Как юридический отдел ведет учет договоров компании ?

132
 

Вопрос: Нужна ли, на ваш взгляд, в компании специальная электронная система учета договоров?

Отвечает Константин Бобров, руководитель юридического департамента ОАО «Чистая планета»: 
"Система электронного учета договоров в компании обязательна. Ведение специальной базы договоров неоднократно выручало меня при срочной подготовке аналитических отчетов по договорной работе, при работе с дебиторами и кредиторами, подведении итогов работы отдела".

 

Отвечает Мария Самсонова, юрисконсульт Образовательного центра «ИФ Инглиш Фест СНГ»: 
"Для крупных компаний, которые занимаются различными видами деятельности, такая система просто необходима. Она дает возможность контролировать исполнение обязательств, сроки действия договоров, поступление платежей и наличие закрывающей документации".

Отвечает Светлана Титова, заместитель начальника отдела департамента правовой работы ОАО «КАМАЗ»: 
"В крупной компании, где годовой объем договоров более 5000, безусловно, нужна электронная система учета. Она экономит время за счет одновременного согласования договора в нескольких службах, позволяет контролировать сроки рассмотрения, быстро находить документ, направленный на согласование, формировать отчеты".

Вопрос: Какая система учета договоров используется в вашей компании?

Отвечает Константин Бобров:
"Я пользуюсь личными разработками, так как известные мне специальные программные средства не отвечают моим потребностям при работе с информацией".

 

Отвечает Мария Самсонова:
"У нас в компании есть специальная программа. В основном она используется для организации и контроля оплат по договорам".

Отвечает Светлана Титова:
"Мы пользуемся системой «ДокМенеджер», которую специально заказывали у разработчика – ЗАО «СофтИнтегро». Этот продукт позволяет учитывать потребности нашей компании".

Вопрос: Какие структурные подразделения компании задействованы в заключении и исполнении договора и как они взаимодействуют между собой?

Отвечает Константин Бобров:
"В этом процессе участвуют практически все подразделения: секретарь или торговый представитель принимает документы, передает их в бухгалтерию. Оттуда договор поступает к юристам для экспертизы, учета и присвоения номера, а затем – на подпись директору".

 

Отвечает Мария Самсонова:
"Обычно менеджеры при заключении договора пользуются утвержденными типовыми формами. В этом случае участия юристов не требуется. Если типовая форма отсутствует, то лицо, отвечающее за проект, направляет текст на согласование к нам и в бухгалтерию".

Отвечает Светлана Титова: "При заключении договора согласование производится с юридической службой, финансово-экономическими службами и службой безопасности. Исполнение договорных обязательств возлагается на подразделение, инициировавшее заключение договора для обеспечения своей деятельности (подразделение-исполнитель)".

Вопрос: Какие сведения о договорах вы учитываете в своей системе?

Отвечает Константин Бобров:
"Общая информация о договоре и контрагенте, сроках исполнения обязательств. Учет неустоек, претензий и т. д. мы ведем отдельно, чтобы не перегружать базу избыточной информацией".

 

Отвечает Мария Самсонова:
"В электронной системе в нашей компании учитываются срок действия договора, сумма договора и этапы оплаты. Часто прописывается ответственный за данный договор сотрудник компании".

Отвечает Светлана Титова:
"В системе учитываются общие данные (номер договора, гриф секретности, информация об исполнителе) и специальные данные (предмет, цена, сроки, санкции, сведения о контрагенте). В системе отражаются виза руководителя, решение согласующих служб, стадия обработки договора".

Скоро в журнале «Юрист компании»
    Узнать больше


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Академия юриста компании

      Академия

      Смотрите полезные юридические видеолекции

      Смотреть

      Cтать постоян­ным читателем журнала!

      Cтать постоян­ным читателем журнала

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Рассылка

      © Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2017

      Журнал «Юрист компании» –
      первый практический журнал для юриста

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».

      
      • Мы в соцсетях
      Внимание! Вы находитесь на сайте для юристов

      Вы точно юрист? Предлагаем сделку!
      Пройдите быструю регистрацию, а мы обеспечим вас увлекательным юридическим чтением.
      Регистрация займет минуту.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль