работника получить свой расчетный лист. ответственность работодателя за неполучение работником расчетного листа (работни не приходит и не получает его)

Сотрудникам можно выдавать один расчетный листок при окончательном расчете за месяц (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1). НДФЛ с заработной платы за месяц нельзя исчислить до его окончания. Поэтому из первой части зарплаты налог не удерживают (п. 2 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 21 июня 2016 г. № 03-04-06/36092). Следовательно, при ее выплате в расчетном листке нельзя указать всю необходимую информацию, в частности, размер и основания удержания НДФЛ.

Лучше извещать работников о составе заработной платы в день ее получения. Это снизит риск обращения сотрудников в ГИТ с жалобой на то, что работодатель нарушает сроки выдачи расчетных листков. Ответственным за выдачу расчетных листков обычно назначают бухгалтера. Но это могут быть и сотрудники кадровых служб, и непосредственные руководители.*

Что грозит работодателю, который не выдает расчетные листки

Если работодатель не выдает сотрудникам расчетные листки, ГИТ может привлечь его к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). При первом нарушении должностному лицу грозит штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, а организации – от 30 000 до 50 000 рублей.

Судебная практика подтверждает, что работодателю грозит ответственность, если он не выдавал расчетные листки или делал это с опозданием (апелляционное определение Краснодарского краевого суда от 6 октября 2016 г. по делу № 33-25964/2016). Если работодатель не утвердил форму расчетного листка или не отразил в ней все необходимые сведения, это также нарушение трудового законодательства (апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 27 сентября 2016 г. по делу № 33-3846/2016).

Если работодатель не выдавал сотруднику расчетные листки, суд может по заявлению сотрудника взыскать с компании компенсацию морального вреда. Ее размер на практике может составлять несколько тысяч рублей (ст. 237 ТК РФ, решение Центрального районного суда города Омска от 14 июля 2016 г. по делу № 2-4030/2016).

Нормативная база

Документ Поможет вам
Часть первая, вторая ст. 136 ТК РФ Узнать об обязанности работодателя извещать работника о составе заработной платы
Часть 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ Уточнить, какая ответственность грозит работодателю за невыдачу расчетных листков
Письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1 Понять, что расчетный листок можно выдавать один раз в месяц при выплате второй части зарплаты
Письмо Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6-1 Выяснить, что работодатель сам решает, каким способом выдавать расчетные листки

Важные выводы

1. Работодатель обязан разработать и утвердить форму расчетного листка. Если в организации есть профсоюз, необходимо учесть его мнение.

2. Компания сама определяет, как выдавать работникам расчетные листки. Наиболее безопасно вручать их под подпись, но допустимы и другие способы.

3. Если работодатель нарушит порядок выдачи расчетных листков, ГИТ может его оштрафовать, а суд вправе присудить сотруднику компенсацию морального вреда».*

2. Рекомендация: Как выдавать расчетные листки: образцы для бухгалтера и сотрудника, электронный способ

«Трудовой кодекс обязывает работодателя ежемесячно сообщать сотрудникам: из чего складывается их оплата труда, сколько они получат на руки и сколько с них удержали. Все эти сведения бухгалтеры должны передавать в формате так называемого расчетного листка (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).*

Расчетные листки выдавайте только тем сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры. На тех, кто работает по гражданско-правовому договору, действие Трудового кодекса не распространяется. Поэтому расчетные листки для них не составляйте. Это следует из статьи 11 Трудового кодекса РФ.

Если правило не исполнять, трудовые инспекторы выпишут работодателю штраф до 50 000 руб. Сумму штрафа руководитель вправе взыскать с ответственного бухгалтера (ст. 238 ТК РФ). Есть и другие меры наказания.

В Трудовом кодексе нет четких требований, в какой форме выдавать расчетный листок сотрудникам и каким способом это делать. Минтруд высказал мнение, что можно рассылать листки на электронную почту сотрудников (письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 № 14-1/ООГ-1560). Читайте в этой рекомендации советы, которые уберегут вас от штрафов.*

По какой форме составлять

Расчетный листок составьте в произвольной форме. Укажите в нем:

– составные части зарплаты (оклад, премии и т. д.);

– командировочные, отпускные и другие суммы, которые начислили сотруднику помимо зарплаты;
– удержания из начисленных сумм;

– общую сумму к выплате, то есть сколько сотрудник получит «на руки».

Воспользуйтесь примером расчетного листка, в котором учтены требования.

Форму расчетного листка утвердите приказом руководителя в учетной политике. Если в организации есть профсоюз, с ним бланк тоже согласуйте.

Такой порядок установлен в частях 1 и 2 статьи 136 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: нужно ли выдавать расчетный листок, если сотрудники получают зарплату на банковскую карту

Да, нужно.

Работодатель обязан выдавать сотрудникам расчетные листки. Это требование Трудового кодекса. При этом не важно, каким способом выплачиваете зарплату – через кассу, на банковские карты или в натуральной форме.

Такой вывод следует из буквального толкования положений статьи 136 Трудового кодекса РФ и подтверждается письмом Роструда от 18 марта 2010 № 739-6-1».*

< >

«Каким способом выдавать

В Трудовом кодексе нет четкого требования, каким способом передавать расчетные листки сотрудникам. Работодатель вправе сам выбрать: на бумаге или в электронном виде.

Электронный способ удобен тем, что экономит время бухгалтера. Расчетные листки можно рассылать на электронную почту или размещать в личных кабинетах каждого сотрудника на корпоративном сайте организации, если такой есть. Минтруд не запрещает электронные методы выдачи (письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 № 14-1/ООГ-1560).

1. Способ выдачи расчетных листков закрепите в локальном акте

Как выдаете листки сотрудникам – на бумаге или электронно, пропишите в одном из документов:

– трудовом договоре;

– коллективном договоре;

– ином локальном нормативном акте работодателя, например в Положении об оплате труда.

Например, для электронного способа формулировка может быть такой:

«Работодатель обязуется в день выдачи зарплаты за вторую половину месяца высылать на корпоративный адрес электронной почты работника расчетный листок по форме, утвержденной в приложении 4 к настоящему Положению».

С документом, где прописали порядок, ознакомьте каждого сотрудника под подпись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ, письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 № 14-1/ООГ-1560).*

2. С работника возьмите заявление

Если решили выдавать расчетные листки электронно, попросите сотрудника написать заявление. В нем пусть укажет свой адрес электронной почты, куда направлять расчетные листки.

Также попросите сотрудника подписать согласие на обработку его персональных данных. В расчетном листке – персональная информацию о сотруднике, которую просто так разглашать нельзя (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ).

Форма согласия произвольная. В ней должны быть обязательные элементы, которые названы в части 4 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ. Вот готовый пример согласия сотрудника на обработку персональных данных.

3. Если за сотрудника получает зарплату и листок кто-то другой, нужна доверенность

По заявлению сотрудника за него может получать зарплату кто-то другой. Ему же можно выдать расчетный листок. Но так поступайте, только если «этот другой» предоставил доверенность и в ней есть запись и про зарплату, и про расчетный листок.

Если доверенности нет или в ней нет упоминания, что представитель вправе получить расчетный листок, то документ не выдавайте. В расчетном листке – персональная информация о сотруднике, которую работодатель не имеет права разглашать без его согласия (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ).

Такие выводы следуют из пункта 1 статьи 185, пункта 1 статьи 187 Гражданского кодекса РФ и частей 1, 2 статьи 136 Трудового кодекса РФ.

Будьте внимательны: обязательно подтвердите, что сотрудник получил расчетный листок. Если выдаете бумажные документы, сотрудники расписываются в специальном журнале. Если решили отправлять расчетные листки на электронную почту, у работодателя на сервере храните квитанции о получении писем с расчетными листками. Только так можно доказать, что обязанность по выдаче расчетных листков исполнена.*

Как часто формировать листки

Расчетные листки формируйте один раз в месяц – при окончательном расчете.

Зарплату сотрудникам работодатель обязан выдавать не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Но в расчетных листках вы сообщаете сотрудникам все части их оплаты труда за месяц. Поэтому формировать и выдавать такой документ нужно после того, как начислили и выплатили сотруднику вторую часть зарплаты. Обычно в начале месяца, следующего за отработанным. Такую позицию давно подтверждает Роструд в письме от 24 декабря 2007 № 5277-6-1.

Что будет, если не выдавать расчетные листки

За нарушение правил выдачи расчетных листков грозит административная ответственность:

 для организаций – административный штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб.;

 должностных лиц организации (например, руководителя или главного бухгалтера) – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб.

Ответственность возникнет, если одновременно соблюдаются два условия: поступили жалобы от сотрудников в трудовую инспекцию, и у организации нет локального акта, где утверждена форма листка.

Если инспекторы установят повторное нарушение, за которое ранее уже наказывали, то штрафы будут больше:

 организации – от 50 000 до 70 000 руб.;

 должностному лицу – от 10 000 до 20 000 руб.

Кроме того, должностное лицо организации (например, руководителя) за повторное нарушение могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет.

Такая ответственность установлена статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях».*

28.09.2017

Скоро в журнале «Юрист компании»
    Узнать больше
    Ваша персональная подборка

      Академия юриста компании

      Академия

      Смотрите полезные юридические видеолекции

      Смотреть

      Cтать постоян­ным читателем журнала!

      Cтать постоян­ным читателем журнала

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      © Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2017

      Журнал «Юрист компании» –
      первый практический журнал для юриста

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации  ПИ № ФС77-62254 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Это профессиональный сайт для юристов-практиков. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Вы продолжите читать статью через 1 минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль