Использование системы контроля доступа для учета рабочего времени

401
Системы контроля доступа (далее — СКД) — это совокупность устройств, связанных, как правило, в одну сеть (подключенных к компьютеру или автономных), и программного обеспечения, предназначенных для контроля доступа людей в служебные помещения и передвижения по ним и позволяющих решать ряд задач организации, прежде всего относительно сохранности имущества, охраны работников, коммерческой тайны с помощью автоматизированного учета рабочего времени и контроля за соблюдением трудовой дисциплины. В трудовом праве отсутствуют нормы, специально регулирующие вопросы введения и использования работодателем СКД. Рассмотрим, какие трудовые права работников затрагиваются при этом, на какие аспекты трудового права работодателю, использующему СКД, прежде всего необходимо обратить внимание.

Возможности автоматизированного учета рабочего времени

Основными функциями СКД в связи с учетом рабочего времени являются:

идентификация каждого работника и регистрация времени его прихода на работу и ухода с нее;контроль местонахождения работника на территории организации в течение рабочего дня.

На основе этих данных могут составляться различные формы отчетов по отдельным работникам, подразделениям, по всему предприятию, по любым периодам времени.

Современные системы контроля доступа позволяют осуществить автоматизированное заполнение форм первичной учетной документации, в частности табеля учета рабочего времени по формам Т-12, Т-13, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Некоторые СКД интегрируются с бухгалтерскими программами, что дает возможность избегать дублирования данных, экономит время кадрового отдела и бухгалтерии. Таким образом, достигается выполнение ряда задач: учет времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации; контроль за соблюдением работником установленного режима рабочего времени; получение информации для расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

СКД позволяют вводить данные о режиме рабочего времени, например график рабочих смен, информацию об отклонениях (служебных командировках, пропусках по уважительной причине), что облегчает оперативный анализ данных в реальном времени.

Применение СКД

Одной из очевидных проблем СКД является адекватность содержащейся в базах данных информации.

Такая проблема возникает, в частности, при идентификации работников, если система использует для этого проксимити-карты — выдаваемые каждому работнику электронные пропуска, содержащие уникальные метки, занесенные в базы данных СКД, где содержится информация об объеме прав доступа, принадлежащем владельцу данной карты.

Такая система фактически фиксирует передвижение по территории организации карточки, а не работника. Практически каждый работодатель, который ввел на предприятии СКД с использованием проксимити-карт, сталкивается со случаями использования чужой карты. В такой ситуации работодателю следует разработать систему контроля и корректировки данных, которые содержатся в СКД, отсутствие которой, в частности, может привести к ошибкам в расчете заработной платы.

Подобных трудностей не возникает в случаях, когда СКД используют для идентификации биометрические данные работников (отпечатки пальцев, сетчатку глаза).

Также при введении СКД могут возникнуть, точнее, усугубиться проблемы нормирования труда. Не секрет, что законодательством практически не урегулирована проблема переработок, когда работники без проявления инициативы со стороны работодателя и оформления сверхурочной работы (соответственно, без ее оплаты в повышенном размере в соответствии с требованиями ТК РФ) систематически задерживаются на работе, что связано с неправильным нормированием труда. Очевидно, что завышение норм труда является (часто неумышленным) нарушением со стороны работодателя, которое до введения СКД в организации остается латентным, поскольку у таких работодателей табель, как правило, ведется путем регистрации отклонений (прогулов, пропусков по уважительной причине, санкционированных сверхурочных работ).

СКД вскроет все случаи переработок, не оформляемые как сверхурочные. В такой ситуации выходом для работодателя будет обеспечение правильного нормирования труда, введение соответствующих режимов работы (например, ненормированного рабочего дня).

Введение СКД

На первый взгляд вопрос о введении на предприятии системы контроля доступа с точки зрения трудового права является неурегулированным. Действительно, ни в ТК РФ, ни в иных нормативных правовых актах, содержащих нормы трудового права, не обнаруживается правил относительно того, как в таких случаях должны быть защищены интересы работников.

Однако, по мнению автора, это кажущийся пробел. Право работодателя вводить на предприятии систему контроля доступа и как ее часть — автоматизированный учет рабочего времени, не вызывает сомнений. Это утверждение основывается на нормах трудового права. Контролировать время прихода и ухода работника, а также его местонахождение на территории организации в конкретный момент времени — право работодателя, которое корреспондирует основным трудовым обязанностям работника, перечисленным в ч. 2 ст. 12 ТК РФ, в частности обязанности подчиняться трудовому распорядку, соблюдать трудовую дисциплину.

Обязанность работодателя обеспечить учет рабочего времени установлена в ч. 3 ст. 91 ТК РФ. При этом метод учета является лишь техническим вопросом и для трудового законодательства не имеет значения, поскольку не затрагивает прав и обязанностей участников трудовых отношений.

Вместе с тем необходимо учитывать, что СКД является системой сбора и обработки персональных данных работников, следовательно, при ее введении и использовании работодателю необходимо соблюдать положения главы 14 ТК РФ. В частности, согласно п. 1 ст. 86 Кодекса обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Порядок введения подобной системы, ее функции, а также возложение тех или иных обязанностей на работников в связи с ее введением и другие вопросы не могут быть детально урегулированы трудовым законодательством, так как решение этих вопросов основывается на технических свойствах самой системы, а также на задачах, которые ставит перед собой организация. По мнению автора, детальное законодательное урегулирование в данном случае было бы неоправданным вмешательством в оперативно-хозяйственную деятельность организации.

При этом для работодателя важно снизить риск нарушения трудовых прав работников и возникновения трудовых споров. Отсутствие детального законодательного урегулирования затрудняет эту задачу: работодатель обязан самостоятельно проанализировать, какие нормы ТК РФ должны применяться в том или ином случае.

Как представляется, для решения этой проблемы эффективным является составление локальных нормативных актов, что позволит, во-первых, под расписку ознакомить работников с техническими особенностями новой системы учета рабочего времени, новыми обязанностями, связанными с введением СКД; во-вторых, обеспечить введение разработанной в соответствии с трудовым законодательством локальной нормативной базы, которая послужит руководством к действию для работников и работодателя, в том числе при необходимости разрешения трудовых споров.

Количество локальных актов и их содержание зависят от конкретной ситуации, однако можно предположить, что потребуется локальный акт, устанавливающий для работников правила пользования СКД.

Введение СКД само по себе не затрагивает прав и обязанностей работников и, как правило, не является изменением условий труда. На практике может встретиться подробный трудовой договор или правила трудового распорядка, в которых указывается порядок доступа на территорию организации (например, установлена обязанность работника предъявлять на проходной пропуск особого образца, обязанность отмечать в журнале время прихода и ухода). По мнению автора, в большинстве случаев подобные описания носят информационный, а не регулятивный характер, их изменение не затрагивает прав участников трудовых отношений. Следовательно, такие изменения могут вводиться без согласия работников. Обязанностью работодателя в данном случае является лишь своевременное уведомление работников о введении СКД, раздача новых пропусков и информирование о необходимых действиях, которые работники должны совершать для прохода на территорию организации.

Содержание такого локального акта носит в основном информативный характер. Данный акт должен состоять из положений, устанавливающих случаи, сроки и порядок получения и сдачи проксимити-карт, последовательность действий, которые работник должен совершить на входе и выходе, а также при перемещении по территории организации, запрет на пользование чужой проксимити-картой, порядок внесения корректив в базу данных при нарушении этого запрета, обязанности работника при утере проксимити-карты.

Автор рекомендует отразить в локальном акте вопросы, связанные с ошибками и нарушениями, допускаемыми работниками при работе с СКД.

Работодатель не вправе не допускать работника на рабочее место без проксимити-карты. В любой организации, использующей СКД, имеется возможность допуска посетителей, не имеющих проксимити-карт, и в случае, когда работник забыл или потерял свою карту, ему должна быть предоставлена аналогичная возможность. Это связано с тем, что согласно ч. 2 ст. 22 ТК РФ в обязанности работодателя входит предоставление работникам работы, обусловленной трудовым договором. Отсутствие проксимити-карты можно рассматривать как дисциплинарный проступок, однако это не может рассматриваться как не явка на работу, а следовательно, не должно влечь серьезных санкций со стороны работодателя.

Такого дисциплинарного взыскания, как недопущение на рабочее место, в ТК РФ не существует. Отсутствие пропуска также не является основанием для отстранения работника от работы. Поэтому недопущение работника на рабочее место в случае, когда он по каким-то причинам явился на работу без проксимити-карты, может расцениваться как незаконное лишение работника возможности трудиться и влечет для работодателя юридическую ответственность. В частности, согласно ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться.

Использование чужой проксимити-карты является дисциплинарным правонарушением, за которое работник может быть привлечен к ответственности. Автор полагает, что при принятии решения необходимо учитывать все обстоятельства данного нарушения: цель использования чужой карты, своевременное сообщение для внесения корректив в базу данных и т. п.

Некоторые работодатели устанавливают незаконный штраф за утерю проксимити-карты. Она является собственностью работодателя, и в случае ее утери работник может быть привлечен к материальной ответственности в размере стоимости изготовления новой карты (ст. 238 ТК РФ). Автор рекомендует отразить это условие в локальном акте, с которым работники должны быть ознакомлены под роспись.

Для обслуживания СКД и достижения задач, которые ставятся при ее введении, может возникнуть необходимость изменения условий труда некоторых работников, чья трудовая функция составляет непосредственно работу с системой (например, служба охраны, кадровая служба, бухгалтерия, руководители подразделений). Следовательно, у работодателя может возникнуть необходимость изменения трудового договора с ними, что должно проводиться в порядке, предусмотренном ст. 72, 72.1 или 74 ТК РФ.

Если с введением СКД работнику поручают выполнение дополнительных, не оговоренных ранее в трудовом договоре (должностной инструкции, иных локальных документах) обязанностей, без изменения в целом трудовой функции, то в трудовой договор с согласия работника вносятся изменения путем оформления письменного соглашения об изменении трудового договора. Следует помнить, что возникновение дополнительных обязанностей должно повлечь изменение норм труда или повышение заработной платы работника. Так, в соответствии со ст. 151 ТК РФ при увеличении объема работы работнику должны устанавливаться доплаты. Изменение норм труда должно производиться с соблюдением правил ст. 162 ТК РФ.

Порядок внесения изменений в трудовой договор с работником и порядок перевода отличаются только тем, что при переводе необходимо внести соответствующие записи в трудовую книжку.

При необходимости работодатель проводит обучение работников согласно ст. 196 ТК РФ.

На основании ст. 74 ТК РФ работодатель вправе изменять условия трудового договора в одностороннем порядке при одновременном соблюдении следующих условий:

трудовая функция работника остается прежней;причиной изменения условий договора является изменение организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины);определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены.

Вместе с тем следует учитывать, что, ссылаясь на данную норму, работодатель не вправе возлагать на работника дополнительные обязанности в связи с введением СКД без его согласия, так как прежние условия договора при этом могут быть сохранены (например, работодатель может поручить выполнять дополнительные обязанности другому работнику).

Рассматриваемой нормой работодатель может воспользоваться, если изменяются иные условия труда (например, заполнение табеля учета рабочего времени, которое раньше велось вручную, теперь должно осуществляться в электронном виде).

Такие изменения должны вводиться в установленном ст. 74 ТК РФ порядке. С изменением условий труда должны быть проведены мероприятия, связанные с охраной труда в соответствии со ст. 212 ТК РФ (например, изменение режима труда и отдыха, обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и пр.).

Как видим, введение СКД может повлечь изменение трудовых договоров, заключенных с работниками, должностных инструкций и др. Для обеспечения взаимодействия между различными службами, осуществляющими работу с базами данных СКД, возможно составление еще одного локального акта.

Как правило, к соответствующей базе данных могут иметь доступ руководство, бухгалтерия, кадровая служба, служба охраны предприятия, причем права и уровни доступа того или иного работника могут варьироваться.

Для наиболее оптимального использования СКД рекомендуется в локальном акте (к примеру, порядке работы подразделений организации с СКД) урегулировать вопросы, связанные с правами доступа, порядком использования СКД, возложением на определенных работников определенных обязанностей по ведению соответствующих баз данных, внесению информации и контролю за ней.

На руководителей подразделений следует возложить контроль за адекватностью данных СКД (время нахождения работника на рабочем месте, причины отсутствия: решение производственных задач, прогул, опоздание и т. п.), нормирование труда.

Службе охраны можно доверить контроль за конфиденциальностью данных.

Кадровая служба должна осуществлять своевременный ввод данных о режиме рабочего времени, оформление табелей, составление различных отчетов, контроль за правильным использованием работниками СКД, а бухгалтерия — своевременный расчет оплаты труда и составление статистической отчетности по труду.

Базы данных СКД являются достаточно защищенными и при обычных условиях использования не могут стать источником несанкционированного распространения информации, касающейся персональных данных работников. Тем не менее при ее введении работодатель должен внести изменения в локальные акты, регулирующие конфиденциальность персональных данных работников.

Эта позиция основывается на нормах п. 8 ст. 86, ст. 88 ТК РФ, согласно которым работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки и передачи персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

С помощью данных, обработанных с использованием СКД, могут быть выявлены дисциплинарные проступки (к примеру, прогул, опоздание, невыполнение норм труда), являющиеся основанием для привлечения виновных к дисциплинарной ответственности. При этом необходимо учитывать, что в соответствии с п. 6 ст. 86 ТК РФ при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на его персональных данных, полученных в результате их автоматизированной обработки или электронного получения. Таким образом, закон запрещает работодателю принимать решение о привлечении работника к ответственности только лишь на основании сведений, полученных с использованием СКД; необходимо получить объяснения самого работника, его непосредственного руководителя, лиц, обслуживающих СКД, в частности имеющих дело с контролем и корректировкой данных и т. п.

Документальное оформление, сопровождающее привлечение работника к дисциплинарной ответственности, очень важно для работодателя, так как при возникновении спора ему придется представлять доказательства, свидетельствующие о совершении работником нарушения, явившегося поводом для привлечения к ответственности.

Отчеты, полученные с использованием СКД, могут подтверждать, например, факт невыхода работника на работу, нахождения его в течение рабочего дня вне пределов рабочего места, опоздания.

В гражданском процессуальном праве вопрос об использовании электронных документов в качестве судебных доказательств на сегодняшний день до конца не решен. Такие доказательства относятся к письменным, поскольку содержат сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела (п. 1 ст. 71 ГПК РФ).

Вместе с тем не существует конкретного перечня критериев оценки достоверности данных, полученных с помощью компьютера. Работодателю следует позаботиться о подтверждении достоверности этих данных, в частности путем представления объяснений от лиц, обслуживающих СКД.

Таким образом, по мнению автора, документы, полученные с использованием СКД, не дают никаких преимуществ при доказывании позиции работодателя в суде ввиду их невысокой доказательной силы. Они должны использоваться только в совокупности с другими доказательствами.

Работодателю следует своевременно позаботиться о том, чтобы факты, на которые он планирует ссылаться в процессе, подтверждались рядом доказательств, которые в совокупности будут достаточными для подтверждения правомерности его действий (п. 3 ст. 67 ГПК РФ).

В заключение необходимо отметить, что работники так же могут ссылаться на документы, полученные с помощью СКД, при доказывании своей правоты в спорах с работодателем. Работодатель не имеет право не предоставить работнику соответствующие сведения в силу ст. 89 ТК РФ (право работника на свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника). Помимо этого сведения, содержащиеся в базах данных СКД, могут служить доказательством в рамках производства по делам об административных правонарушениях (ст. 26.7 КоАП РФ).

Таким образом, системы контроля доступа позволяют оптимизировать управление кадрами, а именно: помогают укрепить трудовую дисциплину, создать эффективную систему нормирования и оплаты труда, обеспечить объективное рассмотрение трудовых споров, прежде всего внутри организации, автоматизировать учет рабочего времени и расчет заработной платы. При введении и использовании СКД работодателю следует учитывать существующие законодательные требования, которые обеспечивают соблюдение прав работников. Недопущение работника на рабочее место в случае, когда он по каким-то причинам явился без проксимити-карты, может расцениваться как незаконное лишение его возможности трудиться.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.