В сделках используются электронные документы. Что важно учесть на случай налоговой проверки

381
Основной вопрос: компания планирует перейти в отношениях с контрагентами на электронный документооборот. Примут ли налоговые органы в целях исчисления налогов подтверждающие документы в электронном виде? Решение: электронные документы могут служить подтверждением хозяйственных операций компании. Но если инспекция потребует их представить, в большинстве случаев придется оформить бумажные копии.

 

В сделках используются электронные документы. Что важно учесть на случай налоговой проверки
Дмитрий Казанцев, юрист электронной торговой системы B2B-Center

Современные технологии позволяют при заключении и исполнении сделок перейти на электронный документооборот. Это касается как заключения договоров, так и оформления первичных учетных документов, счетов и платежных поручений, счетов-фактур, получения банковских выписок с лицевого счета компании. Однако в российской правоприменительной практике для целей гражданско-правовых отношений и для налоговых отношений юридическая значимость электронных документов различается. В первом случае юридическая значимость документов определяется нормами Гражданского кодекса и законодательства об информации и электронной подписи, во втором случае – нормами Налогового кодекса и подзаконных актов ФНС России. Эта статья о том, какие документы по сделке компании достаточно хранить в электронном виде, а какие на случай налоговой проверки лучше все-таки дублировать в бумажном виде или оформлять бумажные копии.

Форма представления документов при налоговой проверке

 Порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утвержден приказом ФНС России от 17.02.11 № ММВ-7-2/168@ . В нем, в частности, установлено, что истребуемый документ направляется в виде установленного формата с подписью ЭЦП налогоплательщика и с указанием реквизитов требования налогового органа о представлении документов.

Пункт 2 статьи 93 Налогового кодекса предусматривает, что при проведении налоговой проверки компания вправе представить в налоговый орган истребуемые документы в электронном виде. Но, во-первых, это возможно только по телекоммуникационным каналам связи (то есть передача в инспекцию документов, которые имеются у компании лишь в электронном виде, на каком-либо носителе – флеш-карте, диске и т. д. – не допускается). Во-вторых, такое право у налогоплательщика есть лишь в том случае, если истребуемые документы составлены не просто в электронном виде, а именно по форматам, установленным ФНС России . Следовательно, документы изначально должны быть составлены в этих форматах. Другими словами, возможность передачи документов в электронном виде возникает у налогоплательщиков только после того, как ФНС России разработает необходимые правовые акты и программное обеспечение ( п. 2 письма ФНС России от 03.09.10 № АС-37-2/10613@).

Форматы утверждены не для всех документов. В настоящее время форматы разработаны лишь для некоторых видов документов – счетов-фактур, товарных накладных по форме № ТОРГ-12 и актов приемки-сдачи работ (услуг). Форматы для них утверждены приказами ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/172@ «Об утверждении форматов первичных учетных документов» (далее – приказ № ММВ-7-6/172@) и от 05.03.12 № ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур <_26_hellip3b_> в электронном виде» (далее – приказ № ММВ-7-6/138@).

Поэтому только вышеназванные документы, составленные в электронном виде, при условии их соответствия утвержденным форматам компания может передать налоговикам непосредственно в электронном виде. Любые другие документы можно представить только на бумажном носителе в виде копий, заверенных самой проверяемой компанией ( п. 2 ст. 93 ГК РФ).

 Понятие квалифицированной электронной подписи фактически равноценно понятию электронной цифровой подписи (ЭЦП), которая регулируется Федеральным законом от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (до 1 июля 2013 года этот закон применяется наряду с законом № 63-ФЗ ).

Подпись в электронном документе. Если истребуемый документ имеется у компании лишь в электронном виде, но составлен не по установленным форматам, или формат для этого документа вообще не утвержден ФНС России, то компания должна передать его в инспекцию в распечатанном виде с отметкой «копия верна» (что должно быть заверено печатью компании и подписью ее руководителя). Причем Минфин России в своих письмах неоднократно подчеркивал, что в таком случае на документе должна быть еще и отметка о том, что оригинал подписан квалифицированной электронной подписью или электронной цифровой подписью ( письма Минфина России от 11.01.12 № 03-02-07/1-1 , от 11.01.12 № 03-02-07/1-2 , от 03.11.11 № 03-07-11/297 , от 15.09.11 № 03-02-08/96 ). При этом Минфин России исходит из того, что электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе с собственноручной подписью, если он подписан квалифицированной электронной подписью ( ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», далее – закон № 63-ФЗ). Хотя на самом деле соглашением между участниками электронного взаимодействия (в частности, контрагентами по сделке) может быть предусмотрено использование простой (то есть неквалифицированной) электронной подписи и ее равнозначность собственноручной ( ч. 2 ст. 6 закона № 63-ФЗ). Однако те документы, которые, согласно законодательству или обычаю делового оборота, должны быть помимо подписи заверены печатью, в электронном виде признаются равнозначными бумажному документу, если они заверены именно квалифицированной электронной подписью ( ч. 3 ст. 6 закона № 63-ФЗ).

Электронные документы как доказательство совершения сделок (налоговых операций)

Форма представления налоговым органам документов в электронном виде – это лишь один из аспектов, связанных с электронным документооборотом. Второй аспект – это доказательственная сила электронных документов в налоговых спорах. Иногда проверяющие делают вывод о том, что те или иные хозяйственные операции, влияющие на налогообложение, компания не доказала, и в результате считают не подтвержденными, например, расходы компании в целях исчисления налога на прибыль или вычеты по НДС. Это влечет за собой доначисление соответствующих налогов, пеней и штрафов. Свою позицию налоговые органы объясняют тем, что соответствующие операции подтверждаются документами в электронном, а не бумажном виде. Но в этих случаях у компании есть шансы доказать свою правоту в суде.

Nota bene!С помощью электронных писем можно подтвердить факт совершения сделки, только если их формулировки недвусмысленно свидетельствовали о договорных отношениях контрагентов. Так, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 23.01.12 по делу № А56-9725/201 отклонил ссылку ответчика на электронное письмо, которым тот пытался доказать факт поставки товара. Это письмо содержало лишь данные об автомашинах и водителях без какой-либо ссылки на заключенный между сторонами договор, и из него невозможно было установить, какое отношение имеют упоминающиеся в нем данные к отгрузке товара.

Электронные документы о заключении сделки. Согласно статье 434 Гражданского кодекса, договор в письменной форме может быть заключен в том числе путем обмена документами посредством электронной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Для достоверного установления субъекта волеизъявления как раз используется электронная подпись. Часть 4 статьи 11 Федерального закона от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее – закон № 149ФЗ) допускает обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью, в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений.

Однако на практике стороны нередко обмениваются в целях заключения сделки электронными сообщениями без применения электронной подписи. В этих случаях налоговые органы зачастую не признают налоговые последствия хозяйственных операций по таким сделкам, ссылаясь на то, что они недействительны из-за несоблюдения простой письменной формы сделки. Но суды эту позицию, как правило, не поддерживают.

 

ПРИМЕР ИЗ ПРАКТИКИ

Налоговая инспекция признала необоснованными вычеты по НДС, которые компания заявила по хозяйственным операциям, совершенным с одним из контрагентов (поставщиком). Инспекция обосновала свою позицию, в частности, тем, что взаимоотношения между контрагентами не могут быть признаны сделкой, так как между ними отсутствует договор, составленный в письменной форме. Стороны действительно не подписывали договор в виде бумажного документа, однако поставки осуществлялись по электронным заявкам, направляемым компанией-покупателем, и подтверждались товарными накладными и счетами-фактурами, составленными в бумажной форме. Компания успешно оспорила решение инспекции в суде. Суд первой инстанции отметил, что несоблюдение простой письменной формы сделки влечет ее недействительность только в случаях, прямо указанных в законе или соглашении сторон ( п. 2 ст. 162 ГК РФ). В отношении обычного договора поставки такое последствие законодательством не предусмотрено. Следовательно, применяется иное последствие, а именно: стороны лишаются права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но имеют право приводить письменные и другие доказательства ( п. 1 ст. 162 ГК РФ). Поскольку в деле имелись доказательства реального совершения сделок (счета-фактуры, товарные накладные, платежные поручения), суд указал, что отсутствие договора, заключенного в письменной форме, не влечет за собой каких-либо негативных последствий для налогоплательщика, в том числе и для определения его налоговых обязательств. Суды вышестоящих инстанций с этой позицией согласились ( решение Арбитражного суда Челябинской области от 18.01.08 по делу № А76-25829/2007 , постановления Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.05.08 , ФАС Уральского округа от 29.07.08 , определение ВАС РФ от 17.10.08 № 13675/08 ).

Nota bene!Об отличиях простой электронной подписи от квалифицированной, а также о возможностях применения этих подписей см. статью «Новый закон об электронных подписях. Стоит ли отказываться от бумажных договоров» («Юрист компании» № 7, 2011).

В другом деле суд тоже признал ошибочной позицию налогового органа, отказавшего компании в возмещении из бюджета НДС на основании того, что ее экспортные контракты были заключены посредством электронной связи ( постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.11.07 по делу № А05-1987/2007 ).

При этом необходимо учитывать, что если в ходе налоговой проверки потребуется представить договоры, которые компания заключила с контрагентом в электронной форме, то их необходимо будет передать в инспекцию в виде бумажных копий, так как форматов для договоров в электронном виде ФНС России не утверждала.

Первичные документы в электронной форме. В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11. 96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – закон № 129-ФЗ) все хозяйственные операции компании должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. На основании этих же первичных документов ведется и налоговый учет ( абз. 9 ст. 313 НК РФ).

Nota bene!На практике подтверждение правоотношений контрагентов путем обмена документами, заверенными ЭЦП, давно отработано электронными торговыми площадками. Такой опыт имеет и площадка B2B-Center: в процессе размещения заказа каждая организация подтверждает все свои юридически значимые действия электронной подписью. В случае возникновения спора и организатор торгов, и любой его участник может в суде ссылаться на такое подписанное ЭЦП сообщение как на доказательство.

Согласно пункту 7 статьи 9 закона № 129-ФЗ, первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При этом первичный учетный документ должен содержать личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления ( подп. «ж» п. 2 ст. 9 закона № 129-ФЗ). Поэтому с учетом нормы части 4 статьи 11 закона № 149-ФЗ первичный учетный документ в электронном виде равнозначен бумажному только при наличии в нем электронных подписей ответственных лиц. В такой ситуации дублирование электронного первичного документа на бумажном носителе не требуется. Это подтвердил Президиум Высшего арбитражного суда в постановлении от 20.09.11 № 5365/11 . В данном деле компания-грузоотправитель заключила с ОАО «РЖД» соглашение о том, что оформление перевозочных документов осуществляется посредством автоматизированной системы в электронном виде, документы подписываются ЭЦП уполномоченными представителями сторон. Оформление груза к перевозке производится на основании электронной накладной без сопровождения перевозочными документами в бумажном виде, подлинником электронного документа является файл в согласованном формате. В дальнейшем между сторонами возник спор: грузоотправитель счел, что перевозчик просрочил доставку порожних вагонов и направил ему претензию об уплате пеней, приложив распечатки из компьютерной программы железнодорожных накладных. Однако ОАО «РЖД» оставило претензию без рассмотрения, ссылаясь на то, что к ним в нарушение требования законодательства не приложены накладные в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенных копий ( ст. 120 УЖТ РФ). В распечатанных накладных в графе «Выдача накладной грузополучателю» не было оттиска календарного штемпеля станции назначения. Тогда грузоотправитель обратился в суд, но его иск был оставлен без рассмотрения – суд тоже решил, что обязательный претензионный порядок не соблюден. Апелляционная и кассационная инстанции разделили это мнение. Однако Президиум ВАС РФ направил дело на новое рассмотрение, указав, что грузоотправитель представил все необходимые и достаточные документы для рассмотрения претензий по существу. Действующим законодательством не предусмотрено представление электронных документов на бумажном носителе с проставлением каких-либо штемпелей, поскольку сама сущность такого документа заключена в его электронной форме.

 Для доказывания юридической силы ЭЦП достаточно подтвердить три факта: сертификат ключа подписи, относящийся к этой ЭЦП, не утратил силы на момент подписания электронного документа (при наличии доказательств, определяющих момент подписания), подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе (это может подтвердить удостоверяющий центр) и ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи ( п. 1 ст. 4 Федерального закона от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»).

В другом похожем деле стороны договора поставки согласовали в нем применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации: товарной накладной формы № ТОРГ-12, товарно-транспортных накладных, распоряжений на отгрузку и дополнительных соглашений к договору. В дальнейшем покупатель отказался оплатить товар, отрицая факт его получения (он ссылался на отсутствие товарных накладных в бумажном виде). Поставщик в доказательство представил файл, содержащий электронный документ товарной накладной, подписанной ЭЦП, и сертификат ключа подписи, которой была подписана эта накладная. Эти документы были выполнены на цифровых и бумажных носителях и содержали параметры, алгоритмы, значение и атрибуты ЭЦП. В результате суд пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим лицом ответчика и о доказанности факта передачи ему товара ( постановление ФАС Волго-Вятского округа от 11.08.10 по делу № А43-5226/2010 ).

В целях налогового учета компания тоже может использовать электронные первичные учетные документы с электронными подписями (квалифицированными или ЭЦП). Но, как было указано выше, в случае проверки она может отправить в инспекцию эти документы непосредственно в электронном варианте, только если они соответствуют формату, утвержденному для них ФНС России. В остальных случаях для передачи в инспекцию истребуемых документов их нужно будет оформить как бумажные копии.

Электронные счета-фактуры.Пункт 1 статьи 169 Налогового кодекса прямо допускает составление и выставление счетов-фактур в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком. Электронный счет-фактура подписывается квалифицированной электронной подписью ( п. 6 ст. 169 НК РФ). Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде утвержден приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н , а форматы для них – приказом ФНС России № ММВ-7-6/138@ . Кроме того, приказом ФНС России от 30.01.12 № ММВ-7-6/36@ утверждены форматы иных документов, необходимых при выставлении счетов-фактур в электронном виде, в частности документов, подтверждающих даты отправки и получения электронных счетов-фактур по телекоммуникационным каналам связи. Необходимо отметить, что возможность выставления счетов-фактур в электронном виде была подтверждена арбитражной практикой еще до того, как она была нормативно закреплена в законодательстве и, соответственно, до утверждения форматов ( постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 24.09.07 по делу № А32-5748/2007-11/147 ).

Роль электронных писем в гражданско-правовых спорах

Даже если электронная переписка велась без использования электронных подписей, при некоторых обстоятельствах она может стать одним из доказательств заключения договора.

Например, в одном деле компания отрицала факт заключения договора возмездного оказания услуг ввиду несоблюдения простой письменной формы сделки. В деле имелись лишь копии договора с подписями сторон, но оригинала не было, так как по утверждению одной из сторон договор был оформлен путем передачи документов по электронной почте. В то же время были представлены оригинал дополнительного соглашения к этому договору и распечатки сообщений, направленных электронной почтой, в которых работники сторон вели переговоры относительно исполнения договора (со ссылками на его номер и дату). Все это убедило суд в том, что договор был заключен и фактически исполнялся ( постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 17.05.11 по делу № А46-13727/2010 , определение ВАС РФ от 10.01.12 № ВАС-13847/11 ). На доводы компании о том, что в деле нет оригинала договора, суд возразил тем, что доказательствами не обязательно должны быть только подлинные документы ( ч. 9 ст. 75 АПК РФ). Так как каждая сторона представила тождественные копии договора, факт его заключения подтвержден допустимыми доказательствами ( ст. 68 , ч. 6 ст. 71 АПК РФ).
В другом деле между сторонами был заключен договор поставки в виде бумажного документа, но в нем фигурировало лишь общее наименование товарной группы – замороженные полуфабрикаты. Конкретное наименование и количество товара должно было определяться в заказах, которые покупатель по условиям договора направлял по электронной почте. Причем, согласно договору, заказы хранились на почтовом сервере до получения подписанных покупателями товарных накладных с наименованием и количеством товара, а также ссылкой на договор. В итоге поставщику достаточно было предъявить в суд эти накладные, чтобы подтвердить факт согласования условия о наименовании и количестве товара. С покупателя была взыскана договорная неустойка.

 



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.