Порядок введения электронной пропускной системы

24

Вопрос

Порядок введения именно Электронной пропускной системы - ознакомление работников, дополнительные соглашения к трудовым договорам, сроки, образцы приказов и пр.

Ответ

Как ввести электронную систему доступа подробно см. в материалах обоснования.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры».

Статья: Как ввести электронную систему доступа

«Безопасность своей территории волнует каждого работодателя. Бесконтрольный проход в организацию – это потенциальная угроза хищения, порчи имущества и даже теракта. Поэтому работодатели используют систему охраны, заграждения и устанавливают пропускной режим. Реализуют его по-разному. В одних компаниях на входе сидит охранник, который регистрирует вход и выход посетителей в специальном журнале. Другие вводят электронную систему доступа. Ее преимущество в том, что она позволяет вести автоматизированный учет рабочего времени и дисциплинирует сотрудников. Узнайте, какие документы оформить, чтобы ввести электронный пропускной режим.

Шаг 1. Составьте план по внедрению электронной системы доступа

Переходите на электронную систему пропусков поэтапно. Если вы измените систему доступа внезапно, это может выбить сотрудников из колеи и вызвать сопротивление. Чтобы этого избежать, составьте план мероприятий. Чем более подробным он будет, тем лучше. Напишите, что необходимо сделать, к какому сроку, укажите ответственных (образец ниже). Так вам будет проще контролировать исполнение плана.*

Интересует порядок введения именно Электронной пропускной системы - ознакомление работников, дополнительные соглашения к трудовым договорам, сроки, образцы приказов и пр.Скачать и распечатать образец

Шаг 2. Внесите изменения в локальные акты

Пропускной режим может быть регламентирован в отдельном положении. Но чаще его фиксируют в правилах внутреннего трудового распорядка. Если вы решили ввести электронную систему доступа, то внесите изменения в ПВТР (подробнее о том, как это сделать, читайте в № 4, 2016). Издайте соответствующий приказ и ознакомьте с ним всех работников под роспись (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ) (образец ниже).*

Интересует порядок введения именно Электронной пропускной системы - ознакомление работников, дополнительные соглашения к трудовым договорам, сроки, образцы приказов и пр.Скачать и распечатать образец

Пропишите в ПВТР запрет на передачу пропуска другому лицу, чтобы дисциплинировать сотрудников. За это работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности (апелляционное определение Свердловского областного суда от 15 сентября 2015 г. по делу № 33-12956/2015).* А вот за потерю или порчу пропуска наказывать нельзя (решение Красногорского городского суда Московской области от 16 декабря 2013 г. № 2-6490/13, определение Санкт-Петербургского городского суда от 24 января 2012 г. № 33-754/2012). Не следует также обязывать работника возместить стоимость пропуска при его утрате. Электронный пропуск вряд ли можно считать материальной ценностью.

Шаг 3. Получите согласие на обработку биометрических персональных данных

К биометрическим персональным данным относят: отпечаток пальца, сетчатку глаза, изображение ладони, а также фотографию. Поэтому, прежде чем, к примеру, печатать фотографию на пропуске, убедитесь, что работник дал письменное согласие на обработку биометрических персональных данных (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 марта 2014 г. № 15АП-22502/2013). Дело в том, что стандартный текст согласия, который запрашивают при приеме на работу, редко содержит упоминание о биометрических данных. Если это так, попросите у сотрудника дополнительное согласие (ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ) (образец ниже).*

Интересует порядок введения именно Электронной пропускной системы - ознакомление работников, дополнительные соглашения к трудовым договорам, сроки, образцы приказов и пр.Скачать и распечатать образец

Если работник откажется представить такое согласие, вам придется определить, каким образом он будет попадать в помещение. Как вариант для таких сотрудников можно использовать порядок как для посетителей, то есть каждый раз выдавать им временный пропуск.

Шаг 4. Ведите табель учета рабочего времени

Электронная система доступа не заменяет табель. Она фиксирует время прихода и ухода сотрудника и позволяет вести более точный учет рабочего времени (ст. 91 ТК РФ). Для этого из системы доступа делают выгрузку, которую используют в качестве основы для табеля. При необходимости ее корректируют.*

Пример

В ООО «Лик» действует электронная система доступа. Каждый месяц данные из системы доступа выгружают в форму № Т-13 в программе 1С. Затем их проверяет отдел кадров. Если у сотрудника обнаруживают переработку (более 8 часов), отдел кадров выясняет причину. Если работник задерживался по своей инициативе, то табель корректируют до 8 часов. Если был приказ о сверхурочной работе, то ее оплачивают в повышенном размере. В случае недоработки у сотрудника просят служебную записку. Ее согласует непосредственный руководитель. Если он не подтверждает уважительность причины отсутствия, то отдел кадров запрашивает у работника письменные объяснения.

Однако в таком виде электронную систему допуска используют далеко не все. Есть работодатели, которые продолжают составлять табель рабочего времени, исходя из визуального контроля присутствия работника. К распечаткам из системы доступа обращаются только в случае конфликта.

Нормативная база

Документ Поможет вам
Статьи 8, 22, 68 ТК РФ Узнать о том, как внести изменения в локальные акты
Статья 91 ТК РФ Вспомнить об обязанности вести учет рабочего времени
Закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», разъяснения Роскомнадзора от 30 августа 2013 г. Понять, что относится к биометрическим персональным данным

Важные выводы

1. Переход на электронную систему пропусков проводите поэтапно. Составьте план мероприятий, укажите, что и к какому сроку нужно сделать, назначьте ответственных.

2. Если в качестве идентификатора для системы доступа вы используете биометрические данные или фотографию, получите согласие работника.

3. Электронная система доступа не заменяет табель. Она помогает вести более точный учет рабочего времени».

30.08.2017

Скоро в журнале «Юрист компании»
    Узнать больше
    Ваша персональная подборка

      Академия юриста компании

      Академия

      Смотрите полезные юридические видеолекции

      Смотреть

      Cтать постоян­ным читателем журнала!

      Cтать постоян­ным читателем журнала

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      © Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2017

      Журнал «Юрист компании» –
      первый практический журнал для юриста

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации  ПИ № ФС77-62254 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Это профессиональный сайт для юристов-практиков. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Вы продолжите читать статью через 1 минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль