Где хранить договоры компании

6698
Компания ведет напряженную деятельность и исполняет много договоров. Хранить договоры можно у бухгалтеров, юристов или в отделе делопроизводства. У каждого способа есть свои удобства.

Когда у компании большое количество договоров, необходимо установить четкий порядок их хранения. Если этого не сделать, юрист потратит слишком много времени, когда потребуется найти договор, чтобы представить его в суд. Если же юрист так и не найдет договор, организация рискует проиграть дело в суде. Оптимальные условия хранения позволят организовать учет договоров и избежать потерь.

Хранить договоры можно в бухгалтерии, в юридическом отделе либо в канцелярии. Каждый из способов имеет свои плюсы и минусы.

Хранить договоры можно в бухгалтерии

Чаще всего оригиналы договоров хранят в бухгалтерии. Это объясняется тем, что хранение договоров и иных первичных документов – элемент бухучета. Именно бухгалтерия хранит первичные документы и по запросу представляет их в налоговую инспекцию.

Недостаток такого способа в том, что юристам и менеджерам договоры бывают нужны намного чаще, чем бухгалтерам. Это отнимает у сотрудников бухгалтерии время на поиск нужных документов, а юристам доставляет неудобства в случаях, когда необходимо срочно получить договор на руки.

Хранить договоры можно в юридическом отделе

Хранить договоры у юристов удобно по трем причинам:

  • именно юридический отдел разрабатывает договоры и дополнительные соглашения к ним, а также проверяет итоговый текст перед тем, как его подпишут;
  • в юридическом отделе хранятся документы, которые связаны с заключением договоров (переписка сторон, протоколы разногласий, копии учредительных документов контрагентов и т. д.);
  • сотрудники юридического отдела, как правило, ведут реестр договоров компании.

Недостаток – юристам придется отвлекаться, чтобы выдавать договоры бухгалтерам, представлять их по запросам налоговой инспекции и т. п.

Хранить договоры можно в канцелярии

Если у компании много контрагентов, значит, много и договоров. В таком случае хранить и вести учет всех заключенных договоров поручают отделу делопроизводства или канцелярии. Это удобно тем, что именно канцелярия регистрирует все исходящие и присланные контрагентами документы. После того как оформленный договор зарегистрировали, работники канцелярии делают необходимое число копий, а затем разносят их по отделам и исполнителям. Сами же оригиналы договоров хранят в специально отведенном месте.

Окончательное решение о том, где нужно хранить договоры, принимает руководитель организации. Юристу нужно взвесить все риски и решить, какой вариант ему будет удобнее. После этого стоит попросить руководителя утвердить именно этот вариант.

Как хранить договоры

Чтобы договоры было удобно хранить, их нужно систематизировать и разложить по папкам. Это можно сделать:

  • по видам (поставка, аренда, кредитные договоры и т. п.);
  • дате заключения договора;
  • наименованию контрагента.

Лучше систематизировать договоры сразу по нескольким критериям.

Если юрист помещает договоры в разные бумажные папки, то на каждой папке нужно указать, какие именно договоры в ней лежат (например, «поставка, 2016, А–К»).

После того как юрист систематизировал договоры и разложил их по папкам, эти папки нужно поместить в специально выделенное место, где их будут хранить в хронологической и алфавитной последовательности.

В каждую папку для удобства поиска на первом развороте нужно поместить лист, где будут перечислены договоры, которые находятся в папке, и указать в нем дату заключения и контрагента по договору.

После того как юрист систематизирует договоры и поместит их на хранение, нужно установить порядок выдачи договоров. В противном случае может сложиться ситуация, когда в реестре договор есть, но фактически оригинала договора нет.

Для этого рекомендуется завести журнал учета выдачи договоров, а также назначить лицо, которое ведет этот журнал. В этом журнале нужно отмечать, какой сотрудник компании и когда взял оригинал договора. Сотруднику тоже нужно расписаться в журнале, если он берет договор на руки. Когда сотрудник возвращает договор, в журнале также нужно поставить отметку о возврате с подписью сотрудника, вернувшего договор. В таком случае будет видно, кто потерял договор, который отсутствует на месте. А потому работники организации будут более ответственно подходить к экземплярам договоров, которые они взяли на руки. Кроме того, информацию о том, что сотрудник компании забрал оригинал договора, можно размещать в реестре договоров.

Если компания заключает новые договоры, их нужно передавать в отдел, где их хранят. Предварительно стоит сделать необходимое количество копий. При этом договор нужно будет поместить в ту папку, в которую он попадает по классификации (по году, виду договора и по наименованию контрагента), а сведения о договоре нужно указать на первом листе в папке. Информацию о новом договоре также нужно внести в реестр договоров.

Читайте в рекомендации Системы Юрист

Читайте также

29 июня День умных юридических разговоров

Большая онлайн-конференция «Новые институты обязательственного права: прижились ли они?»

По одну сторону монитора — Андрей Егоров, Сергей Будылин и Сергей Сарбаш. По другую — несколько тысяч практикующих юристов. В этом стоит поучаствовать. Торопитесь, мы забронировали всего 8 тысяч подключений.

Это бесплатно

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Попробуйте бесплатный доступ на 3 дня >>


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2017

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях
Внимание! Вы находитесь на сайте для юристов

Вы точно юрист? Предлагаем сделку!
Пройдите быструю регистрацию, а мы обеспечим вас увлекательным юридическим чтением.
Регистрация займет минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.