Оплата проезда к месту отдыха

559

Вопрос

Мы частная компания (ООО), должны ли мы раз в 2 года оплачивать бесплатные дороги основным работникам. Населенный пункт является районом крайнего севера. 

Ответ

Да, Вы обязаны компенсировать стоимость проезда к месту отдыха и обратно своим сотрудникам один раз в два года в порядке, определенном Вашим локальным актом (ст. 325 ТК РФ).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры».

Рекомендация: Как компенсировать сотруднику, работающему в районах Крайнего Севера, стоимость проезда к месту отдыха и обратно

«В коммерческих организациях

Как компенсировать сотруднику проезд к месту отдыха и обратно в коммерческих организациях

Сотрудникам коммерческих организаций, расположенных в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), порядок компенсации расходов на проезд к месту отдыха и обратно установите в локальном нормативном акте с учетом мнения профсоюза либо в трудовых или коллективных договорах* (ч. 8 ст. 325 ТК РФ). За основу можно взять порядок компенсации расходов на проезд, предусмотренный для госучреждений федерального уровня.

При этом нормы возмещения расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, установленные для госучреждений, не являются минимальными для коммерческих организаций. Это значит, что коммерческие организации вправе установить любые нормы возмещения указанных расходов, в том числе в размерах меньших, чем для сотрудников организаций, относящихся к госсфере.

Вместе с тем, такая свобода, предоставленная коммерческим организациям, не может служить основанием для полного отказа от компенсации или для ее неоправданного занижения независимо от экономического положения работодателя. Также работодатель не вправе подменять суть компенсации. Речь идет о том, что если компенсации подлежит проезд именно к месту использования отпуска и обратно (по территории России), то работодатель не праве устанавливать свои правила и компенсировать проезд только частично, например, в части расходов, обеспечивающих выезд из района Крайнего Севера (приравненной к нему местности). Отсутствие в локальных нормативных актах или трудовом договоре указаний на размер, условия и порядок компенсации соответствующих расходов также не может лишить сотрудника права на указанную компенсацию.

Таким образом, размер компенсации расходов на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно должен соответствовать предназначению данной компенсации, то есть гарантировать работнику возможность выехать за пределы районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей для отдыха и оздоровления*.

Такие выводы следуют из положений части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, абзаца 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1, информации Минтруда России от 29 мая 2013 г. и подтверждены судебной практикой (см. обзоры Верховного суда РФ от 26 февраля 2014 г.за III квартал 2012 года, утвержденный Президиумом Верховного суда РФ 26 декабря 2012 г.постановление Конституционного суда РФ от 9 февраля 2012 г. № 2-Папелляционное определение Иркутского областного суда от 13 сентября 2013 г. № 33-7420/13).

Вопрос из практики: нужно ли вести помесячный учет двухлетнего периода, прошедшего после каждого оплачиваемого проезда к месту использования отпуска и обратно. Коллективным договором установлена обязанность организации оплачивать один раз в два года проезд сотрудника к месту использования отпуска и обратно в пределах России. Сотруднику организации, расположенной в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности), оплатили проезд к месту использования отпуска и обратно в августе 2012 года, а в следующий раз он написал заявление на оплату проезда в июне 2014 года

Нет, не нужно.

Условие об оплате проезда к месту использования отпуска и обратно «один раз в два года» следует понимать как обязанность организации компенсировать подобные расходы в каждом втором календарном году, а не через 24 месяца. То есть ведение помесячного учета периода, прошедшего после каждого оплачиваемого проезда к месту использования отпуска и обратно, не требуется. Такой подход подтверждает Минфин России в письме от 3 июля 2006 г. № 03-05-01-04/200.

Вопрос из практики: может ли коммерческая организация оплачивать проезд сотрудника к месту использования отпуска и обратно только исходя из стоимости проезда по железной дороге. Организация расположена в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности

Да, может.

Законодательством установлена обязанность организаций, расположенных в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), оплачивать сотрудникам проезд в пределах территории России к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта. Эта гарантия предусмотрена как для госучреждений федерального уровня, так и для всех остальных организаций (ст. 325 ТК РФст. 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1постановление Конституционного суда РФ от 9 февраля 2012 г. № 2-П).

В коммерческих организациях порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций устанавливает работодатель. Поэтому в коллективном договоретрудовых договорах, Положении об отпусках и иных локальных документах можно предусмотреть любые не противоречащие закону условия компенсации. Это может быть и вариант оплаты проезда сотрудникам к месту отдыха только железнодорожным транспортом. Такой вывод следует из положений части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, абзаца 7статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 и подтверждается письмом Минздравсоцразвития России от 15 февраля 2010 г. № 217-13.

Вопрос из практики: нужно ли компенсировать сотрудникам, работающим в районах Крайнего Севера, стоимость дополнительных сервисных услуг, которые входят в стоимость билета на проезд в железнодорожном вагоне повышенной комфортности

Да, нужно.

Сотрудникам, работающим в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, работодатели должны компенсировать стоимость проезда к месту использования ежегодного отпуска и обратно. Размер такой компенсации и порядок оплаты расходов на проезд зависят от типа работодателя. Такие правила предусмотрены в части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ.

В стоимость железнодорожных билетов для проезда в вагонах повышенной комфортности перевозчик включает также стоимость дополнительных сервисных услуг, например: набор питания, предметы первой необходимости и гигиены, печатную продукцию, услуги по обеспечению личной безопасности (п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 марта 2005 г. № 111). То есть сотрудник оплачивает дополнительные услуги не отдельно, а при оплате билета, поскольку цена таких услуг включена в стоимость самого билета.

Таким образом, работодателю нужно компенсировать сотруднику полную стоимость железнодорожных билетов в вагонах повышенной комфортности, включая стоимость дополнительных сервисных услуг.

Аналогичные разъяснения даны в письме Минфина России от 28 августа 2014 г. № 03-03-07/42948.

Вопрос из практики: может ли работодатель в коллективных и трудовых договорах установить фиксированный размер компенсации стоимости проезда к месту отдыха, освободив сотрудников от обязанности представлять документы, подтверждающие расходы

Использовать такой подход не рекомендуется. Объясняется это следующим.

Сотрудники организаций, работающие в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), один раз в два года имеют право на оплату за счет средств работодателя стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно, а также стоимости провоза багажа. Организации, не относящиеся к бюджетной сфере, определяют условия и порядок компенсации таких расходов самостоятельно и прописывают их в коллективных и трудовых договорах. Об этом говорится в статьях 9325 Трудового кодекса РФ.

Если организация решила установить в документах фиксированный размер компенсации и освободить сотрудников от обязанности представлять документы, подтверждающие расходы на проезд к месту отдыха, то такие компенсации не будут учтены в расходах организации, а с выплаченной сотрудникам суммы потребуется удержать НДФЛ. Объясняется это тем, что в отсутствие подтверждающих документов компенсационный характер выплат утрачивается. Такой вывод следует из совокупности положений статей 252255 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмом Минфина России от 11 января 2013 г. № 03-03-06/1/2.

Вопрос из практики: как оплатить сотруднику проезд к месту использования отпуска и обратно, если он делал остановки в пути. Коммерческая организация расположена в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности

Обязанность по оплате проезда сотрудников к месту использования отпуска и обратно, установленная статьей 325 Трудового кодекса РФ, распространяется на все организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к нему местностях) (постановление Конституционного суда России от 9 февраля 2012 г. № 2-П).

При этом коммерческая организация – работодатель самостоятельно устанавливает порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций в коллективном договоретрудовых договорах, Положении об отпусках или в другом локальном акте. Такой вывод следует из части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, абзаца 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 и подтверждается письмом Минздравсоцразвития России от 15 февраля 2010 г. № 217-13.

Таким образом, можно предусмотреть любой вариант компенсации проезда сотрудников к месту отпуска, например:

  • оплату можно установить исходя из стоимости проезда к месту отдыха и обратно, не ограничивая количество транзитных населенных пунктов, расположенных по пути следования;
  • оплату можно установить исходя из стоимости проезда к месту отдыха и обратно только до одного места назначения по выбору сотрудника.

Вопрос из практики: должна ли организация оплатить проезд несовершеннолетнего ребенка, фактически проживающего с сотрудником, к месту проведения отпуска и обратно, если сотрудник является его опекуном. Сотрудник работает в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности). Оплата проезда неработающим членам семей сотрудников предусмотрена коллективным договором

Нет, не должна.

По общему правилу организации, финансируемые из федерального бюджета и расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), обязаны оплачивать проезд к месту использования отпуска и обратно не только своим сотрудникам, но и неработающим членам их семей (мужьям, женам, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с сотрудником). Такой порядок установлен статьей 325 Трудового кодекса РФ, статьей 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1.

Обязанность оплатить проезд неработающим членам семей сотрудников возникает и у коммерческих организаций, если это предусмотрено во внутренних документах: коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. Такой вывод следует из части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ.

Из буквальной трактовки положений статьи 2 Семейного кодекса РФ следует, что к членам семьи относятся:

  • супруги;
  • родители;
  • дети (в том числе усыновленные).

Таким образом, членами семьи сотрудника могут считаться родные либо усыновленные дети. Несовершеннолетние дети, находящиеся под опекой, членами семьи не признаются. Следовательно, положения коллективного договора, обязывающие работодателя оплатить проезд к месту проведения отпуска и обратно неработающим членам семьи сотрудника, на подопечных не распространяются.

Аналогичный вывод подтверждает и «Обзор законодательства и судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за III квартал 2009 года», утвержденный постановлением Президиума Верховного суда РФ от 25 ноября 2009 года. Суд пришел к выводу, что организация обязана оплачивать проезд к месту проведения отпуска и обратно лишь собственным или усыновленным детям сотрудника. При этом фактически проживающие с ним другие дети (например, неусыновленные дети супруги) к числу членов семьи не могут быть отнесены, а потому расходы на их проезд компенсации не подлежат.

Вместе с тем, внутренними документами коммерческой организации (коллективным и (или) трудовым договором, Положением об отпусках и т. п.) может быть установлена обязанность оплачивать проезд к месту проведения отпуска и обратно всем несовершеннолетним детям, фактически проживающим с сотрудником, независимо от степени родства. В этом случае организация должна будет оплатить проезд подопечного ребенка сотрудника.

Вопрос из практики: можно ли перенести компенсацию сотруднику стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно на будущий год. Организация расположена в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности)

Ответ на этот вопрос зависит от типа организации.

Законодательством установлена обязанность всех организаций, расположенных в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), оплачивать сотрудникам проезд в пределах территории России к месту использования отпуска и обратно. Данная компенсация признается целевой и не суммируется в случае, когда сотрудник своевременно не воспользовался своим правом на оплату проезда (провоз багажа) (ч. 6 ст. 325 ТК РФабз. 5 ст. 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1). Такие правила прямо предусмотрены в отношении организаций, финансируемых из федерального бюджета (ч. 7 ст. 325 ТК РФабз. 6 ст. 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1). Вместе с тем, коммерческие организации вправе самостоятельно устанавливать порядок, размеры и условия выплаты компенсаций в коллективном договоретрудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. В этих документах можно предусмотреть и порядок переноса компенсации сотрудникам стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно на будущий год. Такой вывод следует из положений части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, абзаца 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 и подтверждается письмом Минздравсоцразвития России от 15 февраля 2010 г. № 217-13.

Вопрос из практики: может ли правом на бесплатный проезд к месту отдыха воспользоваться сотрудник-северянин, если с ним заключен срочный трудовой договор на один год

Да, может.

Право на бесплатный проезд и провоз багажа к месту отдыха и обратно для сотрудника, работающего в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, не зависит от срока трудового договора (ст. 325 ТК РФ). Иное считалось бы дискриминацией в сфере труда (ст. 3 ТК РФ).

Вместе с тем, поскольку таким правом сотрудник может воспользоваться лишь раз в два года, то в отдельных случаях он должен предоставить подтверждающий документ от предыдущего работодателя о том, что в предыдущем году он соответствующих компенсаций не получал (ч. 1 ст. 325 ТК РФ). Обязанность предоставлять такое подтверждение в Трудовом кодексе РФ не предусмотрена, но может быть закреплена на региональном или местном уровне, в общем случае – в отношении бюджетных организаций. В частности, такая обязанность установлена в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре, Ямало-Ненецком автономном округе для сотрудников организаций, финансируемых из бюджета указанных округов, в городе Архангельске для сотрудников организаций, финансируемых из городского бюджета (п. 6 разд. I Официального толкования, утвержденного постановлением Думы ХМАО – Югры от 1 марта 2010 г. № 4676п. 7 ст. 5 Закона ЯНАО от 16 декабря 2004 г. № 89-ЗАОп. 12 Порядка, утвержденного постановлением мэра г. Архангельска от 17 ноября 2006 г. № 478).

Если подтверждение требуется, то, как правило, для получения компенсации сотрудник должен представить справку от предыдущего работодателя в произвольной форме. Исключение составляют случаи, когда региональным или местным законодательством утверждена специальная форма такого подтверждающего документа (ст. 56 ТК РФ).

Коммерческим организациям рекомендуется учесть данный момент и во избежание спорных ситуаций с работниками в будущем заранее прописать в локальных документах требование о предоставлении справки новым сотрудником, о том, что в предыдущем году он компенсацию за проезд и провоз багажа к месту отдыха не получал (ч. 8 ст. 325 ТК РФ)».

26.01.2016



Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.