Управление работой региональных юридических служб холдинга

3028
Как при управлении работой юридической службы холдинга исключить конфликты и недопонимания между юристами различных бизнес-единиц, рассказывают практики.

Управление работой региональных юридических служб холдинга
Алексей Никифоров, старший юрист ООО «СИБУР»

Управление работой региональных юридических служб холдинга
Алексей Поповцев, юрист ООО «СИБУР»

Как повысить эффективность работы юридической службы

Цель – построить в российском холдинге эффективную систему управления региональными юридическими службами и повысить эффективность работы юридической службы компании за счет организации взаимодействия между юристами всего холдинга. Как достичь слаженности и взаимопонимания в деятельности юридических служб? Нужно разработать регламент взаимодействия юридических служб холдинга, в котором определить их компетенцию, а также вопросы функционального подчинения юристов.

Одна из особенностей российских холдинговых структур заключается в отдаленности их управляющих компаний от остальных организаций, входящих в структуру холдинга. В силу этого юридические службы подконтрольных компаний живут относительно самостоятельной жизнью, а юристы управляющей компании зачастую не имеют представления, каким образом организована юридическая функция дочерних (зависимых) обществ. Такое положение может повлечь неприятные последствия как для руководителя юридической службы, так и для холдинга в целом. Эта статья о том, как исключить такие риски и наиболее эффективно выстроить в российской холдинговой компании организацию работы юридической службы.

Когда выгоднее сформировать на региональном предприятии отдельную юридическую службу, а не пользоваться услугами внешних консультантов? Необходимость в собственной юридической службе дочерней (зависимой) компании возникает, когда в состав холдинга входит большое количество дочерних обществ, которые территориально отдалены друг от друга. Большое количество текущей работы юридической службы (постоянные судебные процессы, текущие консультации, претензионная работа, сопровождение проверок государственных органов) не позволяют передать весь этот функционал внешним юристам. В случае передачи на аутсорсинг той части задач, где это вообще возможно, стоимость услуг консультантов будет гораздо выше затрат на деятельность внутренней юридической службы.

Функциональное подчинение в юридической службе холдинга

Российские холдинги, как правило, организованы не как единая компания, а посредством корпоративного контроля отдельных юридических лиц. Есть управляющая компания, в которой работает юридическая служба, а также дочерние и зависимые общества, в которых ведут деятельность свои юридические службы.

Взаимодействие руководителей юридических служб и бизнес-руководителей

В некоторых российских холдингах можно встретить матричную структуру организации. То есть генеральный директор основной (управляющей) компании холдинга и руководители ее бизнес-функций выступают в качестве внутренних клиентов юридической службы через ее функционального руководителя – главы юридической функции холдинга. В то же время глава юридической службы холдинга также является исполнителем перед линейными руководителями дочерних и зависимых компаний – их генеральными директорами или руководителями бизнес-подразделений. При этом руководитель юридической службы всей компании действует через своих представителей на местах – руководителей локальных юридических служб. Линейный руководитель (генеральный директор бизнес-единицы) может напрямую обратиться к руководителю юридической службы всего холдинга только в том случае, если вопрос носит прецедентный характер для всей группы компаний холдинга и требует выработки единого решения по нему, либо для согласования кадровых решений. В остальных случаях линейный руководитель должен взаимодействовать с руководителем своей (локальной) юридической службы без участия руководителя юридической функции холдинга.

Взаимодействие руководителя юридической службы холдинга и региональных юристов

В целом в холдинге все руководители юридических служб дочерних и зависимых обществ должны подчиняться главе юридической службы холдинга. Это означает, что юристы региональных юридических служб обязаны руководствоваться стандартами работы, выработанными юридической поддержкой управляющей компании. Но понятно, что непосредственным руководителем для них все равно остается руководитель их локальной юридической службы. Он самостоятельно расставляет юристов внутри службы исходя из их компетенций, ставит задачи и сроки для их выполнения, согласует отпуск и решает другие подобные вопросы.

Чтобы такой стандарт взаимодействия работал эффективно, руководитель юридической службы холдинга должен взять на себя несколько обязательных задач. Во-первых, он должен самостоятельно определять структуру и функционал всех юридических служб.

Во-вторых, принимать основные кадровые решения, касающиеся юридических служб предприятий и корпоративного центра. Причем напрямую с руководителем юридической службы холдинга целесообразно согласовывать только кандидатуры руководителей юридических служб дочерних и зависимых компаний. Главный юрист холдинга не должен участвовать в согласовании кандидатур юристов юридических служб компаний, подконтрольных холдингу. Подбор региональных юристов – целиком и полностью компетенция руководителя соответствующей местной юридической службы. Участие управляющей компании здесь ограничено получением информации от руководителя юридической службы бизнес-единицы о том, что в юридическую службу принят новый юрист (с приложением его резюме, контактной информации и т. д.).

В-третьих, главный юрист холдинга должен установить стратегические цели руководителям локальных юридических служб, а также оценку достижения этих целей. И наконец, в-четвертых, ему необходимо осуществлять оперативное руководство в отношении наиболее значимых юридических проектов (в том числе судебных процессов, сделок).

В некоторых холдингах приветствуется личное общение юристов управляющей компании с руководителями локальных юридических служб (командировки в региональные бизнес-единицы, совместные профессиональные мероприятия). Это эффективно: именно по итогам личной встречи (и лучше – в региональной компании) можно выявить наиболее острые проблемы, значимые риски, изучить и передать опыт, выделить наиболее сильные практики среди нескольких юридических служб холдинга и внедрить их опыт в других подразделениях.

Распределение компетенции юридических служб холдинга

Для эффективного управления судебными делами, процессом согласования договоров, сопровождения проверок и другими вопросами, которые находятся в работе локальных юридических служб, требуется создание отдельного инструмента – так называемого регламента взаимодействия юридических служб холдинга. Основной частью такого документа является разграничение компетенции между юридическими службами дочерних (зависимых) обществ и управляющей компании. В частности, нужно подразделять три вида компетенций: компетенция юридической службы управляющей компании, компетенция юридических служб бизнес-единиц и их совместная компетенция.

Важно, чтобы в разработке регламента взаимодействия юридических служб участвовали не только юристы управляющей компании, но и специалисты юридических служб «дочек». Это позволит учесть как специфику работы каждого из дочерних и зависимых обществ, так и процессы, действующие в управляющей компании. Сам регламент должен быть «живым», то есть при изменении бизнес-процессов компании и законодательства в текст регламента нужно вносить изменения.

Компетенция юридической службы управляющей компании холдинга

Как правило, к компетенции юридической службы управляющей компании могут быть отнесены все вопросы юридического характера, которые непосредственно относятся к деятельности управляющей компании. Это может быть согласование договоров управляющей компании, судебные споры, стороной которых выступает управляющая компания, проверки государственных органов.

Компетенция юридической службы дочерней (зависимой) компании

К компетенции региональной юридической службы тоже могут быть отнесены общие вопросы юридического характера (судебные споры, согласование договоров), но только те, которые касаются конкретно этого дочернего или зависимого общества.

Совместная компетенция юридических служб холдинга

В некоторых случаях участие юристов дочерних и зависимых компаний может быть ограничено. Например, согласование договоров, заключаемых такими компаниями, должно быть ограничено определенной суммой. Существенные для холдинга сделки следует заключать только при участии юристов управляющей компании. В таких случаях можно предусмотреть особый порядок согласования договоров. Например, такой: до момента согласования договора в системе согласования договоров дочерней или зависимой компании проект договора направляется в адрес юристов управляющей компании (например, за 10 рабочих дней), а дальнейшее согласование договора проходит в рабочем порядке.

Подобный подход к процессу согласования договоров, во-первых, обеспечивает единообразное решение основных юридических вопросов холдинга. Во-вторых, он гарантирует высокое качество юридической работы, учитывая, в том числе, дефицит ряда специализированных юридических компетенций, которые зачастую слабо представлены у сотрудников региональных юридических служб (антимонопольное право, сделки M&A, кредитное финансирование и т. д.).

Говоря о совместной компетенции, также следует выделить судебный блок. Все судебные споры, которые имеют для компании прецедентный характер, должны относиться к совместной компетенции юридических служб холдинга. Независимо от прецедентного характера юристы управляющей компании должны подключаться к спорам на существенные для компании суммы, а также к спорам определенной, специализированной категории – например, к антимонопольным, налоговым, корпоративным. Поэтому в регламенте взаимодействия юрслужб важно предусмотреть конкретные пределы сумм по судебным спорам, а также категории споров, по которым требуется совместное участие юристов управляющей и дочерних (зависимых) компаний в судебных спорах.

Отчетность и контроль работы юридических служб в регионах

В регламенте взаимодействия юридических служб холдинга лучше всего предусмотреть обязанность региональных юристов направлять в юридическую службу управляющей компании отчетность. В частности, по поводу текущих судов, претензий и т. д.

Можно установить два вида отчетности: регулярную и оперативную. Регулярную отчетность региональные юридические службы должны направлять в строго определенный период (например, один раз в месяц, квартал и т. д.). Это может быть специально разработанная таблица, в которой отражаются данные по таким блокам юридической работы как арбитражные споры, споры в судах общей юрисдикции, претензии, административные и исполнительные производства, а также информация по уголовным делам. Например, в компании «СИБУР» для более удобного отслеживания юристами управляющей компании применяется такой алгоритм: еженедельная отчетность дочерних и зависимых обществ направляется на отдельный почтовый ящик и в системе папок автоматически распределяется по папкам соответствующих бизнес-единиц. Это позволило закрепить каждую дочернюю или зависимую компанию за конкретным юристом судебного блока управляющей компании, который постоянно ведет мониторинг направленной информации.

Что касается оперативной отчетности, то она должна отражать наиболее существенные события, которые несут риски наступления для компаний холдинга неблагоприятных последствий (в том числе приостановление деятельности, наложение крупного штрафа, возбуждение уголовных дел в отношении менеджмента). Чтобы юристы управляющей компании могли быстро отреагировать на поступающие сообщения (оперативную отчетность), лучше отметить в правилах, что такую информацию необходимо отправлять в адрес управляющей компании в тот же день, когда она становится известной юридической службе региональной компании. Это могут быть просто сканированные копии документа, поступившего из органа госвласти, либо описание возможного нарушения законодательства.

Взаимодействие сотрудников юридических служб разного уровня

Еще одна задача руководителя юридической службы холдинга – выстроить систему взаимодействия между юристами всех юридических служб. Один их самых эффективных способов организации взаимодействия юристов крупного холдинга друг с другом – это корпоративный юридический портал. На таком портале можно размещать последнюю судебную практику, новости, изменения законодательства, презентации разных юристов холдинга по определенной теме, которые были бы интересны всем коллегам. Также портал для юристов можно использовать как информативный ресурс, на котором размещается функциональная структура юридического блока холдинга, контакты каждого юриста группы компаний холдинга. И, наконец, очень удобно, когда на таком портале есть форум для обсуждения основных изменений законодательства, судебной практики, вопросов, возникающих в процессе обычной деятельности юристов холдинга.

Еще один способ наладить взаимодействие между юридическими службами холдинга – это проведение юристами локальных юридических служб обучающих тематических правовых семинаров для других сотрудников предприятий холдинга (не юристов). В рамках таких командировок на другие предприятия холдинга с выступлениями по определенной правовой теме юристы знакомятся с принципами работы другого предприятия и обмениваются профессиональным опытом с коллегами-юристами этого дочернего (зависимого) общества.

Скоро в журнале «Юрист компании»
    Узнать больше


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Академия юриста компании

      Академия

      Смотрите полезные юридические видеолекции

      Смотреть

      Cтать постоян­ным читателем журнала!

      Cтать постоян­ным читателем журнала

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Рассылка

      © Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2017

      Журнал «Юрист компании» –
      первый практический журнал для юриста

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».

      
      • Мы в соцсетях
      Внимание! Вы находитесь на сайте для юристов

      Вы точно юрист? Предлагаем сделку!
      Пройдите быструю регистрацию, а мы обеспечим вас увлекательным юридическим чтением.
      Регистрация займет минуту.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль