Факсимиле на документах компании. Когда ставить оттиск, а когда получить «живую» подпись руководителя

1020

Сделка

Некоторые компании, особенно при большом объеме документооборота, принимают решение использовать факсимильную подпись – клише-печать, аналог собственноручной подписи руководителя. Она призвана облегчить процесс подписания документов. На первый взгляд, сложностей в использовании факсимиле нет. Однако практика показывает, что неосторожное проставление факсимиле на договоре может привести к признанию его незаключенным. Чтобы сэкономленные на подписании документов минуты не обернулись длительными судебными разбирательствами, перед изготовлением факсимильного аналога нужно оценить все за и против. Ведь подпись генерального директора – значимый элемент документа, от которого напрямую зависит его юридическая сила.

Риски

Действующее законодательство регулирует использование факсимиле достаточно скупо: в Гражданском кодексе просто говорится, что оно допускается в случаях, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Если стороны решили применять факсимиле, то сделать это можно двумя способами: путем прямого указания на это в договоре или заключения дополнительного соглашения к договору об использовании факсимиле (письмо МНС России от 01.04.04 № 18-0-09/000042@). Но как показывает практика, одной оговорки о том, что документы, связанные с исполнением договора, будут подписываться факсимиле, недостаточно.

Риск первый: договор может быть признан незаключенным . Это относится к случаям, когда без отдельного соглашения договор подписан факсимильной подписью или соглашение об использовании факсимиле подписано факсимиле (постановления федеральных арбитражных судов Восточно-Сибирского округа от 23.03.10 по делу № А58-4290/08 , Дальневосточного округа от 22.11.10 по делу № А24-862/2010). По мнению судов, волеизъявление сторон на последующее использование факсимильного аналога подписи должно быть выражено собственноручными подписями исполнительных органов контрагентов.

Риск второй: доверенность, подписанная факсимиле, является недействительной . Доверенность является односторонней сделкой выдавшего ее лица. Поэтому соглашения сторон на использование факсимиле в доверенности быть не может (письмо МНС России от 01.04.04 № 18-0-09/000042@). Если доверенность все-таки была подписана с использованием факсимиле, суд признает ее недействительной (постановления Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 29.04.05 по делу № А11-1742/2003-К1-10/164 , Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.06.10 по делу № А76-45520/2009).

Примерно такая же ситуация возникает и с векселем. Вексель признается составленным с нарушением формы при отсутствии на нем собственноручной подписи векселедателя. Выполнение подписи на передаточной надписи векселей при помощи факсимиле расценивается как отсутствие соответствующего реквизита. В связи с этим такая передаточная надпись считается несовершенной (п. 1 информационного письма ВАС РФ от 25.07.97 № 18, определение ВАС РФ от 21.04.09 № 1877/09, постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 09.12.08 № А69-2237/06-Ф02-6099/08).

Риск третий: повышенный интерес налоговиков . В случае если в ходе проверки налоговые органы обнаружат договоры и иные документы компании, подписанные с помощью факсимиле, то это может вызвать подозрение в наличии налоговой схемы. В этой ситуации как раз может помочь договор, в котором стороны договорились об использовании факсимиле, подписанный «живой» подписью руководителя. Если такого договора нет, то налоговики могут обратиться в суд с заявлением о признании договора незаключенным, а также отказать в принятии расходов по налогу на прибыль и в вычетах по НДС (см. таблицу на стр. 39).

Риск четвертый: несанкционированное использование факсимиле сотрудниками компании . Суть факсимиле в том, чтобы не отвлекать директора подписанием большого количества текущих документов. Однако проконтролировать использование факсимиле сотрудниками, допущенными к нему, крайне трудно. Поэтому возможны неприятные сюрпризы в виде документов и обязательств, которые компания брать на себя не планировала.

Меры предосторожности

Если стороны использовали факсимильную подпись без соглашения об этом в договоре или в ходе исполнения обязательств неожиданно всплыли документы, подписанные факсимиле, то доказать в суде их действительность будет непросто. Между тем, чтобы компания не столкнулась с этими неприятностями, можно предпринять ряд превентивных мер.

Условие о факсимиле в договоре . Если стороны планируют использовать факсимиле в своих отношениях, то об этом нужно сделать ссылку в основном договоре, подписанном «живыми» подписями руководителей контрагентов или заключить дополнительное соглашение об этом. Лучше сразу оговориться о том, на каких документах стороны допускают использование факсимильного аналога, и подчеркнуть равную юридическую силу собственноручной и факсимильной подписи на этих документах. Можно также приложить к договору (допсоглашению) таблицу с образцами оригинальных и факсимильных подписей руководителей.

Фактическое исполнение компенсирует отсутствие «живой» подписи . В случае судебного спора о незаключенности договора в связи с использованием факсимиле компания может отстоять свою позицию, если докажет фактическое исполнение договора. Например, тот факт, что товар был передан и принят, а денежные средства за него получены в срок, указанный в «факсимильном» договоре. Тут важно, чтобы между сторонами отсутствовал спор по поводу существенных условий договора (определение ВАС РФ от 04.02.10 № ВАС-1052/10). Подтвердить заключенность договора можно с помощью других доказательств наличия действий, свидетельствующих о намерении заключить и исполнить договор.

ПРИМЕР ИЗ ПРАКТИКИ.

Высший арбитражный суд признал заключенным подписанный факсимиле договор купли-продажи автотранспортных средств, установив, что, во-первых, факсимиле было проставлено лицом, имеющим полномочия на совершение сделок от имени компании (нотариальную доверенность), во-вторых, решением общего собрания участников было ранее принято решение об одобрении этого договора, в третьих, компания оплатила госпошлину за регистрационные действия в отношении проданных автомобилей (снятие с учета), а также получила в страховой компании возмещение части страховой премии в связи с их продажей (определение ВАС РФ от 24.06.11 № ВАС -7964/11 ).

Локальные акты предотвратят несанкционированное использование факсимиле . Например, в регламенте договорной работы компании может быть указан перечень сотрудников, имеющих право ставить факсимиле на документах, и сам перечень документов, на которых допускается проставление аналога собственноручной подписи. Другой вариант – разработать отдельное положение об использовании факсимиле, в котором описать порядок изготовления и уничтожения клише, порядок учета, выдачи, использования и хранения факсимиле, перечень сотрудников, ответственных за хранение и надлежащее использование факсимиле, список документов, на которые разрешено его ставить. Но в любом случае только локального регулирования недостаточно – стороны должны договориться об использовании факсимиле в обязательстве с конкретным контрагентом.

 

СОВЕТ В ТЕМУ

Подписанное факсимиле требование об уплате налога (сбора, пени, штрафа) можно признать недействительным.

Использование факсимильной подписи должностных лиц при подписании ненормативных актов налоговых органов запрещено (письмо МНС России от 01.04.04 № 18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи»). Такой акт считается неподписанным (определение ВАС РФ от 25.11.10 № ВАС-15336/10 , постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 26.07.05 по делу № А33-32107/04-С3-Ф02-3497/05-С1).

 

ВОПРОС В ТЕМУ

Можно ли использовать факсимиле при подписании искового заявления?

Нет, нельзя. Несмотря на то, что законодательство не содержит прямого запрета на применение факсимильной подписи при подписании искового заявления и других процессуальных документов, анализ судебной практики показывает, что это не допускается. Такие документы суд расценит как неподписанные (определение ВАС РФ от 23.06.09 № ВАС-7394/09 , постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 11.07.06 № Ф09-5934/06-С5).

Факсимиле на документах налогового и бухгалтерского учета

Аргументы за использование факсимилеАргументы против использования факсимиле
Счет-фактура

Наличие ссылки в договоре об использовании факсимиле. Если в договоре (допсоглашении) стороны указали, что в счетах-фактурах, выставляемых продавцом покупателю, может использоваться факсимильное воспроизведение подписей, организация-покупатель вправе принять к вычету НДС по такому счету-фактуре (определение ВАС РФ от 13.02.09 № ВАС-16068/08)

Долгое время суды придерживались позиции, что счета-фактуры, подписанные факсимиле, составлены с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных сумм НДС к вычету или возмещению (постановления федеральных арбитражных судов Поволжского округа от 29.05.06 по делу № А57-19161/05-7 , Дальневосточного округа от 14.06.06 по делу № Ф03-А51/06-2/1849)

Факсимильное воспроизведение – это один из способов выполнения личной подписи, а не ее копия. Налоговый кодекс не содержит запрета на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле (определение ВАС РФ от 19.02.10 № ВАС-755/10 , постановления федеральных арбитражных судов Северо-Кавказского округа от 02.03.10 по делу А53-2634/2009 , Северо-Западного округа от 08.02.11 по делу № А56-12834/2010 , Поволжского округа от 29.04.10 по делу А12-15936/2009)

Несмотря на то, что сейчас судебная практика изменилась, Минфин России и налоговики по-прежнему придерживаются мнения о недопустимости применения факсимиле (письма Минфина России от 22.01.09 № 03-07-11/17 , от 17.06.09 № 03-07-09/31 , от 01.06.10 № 03-07-09/33 , письмо УФНС по г. Москве от 07.10.10 № 16-15/104968@)

Товарная накладная, акт сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг)

При наличии соглашения между контрагентами об использовании факсимиле суды признают это правомерным (постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.06.09 по делу № А56-57488/2008).

Есть решение, в котором суд признал возможность использования факсимиле и при отсутствии специального условия в договоре. В этом деле стороне удалось доказать, что подпись была поставлена по распоряжению гендиректора (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 25.06.07 по делу № А40-72168/06-48-533)

Отсутствие соглашения о применении факсимиле является основанием для признания его проставления незаконным (определения ВАС РФ от 07.02.08 № 653/08 , от 04.08.08 № 9740/08 , постановления федеральных арбитражных судов Московского округа от 24.02.09 по делу № А41-К1-8077/07 , Волго-Вятского округа от 14.02.11 по делу № А82-7110/2010)

 



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.