• Главная страница
  • » Ответы на вопросы
  • » Налоговые проверки
  • » Наша организация как исполнитель работ направляет заказчикам вместе с результатом работ акт сдачи-приемки работ в двух экземплярах (подписанный с нашей стороны) и просит после подписания один экземпляр отправить нам (Исполнителю)

Наша организация как исполнитель работ направляет заказчикам вместе с результатом работ акт сдачи-приемки работ в двух экземплярах (подписанный с нашей стороны) и просит после подписания один экземпляр отправить нам (Исполнителю)

126

Вопрос

Наша организация как исполнитель работ направляет заказчикам вместе с результатом работ акт сдачи-приемки работ в двух экземплярах (подписанный с нашей стороны) и просит после подписания один экземпляр отправить нам (Исполнителю). Но нередко бывает так, что Заказчики высылают нам акт по факсу или по электронной почте, а оригинал не предоставляют (то забудут, или нет заинтересованности, ведь у них то оригинал есть). В связи с этим есть намерение прописывать в договорах условие, что присланные по факсу или электронной почте акты будут иметь юридическую силу и являться основанием надлежащего выполнения работ подрядчиком. В связи с этим вопрос, а как налоговые органы относятся к актам присланным по факсу или эл. почте, если такая возможность предусмотрена договором. А также поясните пожалуйста: есть ли еще какие-то негативные последствия применения актов сдачи-приемки работ полученных по факсу или эл. почте

Ответ

Согласно п. 1 ст. 160 ГК РФ сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.

 

Пунктом 2 ст. 160 ГК РФ предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

При этом следует учитывать, что налоговое и гражданское законодательство являются разными отраслями законодательства и правила, сформулированные в Налоговом кодексе РФ императивно, не могут быть изменены налогоплательщиками, в частности, по причине наличия соответствующих положений в ГК РФ.

При использовании факсимильных, сканированных либо сделанных иным способом копий актов сдачи-приемки работ Заказчики столкнутся с проблемой документального подтверждения расходов, поскольку такие копии не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли. У подрядчика в случае проведения налоговой проверки, налоговый орган также потребует представления подлинников актов.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Пункт 7 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», предусматривает, что подписи лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц, являются обязательными реквизитами первичного учетного документа.

Часть 5 ст. 9 данного Закона предусматривает, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Как следует из ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Учитывая данную норму, следует заключить, что документ может быть признан первичным документом, подтверждающим расходы в целях налогообложения прибыли, только в случае, если он является документом на бумажном носителе, подписанным лицами, ответственными за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, либо если он оформлен в электронном виде и подписан квалифицированной электронной подписью.

Таким образом, в целях подтверждения понесенных расходов использовать акты сдачи-приемки работ, подписанные контрагентами организации и переданные ей по факсу либо по электронной почте в отсканированном виде, даже если в договоре с контрагентами присутствует условие о том, что документы, подтверждающие факт выполнения работ заверенные собственноручной подписью уполномоченного лица, переданные по факсу или отсканированные и переданные по электронной почте, имеют силу первичных документов, неправомерно.

Данный вывод усматривается и из Писем Минфина России от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314, УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968.

Документ может быть признан первичным документом только в случае, если он является подлинным документом на бумажном носителе, подписанным лицами, ответственными за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, либо если он оформлен в электронном виде и подписан квалифицированной электронной подписью.

Акты сдачи-приемки работ, полученные по эл. почте, могут быть не приняты судом в качестве доказательств. Документы, переданные по факсу, принимаются судом, при условии указания в договоре на возможность обмена документами посредством факсимильной связи, а также наличии возможности идентифицировать отправителя и получателя.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах ЮСС «Система Юрист».

Статья: Электронная переписка между контрагентами. Как придать ей доказательственную силу

«Все документы, полученные посредством электронной связи и представляемые в судопроизводстве, можно разделить на две группы: электронные документы и электронные сообщения.

Согласно ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее — Закон о защите информации) электронный документ определяется как документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Самыми общими требованиями, предъявляемыми к электронному документу, является то, что он должен быть читаемым и обладать обязательным реквизитом — электронной подписью, являющейся разновидностью аналога собственноручной подписи.

В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон об электронной подписи) электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) и используется для определения лица, подписывающего информацию (ст. 2).

Этот закон уравнял правовой режим электронных документов и форм их употребления и оборота с режимом употребления традиционных документов на бумажном носителе во всех сферах коммерческой деятельности (ст. 6).

Что касается второй группы электронных доказательств, то речь идет об электронной переписке между контрагентами по различным вопросам. Например, в договоре стороны могут предусмотреть, что все приложения, спецификации, протоколы согласования цен и иные документы, переданные электронной почтой, являются неотъ-емлемой частью этого договора и имеют юридическую силу. Но вот суды их в качестве доказательств рассматривают крайне не охотно и требуют наличие электронной подписи на таком документе*".



Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.