Путевой лист

222

Вопрос

В МУПЕ директор без водителя ездит на служебном автомобиле категории В (Уазик). Дополнительно сообщаю: грузы не перевозит, частным извозом не занимается. Обязателен ли путевой лист в данном случае? Может ли директор нанять стороннего человека на время поездки? Какой документ для этого нужен?

Ответ

В целях списания ГСМ путевой лист обязателен, даже если директор самостоятельно управляет служебным автомобилем.

Стороннего водителя можно принять по гражданско-правовому договору (см., например, Договор об оказании услуг с физическим лицом). Но в этом случае имеется риск переквалификации такого договора в трудовой с соответствующим доначислением налогов (пени, штрафов) и страховых взносов (см. Гражданский договор с физическим лицом. Как не допустить признания его трудовым).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист» и в материалах «Системы Главбух».

Статья: Когда путевой лист обязателен и как его заполнить

Можно ли списать расходы на ГСМ без путевого листа

Чтобы учесть ГСМ в налоговых расходах, нужно подтвердить два факта. Первый – покупка топлива. А второй – что его израсходовали на служебные поездки.

С первым пунктом обычно проблем нет. Если сотрудники заправляются за наличные, то они составляют авансовые отчеты и прикрепляют к ним кассовые чеки. Когда водители используют топливные карты, покупку подтвердят накладные и ежемесячные отчеты компании-эмитента.

Чеков и накладных недостаточно для того, чтобы бензин можно было учесть в расходах. Надо подтвердить, что ГСМ потратили на цели компании. А для этого требуется путевой лист. Ведь в нем прописан маршрут следования машины.

Часто бухгалтеры спрашивают: а можно ли обойтись без путевого листа, если у компании есть другие документы с информацией о маршруте? Например, сейчас организации все чаще оснащают автомобили системами спутникового контроля. При желании можно зайти в личный кабинет и распечатать отчет о движении авто.

Минфин России разрешает подтверждать расходы на ГСМ не только путевыми листами, но и данными системы слежения за ТС, если она позволяет достоверно определить пройденный путь. Вот реквизиты письма, в котором чиновники дают разрешение, – от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354.

Если вы хотите подтвердить расход на бензин отчетом из системы, то его нужно доработать. Добавьте обязательные реквизиты, предусмотренные Законом о бухучете. Их перечень вы найдете в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Например, в первичном документе обязательно должны быть: название, дата составления, подписи ответственных лиц и Ф.И.О.

Однако заменить путевой лист на отчет ГЛОНАСС могут только те компании, которые перевозят грузы для собственных нужд. Если ваша организация специализируется на перевозках, то путевые листы обязательны. Это следует из пункта 1 статьи 1 и пункта 2 статьи 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ, который соблюдают транспортные компании.

Но некоторые инспекторы на местах все равно считают, что компания обязана составлять путевой лист, даже если она не является транспортной. Большинство же судей утверждают, что на обычные организации этот закон не распространяется и они могут подтвердить расход ГСМ другими документами (постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. по делу № А40-19421/ 13-99-60Девятого арбитражного апелляционного суда от 9 июня 2012 г. № 09АП-12355/ 2012-АК).*

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– Компания купила погрузчик. Нужен ли путевой лист, если транспорт будет работать только на территории склада?

– В любом случае нужен документ, который подтвердит, сколько ГСМ израсходовал погрузчик. Можно использовать путевой лист в упрощенном варианте или разработать другой документ. Главное, чтобы в нем были данные о пройденном пути, отработанных часах и потраченном топливе. Так как транспорт будет ездить только на территории компании, маршрут в документах указывать не обязательно.

Сотрудник использует свой автомобиль в служебных целях, а компания платит ему компенсацию? Тут тоже понадобятся путевые листы. Без них вы вряд ли сможете учесть выплату в расходах и освободить ее от НДФЛ. В письме от 27 июня 2013 г. № 03-04-05/24421 Минфин России объяснил, что нужно для учета компенсации: ее расчет, паспорт ТС, свидетельство о регистрации авто и документы, которые подтверждают, что машину использовали для служебных поездок. В качестве примера таких документов финансисты приводят путевые листы. Но компания может подтвердить использование авто в служебных целях и другими бумагами. Например, отчетом системы спутникового контроля.

В постановлении ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. по делу № А12-15477/2011судьи вообще пришли к выводу, что путевые листы для учета компенсации в расходах не обязательны. Ведь об этом в кодексе не написано. В рассматриваемом деле инспекторы не смогли доказать, что транспорт для нужд компании не использовали. И так как в Налоговом кодексе вопрос о связи путевых листов и компенсации не регламентирован, то все сомнения и неясности судьи истолковали в пользу компании (п. 7 ст. 3 НК РФ).

Все же это частный случай. Вряд ли получится учесть компенсацию в расходах, если нет доказательств, что сотрудник использовал машину в служебных целях (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 7 ноября 2011 г. по делу № А32-1860/2010).

Когда у компании нет путевых листов или других бумаг, объясняющих, куда потратили бензин, то инспекторы могут не только снять расходы, но и доначислить НДФЛ водителям. По логике контролеров, если сотрудник использует служебное авто и не подтверждает маршрут, то у него возникает экономическая выгода, облагаемая НДФЛ (письмо от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243).*

02.04.2016

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Попробуйте бесплатный доступ на 3 дня >>
Скоро в журнале «Юрист компании»
    Узнать больше


    Ваша персональная подборка

      Академия юриста компании

      Академия

      Смотрите полезные юридические видеолекции

      Смотреть

      Cтать постоян­ным читателем журнала!

      Cтать постоян­ным читателем журнала

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      © Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2017

      Журнал «Юрист компании» –
      первый практический журнал для юриста

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации  ПИ № ФС77-62254 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Это профессиональный сайт для юристов-практиков. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Вы продолжите читать статью через 1 минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль