«Юридический офис 2.7»: документы всегда в порядке

14484
В каждой организации или предприятии, функционирующем на территории России, предусмотрено ежедневное общение с документами, причем касается это не только работающего, но и директорского персонала. Каждая бумага, задействованная в обороте, как входящий, так и исходящий документ, кадровое назначение, договор и прочая «корочка» имеет немаловажное значение в слаженном производственном или торговом процессе. Поэтому потеря важного заявления может повлечь за собой множество проблем, особенно если дело касается каких-то юридических тонкостей.

на правах рекламы

Грамотно построенная и максимально отлаженная система договорной работы является основой прибыльности современного бизнеса и экономики. В данном аспекте весомое значение имеет поэтапный подход и один из самых важных нюансов – обучение персонала основам юридической грамотности и автоматизации рабочего процесса с точки зрения проверки и анализа поступающей документации. Подобные меры помогут избежать потерь репутации в глазах клиента и, разумеется, ощутимых финансовых убытков. Если первоочередной целью деятельности компании является сохранение клиентского доверия и неукоснительное соблюдение оговоренных сроков, значит, нужно обязательно воспользоваться достоинствами программы «Юридический офис 2.7».

Суть и основные механизмы программы

Юридический офис 2.7

С точки зрения функционала, приложение представляет собой единые регистрационные журналы, в которых хранятся все важные сведения, начиная с исковых заявлений и заключенных договоров с партнерами и заканчивая судебными жалобами и выгодными коммерческими предложениями. Нужная электронная версия документа находится легко и быстро, а доступ регламентируется с помощью трех интерфейсов:

  1. «Пользователь», который позволяет просматривать отчеты без редактирования.
  2. «Оператор», открывающий не только доступ к документам, но и справочный раздел.
  3. «Администратор» - с возможностью добавления и удаления новых пользователей, а также открытия при необходимости доступа другим лицам.

В профессиональной версии утилиты представлены следующие модульные механизмы:

  • регистрация и ведение договоров в автоматическом режиме – сюда входит создание карточки каждой юридической бумаги, ее экспорт в вордовский документ, возможность вставки «оригинала» в любом из современных удобных форматов, печать и выборка журнала;
  • контроль над коммерческими предложениями – регистрация с присвоением номера, экспорт карточки в MS «Word»;
  • журналы входящих и исходящих, поиск по базе, аналогичная система для поручений юридического отдела, исковых заявлений, претензий, жалоб, принимаемых от частных лиц и компаний;
  • регистрация доверенностей  юридического и бухгалтерского характера, с возможностью ведения совместного учета и поиска по базе
  • составление расписаний судебных слушаний, с возможностью представления расписания в виде календаря;
  • ведение карточки контрагента с возможностью хранения документации в зависимости от организационно-правовой формы лиц; кроме того, предусмотрена история изменения реквизитов и наличие черного списка;  
  • ведение базы сотрудников в расширенной форме, которая формирует все необходимые кадровые документы, включая приказы и трудовые договоры;

Преимущества по сравнению с другими программами

Благодаря возможности формирования договоров по шаблонам, все документы, формируемые программой, имеют привычный для пользователя вид. Для обеспечения быстрой и легкой загрузки копий документов поддерживается совместимость со сканерами, а специальная система оповещений о контрольных датах настраивается индивидуально для каждого пользователя. Формирование документации происходит одним нажатием, что минимизирует временные затраты на обеспечение технического процесса. По сравнению с аналогами, утилита предлагает более широкие функциональные возможности, а именно:

  • систематизация и сбор всех нужных документов в одном месте с возможностью оперативного поиска нужного;
  • надежное сохранение сведений о сотрудниках, регламентированный доступ, формирование всей необходимой кадровой документации;
  • работа по сети для обеспечения надлежащего уровня командной деятельности;
  • удобный инструментарий для ведения журналов, отслеживания контактов и напоминания о запланированных событиях;
  • выведение на печать в распространенных в наше время офисных программах и продолжение работы непосредственно на их рабочей площадке;
  • наглядное представление сведений о каждом документе в виде карточки, которую при желании можно распечатать;
  • напоминание о контрольных сроках документации, поэтому вероятность забыть о чем-то в ежедневной суматохе рабочих будней полностью исключается;
  • возможность сэкономить  на лицензионном пакете Microsoft Office, благодаря способности  программы к использованию бесплатной версии OpenOffice Writer;
  • формирование электронной версии юридических бумаг в автоматическом режиме – ни договоры, ни иски, ни доверенности не придется долго и кропотливо набирать вручную, опыт работы с программой тоже почти не понадобится;
  • обеспечение информационного отбора по различным критериям, подсчет итоговых сумм и формирование отчетов, отправка электронных уведомлений лицам, которые непосредственно связаны с исполнением тех или иных документов.

Грамотно и профессионально налаженный рабочий процесс, связанный с договорной, исковой и претензионной работой, регистрацией доверенностей, а также с другой  отчетной юридической документацией, позволяет весомо укрепить положение организации на современном рынке, а также в значительной степени повысить ее конкурентоспособность, приумножая степень авторитета и уважения соперников. Но самое главное преимущество для настоящего специалиста своего дела – предотвращение судебных и претензионных споров, как в сфере партнерских отношений, так и на государственном уровне.

Юридический и договорной отдел – наиболее значимое звено в успешной, прибыльной  и надежной предпринимательской деятельности. И переход на автоматизированное управление сможет вывести работу  отдела на новый, усовершенствованный уровень, открывающий многообещающие перспективы развития.

Скоро в журнале «Юрист компании»
    Узнать больше


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Академия юриста компании

      Академия

      Смотрите полезные юридические видеолекции

      Смотреть

      Cтать постоян­ным читателем журнала!

      Cтать постоян­ным читателем журнала

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Рассылка

      © Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2017

      Журнал «Юрист компании» –
      первый практический журнал для юриста

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации  ПИ № ФС77-62254 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      ×
      Только для зарегистрированных пользователей

      Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.