Работа с дебиторской задолженностью. Как просроченную дебиторку превратить в реальную прибыль

348
В этой статье:С чего начать борьбу с просроченной дебиторкойКакие локальные акты помогут организовать работуЗачем нужен претензионный реестр

Причин для возникновения у компании просроченной дебиторской задолженности может быть масса: неэффективная работа с долгами, слабый контроль менеджеров и руководства за образовавшейся задолженностью, отсутствие четкой регламентации действий сотрудников и т. д. В частности, из-за этих причин размер просроченной дебиторки в нашей компании в 2010 году составлял более 40 процентов от всей дебиторской задолженности. Это негативно отразилось на работе юридического отдела: мы столкнулись с затягиванием сроков претензионно-исковой работы, невозможностью взыскать долги по причине ликвидации контрагентов, пропуском претензионных сроков. Стало очевидно, что нам необходимо создать в компании систему эффективной работы с долгами и снижения риска возникновения просроченной дебиторки.

Когда мы проанализировали существующие в России и за рубежом системы работы с долгами и их предотвращением, то поняли, что ни одна из них не подходит именно нам. Тогда мы решили разработать в компании собственную систему. И у нас это получилось: к июлю 2011 года просроченная дебиторка составляла 10 процентов от общей дебиторской задолженности.

Построение собственной системы борьбы с просроченной дебиторской задолженностью оказалось трудоемкой, но выполнимой задачей (на ее создание у нас ушло около полугода). Я хочу поделиться с коллегами опытом ее создания.

Положение о документообороте

Первая проблема, с которой мы столкнулись – отсутствие основы в виде локальных актов, которые позволили бы эффективно работать с долгами. Поэтому мы начали с разработки Положения о документообороте.

Сначала мы определились с отделами и структурными подразделениями, занятыми в процессе работы с дебиторкой, придумали, как распределить права и обязанности между ними, определились с перечнем документов, применяемых в системе, правилами их ведения, оформления и хранения. Затем юридический отдел разработал проект Положения, который был направлен для ознакомления руководителям соответствующих подразделений. После их одобрения Положение было принято.

Это Положение позволило нам регламентировать все процессы, связанные с составлением и движением документов, задействованных при работе с долгами. До его принятия у нас постоянно возникала путаница – кто, как и в какие сроки должен передавать документы от одного подразделения другому.

Положение о ведении договорной работы

Далее мы приняли Положение о ведении договорной работы в компании. Оно стало основным документом в регулировании наших отношений с контрагентами. В нем определяется порядок подготовки, согласования, заключения, учета, хранения, рассылки, обеспечения контроля и исполнения договоров. Мы построили свою систему таким образом, что юридический отдел смотрит и визирует договор после того, как его проект посмотрели все другие отделы, о чем сделана отметка в специальном листе согласования к проекту договора.

Цитируем документ. «1.1. Проект договора до его подписания уполномоченным лицом общества согласуется следующими структурными подразделениями компании в следующем порядке:
– Финансовый департамент (бухгалтерия, отдел финансово-экономического планирования);
– Отдел контролинга;
– Юридический отдел (юридический отдел рассматривает представленный проект договора после согласования проекта со всеми вышеуказанными подразделениями) (выдержка из Положения о ведении договорной работы в компании).

Для нас этот документ важен тем, что четко определяет порядок взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц в процессе осуществления договорной работы.

Инструкция по ведению реестра договоров

У нас в компании в дополнение к Положению о договорной работе применяется Инструкция по ведению реестра договоров. В ней прописаны сроки заполнения реестра, ответственные за ведение реестра и хранение информации подразделения, а также алгоритм действий по пользованию реестром договоров соответствующими структурными подразделениями.

Цитируем документ. «1.4. Реестр договоров общества содержит в себе следующие сведения:
– регистрационный номер договора;
– дата составления (подписания) договора;
– название (предмет) договора; – наименования сторон договора;
– информация об окончании срока действия договора;
– информация об исполнителе;
– информация о приложениях к договору» (выдержка из Инструкции по ведению реестра договоров).

За невнесение данных в реестр и неисполнение сроков, которые указаны в других локальных актах компании, у нас предусмотрены штрафы для сотрудников. Ранее подобная система у нас отсутствовала. С ее введением мотивация и результативность сотрудников значительно возросла.

Положение о ведении претензионно-исковой работы

Следующим документом стало Положение о ведении претензионно-исковой работы. Оно определяет систему, внутреннюю структуру и составляющие претензионно-исковой работы, должностных лиц, ответственных за ее ведение, права и обязанности юридического отдела и иных структурных подразделений.

Также мы организовали систематизированный учет всех претензий и исковых заявлений и приложений к ним. Это позволило осуществлять контроль за каждой стадией отдельно взятой претензии или искового заявления. В частности, мы завели претензионный реестр. Он находится в свободном доступе и включает в себя следующую информацию: наименование контрагента, номер и дату договора, даты направления предупредительных писем с отсканированными оригиналами, размещенными в реестре, сумму долга, расчет пеней. Претензионный реестр является аналогом реестру договоров и действует наряду с ним.

Особое внимание мы уделили организации исполнительного производства. Данные по исполнительному производству также включены в претензионный реестр, что позволяет вести полный контроль и держать информацию на виду для сотрудников, а также отслеживать непосредственно процедуру взыскания. Ведение всех реестров находится в ведении юридического отдела компании.

Как работает система взыскания дебиторской задолженности

Работа с дебиторской задолженностью. Как просроченную дебиторку превратить в реальную прибыль

Совет в тему

В работе с дебиторкой поможет создание системы разделения клиентов по категориям.

В нашей компании мы разработали и утвердили тактику поведения менеджера с клиентом при возникновении задолженности. Все клиенты делятся по категориям в зависимости от предыдущего опыта и длительности сотрудничества, соблюдения ими платежной дисциплины и т. д. У новых партнеров мы проверяем сведения об учредителях (участниках), присутствие в черных списках неплательщиков. В зависимости от категории клиента мы лимитируем просроченную дебиторку.

Внедрение проекта по работе с долгами лучше разбить на несколько этапов.

У себя в компании мы разбили внедрение проекта на два этапа: осуществление деятельности в соответствии с внедряемой системой и ведение журнала учета с фиксированием проявившихся ошибок и особенностей на практике. Обязанность ведения такого журнала возлагалась на руководителей подразделений. Затем данные собирались воедино, обсуждались на общем собрании. Это помогало видеть плюсы и минусы системы и оперативно вносить изменения в локальные акты.

 

Скоро в журнале «Юрист компании»
    Узнать больше


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Академия юриста компании

      Академия

      Смотрите полезные юридические видеолекции

      Смотреть

      Cтать постоян­ным читателем журнала!

      Cтать постоян­ным читателем журнала

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      © Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2017

      Журнал «Юрист компании» –
      первый практический журнал для юриста

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации  ПИ № ФС77-62254 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Это профессиональный сайт для юристов-практиков. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Вы продолжите читать статью через 1 минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль