О штатном расписании

1648

Вопрос

Возможно, ли в едином штатном расписании головной организации и обособленного подразделения в другом городе указать структурное подразделение: "Обособленное подразделение в г.", которое включает в себя более мелкие структурные подразделения (производственные цеха ОП) и в то же время, не выделяя в данном ОП некоторые должности управленческого персонала. А названные должности внести в отделы головной организации, но с указанием на ОП и его местонахождение? Например: Структурное подразделение головной организации "Бухгалтерия" будет содержать следующие должности: 1.бухгалтер расчетной группы; 2.бухгалтер материальной группы; 3. бухгалтер Обособленного подразделения в г., либо просто бухгалтер г.

Ответ

Да, такое распределение должностей возможно отразить в штатном расписании. Ответственность за это не наступает, в случае соблюдения других норм трудового законодательства.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры».

Рекомендация: Как составить штатное расписание

«Назначение штатного расписания

Для чего нужно штатное расписание

Штатное расписание применяют для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации* (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Обязательность составления

Обязана ли организация составлять штатное расписание

В Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Однако нет и документов, отменяющих практику его составления. При этом есть веские аргументы в пользу оформления штатного расписания:

  • штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;
  • штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат)*.

В государственных и муниципальных учреждениях

В отношении государственных и муниципальных учреждений действует несколько иной порядок. В частности, для федеральных учреждений порядок утверждения штатного расписания прямо предусмотрен в законодательстве и делегирован руководителю учреждения (п. 10 Положения, утвержденногопостановлением Правительства РФ от 5 августа 2008 г. № 583, п. 18 Единых рекомендаций, утвержденныхрешением Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 21 декабря 2012 г. № 11). Учреждения субъектов РФ разрабатывают штатные расписания в порядке, установленном соответствующими органами исполнительной власти.

Форма штатного расписания

По какой форме организация может составить штатное расписание

Форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

С 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ применение унифицированных форм не является обязательным для большинства организаций. Исключение составляют организации государственного сектора. Они по-прежнему должны использовать в работе унифицированные формы в обязательном порядке.

Все остальные организации при составлении организационных и распорядительных документов вправе как продолжать использовать унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаютсяписьмом Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

Составление штатного расписания

Как заполнить форму штатного расписания

Штатное расписание, в отличие от штатной расстановки, — документ обезличенный. В нем указываются не конкретные сотрудники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.

Совет редактора: чтобы обезопасить себя от претензий проверяющих, не устанавливайте в штатном расписании разную зарплату по одинаковым должностям.

Одинаковое наименование должностей подразумевает и одинаковые должностные обязанности. При этом нужно соблюсти принцип равной оплаты за труд равной ценности (ст. 22 и ч. 2 ст. 132 ТК РФ). В трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников можно закрепить различный уровень работ, разные права и обязанности, разный уровень ответственности. Однако лучше по-разному назовите должности, используя слова «старший», «младший», «ведущий» и т. п.

Подписание штатного расписания

Кто подписывает штатное расписание

Когда расписание составлено, его должен подписать главный бухгалтер и руководитель кадровой службы (или сотрудник, ответственный за кадровый учет). Если штат большой и расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписаться как один раз (в конце документа), так и на каждом его листе. После этого штатное расписание должен утвердить руководитель организации приказом. Об этом сказано в разделе 1указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Указанный подход рекомендуется применять, и если организация использует и самостоятельно разработанную формуштатного расписания.

Пример оформления штатного расписания

Штат организации составляет 28 человек. Месячный фонд зарплаты — 367 000 руб. В штат, в частности, входят:

  • директор (оклад — 30 000 руб.);
  • секретарь (оклад — 8000 руб.);
  • главный бухгалтер (оклад — 25 000 руб.);
  • бухгалтер (оклад — 20 000 руб.);
  • помощник бухгалтера (оклад — 15 000 руб.) и т. д.

Ответственный за ведение кадрового учета — руководитель отдела кадров Е.Э. Громова.

Директор издал приказ об утверждении штатного расписания. Громова составила штатное расписание поунифицированной форме.

Обязан ли работодатель знакомить сотрудника со штатным расписанием

Нет, не обязан.

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации с указанием уровня оплаты труда по каждой штатной единице (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утвержденныхпостановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Все основные данные штатного расписания, имеющие непосредственное отношение к сотруднику (в первую очередь должность и условия оплаты труда), в обязательном порядке должны быть отражены в трудовом договоре, а также разъяснены в локальных нормативных актах, регулирующих порядок оплаты труда в организации, с которыми сотрудник знакомится при приеме на работу также в обязательном порядке (ст. 57, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Само штатное расписание к локальным нормативным актам не относится, поскольку:

  • не разрабатывается работодателем (предполагается лишь заполнение унифицированной или собственной формы);
  • не содержит нормы трудового права.

Именно такие требования к локальным актам предъявляют положения статей 5, 8 Трудового кодекса РФ.

Исходя из указанного, штатное расписание является организационно-распорядительным документом и не относится к локальным нормативным актам, в связи с чем обязанности знакомить сотрудников со штатным расписанием законодательство не содержит. Вместе с тем, такая обязанность может быть предусмотрена коллективным договором или локальными актами организации. Такие разъяснения содержит письмо Роструда от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1. Правомерность данной позиции подтверждают и суды (см., например, определение Московского городского суда от 28 сентября 2010 г. № 33-30194).

При необходимости и по своему усмотрению работодатель может оформить сотруднику выписку из штатного расписания, содержащую информацию о должности, которую занимает сотрудник, и уровне оплаты труда по должности.

Изменение штатного расписания

Как внести изменения в штатное расписание

Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ) и т. д.

Переименование должности сотрудника и изменение размера его зарплаты в штатном расписании влечет за собой изменение существенных условий трудового договора. А значит, до внесения изменений в штатное расписание нужно издать приказ о переименовании должности или об изменении размера зарплаты сотрудника, а затем заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. В случае переименования должности работодателю необходимо внести соответствующую запись в трудовую книжку сотрудника (п. 4 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Если наименование должности или зарплата изменяются по инициативе администрации по организационным или технологическим причинам, процедура будет немного другой. Необходимо за два месяца уведомить сотрудника о предстоящих изменениях. Если сотрудник не согласится работать в изменившихся условиях, направьте ему письменное предложение другой работы, соответствующей его квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии такой работы — предложите вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Если сотрудник откажется от всех предложений или у вас нет подходящей работы, оформите увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

Такой порядок предусмотрен в статье 74 Трудового кодекса РФ.

В завершение процедуры внесите соответствующие изменения в утвержденное в организации штатное расписание (раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Внести изменения можно двумя способами:

  • издать приказ о внесении изменений в штатное расписание;
  • оформить штатное расписание в новой редакции и утвердить его соответствующим приказом.

Выбор того или иного варианта относится к компетенции работодателя. В случаях, когда изменения носят единичный характер, например изменилось наименование должности сотрудника, удобнее издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. Тогда все вносимые изменения работодатель отразит в самом приказе, а в штатном расписании в разделе «Примечание» укажет номер и дату приказа о внесении изменений. Если же изменения носят массовый характер или затрагивают не только названия должностей, но и структурных подразделений, то в этом случае внести изменения будет удобнее путем оформления и утверждения штатного расписания в новой редакции.

Пример внесения изменений в штатное расписание

Директор организации решил переименовать в штатном расписании должность помощника бухгалтера в младшего бухгалтера и добавить в производственный отдел ряд новых должностей. С этой целью он издалприказ о внесении изменений в штатное расписание.

Можно ли привлечь организацию к ответственности, если количество фактически работающих сотрудников превышает количество штатных единиц по штатному расписанию

Ответ на этот вопрос зависит от того, является ли организация коммерческой или бюджетной.

Для коммерческой организации штатное расписание является рекомендуемым, но необязательным документом. Поэтому если количество фактически работающих сотрудников превышает число штатных единиц по штатному расписанию, то привлечь коммерческую организацию к ответственности невозможно (ст. 1.5 КоАП РФ).

В то же время в бюджетной организации штатное расписание подлежит обязательному утверждению, в том числе с целью согласования фонда оплаты труда ее сотрудников. Превышение числа фактически работающих сотрудников над числом штатных единиц в расписании может повлечь привлечение к ответственности за нецелевое использование бюджетных средств по статье 15.14 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Как составить штатную расстановку

Штатная расстановка (штатный список, штатное замещение) представляет собой документ, который отражает, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф. И. О. конкретных сотрудников, их табельных номеров и условий оплаты труда. При необходимости в этот документ могут быть включены и другие данные, например сведения о стаже работы или иные характеристики работников: инвалид, пенсионер, несовершеннолетний, совместитель и т. д.

Штатная расстановка не относится к документам, обязательным для ведения в кадровой службе организации, но ее широко применяют на практике. Этот документ позволяет быстро сориентироваться и восстановить конкретные условия работы сотрудников в организации.

Унифицированной формы штатной расстановки законодательством не предусмотрено, поэтому ее составляют впроизвольной форме. За основу, как правило, берут штатное расписание по унифицированной форме № Т-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, и дополняют необходимыми графами и столбцами.

По мере изменения фактической ситуации в организации: закрытии вакансий, появлении новых, прочих кадровых передвижений: увольнений, переводов и т. п., в штатную расстановку вносят соответствующие изменения.

Если организация решит ввести оформление штатных расстановок в обязательном порядке, то срок их хранения составит 75 лет (п. 74 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). На практике многие компании в силу необязательности документа ведут штатные расстановки только в электронном виде, без распечатки, дополнительного утверждения и подписания. В таком случае срок их хранения не регламентируется«.

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

06.10.2014

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Попробуйте бесплатный доступ на 3 дня >>
Скоро в журнале «Юрист компании»
    Узнать больше


    Ваша персональная подборка

      Академия юриста компании

      Академия

      Смотрите полезные юридические видеолекции

      Смотреть

      Cтать постоян­ным читателем журнала!

      Cтать постоян­ным читателем журнала

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      © Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2017

      Журнал «Юрист компании» –
      первый практический журнал для юриста

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации  ПИ № ФС77-62254 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Это профессиональный сайт для юристов-практиков. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Вы продолжите читать статью через 1 минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль