О выдачи доверенности

1954

Вопрос

Если я не работник предприятия (т.е. у 1 собственника 2 предприятия, в 1 из них я официально оформлена, во втором нет) имеет ли право это второе предприятие выдавать на мое имя доверенность от предприятия, например на заверение копий документов, подача документов. Никаких гражданских договоров со мной не заключалось. Они хотят безвозмездно меня оформить на 0,5 ставки. Директор сказал, что он просто может выдать на меня доверенность, так ли это? Имеет ли право предприятие выдавать доверенность ни на сотрудника и без гражданско-правового договора? Если да, чем регламентируется?

Ответ

Да, директор имеет право выдать доверенность не на сотрудника организации. Законодательством не предусмотрено условие работы в организации для получения доверенности.

В соответствии с п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

В соответствии с пп. 1, пп. 2 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ единоличный исполнительный орган общества (генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки, а также выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

1. Регламент эффективной работы с доверенностями. Как делегировать полномочия с наименьшими рисками

«К сожалению, во многих компаниях юристы относятся к правовой функции работы с доверенностями как к технической, не требующей особых знаний и опыта. Между тем делегирование полномочий генерального директора через доверенности – очень ответственная сфера, Недостатки внимания к ней могут обернуться значительными убытками компании. Поэтому данную правовую функцию целесообразно упорядочить, установив четкий и подробный алгоритм работы с доверенностями. Каким образом это можно сделать, вы узнаете из этой статьи на примере стандартов эффективной работы с доверенностями, принятых в компании RU-COM.

Основные задачи и принципы работы с доверенностями

Ключевая задача состоит в том, что выдача каждой доверенности должна быть организована исключительно через юридическую службу (в том числе это касается доверенностей, выдаваемых в порядке передоверия, а также доверенностей на получение ТМЦ, которые на практике зачастую оформляются бухгалтерией). В идеале выдача доверенности без визы руководителя юридической службы должна стать невозможной. При этом необходимо обеспечить строгий единый учет всех доверенностей.

Процедура выдачи доверенностей. Важно четко регламентировать процесс выдачи доверенностей, в том числе путем утверждения максимального числа форм доверенностей для разных случаев и иных документов, необходимых для работы с доверенностями. Кроме того, нужно установить сроки подготовки доверенностей юрслужбой (например, в компании RU-COM они составляют не более 3 рабочих дней).

Срок действия доверенностей. Лучше установить практику выдачи доверенностей работникам компании с бессрочными трудовыми договорами на максимальный срок (3 года), но в пределах срока действия полномочий директора. В случае увольнения работников, а также досрочного прекращения полномочий единоличного исполнительного органа можно прибегать к институту отмены доверенностей. Максимальный срок действия доверенностей оптимизирует работу юристов, особенно если число выдаваемых доверенностей в компании исчисляется сотнями. В такой ситуации проще выдавать доверенности на длительный срок, а дальше при необходимости отменять ставшие ненужными доверенности.

Право передоверия. В целях оптимизации деятельности директора по подписанию документов целесообразно в доверенностях, выдаваемых на должностных лиц, активно использовать институт передоверия (ст. 187 ГК РФ). Бытует мнение, что на период отсутствия одного представителя по доверенности проще выдать другому представителю новую доверенность, подписанную единоличным исполнительным органом. В таком случае не нужно прибегать к услугам нотариуса (п. 3 ст. 187 ГК РФ). К тому же к доверенностям с правом передоверия многие относятся с опаской – якобы невозможно отследить цепочку передоверий.

На самом деле вариант с выдачей новой доверенности реализуем не всегда – в нужный момент директор тоже может оказаться в отпуске, командировке и т. д. В таком случае выручит именно право передоверия. А снизить риск негативных последствий можно, указав в доверенности, что представитель не вправе передавать другому лицу само право на передоверие. Тогда новый представитель, получивший доверенность в порядке передоверия, не сможет в свою очередь передать полномочия третьим лицам. Также можно ограничить возможность выдачи доверенности с правом передоверия только работникам компании (не выдавать их третьим лицам). Кроме того, уменьшить риски передачи полномочий во вред компании помогут некоторые организационные меры, о которых будет сказано ниже.

Регламент по работе с доверенностями. Регламент компании по работе с доверенностями должен содержать общие положения, разделы об инициировании подготовки доверенностей, о порядке подготовки доверенностей, их согласовании и выдаче, учете и хранении, прекращении, особенностях работы с доверенностями, выдаваемыми в порядке передоверия, порядке одобрения сделок, совершенных неуполномоченным лицом, контроле за соблюдением порядка работы с доверенностями. Регламент целесообразно периодически пересматривать (не реже раза в год) с учетом наработанной практики.

Организация делегирования полномочий

В целях создания эффективной системы делегирования полномочий генерального директора в компании RU-COM ежегодно издается приказ, определяющий перечень контрагентов, а также перечень наименований должностей работников, которым с учетом их трудовой функции могут быть выданы доверенности по подписанию соответствующих документов и (или) на представительство в отношениях с соответствующими контрагентами.

Таким приказом также целесообразно утвердить перечень ключевых должностных лиц, в отношении которых юристы обязаны осуществлять автоматическую своевременную выдачу новых доверенностей взамен прекращенных в связи с истечением срока действия. Это могут быть финансовый директор, главный бухгалтер, руководитель службы по работе с персоналом. Всем остальным сотрудникам лучше оформлять новые доверенности по письменным заявкам с указанием должностного лица, которое инициирует выдачу доверенности, лица, для представительства перед которым нужна доверенность, а также Ф.И.О. и паспортных данных представителя. Заявки обязательны также для выдачи доверенностей третьим лицам (не являющимся сотрудниками).* Этот приказ также определяет перечень должностных лиц, которым доверенность предоставляется с правом передоверия, называет конкретные полномочия, которые можно передоверить, а также устанавливает перечень тех лиц, кому можно передать соответствующие полномочия в порядке передоверия (Ф.И.О. или наименование должностей). Такие же ограничения прописываются в тексте самих доверенностей с правом передоверия.

Организация учета доверенностей

Юридической службе необходимо организовать строгий единый учет всех доверенностей посредством ведения соответствующего журнала учета и архива копий выданных доверенностей. В случаях когда доверенности выдаются лицам, не являющимся работниками компании, или юридическим лицам, к архивной копии доверенности лучше прикладывать также копию паспорта представителя – физического лица или уполномоченного лица представителя-организации.* В журнале нужно отражать сведения, в том числе о доверенностях, выданных в порядке передоверия, о прекращении и отмене доверенностей, о сроках их действия. Мониторинг сроков позволит вовремя отслеживать факты прекращения доверенностей и оперативно выдавать новые доверенности.

Для оптимизации работы учет доверенностей можно вести не только в бумажном журнале, но и в виде таблицы в Excel с использованием гиперссылок на электронные копии всех доверенностей компании.

Требования к доверенностям

В регламенте по работе с доверенностями нужно закрепить не только юридические, но и чисто технические требования к оформлению доверенностей. Это позволит избежать ошибок, а также последующего использования доверенностей во вред компании.

Юридические требования к доверенностям. В частности, в стандарте RU-COM закреплены требования к обязательному наличию в доверенностях даты их совершения (п. 1 ст. 186 ГК РФ), в доверенностях, выдаваемых от лица компании, – собственноручной подписи генерального директора (использование факсимиле согласно регламенту запрещается), печати компании, подписи главного бухгалтера, если речь идет о доверенности на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Установлен перечень информации, которую необходимо указать в доверенности о компании и ее представителе (полное и сокращенное наименование компании согласно актуальной выписке из ЕГРЮЛ, местонахождение, ИНН и ОГРН, о физическом лице – Ф.И.О., указанное в гражданском паспорте, полностью, без сокращений).

Дату выдачи доверенности необходимо проставлять прописью – это минимизирует риск опечаток, а также последующей подделки даты. Согласно стандарту RU-COM, доверенности оформляются на фирменном бланке компании, но это правило необязательно для доверенностей, выдаваемых в порядке передоверия.

Стандарт RU-COM рекомендует при подготовке доверенности запрашивать актуальную копию паспорта представителя – физического лица и не указывать в доверенностях со сроком действия более года наименование должности и места постоянной регистрации представителя – физлица (эти данные в течение срока действия доверенности могут измениться).

Для простоты мониторинга прекращения доверенностей в стандарте RU-COM рекомендуется указывать срок окончания действия доверенности не периодом времени (например, один год или три года), а конкретной датой (число, месяц, год) с использованием предлога «по» и слова «включительно» – например, «по тридцать первое декабря две тысячи одиннадцатого года включительно». При определении срока действия доверенности юристу необходимо учитывать срок действия трудового договора с представителем, если это работник компании, либо срок действия гражданско-правового договора, на основании и во исполнение которого выдана доверенность. Нужно иметь в виду также срок полномочий единоличного исполнительного органа компании с учетом того, что при избрании нового генерального директора доверенности, выданные прежним директором, в целях безопасности лучше отменить.

Технические требования к доверенностям. Важно полностью исключить возможность внесения в доверенности каких-либо несогласованных дополнений и дописок (в частности, добавления полномочий, которые по данной доверенности изначально не предполагались). Это можно обеспечить обязательными требованиями регламента к оформлению доверенностей объемом в две страницы на одном листе, прошиванию доверенностей объемом более двух страниц, нумерации страниц и указанию в тексте доверенности общего числа ее страниц. Кроме того, можно ввести нумерацию пунктов в тексте самой доверенности. В документе лучше не допускать существенных пробелов в предложениях и разрывов строк.

Прекращение доверенностей

Необходимо организовать процесс возвращения доверенностей от представителей в компанию при прекращении доверенностей (в том числе при их отмене), а также извещения об отмене доверенностей представителей и лиц, для представительства перед которыми эти доверенности были выданы. В случаях когда отменяются доверенности, выданные работникам компании, сделать это совсем несложно. Нужно разработать стандартную форму извещения об отмене доверенности (п. 1 ст. 189 ГК РФ) и ввести в компании обязательную практику подписания такого извещения при прекращении трудового договора с каждым работником, которому выдана доверенность. Для этого в обходном листе, который заполняется при увольнении перед выдачей трудовой книжки, нужно указать в том числе юридическую службу. Увольняющийся работник должен посетить юридическую службу и, если на него была оформлена доверенность, подписать извещение об отмене этой доверенности и сдать ее оригинал.

Кроме того, в текст доверенности нужно включать сведения об адресе представителя, по которому компания обязана направить извещение в случае отмены этой доверенности. Отправить извещение понадобится в случае, когда доверенность выдается лицу, не являющемуся работником компании, либо когда по каким-либо причинам работник уволился, не подписав извещение об отмене доверенности в юридической службе.

Третьим лицам, с которыми был вправе взаимодействовать представитель по отмененной доверенности (контрагентам, государственным органам и т. д.), нужно направить письма об отмене доверенности. В особых случаях – например, при смене руководства компании в условиях корпоративного конфликта – об отмене доверенностей можно дополнительно известить через СМИ и сайт компании.

СОВЕТЫ В ТЕМУ

1. Лучше избегать практики выдачи одной доверенности сразу нескольким представителям.

Удобнее придерживаться правила «Одна доверенность – один представитель». Это значит, что при необходимости наделения одинаковыми полномочиями нескольких представителей каждому нужно выдать отдельную доверенность. Иначе необходимость отмены доверенности в отношении одного из представителей повлечет отмену этой же доверенности в отношении остальных представителей.
2. Хотя закон этого не требует, лучше проставлять в доверенности подпись представителя
Это можно сделать посредством включения в доверенность графы «Подпись представителя удостоверяю». Тем самым представитель подтверждает, что принял на себя полномочия, предоставленные доверенностью, а также согласен с дополнительными требованиями, которые возложены на него доверенностью (в частности, вернуть ее оригинал при отмене, получить извещение об отмене доверенности по указанному в ней адресу).

Особенности доверенностей, выдаваемых юридическим лицам
Иногда требуется выдать доверенность юридическому лицу (например, агенту, поверенному по договору поручения, организации, которой поручено ведение бухгалтерского учета компании, для представления отчетности в ИФНС и т. д.). Такую доверенность нужно оформлять именно на саму организацию в лице ее единоличного исполнительного органа с правом передоверия полномочий работникам этой организации. Выдача доверенностей непосредственно работникам представителя – юридического лица в этом случае нецелесообразна. Компания делегирует полномочия юридическому лицу, а не физическим лицам, с которыми у компании нет договорных отношений.

СОВЕТ В ТЕМУ

Каждую доверенность нужно выдавать в одном экземпляре с присвоением порядкового номера, отмечаемого в журнале учета доверенностей.

Если понадобится дополнительный экземпляр, его нужно зарегистрировать с новым порядковым номером и актуальной датой. Это гарантирует наличие контроля за всеми доверенностями, выдаваемыми конкретным лицам. При увольнении работника у юридической службы будет полная информация о том, сколько всего доверенностей было ему выдано.

Особые требования к доверенностям с правом передоверия
Для эффективного использования института передоверия важно установить в доверенности запрет на передоверие самого права передоверия, а также ограничение перечня лиц, которым можно передоверить полномочия. Кроме того, в доверенностях с правом передоверия лучше указывать обязанности и ответственность представителя, передавшего полномочия другому лицу, посредством дублирования положений, предусмотренных в пункте 2 статьи 187 Гражданского кодекса.
В проекте доверенности, выдаваемой в порядке передоверия (равно как и в любой другой доверенности, требующей нотариального заверения), не нужно указывать дату выдачи – ее проставит нотариус. Иначе можно получить документ с двумя разными датами и риском признания доверенности ничтожной.
Важно учитывать, что срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана (п. 4 ст. 187 ГК РФ).»

2. Как проверить доверенность представителя: на что нужно обратить внимание

«Проверка полномочий представителя

После того как юрист проверит действительность самой доверенности, нужно проверить полномочия представителя.

Исходя из способа определения полномочий доверенности могут быть общие (с широкими полномочиями) и с ограниченными полномочиями.

Если представитель представил общую доверенность, в которой прописан крайне широкий и неопределенный круг полномочий представителя, то это означает, что его полномочия представлять интересы доверителя почти не ограничены. К примеру, если в доверенности указано, что представитель имеет право представлять интересы представляемого лица во всех государственных органах и иных организациях с правом подписи, подачи и получения необходимых документов. Поэтому для совершения различных юридических действий такому представителю будет достаточно одной общей доверенности. Представитель по ней сможет представлять интересы доверителя как в налоговых органах, так и при заключении гражданско-правовых сделок и последующей регистрации прав в регистрирующих органах. Как правило, общую (генеральную) доверенность выдают заместителям руководителя организации, руководителям различных департаментов и т. п.

Однако нередко представитель предъявляет доверенность с ограниченными полномочиями. При этом полномочия представителя могут быть ограничены следующими способами:

  • представитель может совершать те или иные действия лишь в определенной организации (например, в определенной инспекции налогового органа) либо в нескольких организациях;
  • представитель может совершать те или иные действия (например, в тексте доверенности указано, что представитель не имеет права совершать сделки от имени представляемого);
  • представитель может заключать сделки не свыше определенной суммы (например, в доверенности указано, что представитель имеет право заключать сделки не более чем на 1 млн руб.);
  • представитель может совершать лишь строго определенные действия от имени доверителя (например, в доверенности указано, что представитель имеет право лишь получить выписку из ЕГРЮЛ в отношении представляемого).

В таких случаях нужно проверить, вправе ли представитель по такой доверенности совершать те либо иные юридически значимые действия, о совершении которых стороны предварительно договорились. Например, если стороны планируют заключить договор, то полномочия лица, указанные в доверенности, должны быть достаточными для подписания договора. Это означает, что право подписания договора от имени доверителя должно быть прямо указано в доверенности либо вытекать из ее содержания.*

Внимание! При проверке полномочий представителей нужно учитывать, что к доверенностям на представительство в судах и в исполнительном производстве применяются особые правила.

Все полномочия представителей на участие в гражданском и арбитражном процессах, а также в исполнительном производстве можно разделить на две группы.

1. Общие полномочия – это те полномочия, которыми представитель наделяется в силу самого факта выдачи ему доверенности. Сюда относится большинство всех возможных прав участвующих в деле лиц (сторон исполнительного производства), включая право давать объяснения, заявлять ходатайства, право на ознакомление с материалами дела и т. п.

Общие полномочия представителя могут быть прописаны в доверенности несколькими способами.

Во-первых, в доверенности может быть указано, что представитель осуществляет все процессуальные права (права, связанные с исполнительным производством) от имени представляемого лица (например, «А. поручает Б. действовать от его имени в арбитражном суде»). В таком случае представитель будет наделен всеми общими полномочиями представляемого лица без каких-либо ограничений.

Во-вторых, в доверенности может быть указано только то, что представляемый наделяет представителя всеми процессуальными правами (правами, связанными с исполнительным производством), которые предусмотрены в законе, за исключением некоторых из них (например, «А. поручает Б. действовать от его имени в арбитражном суде и осуществлять от имени А. все процессуальные права, кроме права заявлять о фальсификации доказательств»). В таком случае представитель будет наделен всеми общими полномочиями представляемого, кроме права заявлять о фальсификации представленных в суд доказательств.

В-третьих, в доверенности может быть указано только то, что представляемый наделяет своего представителя только некоторыми процессуальными правами (правами, связанными с исполнительным производством). Например, «А. поручает Б. от имени А. заявить отвод судье или составу суда, а также ходатайства об истребовании доказательств и об отложении судебного разбирательства». В таком случае представитель будет наделен только теми правами, которые прямо указаны в доверенности.

2. Специальные полномочия – это те права, которые представитель может осуществлять от имени представляемого лишь при прямом указании на них в доверенности. При этом каждое из специальных полномочий, чтобы представитель имел право его осуществлять, должно прямо оговариваться в тексте доверенности. Поэтому даже если доверитель выдаст представляемому общую (генеральную) доверенность, но не укажет там какое-либо из специальных полномочий, то совершать такое не указанное в доверенности полномочие от имени доверителя представитель не сможет.

Все специальные полномочия на участие в гражданском процессе перечислены в статье 54Гражданского процессуального кодекса РФ.

Все специальные полномочия на участие в арбитражном процессе перечислены в части 2 статьи 62 Арбитражного процессуального кодекса РФ.

Все специальные полномочия на участие в исполнительном производстве перечислены в части 3статьи 57 Федерального закона «Об исполнительном производстве».»

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Попробуйте бесплатный доступ на 3 дня >>
Скоро в журнале «Юрист компании»
    Узнать больше


    Ваша персональная подборка

      Академия юриста компании

      Академия

      Смотрите полезные юридические видеолекции

      Смотреть

      Cтать постоян­ным читателем журнала!

      Cтать постоян­ным читателем журнала

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      © Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2017

      Журнал «Юрист компании» –
      первый практический журнал для юриста

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации  ПИ № ФС77-62254 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Это профессиональный сайт для юристов-практиков. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Вы продолжите читать статью через 1 минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль