Порядок выдачи и сроки носки форменной одежды для сотрудников

1422

Вопрос

Каким должен быть образец ЛНА на предприятии о проядке выдачи форменной одежды работникам? Каковы сроки носки такой одежды и каким документом они установлены? Как это провести через бухгалтерию и какие основные моменты должны быть отражены в данном ЛНА?

Ответ

В нормативных документах по бухгалтерскому учету отсутствуют специальные положения по учету форменной одежды. Организация вправе самостоятельно установить порядок выдачи, сроки ношения и, если это предусматривается, возврат работником форменной одежды, в том числе и при его увольнении.

Корпоративный этикет многих организаций предписывает сотрудникам появление на рабочем месте в форменной одежде. Форменную одежду не следует отождествлять со спецодеждой.

Форменная одежда не является средством защиты от производственных условий. Ее предназначение — подчеркнуть отличительные черты работников именно этой организации от сотрудников иных фирм. Она демонстрирует потребителям принадлежность работника к конкретной организации (письма Минфина России от 01.11.0503−03−04/2/99 и от 02.04.0903−03−06/1/207).

Ношение форменной одежды может быть предусмотрено коллективным договором и локальными нормативными актами организации. Поскольку в действующих законодательных актах отсутствуют нормы выдачи формы, организация вправе их разработать самостоятельно и ввести в действие внутренним распорядительным документом. Таковым может быть специальное положение по обеспечению сотрудников форменной одеждой.

В данном документе лучше всего сразу закрепить такие немаловажные детали, как:

  • цель введения форменной одежды;
  • описание униформы;
  • нормы и порядок ее выдачи;
  • правила ношения;
  • ответственность за порчу;
  • перечень сотрудников, которым такая одежда полагается;
  • срок ее полезного использования;
  • способ выдачи: на время или навсегда, платно или безвозмездно;
  • порядок возврата форменной одежды при окончании ношения и увольнении.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

Какие сведения безопаснее отразить в положении об обеспечении сотрудников форменной одеждой

«Сотрудникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, работодатель обязан выдавать спецодежду (ст. 212 и 221 ТК РФ). На практике часто путают спецодежду и форменную одежду. Последняя не призвана защищать работников от неблагоприятных факторов. Она демонстрирует потребителям принадлежность работника к конкретной организации (письма Минфина России от 01.11.05 № 03−03−04/2/99 и от 02.04.09 № 03−03−06/1/207).

При этом обязанность для работодателя выдать форменную одежду сотрудникам может быть обусловлена требованиями законодательства. Например, работники ведомственной охраны исполняют должностные обязанности исключительно в форменной одежде (ст. 6 Федерального закона от 14.04.99 № 77-ФЗ „О ведомственной охране“).

Однако на практике зачастую компании выдают персоналу форменную одежду по своей инициативе в целях соблюдения корпоративного дресс-кода, поддержания имиджа фирмы и узнаваемости на рынке. В этом случае порядок, нормы и условия выдачи форменной одежды целесообразно закрепить в самостоятельно разработанном положении о предоставлении форменной одежды (см. образец ниже). Такой внутренний документ компании не только подтвердит обоснованность расходов на приобретение униформы, но и поможет избежать претензий налоговиков.

1. Указание в положении основания выдачи форменной одежды, а также ее номенклатуры и должности работника подтвердит экономическую обоснованность расходов на ее приобретение.* В первую очередь важно помнить, что все расходы компании должны быть экономически обоснованны (п. 1 ст. 252 НК РФ). Московские налоговики со ссылкой на письмо Минфина России от 02.04.09 № 03−03−06/1/207 отмечают, что расходы на приобретение форменной одежды компания вправе учесть для целей налогообложения прибыли при условии, что такая одежда свидетельствует о принадлежности сотрудников к этой организации. А также при условии, что обязанность работодателя обеспечить сотрудников форменной одеждой закреплена в трудовом договоре (письмо от 18.12.09 № 16−15/133972).

2. Указание в положении цели выдачи форменной одежды обоснует порядок учета расходов на ее приобретение.* Минфин России и налоговая служба позволяют учесть расходы на приобретение форменной одежды при налогообложении прибыли. Однако порядок учета таких расходов зависит от многих факторов. Так, в письмах от 18.02.08 № 03−03−06/1/102 и от 25.06.07 № 03−03−06/1/394 финансовое ведомство указало, что к расходам на оплату труда (п. 5 ст. 255 НК РФ) относится стоимость одежды, которая передается в собственность работников. Удалось найти решение суда, в котором столичные арбитры согласились с правомерностью включения в материальные расходы стоимости женских колготок, являющихся частью форменной одежды официанток (постановление ФАС Московского округа от 02.08.06 № КА-А40/6794−06).

Позднее финансовое ведомство признало правомерным включение в состав материальных расходов (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ) стоимости форменной одежды и обуви, свидетельствующих о принадлежности работников к конкретной организации. Причем такая одежда не остается в собственности работников, а передается им во временное пользование (письмо Минфина России от 05.07.11 № 03−03−06/2/109). Аналогичное мнение высказали и столичные налоговики в письмах от 27.12.07 № 20−12/124753 и от 05.07.07 № 20−12/064121.

На практике есть мнение, что затраты на приобретение форменной одежды с логотипом можно отнести к ненормируемым рекламным расходам. Однако Минфин России выступает против такого подхода, поскольку форменная одежда не может распространять информацию о видах деятельности организации, ее целях и задачах. Кроме того, форменная одежда предназначается для работников, обслуживающих клиентов компании, которые в процессе работы общаются с достаточно ограниченным числом граждан (от 24.08.05 № 03−03−04/2/51).

Порядок выдачи и сроки носки форменной одежды для сотрудников

КСТАТИ

Порча или утеря форменной одежды влечет для сотрудника материальную ответственность

В случае порчи или утраты по вине работника форменной одежды, полученной им во временное пользование, наступает материальная ответственность по статье 233 ТК Р. Ф. По правиламстатьи 238 ТК РФ виновный сотрудник возмещает работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб в виде стоимости испорченной или утраченной вещи.

Такая стоимость определяется исходя из рыночных цен, действующих на день причинения ущерба. При этом стоимость одежды не может быть ниже ее стоимости по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа (ст. 246 ТК РФ)

Однако ФАС Волго-Вятского округа в постановлении от 13.01.05 № А43−1729/2004−32−152 признал правомерным учет спорных расходов в составе рекламных. Суд установил, что работники надевали форменную одежду с логотипом во время акций по дегустации напитков, чем вызывали интерес потребителя к продукции компании. Следовательно, затраты на изготовление одежды связаны с оформлением витрин, выставок-продаж, экспозиции и являются ненормируемыми расходами на рекламу.

3. Указание в положении срока службы форменной одежды подтвердит отсутствие необходимости начисления амортизации.* По правилам пункта 1статьи 256 НК РФ к амортизируемому относится собственное имущество налогоплательщика стоимостью свыше 40 000 руб., которое он использует для извлечения дохода в течение 12 месяцев и больше. На практике компании иногда приобретают дорогостоящие элементы форменной одежды (например, аксессуары для руководителя или топ-менеджеров). В этом случае отражение в положении срока службы форменной одежды подтвердит правомерность единовременного списания ее стоимости.

4. Отражение в положении даты возврата форменной одежды подтвердит отсутствие объекта обложения НДС и НДФЛ.* Если работодатель передает форменную одежду в собственность работнику, такая передача облагается НДС как безвозмездная реализация (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ и письмо Минфина России от 22.04.05 № 03−04−11/87). При этом налог рассчитывается исходя из рыночных цен (ст. 154 НК РФ). Таким образом, если в положении о предоставлении форменной одежды отразить факт возврата одежды, компания сможет подтвердить отсутствие безвозмездной передачи и соответственно объекта обложения НДС.

Кроме того, если компания передает одежду во временное пользование работнику, у последнего не возникает дохода в натуральной форме, облагаемого НДФЛ. Такие выводы Минфин России сделал в письме от 09.02.07 № 03−04−06−02/19.Не возникает в этом случае и объекта обложения страховыми взносами (ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ „О страховых взносах в ПФР, ФСС, ФФОМС“ и ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ „Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний“, письмо ФСС РФ от 17.11.11 № 14−03−11/08−13985).

5. Закрепив в положении условия хранения одежды, компания обоснует дополнительные расходы, связанные с таким хранением.* В частности, необходимость хранения форменной одежды обоснует расходы компании на аренду складских помещений (п. 1 ст. 252 НК РФ). Кроме того, в положении целесообразно указать специальные условия хранения (температурный режим, влажность), которые необходимы для отдельных видов одежды. В этом случае компания снизит риски претензий контролеров по вопросу включения в налоговые расходы стоимости коммунальных услуг, обогревателей, кондиционеров, увлажнителей воздуха и т. д.

6. Указание в положении ФИО сотрудников, которым передана спецодежда безвозвратно, поможет идентифицировать лицо, с доходов которого удерживается НДФЛ.* Финансовое ведомство в письме от 09.02.07 № 03−04−06−02/19разъяснило, что, если одежда передается работнику безвозвратно, у него возникает налогооблагаемый доход в натуральной форме. В этом случае определить, кто именно из работников получил доход, поможет положение о предоставлении форменной одежды, в котором наряду с указанием предмета одежды будет проставлена фамилия и подпись сотрудника, получившего ее.

Косвенно это подтверждает один из трудовых споров, в котором работодатель не смог доказать правомерность удержания из заработной платы работника стоимости форменного костюма, не возвращенного сотрудником при увольнении (см. врезку выше). Поскольку работодатель не представил доказательств, что конкретному работнику выдавалась спорная форменная одежда (апелляционное определение Тюменского областного суда от 01.10.12 № 33−4447/2012). Возможно, при наличии соответствующей подписи работника в положении о предоставлении форменной одежды подобных претензий можно было избежать.»

19.02.2015

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Попробуйте бесплатный доступ на 3 дня >>
Скоро в журнале «Юрист компании»
    Узнать больше


    Ваша персональная подборка

      Академия юриста компании

      Академия

      Смотрите полезные юридические видеолекции

      Смотреть

      Cтать постоян­ным читателем журнала!

      Cтать постоян­ным читателем журнала

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      © Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2017

      Журнал «Юрист компании» –
      первый практический журнал для юриста

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации  ПИ № ФС77-62254 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Это профессиональный сайт для юристов-практиков. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Вы продолжите читать статью через 1 минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль