Соглашение об использовании личного транспортного средства работника в служебных целях

394
Подробные трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним важны не только для нормальных трудовых отношений с работниками, но также для кадрового и, как правило, бухгалтерского учета. Примером такого документа может служить дополнительное соглашение об использовании работником личного транспортного средства.

Когда применяется этот документ

При необходимости использовать личное транспортное средство работника у компании есть несколько способов оформить возникающие правоотношения. Это может быть заключение договора аренды транспортного средства (с экипажем или без), так и заключение дополнительного соглашения к трудовому договору. Чаще всего компании используют именно второй способ. При составлении такого дополнительного соглашения существуют некоторые сложности, связанные с особенностями налогового учета и компенсациями работника. В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Соглашение об использовании личного транспортного средства работника в служебных целях

Соглашение об использовании личного транспортного средства работника в служебных целях

На что обратить внимание при составлении документа

Необходимо точное указание на трудовой договор, к которому заключается дополнительное соглашение, поскольку обоснованность использования личного транспорта именно этим работником должна быть документально подтверждена. Автомобиль должен принадлежать работнику на праве собственности. Доверенность на управление транспортным средством не будет убедительным документом для налоговой службы для целей обоснования расходов работодателя. Для целей учета при налогообложении компенсации работнику за использование личного транспорта работодателю необходимо иметь подтверждение обоснованности использования этого транспорта и действительное его целевое использование. Таким документом могут служить должностная инструкция работника, путевые листы, выданные работнику. Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества работника, в данном случае автомобиля, можно в отдельном пункте дополнительного соглашения. Там же необходимо определить и условия выплаты компенсации. Например, указать, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце; за время, когда работник находился в отпуске, командировке или был нетрудоспособен, компенсация не выплачивается.
Компенсация включает в себя и расходы на горюче-смазочные материалы. Поэтому нельзя одновременно выплачивать работнику компенсацию за использование личного автомобиля для служебных поездок, а также возмещать ему расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ), запчасти и другие аксессуары (письмо УФНС России по г. Москве от 22.02.0 2007 № 20-12/016776)
Размер компенсации, в соответствии со ст. 188 ТК РФ, устанавливается по соглашению сторон. Однако в расходах работодателя будет учитываться только часть такой компенсации, устанавливаемая на определенном уровне в соответствии с постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. В этом подзаконном акте установлены следующие размеры компенсации:
    - 1200 руб. по легковым автомобилям с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;
    - 1500 руб. по легковым автомобилям с объемом двигателя свыше 2000 куб. см;
    - 600 руб. по мотоциклам.
Компенсации за использование личного грузового автомобиля в налоговом учете не нормируются. Они могут быть учтены в составе прочих расходов в полной сумме на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (письмо Минфина России от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150).
В случае превышения указанных сумм компания не сможет учесть эти расходы при расчете налога на прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ).
При заключении дополнительного соглашения, а также для получения компенсационных выплат работнику следует предоставить паспорт технического средства, свидетельство о его регистрации. На основании дополнительного соглашения, должностной инструкции (путевых листов или иного), а также документов, подтверждающих принадлежность работнику транспортного средства, работодателю необходимо будет издать приказ или распоряжение о производстве компенсационных выплат работнику. Согласно ст. 235 Трудового кодекса РФ при утрате или повреждении имущества по вине работодателя работнику должен быть возмещен понесенный им материальный ущерб.
Изменение условий дополнительного соглашения возможно посредством заключения нового соглашения.
В случае отказа работника от его подписания или несогласия с его условиями, изменить установленный порядок компенсации и привлечения транспорта можно будет в соответствии со ст. 74 Трудовым кодексом РФ, поскольку причиной для одностороннего изменения работодателем условий трудового договора с работником может служить и устранение обстоятельств, требующих использования личного транспортного средства.


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.