Прежний работодатель сделал ошибку в трудовой книжке. Варианты решения сложных ситуаций

217
Как быть, если сотрудник нашел старую трудовую книжку, но ему уже завели новую Можно ли принять трудовую книжку с ошибкой в написании имени или фамилии работника Засчитывается ли в страховой стаж период работы, заверенный печатью отдела кадров

Несмотря на многолетние дискуссии об отмене трудовых книжек, организации продолжают их вести; с помощью этого документа определяют страховой стаж работника, чтобы рассчитать пособие в случае его болезни. Иногда этому мешают ошибки в трудовой книжке, допущенные на прошлых местах работы, или халатность самого работника. Часто при увольнении сотрудник забывает забрать трудовую книжку и с легкостью пишет в следующей компании заявление об оформлении новой. Вспоминает о потере только после получения минимального (из-за отсутствия нужного стажа) пособия по больничному. В таком случае работник может появиться со второй трудовой книжкой. Не обязательно начинать ее вести, однако учесть периоды работы, которые в ней указаны, нужно. Но даже если трудовая книжка одна, в ней могут быть описки. Казалось бы, что проще исправить букву в имени, и сведения на титульном листе будут совпадать с данными паспорта. Однако приступать к исправлениям лучше только после получения справки о том, что данная трудовая книжка принадлежит именно этому работнику.

Принимать найденную трудовую книжку не нужно, если работнику уже завели новую

На практике возможны ситуации, когда работник становится обладателем двух (и более) трудовых книжек.

Первая из них может потеряться при переезде или остаться на прошлом месте работы из-за нежелания сотрудника ее забрать. Также есть вероятность того, что предыдущий работодатель задержал выдачу трудовой книжки, а работнику потребовалось срочно трудоустроиться.

Вторую трудовую книжку будет вынужден завести новый работодатель. При приеме на работу в силу ч. 5 ст. 65 ТК РФ сотруднику придется написать заявление об оформлении новой книжки с указанием причины ее отсутствия.

Впрочем, при заключении трудового договора работник может скрыть наличие трудовой книжки и заявить, что это место работы будет для него первым. В таком случае работодатель также заводит новую книжку. Основание — ч. 4 ст. 65 ТК РФ.

Просить у сотрудника заявление не обязательно, поскольку в силу закона оно не требуется. Тем не менее во многих компаниях настаивают, чтобы работник его писал. Оно может понадобиться, если придется доказывать, что работник знал об оформлении новой трудовой книжки. Такие заявления удобны еще и для учета в случае, когда сбор документов при приеме на работу и оформление книжек входит в трудовую функцию разных сотрудников отдела кадров (другого подразделения).

Таким образом, несмотря на необязательность заявления, его лучше запросить. Нарушением закона это не будет, а работодателю такой документ поможет доказать правомерность оформления новой трудовой книжки.

После того как специалист, отвечающий за работу с трудовыми книжками, получит заявление, он заполняет новый бланк в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек , утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция).

Затем сведения о трудовой книжке вносятся в книгу учета. Ее форма утверждена этой же Инструкцией. Далее трудовая книжка помещается на хранение в сейф.

Но иногда после оформления новой трудовой книжки сотрудник обращается в отдел кадров и предъявляет трудовую книжку, которая была заведена на предыдущем месте работы. При этом он хочет, чтобы работодатель уничтожил новый бланк и продолжал вести найденную книжку.

На практике компании выбирают один из двух способов решения таких ситуаций.

Принять старую трудовую книжку. Работодатель может пойти на уступки работнику и начать вести вновь предъявленную трудовую книжку. Но для этого как минимум придется:

уничтожить ранее заполненный новый бланк; составить акт об уничтожении испорченного бланка; внести исправления в книгу учета движения трудовых книжек; вернуть работнику деньги за новый бланк, если он уже их внес.

Причем задействованы в этом будут как работники кадровой службы, так и бухгалтерии. Поэтому данный способ применять в работе не целесообразно; он слишком сложен.

Продолжить вести новую трудовую книжку. Работодатель вправе отказать работнику и не вносить запись о работе в своей компании в найденную трудовую книжку. Причем в случае спора у компании будет свидетельство того, что ее действия были изначально правильными. В этом поможет заявление работника с просьбой оформить новую трудовую книжку.

Однако найденная трудовая книжка все-таки понадобится работодателю. Сведения из нее нужно будет учесть при подсчете страхового стажа для определения размера пособия по временной нетрудоспособности.

Причем недостаточно выписать периоды работы в других организациях; в случае проверки необходимо документальное подтверждение. Для этих целей работодатели используют различные способы:

принимают на хранение представленную трудовую книжку. При этом информация о текущей трудовой деятельности в нее не вносится; хранят заверенные копии всех страниц найденной трудовой книжки.

Это поможет в случае контрольных мероприятий доказать ФСС России, что страховой стаж был определен правильно.

Таким образом, попытка работника заменить новую трудовую книжку на старую может принести работодателю дополнительные затруднения. Вместе с тем не будет негативных последствий, если он не выполнит просьбу сотрудника и продолжит вести новую трудовую книжку. Вместе с тем стаж из найденного документа учесть придется.

Печать отдела кадров в трудовой книжке создаст проблемы работнику и новому работодателю

При заключении трудового договора работодатель может обнаружить, что в трудовой книжке соискателя запись об увольнении с предыдущего места работы заверена печатью отдела кадров. Чаще всего кандидата просят вернуться на предыдущее место работы и дополнительно проставить печать организации, не зачеркивая печать отдела кадров. Если бывший работник обратится с такой просьбой, то ее можно удовлетворить, так как впоследствии к владельцу такой трудовой книжки будет меньше претензий со стороны будущих работодателей.

Подобные обращения бывших сотрудников нередки. Они возникают из-за того, что до сих пор ведутся дискуссии о том, может ли стоять в трудовой книжке печать со словами «отдел кадров», «кадровая служба» и другими подобными словосочетаниями. Поводом для разночтений служит формулировка п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек). В силу этой нормы каждая запись об увольнении должна быть заверена подписями работника и работодателя, а также печатью работодателя.

Ранее на такую запись допускалось ставить печать кадровой службы, но после внесения в них изменений Роструд разъяснил, что теперь отсутствует равенство между понятиями «печать работодателя» и «печать кадровой службы работодателя» (письмо от 24.11.2008 № 2607-6-1). Следовательно, в трудовую книжку увольняемого работника нельзя ставить печать кадровой службы.

В результате запись об увольнении в большинстве случаев стали заверять печатью организации без указания структурного подразделения, то есть без слов: «отдел кадров», «кадровая служба», «служба управления персоналом».

Однако с позицией Роструда согласились не все компании. Их доводы были следующими.

Во-первых, в трудовом законодательстве не раскрывается понятие «печать работодателя». Значит, ею может быть любая печать, которая официально используется организацией.

Во-вторых, требования к печати обществ установлены, в частности, в п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ и п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ. Печать общества должна быть круглой, содержать полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Вместе с тем закон не запрещает добавлять на нее иную информацию; множество компаний указывает ИНН, КПП и другие сведения.

В-третьих, в больших компаниях работники кадровых служб часто не имеют доступа к основной печати организации. Поэтому для их нужд разрабатывается самостоятельная печать с учетом требований федерального закона. При этом на ней отражаются дополнительные сведения с наименованием структурного подразделения — отдел кадров, кадровая служба или иное. Чтобы определить круг лиц, которые могут использовать в своей работе такую печать и ограничить случаи ее проставления, работодателю нужно разработать локальный нормативный акт, например, Положение о печатях.

Таким образом, если требования федерального закона к печати организации соблюдены, то она признается печатью работодателя (несмотря на расширенный перечень информации, который на ней содержится).

Кроме того, со временем чиновники из Роструда несколько смягчили свою позицию. В письме от 22.11.2012 № 1450-6-1 они отметили, что наличие в трудовой книжке печати кадровой службы с указанием наименования организации и места ее нахождения формально подтверждает факт работы у данного работодателя. Следовательно, из-за такого оттиска не должны быть нарушены права работника.

Книгу учета движения трудовых книжек нужно скрепить пломбой или сургучом Порядок оформления книги учета движения трудовых книжек установлен Правилами ведения и хранения трудовых книжек . В абзаце 4 п. 41 этих Правил указано, что книгу нужно скрепить сургучной печатью или пломбой. Иногда работодатели игнорируют норму и используют бумажную наклейку. В результате компания рискует быть оштрафованной (от 30 до 50 тыс. руб.) за нарушение законодательства о труде в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ. Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов, нужно приобрести пломбу или сургуч, сделав заказ в Интернете.

Это значит, что период работы, заверенный печатью с дополнительной (помимо указанной в законе) информацией, нужно учитывать при подсчете страхового стажа в соответствии с Правилами , утвержденными приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91 .

Несмотря на убедительность доводов, вопрос о правомерности использования печати с указанием структурного подразделения при увольнении работника остается дискуссионным. В связи с этим, заполняя трудовую книжку, лучше поставить основную печать организации без добавочной информации, например, слов «отдел кадров».

Для исправления имени работника в трудовой книжке нужна справка бывшего работодателя

При оформлении новой трудовой книжки иногда допускаются ошибки. Чаще всего это описки из-за невнимательности, например, вместо отчества «Геннадиевич» пишут «Геннадьевич» или имя «Наталия» указывают как «Наталья». Подобные неточности, на первый взгляд, безобидны, но могут серьезно осложнить жизнь и работнику, и работодателю. Разница в написании имени, отчества или фамилии в трудовой книжке и паспорте означает, что фактически документы принадлежат разным людям. Если работодатель примет трудовую книжку с опиской, то возможны претензии со стороны ФСС России при проверке порядка начисления пособия по временной нетрудоспособности. Работника с таким документом ожидают проблемы в будущем при начислении пенсии.

Заметим, что отказать в приеме на работу кандидату с подобной ошибкой будет неправомерным. Такой отказ в случае спора, вероятнее всего, будет признан дискриминационным, поскольку он не связан с деловыми качествами работника.

Тем не менее вести такую трудовую книжку нельзя. Если имя, отчество или фамилия работника в трудовой книжке указаны неправильно, то дальнейшие действия работодателя зависят от того, когда обнаружена ошибка. Она может быть замечена непосредственно после заполнения титульного листа либо позже, другим работодателем.

Ошибку заметили сразу после заполнения. Заметить описку может сотрудник, который заполнял трудовую книжку, или ее владелец. Работник, которому завели трудовую книжку, должен ознакомиться со сведениями на титульном листе и поставить свою подпись; тем самым он соглашается с указанной информацией (п. 2.2 Инструкции). Поэтому лучше настоять, чтобы работник действительно сверил свои данные.

Но если информация внесена неверно, то исправлять ее не стоит. Нередко на практике такую запись зачеркивают, рядом указывают правильную, а на оборотной стороне обложки удостоверяют исправление. Такой подход неверен по следующей причине.

Работник может изменить фамилию, имя, отчество, например, выйдя замуж. В этом случае работодателю нужно изменить сведения в его трудовой книжке в порядке, определенном п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Причем делается это на основании определенного документа: свидетельства о браке или его расторжении, паспорта.

Но исправлять подобным образом описку в новом бланке нельзя, так как у работодателя нет основания; отсутствует причина, по которой можно заменить, например, одно имя на другое. Ведь работник его не менял.

В такой ситуации нужно уничтожить бланк, поскольку он считается испорченным. Это следует из п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

При уничтожении необходимо составить акт (абз. 2 п. 42 указанных Правил). Поскольку форма такого акта не установлена, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Как правило, его оформляют в 2-х экземплярах, один из которых остается у сотрудника, ответственного за трудовые книжки, а второй передается в бухгалтерию.

 

Принимать от работников чистые бланки трудовых книжек не стоит

Если работник заключает трудовой договор впервые, то он может предложить заполнить бланк трудовой книжки, который он приобрел самостоятельно. Такие бланки находятся в свободной продаже, например, в переходах метро или палатках, торгующих печатными изданиями.

Соглашаться с этим предложением не нужно, даже если в компании на данный момент отсутствуют чистые бланки.

У организации есть неделя со дня приема на работу нового сотрудника, чтобы официально приобрести необходимое количество бланков. Срок оформления новой трудовой книжки работнику, который трудоустраивается впервые, установлен п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Таким образом, лучше отложить заполнение трудовой книжки на несколько дней, чем рисковать. Государственный инспектор труда при проверке без затруднений сможет установить несоответствие между этой трудовой книжкой и теми, которые были приобретены организацией у надлежащего поставщика. Сделать это можно с помощью приходно-расходной книги по учету бланков и книги учета движения трудовых книжек; серии и номера бланков в них должны совпадать.

Описка обнаружена в процессе трудовой деятельности. Не всегда ошибку на титульном листе трудовой книжки замечают сразу. Может пройти несколько лет, пока она будет выявлена.

Иногда новый работодатель сам вносит изменения в трудовую книжку, зачеркивая в ней фамилию, имя, отчество или дату рождения, которая не соответствует паспорту.

Однако применять такой способ рискованно, поскольку работодатель принимает на себя смелость установить факт принадлежности трудовой книжки конкретному лицу без надлежащих доказательств, например, письма организации, в которой допустили ошибку. Если его нет, то подтвердить такой факт работник сможет только через суд (п. 5 ч. 2 ст. 264 ГПК РФ).

При отсутствии письма либо судебного постановления работодатель не обязан верить сотруднику на слово о том, что оба документа принадлежат ему.

Таким образом, не нужно самостоятельно вносить исправления на титульный лист трудовой книжки, а лучше завести новую трудовую книжку, предприняв следующее.

Во-первых, стоит объяснить работнику, почему у него не приняли трудовую книжку, и рассказать ему о предстоящих трудностях:

маленький размер пособия в случае болезни. Ведь в страховой стаж не войдут периоды работы, которые указаны в трудовой книжке с ошибочными сведениями на титульном листе; отказ в назначении пенсии. Факт принадлежности трудовой книжки, скорее всего, придется доказывать в суде. Это следует из п. 44 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий (утв. постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 № 555).

Но возможно, что у работника есть другие документы, которыми он сможет подтвердить страховой стаж: трудовые договоры или выписки из приказов. Перечень подходящих для такого случая документов приведен в разд. II Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91).

Если они имеются, то подтвержденные периоды работы нужно будет учитывать по этим документам.

Во-вторых, нужно получить от сотрудника заявление об оформлении новой трудовой книжки. Ее необходимо завести на основании ч. 5 ст. 65 ТК РФ, поскольку фактически трудовой книжки нет.

В-третьих, целесообразно направить сотрудника к первому работодателю, который завел ему трудовую книжку с ошибкой. Он либо исправит описку в первой книжке и заверит ее подписью и печатью организации, либо выдаст документ, на основании которого это сможет сделать действующий работодатель (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Как правило, выдают справку с обязательным указанием фамилии, имени, отчества работника, а также серии, номера и даты выдачи принадлежащей ему трудовой книжки.

После ее получения в трудовую книжку вносят исправления по правилам, предусмотренным п. 2.3 Инструкции.

Несмотря на исправление сведений, нужно продолжать вести новую трудовую книжку, оформленную при приеме на работу. Старая трудовая книжка с уточненными сведениями о работнике понадобится при подсчете страхового стажа. Для этого с найденной книжки лучше снять копию, заверить ее и поместить в личное дело работника.

Вы внимательно прочитали статью? Тогда ответьте на вопрос: Может ли новый работодатель исправить старую описку в фамилии работника в его трудовой книжке? Нет, у него нет полномочий для установления принадлежности документов Да, при наличии справки от работодателя, допустившего ошибку, или решения суда Да, достаточно паспорта работника Иногда новый работодатель сам вносит изменения в трудовую книжку, зачеркивая в ней фамилию, имя, отчество или дату рождения, которая не соответствует паспорту. Однако применять такой способ рискованно, поскольку работодатель принимает на себя смелость установить факт принадлежности трудовой книжки конкретному лицу без надлежащих доказательств, например, письма организации, в которой допустили ошибку. Если его нет, то подтвердить такой факт работник сможет только через суд (п. 5 ч. 2 ст. 264 ГПК РФ). При отсутствии письма либо судебного постановления работодатель не обязан верить сотруднику на слово о том, что оба документа принадлежат ему.
Скоро в журнале «Юрист компании»
    Узнать больше


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Академия юриста компании

      Академия

      Смотрите полезные юридические видеолекции

      Смотреть

      Cтать постоян­ным читателем журнала!

      Cтать постоян­ным читателем журнала

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      © Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2017

      Журнал «Юрист компании» –
      первый практический журнал для юриста

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации  ПИ № ФС77-62254 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Это профессиональный сайт для юристов-практиков. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Вы продолжите читать статью через 1 минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль