Как автоматизировать претензионно-исковую работу

4619
Автоматизация способна сделать работу с претензиями и исками в компании управляемой и эффективной: каждый из участников процесса получает свой инструментарий, способный упростить для него решение поставленных задач.

См. также

В период экономического кризиса количество арбитражных дел и дел о банкротствах в корпоративном секторе заметно растет. Это связано с желанием компаний сохранить свои деньги и получить их с контрагентов. Для организации в целом это означает увеличение объемов претензионно-исковой работы, а для юристов — рост их загрузки. Но чем больше нагрузка, тем выше риск совершить ошибку.  О том как минимизировать ошибки и упростить претензионно-исковую работу, рассказывают специалисты компании Digital Design.

В чем особенность работы с претензиями и почему именно здесь ошибки юристов так опасны для компании?

Исковое заявление от контрагента требуют немедленной реакции со стороны юридической службы, иначе — потеря денежных средств и, что еще опаснее, урон репутации компании.

Но оперативно решить вопрос удается не всегда: во-первых, нужно время на сбор информации по сделке из разрозненных источников, во-вторых, выясняется, что часть документов утрачена, а сотрудник, занимавшийся этим вопросом ранее, уже не работает. Причем в практике компаний уже есть аналогичные споры, решенные в ее пользу, однако история вопроса, увы, не сохранилась. В итоге, полноценно подготовиться к судебному заседанию не удается, и исход дела зависит только от личного мастерства юриста.

То, что вы описали хорошо знакомо многим компаниям. Но почему это происходит?

Как правило, работа по обеспечению выполнения договорных обязательств в компании складывается из двух основных составляющих: договорной и претензионно-исковой работы (ПИР). Договорная работа обычно ведется в системе электронного документооборота, но с ПИР ситуация иная. Документы, связанные с претензиями и исками, часто хранятся в файловых папках, причем не всегда централизовано — тысячи таких папок могут быть размещены на личных компьютерах юристов. Отчетность по претензионной и исковой работе строится вручную в Excel, а информация по финансовым взаиморасчетам в рамках спорных дел содержится в различных учетных системах компании. Чтобы собрать все это воедино, требуется много времени. Ситуация усугубляется, когда на скорость процесса влияет человеческий фактор, непременно дающий о себе знать при взаимодействии юристов с бизнес-подразделениями компании. И выход из этого замкнутого круга только один — автоматизация.

Автоматизация — понятие очень емкое, но как это будет выглядеть на практике? Какую пользу она принесет?

Автоматизация способна сделать работу с претензиями и исками в компании управляемой и эффективной: каждый из участников процесса получает свой инструментарий, способный упростить для него решение поставленных задач.

После автоматизации работа юридической службы по части ПИР выглядела бы иначе. Получив в работу исковое заявление, юрист по номеру договора находит все связанные договорные и первичные документы, официальную переписку по сделке, даты выполнения обязательств, факты оплат на основе данных из корпоративных CRM, ERP, 1C. Исходя из этой информации он оценивает перспективы судебного разбирательства и может принять решение о возможности досудебного урегулирования. Юрист оперативно согласовывает документы с заинтересованными лицами в рамках судебного производства, он может контролировать сроки и факт предоставления информации сотрудниками бизнес-подразделений, предоставлять отчетность руководству.

Все документы, согласования, подробности работы по делу и фактические решения сохраняются в единой базе знаний юридической службы и доступны для будущих разбирательств. В итоге шансы выиграть дело и вернуть деньги компании значительно повышаются.

Какие требования нужно предъявлять к автоматизированной системе ПИР?

Важно, чтобы эта система не дублировала функции уже существующих систем, а была эффективным инструментом, позволяющим выигрывать больше дел, не задерживаться на работе, выполнять свои обязательства и, при этом, сохранять и преумножать деньги компании.

Выбирая такую систему, обязательно нужно убедиться, что она будет доступной для пользователей, причем не только с рабочего места в офисе, но и удаленно (через веб-интерфейс, мобильные приложения или через защищенные каналы). Юристу важно иметь возможность получать необходимую информацию где бы он не находился.

Следующий критерий — безопасность. Информация, находящаяся в системе, является конфиденциальной, поэтому необходимо убедиться в наличии достаточных механизмов обеспечения ее сохранности и защиты от несанкционированного доступа.

Кроме того, у вас должна быть возможность еще до начала эксплуатации перенести в систему накопленную информацию: базу контрагентов, форматы отчетов и т.п. Также, если система позволяет использовать заранее разработанные и уже принятые в компании шаблоны документов, это существенно упростит жизнь юристам и снизит количество ошибок.

Использование таких систем, особенно интегрированных с учетными системами предприятий, позволяет выставлять тысячи стандартных претензий по задолженностям в короткое время. Система автоматизации претензионно-исковой работы компании Digital Design появилась в ходе решения задач ПИР для наших заказчиков. Мы провели много времени беседуя со специалистами юридических служб, погружаясь во все тонкости их работы. Для нас было крайне важно сделать систему действительно полезной, способной облегчить работу юристов. Уверен, что этот опыт поможет и другим компаниям организовать претензионно-исковую работу так, чтобы она была максимально эффективной.

на правах рекламы

Скоро в журнале «Юрист компании»
    Узнать больше


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Академия юриста компании

      Академия

      Смотрите полезные юридические видеолекции

      Смотреть

      Cтать постоян­ным читателем журнала!

      Cтать постоян­ным читателем журнала

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Рассылка

      © Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2017

      Журнал «Юрист компании» –
      первый практический журнал для юриста

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».

      
      • Мы в соцсетях
      Внимание! Вы находитесь на сайте для юристов

      Вы точно юрист? Предлагаем сделку!
      Пройдите быструю регистрацию, а мы обеспечим вас увлекательным юридическим чтением.
      Регистрация займет минуту.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль