Электронные доказательства. Когда корпоративная переписка поможет компании выиграть суд

558
Правомерно ли уведомить работника о сокращении в электронной форме В отношении каких электронных доказательств не требуется нотариальное обеспечение для представления в суд Как избежать обвинений в нарушении прав на частную жизнь при мониторинге корпоративной электронной переписки

Составление документов в электронной форме и использование сети Интернет для коммуникации с контрагентами и государственными органами давно перестало быть экзотическим явлением. Компании все чаще используют корпоративную электронную почту, системы электронного документооборота и отчетности. Многие кадровые вопросы также нередко решаются с использованием компьютерных технологий. Довольно распространена практика, когда различные инструкции и внутренние регламенты компании составляются исключительно в электронной форме и рассылаются по служебной почте сотрудникам для ознакомления. Аналогичным образом поступают с распоряжениями и поручениями. В то же время, если закон устанавливает обязательность ознакомления работника с документами под роспись (как, например, с уведомлением о сокращении), то доказать правомерность действий работодателя в суде будет сложно. Впрочем, «электронные» доказательства могут помочь работодателю доказать правомерность увольнения за нарушение дисциплины или некачественное исполнение обязанностей. Суды все чаще принимают во внимание в качестве допустимых доказательств распечатки корпоративной переписки, «скриншотов» интернет-страниц и иных документов, составленных в электронной форме (далее – электронные доказательства). Чтобы суд признал подобное доказательство допустимым, рекомендуется обеспечить его надлежащее нотариальное обеспечение. В отдельных случаях документ, заверенный компанией, также может быть приобщен к делу.

См. также Как убедить суд в достоверности электронного документа

Электронная переписка не подтвердит правоту работодателя, если требовалось ознакомить работника с документом под роспись

Использование в деятельности компании различных электронных документов становится все более популярным. Подтверждением тому служат последние изменения законодательства в сфере использования электронных подписей. Как известно, с 1 января 2013 года вступил силу новый закон «О бухгалтерском учете», который, в частности, предусматривает, что первичные учетные документы могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом к первичным учетным документам относятся и кадровые документы (например, табели учета рабочего времени). Впрочем, использование таких документов пока только набирает обороты, но многие рабочие вопросы (проведение совещаний и встреч, сдача отчетов) уже традиционно решаются с помощью таких компьютерных программ, как MS Outlook, Lotus Notes и др. Сами же совещания во многих случаях проводятся дистанционно (путем организации конференц-звонков, видеоконференций). В качестве средства виртуального общения все более активно используются социальные сети.

С одной стороны, такие средства коммуникации очень упрощают работу сотрудников компании. Но, с другой стороны, в случае возникновения рабочих разногласий, грозящих вылиться в трудовой спор, возникают сложности с процессом доказывания позиции работодателя в суде.

Как известно, процессуальное законодательство рассматривает документы и материалы, выполненные в форме цифровой и графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи, в качестве письменных доказательств (ч. 1 ст. 71 ГПК РФ). К электронным доказательствам также применяются общие требования, устанавливаемые законом об относимости и допустимости. При этом важно, чтобы такие доказательства были получены способом, позволяющим подтвердить их достоверность. Помимо этого, следует учитывать принцип допустимости доказательств. В соответствии с ним обстоятельства дела, которые согласно закону должны быть подтверждены определенными средствами доказывания, не могут подтверждаться никакими другими доказательствами (ст. 60 ГПК РФ).

Соблюдение указанного принципа особенно актуально для трудовых споров, поскольку Трудовой кодекс РФ во многих случаях устанавливает, что соответствующие документы должны быть составлены в письменной форме, и работник должен быть ознакомлен с ними под роспись.

Например, согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. Так, в деле о признании дисциплинарных взысканий незаконными Московский городской суд посчитал, что ознакомление работника с локальными нормативными актами (включая политику безопасности) по электронной почте нарушает вышеуказанный порядок. Также он отметил, что копия соответствующего электронного письма, в силу ст. 60 ГПК РФ, является недопустимым доказательством (определение Московского городского суда от 28.03.2011 по делу № 33-8257).

В другом деле суд признал уведомление работника о грядущем сокращении штата по электронной почте ненадлежащим способом предупреждения о расторжении договора. Он указал, что электронная переписка не отвечает требованиям допустимости и достоверности доказательств. Таким образом, работодатель нарушил требования ч. 2 ст. 180 ТК РФ, согласно которой о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата работник должен быть предупрежден в письменной форме персонально и под подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения (апелляционное определение Московского городского суда от 08.11.2012 по делу № 11-26319).

Для представления в суд электронной переписки необходимо ее заблаговременное нотариальное обеспечение

Чтобы подтвердить в суде достоверность электронных доказательств (таких как электронная переписка, «скриншоты» интернет-страницы и др.), а в ряде случаев для того, чтобы просто зафиксировать такие доказательства, пока они являются доступными, пожалуй, наиболее надежным способом является процедура обеспечения доказательств нотариусом.

Дело в том, что одной из основных проблем в использовании, в частности, электронной переписки в качестве доказательства является сложность в определении и фиксации того, что электронное сообщение было направлено и получено определенными лицами и не видоизменялось, например, по сравнению с распечаткой и т. д. Процедура нотариального обеспечения доказательств, среди прочего, как раз призвана подтвердить и зафиксировать указанные обстоятельства.

Процедура обеспечения таких доказательств, как электронная переписка, осуществляется следующим образом. Нотариус, приглашенный на основании письменного заявления, подписанного представителем работодателя, осматривает источник электронных сведений (компьютер, ноутбук и др.) и удостоверяет факт наличия соответствующих электронных писем. Осмотр происходит в присутствии понятых. Нотариус составляет протокол с подробным описанием своих действий, а также с фиксацией лиц, являющихся отправителем и получателем писем, времени, когда эти письма были отправлены или получены, каково их содержание. Протокол скрепляется подписью и печатью нотариуса, а также подписями участвующих в осмотре лиц (п. 45 Методических рекомендаций по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами Российской Федерации, утвержденных приказом Минюста России от 15.03.2000 № 91). При этом соответствующая переписка распечатывается и подшивается к протоколу. По завершении процедуры обеспечения доказательств один экземпляр протокола передается работодателю.

Нотариально заверенный протокол является доказательством того, что на момент обращения к нотариусу электронные носители информации действительно содержали соответствующие сведения. Кроме того, это предупреждает возможность одной из сторон попытаться в ходе процесса изменить содержание электронной информации. В связи с этим крайне важным является требование о том, что нотариус не обеспечивает доказательства по делу, которое в момент обращения заинтересованных лиц к нотариусу находится в производстве суда (то есть после даты вынесения определения суда о принятии дела к производству). Такое правило установлено в ч. 2 ст. 102 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате. Несоблюдение указанного требования может повлечь признание даже запротоколированной нотариусом электронной переписки недопустимым доказательством (см., напр., кассационное определение Суда Еврейской автономной области от 07.10.2011 по делу № 33-455/2011).

Необходимость заблаговременного нотариального обеспечения электронной переписки и иных электронных доказательств является одной из существенных сложностей, препятствующих их представлению в судебные заседания. Поэтому, если работодатель уверен, что работник будет оспаривать увольнение, то подготавливать доказательственную базу придется заранее. Однако следует иметь в виду, что стоимость данной услуги у нотариусов весьма высока. Например, в Москве она зачастую превышает 10 тыс. руб. (что обуславливается, в том числе, необходимостью выезда нотариуса на место). Помимо этого, не все нотариусы оказывают данную услугу. Все это далеко не всегда делает такое нотариальное обеспечение возможным и целесообразным.

Существует альтернативный способ заверения электронных доказательств, который часто рассматривается судами как достаточный. Речь идет об их заверении силами сотрудников отдела по информационным технологиям или иных компетентных работников самого работодателя (в том числе, в момент обнаружения дисциплинарного проступка работника). Так, например, акты осмотра персонального компьютера сотрудника и об удалении информации, составленные специалистом по программному обеспечению и программистом компании, были приняты судом в качестве доказательств по делу об увольнении за разглашение коммерческой тайны (определение Московского городского суда от 12.12.2011 по делу № 4г/8-10961/2011).

Работодателю будет проще доказать свою правоту, если его позиция подкреплена и традиционными доказательствами

Как узаконить использование в компании электронного документооборота В случаях, когда законом не установлены императивные требования к форме тех или иных доказательств, правило о приемлемости электронных доказательств для суда может быть закреплено самим работодателем. В качестве одной из мер может быть утвержден порядок электронного документооборота. Утверждение такого порядка, среди прочего, позволит работодателю привлекать работников к дисциплинарной ответственности за неисполнение поручений, данных в электронной форме, а также в упрощенном порядке использовать электронную переписку как доказательство в суде. Так, в конкретном деле суд определил, что распечатка из электронной рассылки, применяемой у ответчика в соответствии с действующим порядком электронного документооборота, подтверждает факт направления истцу рабочего распоряжения (определение Московского городского суда от 17.08.2010 года № 33-24532).

Как известно, суд оценивает относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства в отдельности, а также достаточность и взаимную связь доказательств в их совокупности (ч. 3 ст. 67 ГПК РФ). Предоставление электронных доказательств в совокупности с другими видами доказательств часто придает вес первым, а иногда даже является необходимым в силу требований законодательства.

В частности, согласно п. 6 ст. 86 Трудового кодекса РФ при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

В качестве примера автоматизированной обработки персональных данных работника можно привести данные электронной пропускной системы. Поэтому для вынесения работнику дисциплинарного взыскания за опоздание на работу или увольнения за прогул данных одной только электронной системы контроля, как правило, недостаточно. Требуется также составление иных письменных документов. Так, в деле об оспаривании замечания за опоздание в качестве доказательств совершения работником проступка, помимо данных системы электронного контроля, основанием для издания приказа о замечании послужили также рапорт уполномоченного представителя работодателя, объяснения работника и копии табелей учета рабочего времени (апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 16.05.2012 по делу № 33-2948/2012).

В другом деле (об увольнении за неоднократное неисполнение работником должностных обязанностей без уважительных причин) с целью проверки довода работника о том, что после его увольнения данные в его календаре Lotus Notes (распечатка которых служила доказательством по делу) были исправлены, был допрошен в качестве свидетеля начальник департамента информационных технологий работодателя. Он пояснил, что внести изменения в учетную запись работника в календаре Lotus Notes мог только сам работник, поскольку только он имел доступ к этим записям, и они были защищены личным паролем работника. В случае если бы все-таки имел место доступ третьих лиц к этим записям, то это было бы отражено в учетной записи, чего, однако, не произошло. В своем решении суд указал, что доверяет показаниям данного свидетеля, поскольку они были последовательны, подтверждены материалами дела и не опровергнуты работником (решение Замоскворецкого районного суда г. Москвы от 21.12.2010 по делу № 2-6899/10, оставленное в силе определением Московского городского суда от 12.04.2011 по делу № 33-10352).

Использование в суде служебной переписки будет законным, если соблюдена тайна личной жизни работника

Электронные доказательства будут иметь в суде юридическую силу только в том случае, если они получены законным путем (ч. 2 ст. 55 ГПК РФ). Поэтому важно учитывать нормы закона при получении подобных доказательств. В частности, незаконным может быть признан мониторинг использования работником корпоративной электронной почты. Такое возможно, если работодателем прямо не был введен запрет на использование почты в личных целях, и работник заранее не предупрежден о возможности контроля со стороны уполномоченных должностных лиц работодателя за соблюдением порядка использования почты. Подобный вывод следует из постановления Европейского суда по правам человека от 03.04.2007 по делу «Копланд (Copland) против Соединенного Королевства» (жалоба № 62617/00). На необходимость учета подобных актов при принятии решений указал Верховный суд РФ (абз. 3 п. 10 постановления Пленума ВС РФ от 10.10.2003 № 5). Аналогичный вывод содержится и в постановлении Конституционного суда РФ от 05.02.2007 № 2-П.

Соответственно, доказательства (например, распечатки сообщений электронной почты), полученные без соблюдения указанных требований, могут быть признаны собранными незаконно.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.