Проверка общественной организации

114

Вопрос

Трудовая инспекция намеревается провести плановую проверку общественной организации на предмет соблюдения трудового законодательства. Вопросы следующие: Какие документы необходимо предоставить трудовой инспекции, если у организации нет ни с кем трудовых отношений, нет имущества, нет предпринимательской деятельности, это скорее "кружок по интересам" и всё делается на общих началах и по инициативе самих людей? Какие документы имеет право запрашивать трудовая инспекция у организации? Какое наказание предусмотрено для общественной организации в случае если она сменила юридический адрес, но не внесла изменения в ЕГРЮЛ и в течении какого срока надо вносить такие изменения?

Ответ

Инспекции необходимо предоставить те документы, которая она требует и которые относятся к обязательным. У организации не может быть ни с кем трудовых договоров – как минимум он должен быть с руководителем. С членами (создатели) общественной организации трудовой договор не заключается, а с лицами, выполняющими работу для общественной организации надо заключать трудовой договор.

Обязательные документы, за отсутствие которых работодатель несет ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ:

1. Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним. Ст. 16 ТК РФ закреплено, что трудовые отношения возникают на основании трудового договора, изменение же условий трудового договора оформляется в виде дополнительного соглашения (ст. 72 ТК РФ).

2. Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности и договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности, если имеются материально ответственные лица. Статьей 244 ТК РФ предусмотрено такое право работодателя.

3. Ученический договор, если компания обучает работников (лиц, ищущих работу), либо если направляет на обучение.

4. График отпусков (ст. 123 ТК РФ).

5. Трудовые книжки и книги по их учету, если работа для работника является основной (ст. 66 ТК РФ).

6. Табель учета рабочего времени (ст. 91 ТК РФ).

7. Личная карточка работника (п. п. 12, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

8. Штатное расписание. Наличие его прямо не предусмотрено, но исходя из положений ст. ст. 15, 57 ТК РФ работодатель должен его составлять.

9. Локальные нормативные акты работодателя. К обязательным актам относятся:

а) правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ). Можно предусмотреть в Правила внутреннего трудового распорядка также положения об охране труда, о защите персональных данных, об оплате труда и премировании и другие положения, с которыми работники данной организации должны быть ознакомлены под роспись. В этом случае разработка и утверждение соответствующих положений не обязательна, так как все включено в Правила внутреннего трудового распорядка.

б) положение о персональных данных работников, например положение о персональных данных работников (ст. ст. 87, 86 ТК РФ), если не предусмотрено Правилами внутреннего трудового распорядка.

в) положение об оплате труда и премировании (ст. 135 ТК РФ), если не предусмотрено Правилами внутреннего трудового распорядка.

г) положение о ненормированном рабочем дне, если работники работают в таком режиме (ст. ст. 57, 101 ТК РФ).

д) локальный нормативный акт, предусматривающий порядок и условия прохождения работниками профессиональной подготовки или переподготовки (ч. 2 ст. 196 ТК РФ), если работодатель направляет работников на обучение, переобучение или повышение квалификации.

10. Приказ об утверждении расчетного листка. (ч. 1 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).

11. Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц организации на подписание тех различных документов.

12. Положение о филиале, представительстве, если таковые имеются.

13. Положение об аттестации. Законодательством РФ обязательность прохождения аттестации установлена только в отношении отдельных категорий работников. Однако, уволить работника по п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ можно только после подтверждения его несоответствия занимаемой должности или выполняемой работе результатами аттестации. Поэтому если в организации предполагается проведение аттестации (увольнение работника по соответствующему основанию), то рекомендуется утвердить положение об аттестации.

14. Положение об охране коммерческой тайны. Не является обязательным, однако если работник имеет доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, то он должен быть ознакомлен с порядком и условиями ее обработки, получения, передачи.

15. Документы по охране труда:

- правила и инструкции по охране труда (п. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);

- листы ознакомления работников с локальными нормативными актами, содержащими требования охраны труда;

- нормативные правовые акты, содержащие требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности организации;

- журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте (п. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда);

- перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, если работодателем принято решение не проводить такой инструктаж в отношении работников, не связанных с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов;

- приказ о возложении обязанностей, если работодатель передает функции службы охраны труда или штатного специалиста по охране труда иному работнику;

- инструкция о мерах пожарной безопасности (п. 2 Правил противопожарного режима).

16. График сменности, если работники привлечены к сменной работе (ст. 103 ТК РФ).

17. Документы, относящиеся к воинскому учету граждан (п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ).

18. Приказы (распоряжения). Они издаются руководителем организации для надлежащего оформления управленческих решений, принимаемых в процессе деятельности организации (ст. ст. 62, 68, 84.1, ч. 6 ст. 193, 229, 402).

Также должны быть командировочные удостоверения. Кроме того, необходимы приказы, не имеющие унифицированной формы, но обязательны (например, приказ о применении дисциплинарного взыскания, приказ об изменении штатного расписания, приказ о привлечении работника к сверхурочной работе, приказ об оплате сверхурочной работы, приказ об удержании из заработной платы работника и др.)

19. Иные документы. Они должны быть в наличии только в тех случаях, когда какие-либо действия работодателя зависят от волеизъявления работника или предусмотрены нормами законодательства РФ (например, заявления работников, уведомления (извещения и т.п.), справки, полученные от работников, акты (решения) комиссий или об отказе работника выполнить требования работодателя)

Рекомендуемые локальные документы: личное дело работника, коллективный договор, должностная инструкция.

Кроме того, необходимо иметь книги, журналы:

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

2. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.

3. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

4. Журнал учета проверок. Обязательный документ.

5. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Обязательный документ (ст. 230.1 ТК РФ).

6. Журнал ознакомления с локальными нормативными актами, если не предусмотрено иного порядка ознакомления (ст. 68 ТК РФ).

7. Журнал учета прохождения работниками медицинских осмотров рекомендован, если есть соответствующие категории работников (ст. ст. 69, 213 ТК РФ).

В зависимости от того, по какой причине осуществляется проверка сотрудники уполномоченных органов проверяют наличие каких-либо документов, обоснование каких-либо действий работодателя и др.

В течение трех рабочих дней с момента изменения сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ, общество обязано сообщить об этом в регистрирующий орган (п. 5 ст. 5 Закона о государственной регистрации).

За неисполнение или несвоевременное исполнение этой обязанности (а также сообщение недостоверных сведений) на генерального директора может быть наложен штраф в размере 5 тыс. руб. (ч. 3 ст. 14.25 КоАП РФ).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист» и в материалах «Системы Кадры».

Рекомендация: Какие документы может проверить трудовая инспекция

«Документы для проверки

Какие документы для проверки может запросить трудовая инспекция

При проведении проверки (как плановой, так и внеплановой) трудовая инспекция может запрашивать и безвозмездно получать от работодателя любые документы, необходимые для осуществления контроля, в том числе документы за любые периоды (абз. 3 ч. 1 ст. 357 ТК РФч. 1 ст. 11ч. 1 ст. 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Требовать от организации документы и информацию, которые не являются объектами проверки и (или) не относятся к предмету проверки, проверяющие не могут (п. 3 ст. 15 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Единый перечень документов, которые инспекция может запросить у организации, законодательством не установлен. Список таких документов определяется индивидуально для каждого случая проверки в зависимости от целей ее проведения и отражается в распоряжении (приказе) о проведении проверки (п. 8 ч. 2 ст. 14 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

В частности, трудовая инспекция может запросить:

– учредительные документы организации, а также приказы, подтверждающие полномочия ее должностных лиц;

– трудовые договоры с сотрудниками;

– личные карточки сотрудников;

– штатное расписание;

– трудовые книжки сотрудников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек;

– приказы по кадрам (прием, перевод, отпуск, увольнение и т. п.);

– правила внутреннего трудового распорядка;

– локальные нормативные акты об оплате труда (например, Положение об оплате труда, Положение о премировании);

– сведения об отсутствии задолженности по зарплате;

– ведомости, записки-расчеты, а также иные документы, касающиеся начисления и выплаты зарплаты;

– табели учета рабочего времени и т. д.

Если проверка касается соблюдения требований охраны труда в организации, то инспекция может запросить, например, инструкции по технике безопасности, журналы регистрации инструктажей и т. п.

Порядок ознакомления проверяющих с документами организации зависит от формы проводимой проверки: выездная или документарная.

Представление документов при документарной проверке

Как представить документы по требованию трудовой инспекции при документарной проверке

В ходе документарной проверки инспекторы в первую очередь знакомятся с уже имеющимися у них документами по организации (актами предыдущих проверок, материалами рассмотрения дел об административных нарушениях и т. п.). Если достоверность сведений в имеющихся у инспекции документах вызывает сомнения или эти сведения недостаточны для целей проведения проверки, инспекция направляет в адрес работодателя мотивированный запрос с требованием представить недостающие для осуществления контроля документы. К запросу инспекция прикладывает заверенную печатью копию распоряжения (приказа) о проведении документарной проверки. Об этом говорится в частях 34 статьи 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Документы по запросу организация должна представить по местонахождению инспекции в течение 10 рабочих дней (ч. 5 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Документы представляйте в виде копий, заверенных печатью и подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (ч. 6 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Удостоверять копии документов у нотариуса не требуется, если только иное не предусмотрено в законодательстве (ч. 7 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Кроме того, указанные в запросе документы работодатель вправе представить в трудовую инспекцию в форме электронных документов, порядок передачи которых определяет Правительство РФ (ч. 6 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

По итогам анализа полученных от организации документов сотрудники инспекции могут выявить ошибки или несоответствия с уже имеющейся у них информацией. В таком случае инспекторы известят работодателя о наличии обнаруженных ошибок и (или) расхождений и потребуют соответствующих пояснений.

На дачу пояснений организации отводится 10 рабочих дней. Представить их нужно в письменной форме по местонахождению инспекции. К пояснениям организация может приложить дополнительные документы, которые подтвердят достоверность ранее переданных в инспекцию документов и сведений.

Об этом говорится в частях 89 статьи 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Представление документов при выездной проверке

Как представить документы по требованию трудовой инспекции при выездной проверке

В ходе выездной проверки инспекторы знакомятся с необходимыми документами (оригиналами и их копиями) по местонахождению организации или по месту фактического осуществления ее деятельности. При этом инспекторы вправе запрашивать документы, а организации обязаны их представлять только в том случае, если выездной проверке не предшествовала документарная. Такой порядок предусмотрен в части 5статьи 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Ответственность за непредставление документов

Внимание: неправомерное непредставление документов по требованию проверяющих из трудовой инспекции является нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность

При наличии такого нарушения по заявлению трудовой инспекции суд может вынести предупреждение или наложить штраф:

– на граждан – в размере от 500 до 1000 руб.;

– на должностных лиц организации (например, ее руководителя) – в размере от 2000 до 4000 руб.

Это следует из совокупности положений части 1 статьи 19.4, части 1 статьи 23.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях».

30.09.2015

 

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Попробуйте бесплатный доступ на 3 дня >>
Скоро в журнале «Юрист компании»
    Узнать больше


    Ваша персональная подборка

      Академия юриста компании

      Академия

      Смотрите полезные юридические видеолекции

      Смотреть

      Cтать постоян­ным читателем журнала!

      Cтать постоян­ным читателем журнала

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      © Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2017

      Журнал «Юрист компании» –
      первый практический журнал для юриста

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации  ПИ № ФС77-62254 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Это профессиональный сайт для юристов-практиков. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Вы продолжите читать статью через 1 минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль