О сроке хранения уведомлений

143

Вопрос

Существует ли обязательный (определенный законом) срок хранения уведомлений, направленных в общество о состоявшейся уступке доли в уставном капитале ООО. Истек ли срок хранения для подобного уведомления датированного 2008 г?

Ответ

Нет, обязательный срок для хранения уведомления об уступке доли в уставном капитале ООО (пункт 6 статьи 21 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, в редакции от 29.04.2008) не установлен. Да, срок хранения уведомления истек.

Статья 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ не содержит требования о хранении в ООО документов, которые подтверждают переход прав на долю в уставном капитале от участника к участнику.

Общий срок исковой давности составляет 3 года (статья 196 ГК РФ).

Таким образом, срок хранения уведомления истек.

О том, как хранить правоустанавливающие документы ООО, читайте в рекомендации ниже.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

Рекомендация: Где и как хранить правоустанавливающие документы.

«Руководитель юридического отдела должен проверить, как в организации налажено хранение правоустанавливающих документов. Ведь именно юристу часто приходится работать с ними. А утрата таких документов может привести к очень серьезным потерям для организации.

Что относится к правоустанавливающим документам

В рамках понятия „правоустанавливающие документы“ можно объединить*:


  • уставные документы (включая подтверждение оплаты уставного капитала);

  • документы, подтверждающие регистрацию юридического лица;

  • листы записи ЕГРЮЛ или свидетельства о внесении изменений в учредительные документы;

  • выписки из единого государственного реестра юридических лиц;

  • документы, подтверждающие постановку на налоговый учет;

  • сертификаты и лицензии;

  • документы, подтверждающие регистрацию выпуска акций;

  • документы, подтверждающие права на имеющуюся собственность;

  • протоколы или решения юридического лица;

  • подтверждения постановки на учет в Пенсионном фонде РФ, Фонде социального страхования, Фонде медицинского страхования и справку из Росстата;

  • справки об открытых счетах.


  •  

Этот перечень документов не закрытый, каждая компания определяет для себя, что еще можно отнести к правоустанавливающим документам, но такой список один из самых распространенных.

Правоустанавливающие документы — более широкое понятие, чем учредительные или уставные документы*. Перечни учредительных документов для каждой организационно-правовой формы юридических лиц перечислены в законодательстве. И к ним не относятся многочисленные свидетельства и сертификаты, получаемые юридическим лицом.

Как хранить правоустанавливающие документы

Такие документы должны храниться в несгораемом сейфе (шкафу) в помещении, которое закрывается на кодовый замок, ключ и т. д. Постоянный доступ к такому помещению может быть только у лиц, на которые возложена ответственность за сохранность правоустанавливающих документов. Ответственность за хранение учредительных документов нужно прописывать в полномочиях конкретного лица. Порядок работы с ними (если доступ к документам есть более чем у одного лица) желательно закрепить локальным нормативным актом — положением о работе с правоустанавливающими документами. В нем должно быть прописано*:


  • какие документы относятся к правоустанавливающим;

  • кто является ответственным за хранение правоустанавливающих документов;

  • каковы условия хранения правоустанавливающих документов;

  • кто имеет право работать с оригиналами правоустанавливающих документов;

  • в каких случаях и на какой срок оригиналы правоустанавливающих документов могут быть переданы иным сотрудникам компании.


  •  

Хранить документы можно в помещении юридического лица или за его пределами.

Где хранить правоустанавливающие документы

Есть как минимум пять вариантов организации хранения правоустанавливающих документов. Перечислим преимущества и недостатки каждого из них*.

1. Документы хранятся в банковской ячейке

Такой вариант используют некоторые компании. Он очень надежен с точки зрения безопасности. Но оборотная сторона этой надежности — сложный доступ к документам. Чтобы получить их, например, для нотариального заверения банковской карточки, нужно будет планировать это заранее.

Тем не менее стоит отметить все плюсы и минусы подробно.

В положительным сторонам относится следующее:


  • ограничен доступ к документам третьих лиц;

  • документы хранятся под контролем служб безопасности банка;

  • невозможна пропажа документов из-за небрежного хранения; кроме того, банк несет ответственность за сохранность содержимого банковской ячейки.


  •  

Отрицательные стороны:


  • сложность получения документов в том случае, когда они нужны срочно, поскольку доступ к банковской ячейке возможен только для лиц, указанных в договоре с банком, или на основании доверенности;

  • зависимость от режима работы банка.


  •  

2. Документы хранятся в дирекции

Исполнительный директор компании является тем лицом, которое представляет интересы юридического лица без доверенности. Таким образом, именно он отвечает за хранение документов юридического лица в том случае, если эта обязанность не возложена письменно на другое лицо.

Такой вариант хранения документов допустим для небольшой компании, и у него есть ряд преимуществ:


  • руководитель несет ответственность за документы;

  • у руководителя, как правило, отдельный закрываемый кабинет;

  • даже ограниченный бюджет редко позволит оставить руководителя без сейфа.


  •  

Разумеется, есть у хранения правоустанавливающих документов в кабинете руководителя и минусы:


  • если директор отсутствует (например, отправился на переговоры к контрагенту), то доступа к документам может не оказаться ни у кого в течение достаточно долгого времени;

  • и для других сотрудников, и для самого директора могут создавать дискомфорт постоянные хождения в его кабинете каждый раз, как документы бывают нужны;

  • юрист вряд ли сможет добиться, чтобы руководитель каждый раз после работы с документами проводил их ревизию;

  • руководитель не будет отслеживать актуальность документов с ограниченным сроком действия;

  • руководитель не работает с этими документами ежедневно, и наличие их в постоянном доступе ему не обязательно.


  •  

Таким образом, вариант этот допустим и приемлем, но не является идеальным.

3. Документы хранятся в бухгалтерии

В бухгалтерии хранится огромное количество документов. Иногда принимается решение о хранении там всех договоров, которые заключает организация в ходе своей работы. Можно ли хранить в бухгалтерии и правоустанавливающие документы?

Преимущество этого способа в том, что бухгалтерии очень часто нужны сведения, содержащиеся в правоустанавливающих документах.

Одновременно у такого выбора местонахождения правоустанавливающих документов очень много минусов.

Во-первых, в бухгалтерии хранится очень много документов, их постоянно приходится архивировать из-за нехватки места. Нужны ли бухгалтерам дополнительные бумаги к уже имеющимся — риторический вопрос.

Во-вторых, в этот отдел постоянно приходят посетители: сотрудники других отделов для оформления документов, курьеры и т. п. Перечислять можно долго, но совершенно точно, что бухгалтерия не является самым спокойным помещением в компании.

4. Документы хранятся в разных отделах

Существует такой вариант, как разделение документов по тематическим разделам, и в соответствии с этими разделами документы хранятся в разных подразделениях компании.

Например, документы об открытых счетах, регистрации ценных бумаг — в финансовом подразделении; документы, подтверждающие оплату уставного капитала, свидетельства о регистрации в Пенсионном фонде РФ, Фонде медицинского страхования и Фонде социального страхования — в бухгалтерии, уставные же документы — в юридическом отделе.

Такое разделение может казаться логичным, но разделение документов создает проблемы при работе с ними и отслеживанием необходимых изменений и актуальности документов.

5. Документы хранятся в юридическом отделе

Юристы — те сотрудники компании, которые постоянно работают с правоустанавливающими документами. На юридическом отделе лежат обязанности, которые делают такой доступ необходимым. Это подразделение вносит изменения в уставные документы, отслеживает актуальность сертификатов, свидетельств, выписок, реестров, справок, заверяет у нотариуса учредительные и иные документы, отвечает на запросы других отделов и предоставляет им копии. Таким образом, хранение документов в юридическом отделе — один из самых удобных для юридического лица в целом и для юристов в частности.

Положительные стороны, помимо перечисленных, состоят в том, что юридический отдел:


  • предоставляет сведения только тем лицам, у которых есть к ним доступ, поскольку именно юристы могут однозначно определить, у кого есть право получать информацию;

  • следит за сохранностью документов, соблюдая все требования законодательства;

  • постоянно работает с документами, архивирует их в случае необходимости;

  • на основании имеющихся документов дает правовые заключения руководству компании, а также рекомендации по изменению документов в соответствии с законодательством;

  • огражден от большого количества посторонних лиц (посетителей), в отличие от бухгалтерии или иных отделов.


  •  

Отрицательных сторон практически нет. Влиять на безопасность хранения документов в юридическом отделе может, пожалуй, только размещение сотрудников компании по принципу опен-спейс, когда этот отдел не изолирован от остальных.

Таким образом, оптимальным можно признать хранение правоустанавливающих документов в сейфе юридического отдела.

Наличие этих документов означает, что юридическому отделу желательно находиться в отдельном, закрываемом на ключ или кодовый замок помещении, в котором должны быть созданы необходимые условия для хранения правоустанавливающих документов — наличие сейфа или несгораемого шкафа.».

04.02.2015

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Попробуйте бесплатный доступ на 3 дня >>
Скоро в журнале «Юрист компании»
    Узнать больше


    Ваша персональная подборка

      Академия юриста компании

      Академия

      Смотрите полезные юридические видеолекции

      Смотреть

      Cтать постоян­ным читателем журнала!

      Cтать постоян­ным читателем журнала

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      © Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2017

      Журнал «Юрист компании» –
      первый практический журнал для юриста

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации  ПИ № ФС77-62254 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Это профессиональный сайт для юристов-практиков. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Вы продолжите читать статью через 1 минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль