В организации какие документы и сколько они должны храниться и что с ними потом нужно делать

1071

Вопрос

В организации какие документы и сколько они должны храниться и что с ними потом нужно делать?

Ответ

: О том, какие документы обязательны для хранения, а также о том, как определить срок хранения документов, читайте в рекомендации ниже. Также предлагаем ознакомиться с рекомендацией Где и как хранить правоустанавливающие документы, Где и как хранить договоры.

 

В принятии решения о сроке хранения договора следует ориентироваться на течение срока исковой давности.

Статья 200 ГК РФ, часть 1 определяет, что срок исковой давности наступает:

1) со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права,

2) со дня окончания срока исполнения обязательства, если срок исполнения определен,

3) если срок исполнения обязательства не определен или определен моментом востребования, то срок исковой давности начинает течь со дня предъявления кредитором требования об исполнении обязательства.

Статья 196 ГК РФ, Часть 1 устанавливает, что общий срок исковой давности составляет 3 года в первом и втором случаях и не более 10 лет в третьем случае.

Подп.8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, Часть 1 устанавливает в качестве обязанности налогоплательщика сохранять данные бухгалтерского и налогового учета, другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, также уплату или удержание налогов. Срок хранения данных документов составляет 4 года.

Течение срока хранения начинается с 1 календарного дня, следующего за днем окончания налогового периода, в котором в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Это следует из положений статьи 55 НК РФ, Часть 1.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

Рекомендация: Как определить срок хранения документов.

«В юридическом отделе могут храниться:

  • правоустанавливающие документы;
  • локальные нормативные акты;
  • договоры;
  • доверенности;
  • судебный архив;
  • корреспонденция.

Для каждой из этих категорий документов срок хранения может быть разным.

Правоустанавливающие документы

В ситуациях, когда хранение документов регламентировано законодательно, необходимо соблюдать требования нормативно-правовых актов.

В отношении всех юридических лиц действуют Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и изданный в соответствии с ним перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558; далее — Перечень).

Перечень предусматривает следующие сроки хранения документов*.

Документы (заявления, копии учредительных документов, выписки из реестра, справки, решения, уведомления и др.) о госрегистрации юридического лица

Постоянно

Свидетельства о госрегистрации, о регистрации ликвидации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей; уведомления на открытие филиалов, представительств

Постоянно

Информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в соответствующих регистрирующих органах

Пять лет

Уставы, положения организации

Постоянно

Договоры о создании (учреждении) общества, изменения и дополнения к ним

Постоянно

Протоколы учредительных собраний

Постоянно

Списки учредителей

Постоянно

Положения о структурных подразделениях организации; о филиалах, представительствах

Постоянно, старые — в течение трех лет после замены новыми

Положения о коллегиальных, исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах организации

Постоянно, старые — в течение трех лет после замены новыми

Доверенности, выданные руководителем организации, на представление интересов организации

Постоянно

Документы (перечень сведений, положения и др.) по установлению режима коммерческой, служебной, профессиональной тайны в организации

Постоянно

Лицензии, их дубликаты, заверенные копии

Постоянно

Свидетельства, сертификаты на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, знаков обслуживания

Постоянно

Этот же приказ устанавливает сроки хранения ряда других документов, появляющихся в организации в процессе ведения деятельности.

Кроме того, в отношении акционерных обществ действует Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс. Этим положением устанавливается, в частности, что документы о создании, уставные документы и протоколы собраний акционеров должны храниться постоянно, а внутренние документы общества — до принятия новых.

Требование постоянно хранить правоустанавливающие документы вполне оправданно — ведь они необходимы организации, чтобы подтвердить то или иное право.

Локальные нормативные акты

В юридическом отделе хранятся локальные нормативные акты, имеющие отношение к работе самого этого отдела или составленные во исполнение требований федерального законодательства об исполнительных органах общества*. Такими актами могут быть, в частности:

  • положения о совете директоров;
  • положения о конфиденциальной информации или коммерческой тайне;
  • положения о филиалах или представительствах.

Также организация может принимать решение о создании нормативных актов, не предусмотренных законодательством, но необходимых для обеспечения деятельности. Например, это могут быть положения о согласовании договоров, о лицах, имеющих доступ к конфиденциальной информации, и т. п.

Приказом исполнительного органа может быть установлена необходимость хранения таких локальных актов в юридическом отделе.

Любой локальный нормативный акт должен храниться до тех пор, пока не будет принят новый. Особые правила действуют для тех актов, которые составляются в соответствии с требованиями законодательства или могут быть использованы в качестве доказательств в суде (в частности, в трудовом споре может быть использовано соглашение о коммерческой тайне, подписанное сотрудником). Такие акты нужно хранить постоянно или столько, сколько требует законодательство.

Пример документов, для которых установлено требование хранить предыдущие редакции

Для некоторых видов положений Перечень устанавливает постоянный срок хранения и в дополнение к этому требует хранить их предыдущие редакции в течение трех лет с даты принятия новой. Такое требование установлено для положений о структурных подразделениях, а также о коллегиальных, исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах организации.

Договоры

При определении сроков хранения договоров нужно учитывать требования корпоративного, гражданского и налогового законодательства*.

В соответствии с законами об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью у акционеров и участников организации есть право затребовать и получить копии ряда договоров. Следовательно, организация должна обеспечить хранение таких договоров. Для ряда договоров сроки хранения установлены законодательно и составляют пять лет с даты истечения срока действия договора. Если нормативными актами срок хранения не установлен, то договор необходимо хранить не менее трех лет с даты истечения срока его действия, поскольку три года — это общий срок исковой давности. Принятие решения об уничтожении договоров лежит на исполнительном органе организации.

Документы, которые запрашиваются от контрагентов, необходимо хранить столько же, сколько составляет срок хранения договоров с соответствующими контрагентами.

Доверенности

Доверенности, выдаваемые организацией, могут храниться в юридическом отделе или в бухгалтерии, но требования к срокам их хранения должны быть едиными.

Доверенности, выдаваемые в связи с исполнением договора, должны храниться не менее срока хранения такого договора.

Доверенности, выдаваемые для представления интересов в суде, должны храниться до окончания разбирательства по делу.

В любом случае срок хранения доверенностей не должен быть менее общего срока исковой давности, поскольку доверенности являются подтверждением того, что действия совершались уполномоченным на них лицом, и могут быть доказательствами этого в суде или для проверяющих органов.

Перечень устанавливает сроки хранения для ряда доверенностей, которые могут быть выданы организацией*:

  • доверенности, выданные руководителем организации на представление интересов организации, хранятся постоянно;
  • доверенности, выданные на осуществление отдельных видов деятельности филиалам, представительствам, хранятся в течение пяти лет после истечения срока действия.

Судебный архив

Перечень устанавливает срок хранения для документов, представляемых в суды, — пять лет с даты вынесения решения*.

Если у организации много судебных дел в производстве и юридический отдел ведет активную претензионно-исковую работу, то для решений, вступивших в законную силу, можно установить длительный срок хранения. Это позволит проводить анализ и обобщение практики по судебным спорам внутри отдела, что бывает полезно для обучения новых сотрудников.

Корреспонденция

В понятие корреспонденции можно включить входящую и исходящую корреспонденцию, описи отправленных и полученных документов, почтовые извещения и уведомления по отправленным документам контрагентам и в государственные органы власти.

Срок хранения входящей и исходящей корреспонденции определяется в зависимости от важности того или иного письма.

Письма от контрагентов об изменении реквизитов и по иным схожим вопросам должны храниться в папках документов контрагента. Переписка с контрагентами должна храниться в течение всего срока действия хранения договора, к которому она относится, то есть не менее трех лет с даты истечения срока действия договора (с учетом срока исковой давности).

В случае возникновения спорных вопросов наличие таких документов будет дополнительным доказательством (например, спор может сводиться к тому, уведомил ли один из контрагентов второго о наступлении того или иного обстоятельства).

Почтовые уведомления о получении контрагентом направленных документов необходимо хранить вместе с документом, получение которого подтверждает уведомление. Срок хранения таких уведомлений равен сроку хранения документов, к которым они относятся.

Письма и уведомления государственных органов (ФНС России и т. д.), а также описи по направлению документов в налоговые инспекции нужно хранить в течение законодательно определенного периода времени (если таковой есть), но не менее трех лет, поскольку именно за такой период может быть назначена, например, налоговая проверка. При этом необходимо учитывать установленные в законодательстве правила для расчета периода «глубины» налоговых и иных проверок. Например, в текущем году налоговая проверка может быть назначена для проверки полноты и правильности уплаты налогов за три предыдущих года. Поэтому в течение всего 2012 года необходимо хранить документы, относящиеся к 2011, 2010 и 2009 годам.

Если письмо касается текущих операций, то хранить такую переписку необходимо в течение срока хранения документов, связанных с такими операциями.".



Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.