Организация имеет обособленное подразделение

1565

Вопрос

Организация имеет обособленное подразделение. Необходимо ли составлять отдельное штатное расписание для обособленного подразделения или можно сделать одно общее штатное расписание на всю организацию? Если: Головной офис находится в другом городе, где сотрудников втрое меньше,чем в ОП (обособл.подразд.)

Ответ

Этот вопрос решает сама организация. Руководитель может принять решение о ведении кадрового делопроизводства (в том числе и составление штатного расписания) как самостоятельно обособленным подразделением, так и ведением кадрового делопроизводства головным офисом.

 

Работодателем является юридическое лицо (головная организация). Если в обособленном подразделении ведется кадровое делопроизводство, то трудовой договор заключается через обособленное подразделение. Там же ведутся трудовые книжки и составляется штатное расписание. Подписывает в таком случае трудовые договоры руководителем обособленного подразделения. Если же в обособленном подразделении не организовано кадровая работа, то кадровое делопроизводство ведется головной организацией.

Филиалы, представительства и обособленные подразделения не являются отдельными юридическими лицами (п. 3 ст. 55 ГК РФ). Поэтому самостоятельно выступать в роли работодателя они не могут (ст. 20 ТК РФ). При этом обособленные подразделения вправе самостоятельно начислять и выплачивать заработную плату своим сотрудникам.

Если Вы планируете вести кадровое делопроизводство по месту нахождения любого обособленного подразделения, то необходимо приказом назначить ответственное лицо за ведение и хранение трудовых книжек в своем обособленном подразделении. Это следует из абз. 2 п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

При смене ответственного лица за хранение трудовых книжек (в части работников обособленного подразделения) необходимо провести инвентаризация трудовых книжек, после чего составить Акт.

Также на уровне локального акта Вам следует закрепить порядок ведения и хранения трудовых книжек в обособленном подразделении (в том числе организовать и книгу учета движения трудовых книжек). При этом в локальном акте целесообразно отразить, что кадровое подразделение обособленного подразделения входит в состав единой кадровой службы организации.

В соответствии с п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель с целью учета трудовых книжек обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой регистрируются все трудовые книжки работников.

Кроме того обособленное подразделение должно иметь печать организации или печать кадровой службы.

Ни Правила ведения и хранения трудовых книжек, ни Инструкция по заполнению трудовых книжек не предусматривают возможности заверения записей в трудовых книжках какими-либо печатями, кроме печати организации или печати кадровой службы организации. Так как порядок изготовления и применения печатей структурных подразделений на нормативно-правовом уровне жестко не регламентирован, организации, имеющие территориально-разветвленную структуру, Вы можете поступить следующим образом:

1) изготовить печати кадровой службы в количестве обособленных подразделений, присваивая ей определенные номера;

2) передать эти печати в обособленные подразделения и определить лиц, имеющих право использовать их.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры».

Ситуация: Как оформить прием сотрудника в филиал организации

«Ответ на этот вопрос зависит от того, как ведется кадровое делопроизводство в организации.

При централизованной форме ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации. Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах). Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности).

Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве). В нем же фиксируют порядок и место ведения кадровых документов, правила их хранения.

Независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация. Сам филиал не может оформлять на работу сотрудников от своего имени. Это объясняется тем, что филиал не является юридическим лицом, а значит, не может быть работодателем (ч. 3 ст. 55 ГК РФ, ст. 20 ТК РФ). При этом в трудовом договоре в обязательном порядке следует указать место работы сотрудника — филиал организации (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Условие о месте работы также должно быть отражено в приказе о приеме на работу,трудовой книжке и личной карточке сотрудника.

При децентрализованной форме ведения делопроизводства каждый филиал должен быть снабжен печатью организации с указанием порядкового номера филиала или дополнительной надписью «Для кадровых документов». Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения. Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в филиалах. Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225)*".



Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.