Факсимиле на документах компании. Когда ставить оттиск, а когда получить «живую» подпись руководителя

1170

Сделка

Некоторые компании, особенно при большом объеме документооборота, принимают решение использовать факсимильную подпись – клише-печать, аналог собственноручной подписи руководителя. Она призвана облегчить процесс подписания документов. На первый взгляд, сложностей в использовании факсимиле нет. Однако практика показывает, что неосторожное проставление факсимиле на договоре может привести к признанию его незаключенным. Чтобы сэкономленные на подписании документов минуты не обернулись длительными судебными разбирательствами, перед изготовлением факсимильного аналога нужно оценить все за и против. Ведь подпись генерального директора – значимый элемент документа, от которого напрямую зависит его юридическая сила.

Риски

Действующее законодательство регулирует использование факсимиле достаточно скупо: в Гражданском кодексе просто говорится, что оно допускается в случаях, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Если стороны решили применять факсимиле, то сделать это можно двумя способами: путем прямого указания на это в договоре или заключения дополнительного соглашения к договору об использовании факсимиле (письмо МНС России от 01.04.04 № 18-0-09/000042@). Но как показывает практика, одной оговорки о том, что документы, связанные с исполнением договора, будут подписываться факсимиле, недостаточно.

Риск первый: договор может быть признан незаключенным . Это относится к случаям, когда без отдельного соглашения договор подписан факсимильной подписью или соглашение об использовании факсимиле подписано факсимиле (постановления федеральных арбитражных судов Восточно-Сибирского округа от 23.03.10 по делу № А58-4290/08 , Дальневосточного округа от 22.11.10 по делу № А24-862/2010). По мнению судов, волеизъявление сторон на последующее использование факсимильного аналога подписи должно быть выражено собственноручными подписями исполнительных органов контрагентов.

Риск второй: доверенность, подписанная факсимиле, является недействительной . Доверенность является односторонней сделкой выдавшего ее лица. Поэтому соглашения сторон на использование факсимиле в доверенности быть не может (письмо МНС России от 01.04.04 № 18-0-09/000042@). Если доверенность все-таки была подписана с использованием факсимиле, суд признает ее недействительной (постановления Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 29.04.05 по делу № А11-1742/2003-К1-10/164 , Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.06.10 по делу № А76-45520/2009).

Примерно такая же ситуация возникает и с векселем. Вексель признается составленным с нарушением формы при отсутствии на нем собственноручной подписи векселедателя. Выполнение подписи на передаточной надписи векселей при помощи факсимиле расценивается как отсутствие соответствующего реквизита. В связи с этим такая передаточная надпись считается несовершенной (п. 1 информационного письма ВАС РФ от 25.07.97 № 18, определение ВАС РФ от 21.04.09 № 1877/09, постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 09.12.08 № А69-2237/06-Ф02-6099/08).

Риск третий: повышенный интерес налоговиков . В случае если в ходе проверки налоговые органы обнаружат договоры и иные документы компании, подписанные с помощью факсимиле, то это может вызвать подозрение в наличии налоговой схемы. В этой ситуации как раз может помочь договор, в котором стороны договорились об использовании факсимиле, подписанный «живой» подписью руководителя. Если такого договора нет, то налоговики могут обратиться в суд с заявлением о признании договора незаключенным, а также отказать в принятии расходов по налогу на прибыль и в вычетах по НДС (см. таблицу на стр. 39).

Риск четвертый: несанкционированное использование факсимиле сотрудниками компании . Суть факсимиле в том, чтобы не отвлекать директора подписанием большого количества текущих документов. Однако проконтролировать использование факсимиле сотрудниками, допущенными к нему, крайне трудно. Поэтому возможны неприятные сюрпризы в виде документов и обязательств, которые компания брать на себя не планировала.

Меры предосторожности

Если стороны использовали факсимильную подпись без соглашения об этом в договоре или в ходе исполнения обязательств неожиданно всплыли документы, подписанные факсимиле, то доказать в суде их действительность будет непросто. Между тем, чтобы компания не столкнулась с этими неприятностями, можно предпринять ряд превентивных мер.

Условие о факсимиле в договоре . Если стороны планируют использовать факсимиле в своих отношениях, то об этом нужно сделать ссылку в основном договоре, подписанном «живыми» подписями руководителей контрагентов или заключить дополнительное соглашение об этом. Лучше сразу оговориться о том, на каких документах стороны допускают использование факсимильного аналога, и подчеркнуть равную юридическую силу собственноручной и факсимильной подписи на этих документах. Можно также приложить к договору (допсоглашению) таблицу с образцами оригинальных и факсимильных подписей руководителей.

Фактическое исполнение компенсирует отсутствие «живой» подписи . В случае судебного спора о незаключенности договора в связи с использованием факсимиле компания может отстоять свою позицию, если докажет фактическое исполнение договора. Например, тот факт, что товар был передан и принят, а денежные средства за него получены в срок, указанный в «факсимильном» договоре. Тут важно, чтобы между сторонами отсутствовал спор по поводу существенных условий договора (определение ВАС РФ от 04.02.10 № ВАС-1052/10). Подтвердить заключенность договора можно с помощью других доказательств наличия действий, свидетельствующих о намерении заключить и исполнить договор.

ПРИМЕР ИЗ ПРАКТИКИ.

Высший арбитражный суд признал заключенным подписанный факсимиле договор купли-продажи автотранспортных средств, установив, что, во-первых, факсимиле было проставлено лицом, имеющим полномочия на совершение сделок от имени компании (нотариальную доверенность), во-вторых, решением общего собрания участников было ранее принято решение об одобрении этого договора, в третьих, компания оплатила госпошлину за регистрационные действия в отношении проданных автомобилей (снятие с учета), а также получила в страховой компании возмещение части страховой премии в связи с их продажей (определение ВАС РФ от 24.06.11 № ВАС -7964/11 ).

Локальные акты предотвратят несанкционированное использование факсимиле . Например, в регламенте договорной работы компании может быть указан перечень сотрудников, имеющих право ставить факсимиле на документах, и сам перечень документов, на которых допускается проставление аналога собственноручной подписи. Другой вариант – разработать отдельное положение об использовании факсимиле, в котором описать порядок изготовления и уничтожения клише, порядок учета, выдачи, использования и хранения факсимиле, перечень сотрудников, ответственных за хранение и надлежащее использование факсимиле, список документов, на которые разрешено его ставить. Но в любом случае только локального регулирования недостаточно – стороны должны договориться об использовании факсимиле в обязательстве с конкретным контрагентом.

 

СОВЕТ В ТЕМУ

Подписанное факсимиле требование об уплате налога (сбора, пени, штрафа) можно признать недействительным.

Использование факсимильной подписи должностных лиц при подписании ненормативных актов налоговых органов запрещено (письмо МНС России от 01.04.04 № 18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи»). Такой акт считается неподписанным (определение ВАС РФ от 25.11.10 № ВАС-15336/10 , постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 26.07.05 по делу № А33-32107/04-С3-Ф02-3497/05-С1).

 

ВОПРОС В ТЕМУ

Можно ли использовать факсимиле при подписании искового заявления?

Нет, нельзя. Несмотря на то, что законодательство не содержит прямого запрета на применение факсимильной подписи при подписании искового заявления и других процессуальных документов, анализ судебной практики показывает, что это не допускается. Такие документы суд расценит как неподписанные (определение ВАС РФ от 23.06.09 № ВАС-7394/09 , постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 11.07.06 № Ф09-5934/06-С5).

Факсимиле на документах налогового и бухгалтерского учета

Аргументы за использование факсимилеАргументы против использования факсимиле
Счет-фактура

Наличие ссылки в договоре об использовании факсимиле. Если в договоре (допсоглашении) стороны указали, что в счетах-фактурах, выставляемых продавцом покупателю, может использоваться факсимильное воспроизведение подписей, организация-покупатель вправе принять к вычету НДС по такому счету-фактуре (определение ВАС РФ от 13.02.09 № ВАС-16068/08)

Долгое время суды придерживались позиции, что счета-фактуры, подписанные факсимиле, составлены с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных сумм НДС к вычету или возмещению (постановления федеральных арбитражных судов Поволжского округа от 29.05.06 по делу № А57-19161/05-7 , Дальневосточного округа от 14.06.06 по делу № Ф03-А51/06-2/1849)

Факсимильное воспроизведение – это один из способов выполнения личной подписи, а не ее копия. Налоговый кодекс не содержит запрета на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле (определение ВАС РФ от 19.02.10 № ВАС-755/10 , постановления федеральных арбитражных судов Северо-Кавказского округа от 02.03.10 по делу А53-2634/2009 , Северо-Западного округа от 08.02.11 по делу № А56-12834/2010 , Поволжского округа от 29.04.10 по делу А12-15936/2009)

Несмотря на то, что сейчас судебная практика изменилась, Минфин России и налоговики по-прежнему придерживаются мнения о недопустимости применения факсимиле (письма Минфина России от 22.01.09 № 03-07-11/17 , от 17.06.09 № 03-07-09/31 , от 01.06.10 № 03-07-09/33 , письмо УФНС по г. Москве от 07.10.10 № 16-15/104968@)

Товарная накладная, акт сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг)

При наличии соглашения между контрагентами об использовании факсимиле суды признают это правомерным (постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.06.09 по делу № А56-57488/2008).

Есть решение, в котором суд признал возможность использования факсимиле и при отсутствии специального условия в договоре. В этом деле стороне удалось доказать, что подпись была поставлена по распоряжению гендиректора (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 25.06.07 по делу № А40-72168/06-48-533)

Отсутствие соглашения о применении факсимиле является основанием для признания его проставления незаконным (определения ВАС РФ от 07.02.08 № 653/08 , от 04.08.08 № 9740/08 , постановления федеральных арбитражных судов Московского округа от 24.02.09 по делу № А41-К1-8077/07 , Волго-Вятского округа от 14.02.11 по делу № А82-7110/2010)

 

Скоро в журнале «Юрист компании»
    Узнать больше


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Академия юриста компании

      Академия

      Смотрите полезные юридические видеолекции

      Смотреть

      Cтать постоян­ным читателем журнала!

      Cтать постоян­ным читателем журнала

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      © Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2017

      Журнал «Юрист компании» –
      первый практический журнал для юриста

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации  ПИ № ФС77-62254 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Это профессиональный сайт для юристов-практиков. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Вы продолжите читать статью через 1 минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль