Замечание или выговор сотруднику

2

Вопрос

В какой форме можно сделать замечание? Нужно ли оформлять приказом? И можно ли занести сведения о замечании в трудовую книжку сотрудника?

Ответ

1. Замечание делается в письменной форме.

2. Да, нужно.

Чтобы оформить документы о взыскании, нужно издать приказ.

Приказ необходимо оформить после того, как работодатель соберет все документы: докладные, акты, объяснительные.

Форма приказа зависит от вида дисциплинарного взыскания.

Если сотрудника наказывают замечанием или выговором, то приказ можно издать в произвольной форме.

Если сотрудника наказывают увольнением, то оформлять приказ о прекращении трудового договора нужно по унифицированной форме № Т-8 (утв. постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 г. № 1) или по самостоятельно разработанной форме. Издавать дополнительный приказ о взыскании в виде увольнения не нужно (письмо Роструда от 1.06.2011 г. № 1493-6-1).

В течение трех рабочих дней после издания приказа сотрудника нужно ознакомить с ним под подпись. Причем время отсутствия сотрудника на работе в трехдневный срок не входит. Если сотрудник откажется подписывать приказ, необходимо зачитать ему приказ устно и составить акт об отказе подписать документ в произвольной форме в присутствии не менее двух свидетелей (ч. 6 ст. 193 ТК РФ).

3. Если работодатель объявил сотруднику замечание или выговор, не нужно вносить сведения об этом в трудовую книжку. В личную карточку такие сведения вносить также не обязательно. Однако для внутреннего учета информацию о взыскании можно отразить, например, в разделе X «Дополнительные сведения» формы № Т-2.

Если сотрудника увольняют, то в трудовую книжку нужно внести запись о прекращении трудового договора с учетом основания увольнения, а личную карточку закрыть в общем порядке (п. 5.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69, указания, утв. постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 г. № 1).

4. Порядок наложение взыскания "выговор" аналогичный.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

Рекомендация: Как наложить дисциплинарное взыскание

«Если сотрудник ненадлежаще исполняет трудовые обязанности, работодатель вправе наложить на него дисциплинарное взыскание. Для этого нужно:

Внимание! Если работодатель нарушит требования трудового законодательства, когда будет налагать дисциплинарное взыскание, то его могут привлечь к административной ответственности (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ).*

Размер штрафа составляет (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для должностного лица, например руководителя, – от 1000 до 5000 руб.;
  • предпринимателя – от 1000 до 5000 руб.;
  • организации – от 30 000 до 50 000 руб.

Наказание за повторное нарушение (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для должностного лица – штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до трех лет;
  • предпринимателя – штраф от 10 000 до 20 000 руб.;
  • организации – штраф от 50 000 до 70 000 руб.

Также сотрудник может обратиться в суд с просьбой признать дисциплинарное взыскание незаконным (ст. 391 ТК РФ). Если суд займет сторону сотрудника, то дополнительно может взыскать с организации возмещение морального вреда (п. 63 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»; далее – Постановление № 2).

Шаг 1. Подтвердить нарушение трудовой дисциплины

Прежде чем наложить дисциплинарное взыскание, нужно подтвердить документами нарушение трудовой дисциплины. Составить документы может непосредственный руководитель сотрудника, представитель кадровой службы или специальной комиссии.*

Какие действия сотрудника можно считать дисциплинарным проступком

Когда сотрудник не исполнил или ненадлежаще исполнил трудовые обязанности по своей вине – это дисциплинарный проступок (ст. 192 ТК РФ).

При этом должно быть два условия.

1. Есть документы, которые подтверждают, что неисполненную обязанность возлагали на сотрудника. Это может быть должностная инструкция, локальный акт и т. п.

2. Сотрудника ознакомили с обязанностями до того, как он совершил проступок. Работодателю нужно иметь доказательства. Например, роспись сотрудника на должностной инструкции с датой.

Какие действия сотрудника нельзя считать дисциплинарным проступком

Нельзя считать дисциплинарным проступком:

  • отказ сотрудника выполнять работу, которая опасна для его жизни или здоровья (ч. 7 ст. 220 ТК РФ);
  • отказ сотрудника выполнять обязанности, которых нет в трудовом договоре, должностной инструкции и т. п. (ст. 56 ТК РФ). В том числе тяжелые или вредные работы (ч. 7 ст. 220 ТК РФ);
  • участие в забастовке. Исключение – когда сотрудник не прекращает незаконную забастовку (ч. 2 ст. 414, ч. 6 ст. 413 ТК РФ).

Если речь идет о неисполнении трудовых обязанностей, то нужно собрать доказательства неудовлетворительной работы – жалобы клиентов, планы и графики работы, технические задания и т. п. Также подтвердить нарушение может служебная записка непосредственного руководителя или акт, которые нужно составить в присутствии двух и более свидетелей.

Чтобы подтвердить отсутствие сотрудника на работе, нужно сделать отметку в табеле учета рабочего времени.

Такой порядок предусматривает статья 193 Трудового кодекса РФ.

Как зафиксировать, что сотрудника нет на рабочем месте в коммерческой организации

Нужно сделать отметку об отсутствии сотрудника на работе в табеле учета рабочего времени по формам № Т-12 или № Т-13 (утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) либо по самостоятельно разработанной форме.

Когда неизвестно, почему сотрудник отсутствует на работе, в табеле нужно проставить буквенный код «НН». Если в дальнейшем сотрудник представит больничный листок или признает факт прогула, табель нужно уточнить. Буквенный код «НН» необходимо заменить на код «Б» – временная нетрудоспособность, болезнь или «ПР» – прогул, отсутствие на рабочем месте без уважительных причин. Условные обозначения явок и неявок есть на титульной стороне табеля по форме № Т-12. Если организация применяет собственную форму табеля, то условные обозначения она вправе утвердить сама.

Как учесть, что сотрудника нет на рабочем месте в государственных и муниципальных учреждениях

Нужно сделать отметку об отсутствии сотрудника на работе в табеле учета рабочего времени по форме № 0504421 (утвержденной приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н). Для этого нужно проставить код «П». Если выяснится, что сотрудник отсутствовал на работе с разрешения администрации, нужно код «П» исправить на код «А», если из-за болезни – на код «Б». Условные обозначения явок и неявок содержат Методические рекомендации, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Обязательно ли создавать комиссию по расследованию дисциплинарного проступка

Ответ на этот вопрос зависит от вида организации.

В коммерческих организациях закон не требует проводить служебное расследование и создавать специальную комиссию. Необходимо лишь соблюдать процедуру наложения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ).

Вместе с тем, работодатель вправе установить более подробную процедуру в локальном нормативном акте. Например, что расследовать дисциплинарный проступок будет специальная комиссия. В таком случае все дисциплинарные проступки работодатель обязан расследовать с комиссией (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Работодатель вправе сам определить состав комиссии. Как правило, в нее включают нечетное количество человек – не менее трех. Председателем комиссии может быть, например, начальник службы безопасности, кадрового отдела или сам руководитель организации. Персональный состав и количество членов комиссии нужно определить приказом. При этом можно издать приказ о персональном составе комиссии, чтобы провести расследование в отношении конкретного случая нарушения дисциплины, а можно утвердить состав комиссии на определенный срок.

Обычно в состав комиссии не входит руководитель работника, но его приглашают на заседания для пояснений по дисциплинарному проступку.

Такие выводы следуют из статей 8, 22, 193 Трудового кодекса РФ.

В бюджетных учреждениях может действовать иной порядок. Например, привлекать к дисциплинарной ответственности государственных гражданских служащих можно по специальной процедуре. Так, если служащий совершит проступок, то работодатель проводит в отношении него служебную проверку (ст. 58, 59 Федерального закона от 27 июня 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»; далее – Закон о госслужбе). Проверку организует подразделение государственного органа по вопросам госслужбы и кадров с участием правового подразделения и выборного профсоюзного органа. При этом профсоюзным представителем, доверенным лицом может выступать не любой член профсоюза, а лицо, уполномоченное на представительство уставом профсоюза, объединения, ассоциации профсоюзов, положением о первичной профсоюзной организации или решением профсоюзного органа (ст. 3 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 10-ФЗ «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности»).

«Шаг 2. Получить объяснения от сотрудника

После того как работодатель документально подтвердит факт нарушения трудовой дисциплины, нужно получить объяснения от сотрудника. Для этого необходимо запросить у него объяснительную записку. В ней сотрудник должен указать причины и обстоятельства проступка. Причины нужно проанализировать и установить, уважительные они или нет.*

Какие причины нарушения трудовой дисциплины нужно считать уважительными

В Трудовом кодексе РФ нет перечня уважительных причин нарушения трудовой дисциплины. Это, как правило, форс-мажорные случаи, которые сотрудник не мог предвидеть или избежать. Поэтому в каждой ситуации работодатель сам решает вопрос об уважительности причин (ст. 193 ТК РФ).

К уважительным причинам обычно относят:

  • сбои в работе общественного транспорта, а также пробки по пути на работу (если это экстренный случай);
  • вызов в правоохранительные органы и суд;
  • болезнь сотрудника;
  • срочную госпитализацию родственника в больницу, если ему требуется неотложная помощь;
  • пожары, чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, которые не позволили своевременно добраться на работу, и др.

При этом сотрудник должен не только назвать уважительные причины, но и подтвердить их документами. Например, представить справку, повестку, акты, больничные листки и т. п. (письмо Роструда от 31 октября 2008 г. № 5916-ТЗ, определение Верховного суда РФ от 6 декабря 2013 г. № 5-КГ13-130).

Если по истечении двух рабочих дней сотрудник не предоставил объяснение, нужно составить акт об отказе дать объяснение. Подписать такой акт должны не менее двух свидетелей.

Такой порядок предусматривают части 1 и 2 статьи 193 Трудового кодекса РФ.

Внимание! Работодатель не вправе налагать дисциплинарное взыскание без объяснений сотрудника или акта об отказе дать объяснения (ст. 193 ТК РФ).

В противном случае его привлекут к административной ответственности. Это подтверждает и судебная практика (определение Конституционного суда РФ от 17 февраля 2015 г. № 238-О, апелляционные определения Московского городского суда от 4 декабря 2014 г. № 33-26684, от 8 сентября 2014 г. № 33-18654/2014).*

В течение какого срока сотрудник обязан предоставить объяснения о дисциплинарном проступке, если он работает на сменной работе

Сотрудник обязан дать объяснения о дисциплинарном проступке в течение двух своих рабочих дней по графику.

Например, сотрудник работает сутки через трое, смены выпадают на 4–5-е и 8–9-е числа. У сотрудника затребовали объяснения 4-го числа. Срок на предоставление объяснений начинается с даты, следующей за днем вручения сотруднику запроса. В таком случае первый рабочий день – это 5-е число, а второй рабочий день – 8-е число. Если в конце дня 8-го числа сотрудник не предоставит объяснений, нужно составить об этом акт.

Чтобы избежать лишних споров с сотрудником, стоит закрепить в локальных актах, как применять дисциплинарные взыскания в связи со сменным графиком работы. Например, как считать рабочий день, когда он выпадает на разные сутки. Кроме того, последний день для объяснений можно указать в запросе.

Шаг 3. Выбрать вид дисциплинарного взыскания

Закон называет три вида дисциплинарных взысканий (ч. 1 ст. 192 ТК РФ):

  • замечание – самая мягкая форма взыскания;
  • выговор – взыскание средней тяжести;
  • увольнение – крайняя мера взыскания».

«Шаг 4. Документально оформить взыскание

Чтобы оформить документы о взыскании, нужно издать приказ и внести запись о взыскании в личную карточку сотрудника (если работодатель их ведет). Сделать это нужно в срок, который устанавливает закон.*

Как соблюсти срок

Применить к сотруднику дисциплинарное взыскание нужно не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка. Днем обнаружения считают день, когда непосредственный руководитель сотрудника узнал о нарушении. При этом не имеет значения, может такой руководитель принимать итоговое решение о взыскании или нет (ч. 3 ст. 193 ТК РФ).

Какие обстоятельства приостанавливают месячный срок для наложения дисциплинарного взыскания

Месячный срок приостанавливает:

  • болезнь сотрудника;
  • любой отпуск сотрудника, в том числе ежегодный основной и дополнительный, учебный, за свой счет, отпуск по уходу за ребенком;
  • время, которое необходимо, чтобы учесть мнение профсоюза, если в компании есть профсоюз.

Отсутствие на работе по иным основаниям не прерывает месячный срок. При этом не имеет значения, насколько долго нет сотрудника.

Такой порядок устанавливают положения части 3 статьи 193 Трудового кодекса РФ, подпункты «б», «в», «г» пункта 34 Постановления № 2.

В то же время с момента проступка не должно пройти больше шести месяцев. Исключение – проступки, которые обнаружил ревизор, аудитор или другой проверяющий. В этом случае наказать сотрудника можно, если с момента проступка прошло не более двух лет. В шестимесячный и двухлетний срок не включают время производства по уголовному делу. Однако время болезни или отпуска не приостанавливает этот срок.

Если работодатель или иные лица установили факт проступка, когда шесть месяцев или два года с момента совершения уже прошли, привлечь сотрудника к ответственности нельзя (ч. 4 ст. 193 ТК РФ).

Как применить дисциплинарное взыскание, если сотрудник ушел на больничный на следующий день после прогула

Ответ зависит от того, когда работодатель выявил прогул.

Ситуация 1. Работодатель узнал о прогуле, когда сотрудник вышел с больничного.

Работодатель налагает дисциплинарное взыскание в общем порядке. Месячный срок начинает течь с того дня, когда работодатель узнал о прогуле.

Ситуация 2. Работодатель узнал о прогуле и зафиксировал его до болезни сотрудника.

В такой ситуации работодатель может затребовать у сотрудника письменное объяснение как во время больничного, так и в первый день после выхода на работу. У сотрудника есть два дня, чтобы дать объяснения или отказаться. После этого работодатель вправе привлечь сотрудника к ответственности, если не истек месячный срок с момента, когда работодатель выявил прогул.

Месячный срок прерывается, если болеет сам сотрудник. Срок не прерывается на время ухода за больным членом семьи или ребенком.

Как оформить приказ

Приказ необходимо оформить после того, как работодатель соберет все документы: докладные, акты, объяснительные.

Форма приказа зависит от вида дисциплинарного взыскания.

Если сотрудника наказывают замечанием или выговором, то приказ можно издать в произвольной форме.

Если сотрудника наказывают увольнением, то оформлять приказ о прекращении трудового договора нужно по унифицированной форме № Т-8 (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) или по самостоятельно разработанной форме. Издавать дополнительный приказ о взыскании в виде увольнения не нужно (письмо Роструда от 1 июня 2011 г. № 1493-6-1).

В течение трех рабочих дней после издания приказа сотрудника нужно ознакомить с ним под подпись. Причем время отсутствия сотрудника на работе в трехдневный срок не входит. Если сотрудник откажется подписывать приказ, необходимо зачитать ему приказ устно и составить акт об отказе подписать документ в произвольной форме в присутствии не менее двух свидетелей (ч. 6 ст. 193 ТК РФ)».

21.08.2017

Скоро в журнале «Юрист компании»
    Узнать больше
    Ваша персональная подборка

      Академия юриста компании

      Академия

      Смотрите полезные юридические видеолекции

      Смотреть

      Cтать постоян­ным читателем журнала!

      Cтать постоян­ным читателем журнала

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      © Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2017

      Журнал «Юрист компании» –
      первый практический журнал для юриста

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации  ПИ № ФС77-62254 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Это профессиональный сайт для юристов-практиков. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Вы продолжите читать статью через 1 минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль