Сроки уведомления о собрании участников ООО

1882

Вопрос

В ООО по решению генерального директора проводится Общее собрание участников. В соответствии с Уставом общества существует обязанность не позднее, чем за 30 дней до даты проведения собрания, уведомить об этом каждого участника Общества заказным письмом по адресу, указанному в списке участников Общества. Проблема в том, что при подготовке к проведению Общего собрания была отправлена участникам заказная корреспонденция по известным адресам. Срок отправки - за 31 день до даты собрания. Один из участников, хотя и получил ее до собрания, но заявил о нарушении сроков, мотивируя это тем, что в законе и в уставе имеется ввиду "уведомление" за 30 дней до даты собрания. Что следует понимать под словами "не позднее чем за 30 дней... уведомить... участника... заказным письмом по адресу" ? - дату отправки (приема почтовой службой к отправки) заказной корреспонденции по адресу участника. - дату получения участником заказной корреспонденции. - иную дату, которая так или иначе согласуется в условием уведомления участника.

Ответ

ООО должно было отправить заказные письма не позднее, чем за 30 до даты его проведения. Речь идет о дате отправки заказной корреспонденции, дате приема письма почтовой службой.

Срок отправки уведомления о проведении общего собрания участников ООО установлен в пункте 1 статьи 36 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ.

Суды рассматривают дату получения письма–уведомления почтовой службой как дату отправки уведомления участника (Определение ВАС РФ от 29.12.2011 № ВАС-16950/11; Постановление ФАС ДВО от 31.10.2011 № А37-216/2010; Постановление ФАС СКО от 04.10.2010 № А53-11143/2009; Постановление ФАС МО от 20.01.2010 № КГ-А40/14003-09).

Обращаем Ваше внимание, что в Постановлении от 15.02.2013 № А46-12282/2012 ФАС ЗСО указал, что направление уведомления о проведении общего собрания участников не за установленный срок, а на 2 дня позднее, не является существенным нарушением срока уведомления участник

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

Как провести внеочередное общее собрание участников ООО.

«Внеочередное общее собрание участников необходимо проводить, когда этого требуют интересы общества и его участников, а также в случаях, определенных уставом (п. 1 ст. 35 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»; далее – Закон об ООО).

Собрание участников обычно проводят в очной форме, то есть с созывом всех участников, совместным обсуждением вопросов повестки дня и голосованием. Но закон разрешает провести его и в заочной форме (опросным путем) с соблюдением требований статьи 38 Закона об ООО.

Несоблюдение описанных ниже требований к подготовке и проведению общего собрания участников может повлечь признание недействительным решения общего собрания участников ООО, а также наложение штрафа на общество – в размере от 500 тыс. до 700 тыс. руб., на должностных лиц – в размере от 20 тыс. до 30 тыс. руб. (ч. 11 ст. 15.23.1 КоАП РФ)*.

Внимание! Устав общества может предусмотреть особый порядок созыва, подготовки и проведения общих собраний участников, принятия ими решений.

Этот порядок может отличаться от того, что установлен законом.

При этом новый порядок не должен лишить участников права на участие в собрании и на получение информации (подп. 5 п. 3 ст. 66.3 ГК РФ).

Внимание! С 1 сентября 2014 года в нотариальном порядке необходимо удостоверять принятие общим собранием участников решения и состав участников, присутствовавших при его принятии.

Такое правило устанавливает подпункт 3 пункта 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса РФ.

Чтобы соблюсти его, потребуется приглашать нотариуса на общее собрание участников либо самим участникам собираться у нотариуса.

При этом закон позволяет не исполнять это требование, если иной способ подтверждения участники предусмотрят (подп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ)*:

  • в уставе или
  • в решении общего собрания участников, принятом единогласно.

Под иным способом подтверждения имеется в виду:

  • подписание протокола всеми или отдельными участниками общества;
  • использование технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения (аудио-, видеозапись и др.);
  • иные способы, не противоречащие закону (при этом закон не устанавливает каких-либо ограничений).

Примеры положения устава

Подтверждение подписями всех участников

4.2. В соответствии с пунктом 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса РФ принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола всеми участниками, присутствовавшими на собрании.

Подтверждение подписями отдельных участников

4.2. В соответствии с пунктом 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса РФ принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола председателем и секретарем собрания, которые должны быть участниками Общества.

Подтверждение с использованием технических средств

4.2. В соответствии с пунктом 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса РФ принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются видеозаписью, сделанной во время собрания. Компакт-диск с видеозаписью прилагается к протоколу.

Подтверждение иным способом (подписями отдельных лиц)

4.2. В соответствии с пунктом 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса РФ принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола председателем и секретарем собрания.

Таким образом, участники могут сами выбрать, как подтвердить принятие решения и состав участников. Фактически есть следующие варианты*:

  • принять решение о внесении изменений в устав, закрепив в нем наиболее удобный порядок подтверждения (например, заверение протокола подписями председателя и секретаря собрания, которые являются участниками общества);
  • принимать решения о способе подтверждения каждый раз при проведении общего собрания. Этот способ применим, если участники всегда собираются в полном составе;
  • обращаться к нотариусу, чтобы он подтверждал принятие решения на собраниях участников и состав участников.

Формально требованиям закона будет соответствовать и другой вариант: можно провести собрание, на котором будут присутствовать все участники общества, и на нем единогласно принять решение о способе подтверждения (без внесения изменений в устав). В таком случае на последующих собраниях уже не потребуется стопроцентная явка участников, в решениях можно будет просто делать ссылку на этот протокол и прикладывать его копию.

Однако суд может истолковать закон иным образом – что способ подтверждения должен быть предусмотрен именно в том решении, которое подтверждается. Во избежание споров лучше не использовать этот способ, пока не сложится судебная практика по этому вопросу.

В целом требование о привлечении нотариуса направлено против фальсификации решений. Его присутствие затрудняет процесс подделки. При подмене протокола с применением печати нотариуса достаточно будет доказать только тот факт, что нотариальное действие не значится в реестре нотариуса.

На общества, в которых решения принимает единственный участник, эти требования не распространяются, поскольку установлены только в отношении собраний.

Как соблюсти порядок созыва общего собрания участников

Порядок созыва общего собрания участников общества определен в статьях 35 и 36 Закона об ООО. Также отдельные требования могут быть предусмотрены уставом общества.

Директор может принять решение о проведении собрания по собственной инициативе или по требованию совета директоров, ревизионной комиссии (ревизора), аудитора, а также участников общества, обладающих в совокупности не менее чем 1/10 от общего числа голосов участников общества.

Получив требование о проведении собрания, директор обязан в течение пяти дней принять положительное решение или отказать, если имеются основания, предусмотренные пунктом 2 статьи 35 Закона об ООО.

Порядок принятия и оформления решений директора, а также общий порядок его деятельности в обществе должен устанавливать устав или внутренний документ общества, например, должностная инструкция генерального директора (п. 4 ст. 40 Закона об ООО).

Внимание! С 1 сентября 2014 года в компании может быть несколько директоров. Полномочия по подготовке, созыву и проведению общего собрания участников могут быть возложены на кого-то их них на основании устава или иного внутреннего документа общества

Такое правило установлено в пункте 3 статьи 65.3 Гражданского кодекса РФ.

Закон позволяет разделить полномочия единоличного исполнительного органа на нескольких лиц. При этом общество может самостоятельно решить, как именно они будут действовать – совместно или независимо друг от друга – и какие полномочия будет исполнять каждый из них.

Сведения о наличии нескольких директоров должны быть в ЕГРЮЛ.

Содержание решения руководителя законом не установлено. Однако чтобы решение было исполнено и не вызывало споров, его нужно составить предельно подробно.

В положительном решении необходимо указать:

  • время проведения собрания;
  • место проведения собрания;
  • повестку дня собрания (если отдельные вопросы были исключены, то нужно указать, что стало основанием для этого);
  • форму проведения собрания;
  • порядок решения организационных вопросов в процессе созыва собрания.

В отрицательном решении имеет смысл подробно разъяснить основание отказа, предусмотренное пунктом 2 статьи 35 Закона об ООО.

Директор не вправе изменять формулировки вопросов повестки дня и форму проведения собрания, но может исключить вопросы, не относящиеся к компетенции общего собрания участников или противоречащие закону, а также включить в повестку дополнительные вопросы.

При положительном решении собрание нужно провести в течение 45 дней с даты получения требования.

Кто, кроме директора, вправе созывать общее собрание участников

Совет директоров, ревизионная комиссия (ревизор), аудитор, а также участники общества, обладающие в совокупности не менее чем 1/10 от общего числа голосов участников общества – в том случае, если директор по их требованию не принял решение о проведении собрания (п. 24 ст. 35 Закона об ООО).

Совет директоров вправе созывать собрание также в том случае, если уставом это отнесено к его компетенции. В таком случае директор приобретает право требовать проведения собрания (п. 2.2 ст. 32 Закона об ООО).

Если предварительно не направить требование директору (совету директоров), а самостоятельно созвать и провести собрание, его решение может быть признано недействительным, поскольку суд посчитает, что оно инициировано и проведено неуполномоченным лицом (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 31 августа 2010 г. по делу № А29-10522/2009).

Не менее чем за 30 дней до даты проведения собрания директор (или иное лицо, созывающее собрание) обязан уведомить об этом каждого участника общества заказным письмом по адресу, указанному в списке участников общества.

Устав может предусматривать более короткий срок для уведомления участников о проведении собрания (п. 4 ст. 36 Закона об ООО).

Кроме того, устав может предусматривать иной способ уведомления участников о собрании. Например, объявление об этом в определенном участниками средстве массовой информации (СМИ).

Совет

Лучше направлять уведомление письмом с объявленной ценностью, описью вложения и уведомлением о вручении

По закону это не обязательно, но если возникнет спор, то общество должно будет доказать, что участника в надлежащем порядке уведомили о проведении собрания (постановление ФАС Северо-Западного округа от 2 апреля 2009 г. по делу № А56-16863/2007). Описью вложения можно будет подтвердить, что участнику направлялось именно уведомление, а не любая другая корреспонденция или чистые листы (постановление ФАС Поволжского округа от 27 февраля 2009 г. по делу № А12-11698/2008). Судебная практика подтверждает, что доказательством надлежащего уведомления является почтовая квитанция о направлении ценного письма с описью вложения (постановления ФАС Московского округа от 31 марта 2011 г. № КГ-А41/2517-11-П-1,2 по делу № А41-1635/10 и от 20 января 2010 г. № КГ-А40/14003-09 по делу № А40-44834/09-83-352).

Если же устав предусматривает уведомление заказным письмом, то для формального соблюдения требования устава дополнительно к ценному письму нужно направить заказное письмо с уведомлением о вручении. Для заказного письма опись вложения не оформляют. Такое правило установлено в пункте 10 Правил оказания услуг почтовой связи (утвержденных приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. № 234) и в Перечневидов и категорий регистрируемых почтовых отправлений, принимаемых с описью вложения, с уведомлением о вручении, с наложенным платежом (утвержденном приказом ФГУП «Почта России» от 6 июля 2005 г. № 261).

Также учитывая, что обычно в ООО немного участников, уведомления можно направлять с курьером. В таком случае на копии уведомления нужно получить отметку адресата о получении: подпись с расшифровкой и датой получения.

Совет

Перед направлением уведомлений необходимо проверить актуальность списка участников.

Возможно, с даты последнего обновления списка у некоторых участников сменился адрес или сменились сами участники, но информация об этом еще не поступила в общество.

Проверить актуальность можно, связавшись с участниками, в особенности с теми, кто в последнее время планировал совершить сделку по отчуждению доли. Также можно получить свежую выписку из ЕГРЮЛ.

В противном случае может возникнуть спорная ситуация, если на собрание явится участник, сведений о котором еще нет в списке участников, или кто-то из участников ООО не узнает о проведении собрания. Участник, не присутствовавший на собрании, может обратиться в суд с требованием признать принятое решение недействительным.

При этом необходимо помнить, что если участник не предоставит информации об изменении сведений о себе, общество не будет нести ответственность за причиненные в связи с этим убытки (ст. 31.1 Закона об ООО).

Что должно содержать уведомление о проведении внеочередного общего собрания участников

Уведомление должно содержать*:

Помимо этого в уведомлении можно напомнить участникам о том, что для регистрации необходимо предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, а для участия в собрании представителя нужна надлежаще оформленная доверенность (п. 2 ст. 37 Закона об ООО).

К уведомлению нужно приложить информацию и материалы, соответствующие повестке дня. Так, если на повестку дня вынесен вопрос об избрании правления, совета директоров, ревизионной комиссии (ревизора), то к уведомлению нужно приложить сведения о кандидатах на эти должности; если вынесен вопрос о внесении изменений в устав, то прикладываем проект изменений (дополнений) или проект устава в новой редакции; если нужно утвердить внутренние документы общества – прикладываем их проекты.

При этом уставом может быть предусмотрен иной порядок ознакомления участников с материалами.

Нарушение указанных правил может стать основанием для признания решения собрания недействительным (определение ВАС РФ от 27 мая 2011 г. № ВАС-6214/11постановление ФАС Центрального округа от 30 июня 2009 г. по делу № А62-5672/2008).

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Попробуйте бесплатный доступ на 3 дня >>
Скоро в журнале «Юрист компании»
    Узнать больше


    Ваша персональная подборка

      Академия юриста компании

      Академия

      Смотрите полезные юридические видеолекции

      Смотреть

      Cтать постоян­ным читателем журнала!

      Cтать постоян­ным читателем журнала

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      © Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2017

      Журнал «Юрист компании» –
      первый практический журнал для юриста

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации  ПИ № ФС77-62254 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Это профессиональный сайт для юристов-практиков. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Вы продолжите читать статью через 1 минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль