Возмещение расходов на командировку

203

Вопрос

Работник был направлен в служебную командировку в Казань в областной онкологический диспансер. Обязательно ли должно быть одновременным возмещение расходов на командировку по трем позициям: проезд, проживание и суточные? Возможно, ли оплатить работнику только суточные (на основании его заявления) так как проезд и проживание оплачены спонсором проводимого мероприятия (коммерческими организациями). Как учесть конфликт интересов?

Ответ

Нет, нельзя. Направляя сотрудника в командировку, организация обязана выдать ему аванс. Аванс выдается с учетом продолжительности командировки, места назначения, возможности дополнительных затрат и т. п. Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные). Такой порядок предусмотрен статьей 168 Трудового кодекса РФ.

Компенсировать расходы в связи с командировкой, в том числе суточные, обязан именно работодатель вне зависимости от договоренностей с принимающей стороной. Порядок компенсации принимающей стороной прописывается соглашением.

Если работника направляют в служебную поездку по России, то работодатель возмещает ему (ч. первая ст. 168 ТК РФ):

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, понесенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Работодатель может перед командировкой обеспечить сотрудника проездными билетами, местом для проживания, которые предварительно может отплатить принимающая сторона. В этом случае у работодателя остается лишь обязанность по выплате суточных и сохранению среднего заработка на период командировки.

Если расходы будут возмещаться после командировки, то приглашающая сторона может возместить расходы на основании соглашения или гарантийного письма. Соглашение или гарантийное письмо составляется в свободной форме, где прописываются условия, порядок, сроки возмещения расходов (п. 2 ст. 434 ГК РФ). Гарантийное письмо должно быть подписано руководителем организации- пригласившей работника, и подпись нужно удостоверить печатью принимающей стороны.

В соглашении (гарантийном письме) можно прописать, что принимающая сторона берет на себя расходы сотрудника перед командировкой, а окончательный расчет (при наличии расходов) осуществляется по завершению командировки и предоставлению авансового отчета сотрудника. В этом случае работодатель оплачивает лишь суточные и сохраненный за период командировки средний заработок.

В соглашении (гарантийном письме) можно прописать, что принимающая сторона по окончании командировки компенсирует все расходы по проезду и проживанию. В этом случае все выплаты производит работодатель, а он впоследствии в порядке регресса выставляет эти расходы принимающей стороне.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры» и в материалах «Системы Главбух»

1. Ситуация: В какой срок нужно выплатить сотруднику суточные и денежный аванс на проезд и наем жилья перед командировкой

«Суточные выплачивайте до начала командировки вместе с деньгами на проезд и наем жилого помещения.

При направлении в командировку сотруднику выдают денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, – суточных (п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Это значит, что выдать деньги сотруднику нужно до начала командировки*. При этом в законодательстве не установлен конкретный срок для выплаты. А значит, работодатель вправе установить его самостоятельно и закрепить в коллективном договоре или локальном акте, например, в Положении о командировках (ст. 168 ТК РФ). В частности, можно прописать, что суточные выплачивают за один день до начала командировки или за три дня до поездки по аналогии с правилами выплаты отпускных (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Внимание: выплата суточных после командировки приравнивается к задержке зарплаты, за которую организацию могут привлечь к административной и материальной ответственности (ст. 236 ТК РФ, ст. 5.27 КоАП РФ). Поэтому если выплатить суточные не в составе аванса на командировку, а, например, когда сотрудник вернется, тогда придется дополнительно выплатить и компенсацию за задержку выплаты. Правомерность такой позиции подтверждают и суды. См. апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 13 июля 2015 г. № 33-10274/2015,кассационное определение Омского областного суда от 25 января 2012 г. № 33-413/2012».

2. Рекомендация: Как и в каком размере выдавать суточные

«Размер суточных

Суточные платить обязательно. Порядок и размер возмещения командировочных расходов, в том числе и суточных, можно установить самостоятельно. Достаточно закрепить их приказом руководителя или указать в коллективном (трудовом) договоре. Это предусмотрено в части 4 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Пример оформления в коммерческой организации приказа об установлении норм суточных

В ООО «Альфа» приказом установлены нормы суточных по командировкам сотрудников по России и за границу.

Суточные выдавайте в составе аванса на командировку с учетом планируемого срока поездки. Это следует из статьи 168 Трудового кодекса РФ.

А если выплатить суточные не в составе аванса на командировку? Например, когда сотрудник вернется, выдать ему деньги с учетом фактического срока поездки. В таком случае придется дополнительно рассчитать и выплатить компенсацию за задержку выплаты суточных – по аналогии с компенсацией за задержку зарплаты*. Так считают судьи (апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 13 июля 2015 г. № 33-10274/2015кассационное определение Омского областного суда от 25 января 2012 г. № 33-413/2012)».

23.05.2016

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Попробуйте бесплатный доступ на 3 дня >>
Скоро в журнале «Юрист компании»
    Узнать больше


    Ваша персональная подборка

      Академия юриста компании

      Академия

      Смотрите полезные юридические видеолекции

      Смотреть

      Cтать постоян­ным читателем журнала!

      Cтать постоян­ным читателем журнала

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      © Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2017

      Журнал «Юрист компании» –
      первый практический журнал для юриста

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации  ПИ № ФС77-62254 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Это профессиональный сайт для юристов-практиков. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Вы продолжите читать статью через 1 минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль