Документы, связанные с работой. Когда компания может отказать работнику в их выдаче

196
Обязан ли работодатель предоставить работнику документы о финансовой деятельности компании Может ли работник требовать одни и те же документы несколько раз Как быть, если запрашиваемый документ содержит конфиденциальную информацию

Даже такая, казалось бы безобидная, процедура, как выдача документов, связанных с работой, может стать в руках недобросовестного работника инструментом давления на работодателя. Поскольку законодательство не регламентирует конкретный перечень документов, работник может потребовать предоставить ему обширный пакет бумаг, которые, так или иначе, относятся к его трудовой деятельности. Причем подготовка требуемого количества копий иногда в буквальном смысле может парализовать работу целого отдела. Отметим, что подобным образом работник может пытаться завладеть и конфиденциальной информацией, доступ к которой ограничен. Противостоять недобросовестным действиям работника вполне реально. Судебная практика исходит из следующих принципов. Во-первых, запрашиваемые документы должны быть действительно связаны с работой работника, а не просто относится к внутренней деятельности компании. Во-вторых, если запрашиваемый документ содержит конфиденциальную информацию (в частности персональные данные других работников), то работодатель вправе ограничиться лишь выпиской из этого документа. Отметим, что в случае затребования работником документов, связанных с совершением дисциплинарного проступка, работодатель вправе отказать в их предоставлении, поскольку Трудовым кодексом РФ предусмотрена обязанность ознакомления только с приказом о привлечении к дисциплинарной ответственности. А вот отказ предоставить служебную характеристику, скорее всего, будет расценен как незаконный. Суды считают, что данный документ аналогичен справке с места работы и подпадает под действие ст. 62 ТК РФ.

Запрашиваемые документы должны быть связаны с работой данного сотрудника

Статья 62 ТК РФ содержит перечень документов, которые вправе запросить работник. К таким документам относятся: копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя. Между тем, как отметил Верховный суд РФ в определении от 25.03.2010 № КАС10-108, перечень указанных документов является лишь примерным и исчерпывающим образом в законе не определен. Поэтому на практике между работодателями и работниками возникают споры относительно законности и обоснованности требований работников о предоставлении тех или иных документов.

Прежде всего, как работодателю, так и работнику, необходимо исходить из общего правила, согласно которому работник вправе запросить копии не всех документов, имеющихся у работодателя, а только тех документов, которые непосредственно связаны с его работой. Поэтому не будет считаться обоснованным запрос работника о предоставлении ему копий документов, непосредственно не связанных с его работой. Не редко работники запрашивают копии различных документов, связанных с хозяйственной и организационно-распорядительной деятельностью работодателя. К таким документам, в частности, относятся:

документы, подтверждающие доходы, расходы, результаты финансовой деятельности работодателя за определенный период; документы, касающиеся реорганизации (реформирования) деятельности работодателя и/или его структурных подразделений; штатные расписания, табеля учета рабочего времени; иные документы, оформляющие различные организационные решения работодателя по хозяйственным или организационно-административным вопросам или фиксирующие определенные факты хозяйственной или административной деятельности.

Как свидетельствует судебная практика, запрос копий таких документов является неправомерным в той части, в которой данные документы не связаны с работой конкретного работника.

Судебная практика. Работник потребовал от работодателя предоставить ему расчетные листки по заработной плате, справки о доходах от рекламной деятельности, а также расчет от положенных, но не выплаченных премиальных. Работодатель отказался предоставить запрашиваемые документы, тогда работник обратился в суд. Суд признал незаконным только отказ в предоставлении расчетных листков. В отношении справок о доходах от рекламной деятельности суд указал, что данный документ не относится к профессиональной деятельности работника и не связан с его непосредственной работой. Отказывая в удовлетворении требований о предоставлении расчета премиальных, подлежащих выплате согласно Положению о премировании труда, суд указал, что они носят взаимоисключающий характер и что работник вправе самостоятельно рассчитать размер премии на основании указанного Положения (апелляционное определение ВС Удмуртской Республики от 24.09.2012 по делу № 33-3004).

Аналогичные выводы содержатся и в определениях Московского городского суда от 13.07.2010 по делу № 4г/6-4500 и от 16.03.2011 по делу № 33-465. Таким образом, если документ не относится на прямую к трудовой деятельности самого работника, работодатель вправе отказать в его предоставлении.

Запрос на получение документов необходимо проанализировать на предмет злоупотребления правом

Трудовой кодекс РФ не ставит обязанность работодателя предоставить работнику копии документов в зависимость от целей работника по использованию этих документов. Между тем иногда, получая запрос работника о предоставлении копий документов, в особенности если в запросе изложена просьба о предоставлении большого количества документов, вполне логично, что работодатель может задаться вопросом о необходимости работнику того или иного документа и о целях его последующего использования.

Следует отметить, что в судебной практике сложился неоднозначный подход к вопросу о необходимости обоснования работником практической надобности копии того или иного документа.

Некоторые суды придерживаются позиции, согласно которой право работника на запрос и получение документов о его работе распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности работника у данного работодателя. При этом цель получения документа работодателем выясняться не должна как не имеющая правового значения (определение Костромского областного суда от 01.12.2010 по делу № 33-1552; постановление президиума Московского областного суда от 08.02.2012 № 41 по делу № 44г-24/12; определения Санкт-Петербургского городского суда от 08.08.2012 по делу № 33-11320, от 29.10.2012 по делу № 33-15381).

Вместе с тем существует противоположная позиция, в соответствии с которой работодатель может отказать работнику в предоставлении документа, если отсутствует объективная необходимость в нем, сославшись на указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». Согласно п. 1 данного документа государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Данная позиция признается судами обоснованной. В частности, Московский областной суд отметил, что законодательством предусмотрена выдача работнику не любых документов, связанных с работой, а только тех, которые необходимы последнему для защиты законных прав и интересов (определение Московского областного суда от 02.08.2011 по делу № 33-17254).

В силу общих принципов правоприменения, нормы трудового законодательства подразумевают возможность получения любых необходимых работнику копий документов, связанных с его работой. Вместе с тем каждый конкретный запрос работника должен оцениваться с учетом всех фактических обстоятельств дела и с учетом принципа о недопустимости злоупотребления правом, в том числе, и со стороны работника. В ряде случаев неконкретный запрос работника о «предоставлении всех документов, связанных с его трудовой деятельностью» или запрос о предоставлении большого объема документов может фактически на несколько дней парализовать работу соответствующего подразделения работодателя. При этом он не будет иметь под собой практической необходимости для работника. В связи с этим, если запрос работника о предоставлении копий документов неконкретен, полагаем возможным запросить у работника соответствующие уточнения.

При оценке запроса работника к каждому требованию необходимо подходить индивидуально и ориентироваться на существующую судебную практику, признающую некоторые действия работников по запросу копий документов злоупотреблением правом. Так, например, в некоторых судебных решениях отмечается, что такими действиями признаются неоднократные запросы работника одних и тех же документов при том, что эти документы уже были получены работником. Злоупотреблением также считается и неуказание работником адреса, по которому следует направить почтовое отправление с подготовленными документами, и умышленное неполучение документов по почте (кассационное определение Сахалинского областного суда от 23.11.2010 по делу № 33-3073, определение Свердловского областного суда от 07.02.2012 по делу № 33-1341/2012).

Компания вправе отказать в выдаче документа, если он является конфиденциальным и не относится к деятельности работника

При передаче работнику документов работодателю следует помнить и о необходимости соблюдения законодательства о защите конфиденциальной информации. Так, например, если копии документов, связанных с работой работника, которые он требует предоставить, содержат коммерческую тайну, полагаем, что прежде чем передать соответствующие копии документов, работодатель вправе потребовать выдачи расписки, подтверждающей, что работник предупрежден о конфиденциальности получаемой информации и об обязанности ее не разглашать. Нельзя также забывать и о том, что для надлежащей защиты своей коммерческой тайны работодатель обязан принимать и другие меры по охране конфиденциальной информации. В частности, необходимо определить перечень видов информации, составляющей коммерческую тайну; наносить соответствующие грифы на материальные носители, содержащие информацию, составляющие коммерческую тайну и т. п. (ст. 10 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»).

Особо следует обратить внимание на случаи, когда работником запрашиваются копии документов, содержащих конфиденциальную информацию, обладателем которой является не работодатель (или не только работодатель), а другое лицо. Такое возможно, когда речь, в частности, идет о персональных данных других работников и профессиональных видов тайн (врачебная, адвокатская и т. д.). При этом у работника отсутствует законный доступ к данным видам конфиденциальной информации. Если запрашиваемый документ касается трудовой деятельности работника, но содержит указанную конфиденциальную информацию, то в таком случае полагаем возможным передать работнику только выписку из указанного документа в части, касающейся именно его трудовой деятельности. Если запрашиваемый документ не имеет отношения к работнику и при этом содержит конфиденциальную информацию, то отказ в передаче такого документа со стороны работодателя признается правомерным (апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 24.07.2012 по делу № 33-3230/2012).

Компания не вправе отказать работнику в выдаче служебной характеристики

Практика показывает, что часто возникают споры касательно выдачи работнику служебной характеристики. Запрос этого документа, как правило, осуществляется либо в момент прекращения трудовых отношений с работником, либо уже после расторжения трудового договора, когда работник не состоит в трудовых отношениях с работодателем. Отметим, что такой запрос является вполне законным и правомерным, поскольку норма ст. 62 ТК РФ в полной мере распространяется на работника и работодателя, которые уже не состоят в трудовых отношениях на момент запроса о предоставлении документов (см. определения Московского городского суда от 28.10.2010 по делу № 33-33920, Санкт-Петербургского городского суда от 18.01.2012 по делу № 33-410; апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 26.09.2012 по делу № 33-5598 и др.). Несмотря на выдвигаемые работодателями аргументы об отсутствии служебной характеристики в числе обязательных документов, которые оформляются работодателем в связи с наличием трудовых отношений и в рамках кадрового учета, следует все-таки согласиться с выводами судов о необходимости предоставления работнику служебной характеристики по его запросу.

Служебная характеристика на работника является документом, подтверждающим факт работы работника у определенного работодателя, то есть, по сути, справкой о работе, но составленной в более развернутом виде. Более того, спор о предоставлении характеристики приобретает еще большую актуальность в случаях, когда такая характеристика может объективно быть необходима работнику для поступления на работу в другую организацию. Часто при трудоустройстве требуется предоставить не просто справку с прежней работы, а развернутую характеристику с предыдущего места работы (например, для замещения некоторых должностей госслужбы). В данном случае суды особо обращают внимание на то, что на основании ст.ст. 37 и 55 Конституции РФ получение характеристики от бывшего работодателя является одним из способов реализации и защиты права работника на труд (определение Санкт-Петербургского городского суда от 18.01.2012 по делу № 33-410, апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 26.09.2012 по делу № 33-5598). Вместе с тем, как отмечается в судебных актах, за работодателем не закреплена обязанность предоставлять работнику исключительно положительную характеристику. И в случае спора о ее содержании каждой стороне спора, руководствуясь ст. 56 ГПК РФ, необходимо доказать основания своих требований или возражений.

Работодатель может отказать работнику в выдаче документов, связанных с расследованием дисциплинарного проступка

Как правило, в случае совершения работником дисциплинарного проступка, требующего сбора особых доказательств, исследования его сложности и иных обстоятельств, работодатели формируют комиссии и проводят полноценные служебные расследования, оформляя соответствующие акты и протоколы расследования. На практике такие документы содержат результаты исследования фактических обстоятельств совершенного проступка и их юридическую оценку, а также анализ предшествующей работы и поведения работника. Одним из наиболее спорных и часто возникающих на практике вопросов является правомерность запроса работником документов, в которых отражены процесс и/или результат такого служебного расследования по вопросу о привлечении работника к дисциплинарной ответственности.

Как следует из положений трудового законодательства (гл. 30 ТК РФ), при привлечении работника к дисциплинарной ответственности как таковое служебное расследование в его традиционном понимании (то есть с формированием комиссии) работодатель проводить не обязан. При этом в соответствии со ст. 193 ТК РФ единственным документом, с которым работодатель должен ознакомить работника по факту дисциплинарного проступка, является приказ о применении дисциплинарного взыскания. В связи с этим, полагаем, что документы, которыми оформляется процесс и/или результат такого служебного расследования (за исключением вышеуказанного приказа о применении дисциплинарного взыскания), по общему правилу могут не передаваться работнику как не связанные непосредственно с его трудовой деятельностью. Судебная практика подтверждает, что отказ работодателя в предоставлении работнику таких документов является правомерным (определение Московского областного суда от 27.05.2010 по делу № 33-8537/2010). В свою очередь необходимо отметить, что в случае оспаривания работником в судебном порядке наложения дисциплинарного взыскания, данные документы с большой долей вероятности будут истребованы судом и/или работником, что повлечет возможность работника как участника судебного процесса ознакомиться с данными документами к (ч. 1 ст. 35 ГПК РФ)

Резюмируя сказанное, отметим, что при поступлении от работника запроса о предоставлении документов имеет смысл выполнить следующие действия:

проанализировать запрос работника с точки зрения относимости запрашиваемых документов к конкретному работнику и конкретики запроса; определить, содержит ли запрашиваемый документ конфиденциальную информацию (в том числе коммерческую тайну работодателя), не будут ли нарушены права третьих лиц (в том числе право на охрану и защиту персональных данных других работников) при передаче документа работнику, и осуществить соответствующие действия; соблюсти установленный ст. 62 Трудового кодекса РФ 3-дневный срок выдачи документов работнику; а в случае принятия решения об отказе в предоставлении документов при наличии обоснованной позиции такого отказа – аналогичный срок направления отказа работнику.

Также следует учитывать, что за неправомерный отказ в предоставлении копий документов, запрашиваемых работником, работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ.

Отказ в выдаче копии локального акта признается судами правомерным

Отказ в выдаче копии локального акта признается судами правомерным

Нередко между работодателями и работниками возникают споры по вопросу о правомерности предоставления работникам локальных нормативных актов работодателя. Следует отметить, что в настоящее время существует судебная практика, согласно которой отказ в предоставлении работникам подобного рода документов работодателя признается правомерным (определения Липецкого областного суда от 04.05.2011 по делу № 33-1154/2011, Московского городского суда от 08.02.2012 по делу № 33-3328). При толковании ст. 62 ТК РФ суды исходят из того, что на работодателе лежит обязанность предоставить лишь документы, содержащие персональную информацию о работнике, связанную с выполнением им конкретной трудовой функции у работодателя. Что касается локальных нормативных актов, то законодательство предусматривает обязанность работодателя только по ознакомлению с ними работников под роспись (ст. 22 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Следует отметить, что данная позиция судов не является бесспорной, и при получении запроса от работника работодателю следует в каждом конкретном случае проанализировать, правомерен ли запрос о представлении копии того или иного локального нормативного акта. При этом в ряде случаев отказ в предоставлении таких актов может быть признан необоснованным (например, в случае если в качестве локального нормативного акта утверждена должностная инструкция работника, определяющая его трудовые обязанности).

Работник потребовал предоставить ему документы, связанные с работой, однако в них фигурируют персональные данные других работников. Должен ли работодатель удовлетворить запрос работника? Да, должен, если этот документ связан с его работой Нет, не должен, поскольку возможно нарушение законодательства о персональных данных Да, должен, но лишь в части, касающейся этого работника, например, сделав выписку из документа Если документ содержит персональные данные работника, то работодатель должен сделать выписку из документа касательно трудовой деятельности этого работника, поскольку у последнего отсутствует доступ к данной конфиденциальной информации.

Скоро в журнале «Юрист компании»
    Узнать больше


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Академия юриста компании

      Академия

      Смотрите полезные юридические видеолекции

      Смотреть

      Cтать постоян­ным читателем журнала!

      Cтать постоян­ным читателем журнала

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      © Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2017

      Журнал «Юрист компании» –
      первый практический журнал для юриста

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации  ПИ № ФС77-62254 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Это профессиональный сайт для юристов-практиков. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Вы продолжите читать статью через 1 минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль