Общество созывает общее собрание. Какие доказательства подтвердят уведомление участников

6286
Общество с ограниченной ответственностью или акционерное общество планирует созыв общего собрания участников (акционеров). Необходимо организовать извещение участников (акционеров) таким образом, чтобы исключить возможность будущего оспаривания решения общего собрания на том основании, что кто-то из участников (акционеров), не явившихся на собрание, не был уведомлен о нем надлежащим образом.

Задача: общество с ограниченной ответственностью или акционерное общество планирует созыв общего собрания участников (акционеров). Необходимо организовать извещение участников (акционеров) таким образом, чтобы исключить возможность будущего оспаривания решения общего собрания на том основании, что кто-то из участников (акционеров), не явившихся на собрание, не был уведомлен о нем надлежащим образом.

Решение: нужно уделить особое внимание трем самым скользким моментам — выбор надлежащего способа уведомления о собрании, сбор доказательств отправки уведомления и его получения адресатом, а также обеспечение себя доказательствами того, что участнику (акционеру) отправили не что иное, как уведомление о собрании.

Общество созывает общее собрание. Какие доказательства подтвердят уведомление участников
Маргарита Сологубенко, старший юрист корпоративной практики юридической фирмы Sameta

Существенные процедурные нарушения, допущенные при созыве общего собрания участников (акционеров) хозяйственного общества, впоследствии могут стать причиной оспаривания решения, принятого на этом собрании (п. 1 ст. 43 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 7ст. 49 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», далее — законы № 14-ФЗ, № 208-ФЗ соответственно). Одной из первых процедур, нарушение которой может повлечь за собой такие последствия, является обязательное извещение акционеров (участников) о предстоящем собрании. Если участник (акционер) оспаривает решение собрания, ссылаясь на несвоевреенное извещение (или неизвещение) о нем, то спор сведется к доказыванию факта надлежащего уведомления.

Общее правило распределения бремени доказывания в арбитражном процессе сформулировано в статье 65 Арбитражного процессуального кодекса: каждое лицо, участвующее в деле, должно доказать обстоятельства, на которые оно ссылается как на основание своих требований и возражений. Лицо, обращающееся за судебной защитой, обязано подтвердить свое право на иск: представить доказательства наличия у него материально-правового интереса и указать, в чем именно состоит нарушение его права. Однако доказывание отрицательных фактов (то есть доказывание отсутствия какого-либо факта — в частности, неисполнения ответчиком обязанности по извещению о собрании) всегда строится на том, что истцу достаточно заявить об отсутствии данного факта, а ответчик, возражая против иска, в таком случае должен доказать наличие оспариваемого факта. Если он не представит таких доказательств, то считается доказанным утверждение истца. Именно такая ситуация наблюдается в спорах, в которых истцы заявляют о том, что ответчик (общество, организующее общее собрание) не уведомило их о предстоящем собрании. Ответчик может опровергнуть это заявление, лишь предоставив доказательства надлежащего уведомления (постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.04.09 по делу № А56−16863/2007, Девятого арбитражного апелляционного суда от 27.04.10 по делу № А40−88439/09−34−714). При этом нужно иметь в виду, что далеко не каждое доказательство извещения участника с точки зрения суда является надлежащим и достаточным. В этой статье предлагаются основные контрольные точки, по которым юрист компании может заранее позаботиться о будущих доказательствах при каждом созыве общего собрания.

Если в уставе нет иных способов, то допустима только отправка заказными письмами (для АО — также личное вручение).
При выборе альтернативного способа из предусмотренных уставом важно выбрать вариант, обеспечивающий доказательства уведомления и возможность отправки допматериалов к собранию.

Способ извещения о предстоящем собрании

При созыве общего собрания прежде всего необходимо корректно выбрать способ уведомления участников или акционеров. Несмотря на кажущуюся очевидность, данный этап тем не менее не всегда получает должное внимание. Между тем в спорной ситуации некорректный выбор способа уведомления может лишить общество возможности доказать факт исполнения своей обязанности по уведомлению.

Способ уведомления может быть предусмотрен уставом общества (с учетом ограничений, предусмотренных законом). В такой ситуации обществу нужно использовать именно этот вариант. Но нужно помнить еще и о том, что этот способ должен обеспечить общество доказательствами, поскольку далеко не все способы уведомления можно подтвердить документально. Причем доказательства должны достоверно подтверждать не просто факт извещения, но и конкретную дату его отправки (с учетом того, что обязанность по уведомлению участников (акционеров) о собрании должна быть исполнена в определенные сроки), отправителя, указание корректного адреса адресата, содержание извещения.

Есть шанс приравнять доставку курьерской службой к отправке заказных писем

По вопросу использования услуг экспресс-доставки курьерской почты в обстоятельствах, когда устав не предусматривает такой возможности, у судов нет единой позиции.

Некоторые суды не признают этот способ уведомления допустимым (постановления ФАС Московского округа от 21.11.11 по делу № А40−141152/10−104−1187, Девятого арбитражного апелляционного суда от 20.04.12 по делу № А40−135747/11−62−1241). Другие суды не так категоричны. В частности, если курьерская служба, осуществляющая доставку, имеет лицензию на оказание услуг почтовой связи и отправление соответствовало требованиям, которые предъявляются к заказным письмам (хотя и называлось по-другому), то суд может приравнять этот способ отправки уведомления к отправке заказным письмом (постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 23.05.11 по делу № А74−4605/2010). Например, в одном деле общество воспользовалось EMS-доставкой, суд первой инстанции признал это недопустимым способом, но апелляционная инстанция с этим не согласилась. Она исходила из того, что в соответствии с пунктами 2, 3 Правил оказания услуг почтовой связи услуги EMS относятся к услугам почтовой связи. По смыслу пункта 12 вышеуказанных Правил заказным является письмо, принимаемое отправителем с выдачей ему квитанции и вручаемое адресату (его представителю) с распиской в получении. Изучив договор на оказание услуг экспресс-доставки, суд пришел к выводу, что экспресс-отправление соответствует требованиям, предъявляемым к заказному письму. Следовательно, общество выполнило законные требования к способу уведомления. Кроме того, суд принял во внимание, что общество заключило договор на оказание услуг экспресс-доставки за полгода до направления уведомления, что указывает на обычное использование данных услуг в деловом обороте компании (постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 11.07.11 по делу № А76−1655/2011, определением ВАС РФ от 14.02.12 № ВАС-501/12 отказано в передаче дела на рассмотрение в порядке надзора).

Если в уставе нет специальных положений о способе уведомления, то можно использовать только те варианты, которые указаны непосредственно в законе. Доказательства уведомления иным способом суд скорее всего не примет как недопустимые (ст. 68 АПК РФ).

С 1 января 2014 года станет возможным еще один способ уведомления акционеров: в уставе общества можно будет предусмотреть размещение сообщения о собрании на указанном в уставе сайте общества (Федеральный закон от 29.12.12 № 282-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ<…>».

Способы уведомления, предусмотренные законом. В соответствии со статьей 36 закона № 14-ФЗ орган или лица, созывающие общее собрание участников, обязаны не позднее чем за 30 дней до его проведения уведомить об этом каждого участника общества заказным письмом по адресу, указанному в списке участников общества, или иным способом, предусмотренным уставом общества. Закон № 208-ФЗ описывает возможные варианты передачи сообщения о проведении общего собрания детальнее: оно может быть направлено заказным письмом, если уставом общества не предусмотрен иной способ направления этого сообщения в письменной форме, или вручено каждому из указанных лиц под роспись либо, если это предусмотрено уставом общества, опубликовано в доступном для всех акционеров общества печатном издании, определенном уставом общества (п. 1 ст. 52 закона № 208-ФЗ).

Таким образом, если устав не предусматривает иного способа уведомления о собрании, то участникам общества с ограниченной ответственностью (далее — ООО) извещения необходимо отправить только заказными письмами, тогда как у акционерного общества (далее — АО) есть альтернатива между отправкой извещений заказными письмами либо вручением извещений акционерам под роспись. Другие варианты недопустимы, даже если они кажутся более удобными и надежными. Поэтому, например, отправку уведомления с курьером, если такой вариант не предусмотрен уставом, суд может посчитать ненадлежащим способом уведомления (постановление ФАС Московского округа от 12.08.10 по делу № А40−88439/09−34−714). С одной стороны, отправка курьером может обеспечить личное вручение уведомления под роспись, что в АО как раз является одним из допустимых способов по закону № 208-ФЗ. Но, с другой стороны, в такой ситуации общество будет считаться исполнившим обязанность по уведомлению, только если курьер сможет передать извещение акционеру. Если же передача не состоится (например, акционер откажется принимать извещение, его не окажется на месте, корреспонденцию примет неуполномоченное лицо и т. д.), то у общества не будет надлежащих доказательств уведомления. С этой точки зрения отправка извещений заказными письмами более надежный вариант, потому что, как будет показано ниже, для признания общества исполнившим обязанность по уведомлению в этом случае не всегда нужны доказательства фактического получения письма. Личное вручение извещения под роспись — надежный способ лишь в отношении акционеров, которые одновременно являются работниками общества. В этой ситуации не требуется доставка, а если попытка личной передачи окажется неудачной (например, из-за корпоративного конфликта акционер откажется подписать извещение), можно будет в тот же день, не теряя времени и не нарушая сроков, отправить ему извещение почтой.

Nota bene!

Нарушение порядка уведомления участников (акционеров) о собрании грозит обществу не только риском оспаривания общего собрания, но и привлечением к административной ответственности с достаточно высоким размером штрафа (ч. 2, 11 ст. 15.23.1 КоАП РФ, постановления Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.07.12 по делу № А63−6378/2012, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.06.12 по делу № А71−2787/2012).

Отправка телеграммы вместо заказного письма может расцениваться как ненадлежащее доказательство уведомления, если такой способ не предусмотрен уставом (постановления Десятого арбитражного апелляционного суда от 11.08.11 по делу № А41−21924/10, Девятого арбитражного апелляционного суда от 05.06.09 по делу № А40−40777/08−138−322). И уж тем более суды не принимают доводы о том, что информация о предстоящем собрании была опубликована в каком-либо печатном издании (постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.07.10 по делу № А07−586/2010) или об устном уведомлении участников (постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.03.12 по делу № А32−14926/2011, Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.06.09 по делу № А68−9256/08).

Способы уведомления, предусмотренные уставом. Уставы обществ (как акционерных, так и с ограниченной ответственностью) очень часто предусматривают дополнительные способы уведомлений о собраниях, которые в большинстве своем носят альтернативный характер. То есть наряду со способами, предусмотренными законом, уставы допускают, например, уведомление курьерской службой (или просто курьером), телеграммой, с использованием средств факсимильной связи, электронной почты, путем публикации в конкретных СМИ или размещения информации на сайте компании, даже sms-сообщениями и т. д. Иногда, согласно условию устава, перечень альтернативных вариантов уведомления является закрытым (можно использовать любой из перечисленных способов), иногда — открытым (допускается использование «любого иного способа, обеспечивающего поступления уведомления», «посредством любой иной связи, доступной участникам и обеспечивающей достоверность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение» и т. д.).

Nota bene!

Даже в случаях, когда устав прямо предусматривает довольно обременительное для организатора общего собрания условие о том, что участник (акционер) считается извещенным о собрании только при наличии доказательств вручения ему соответствующего извещения, позиция судов не единообразна. Есть примеры, когда суды считают это условие противоречащим закону и признают уведомление состоявшимся только на основании доказательств его отправки без доказательств вручения (постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 11.07.12 по делу № А41−28301/11).

При этом закон № 208-ФЗ ограничивает способы уведомления, возможные по уставу, особым условием: сообщения должны иметь письменную форму (п. 1 ст. 52 закона № 208-ФЗ). Следовательно, даже если в уставе АО предусмотрена возможность устного уведомления акционеров (например, посредством телефонной связи), этот вариант противоречит закону, а значит, является ненадлежащим способом уведомления. В отношении ООО такой оговорки нет, равно как нет и иных ограничений способов уведомления. Хотя сама формулировка нормы о том, какую информацию должно включать в себя уведомление (п. 2 ст. 36 закона № 14-ФЗ), по сути, дает основания предположить, что оно должно иметь все-таки письменную форму. Но даже если исходить из того, что формально условие устава ООО об устном уведомлении (а такие условия действительно встречаются) не противоречит закону, этот вариант не обеспечивает общество доказательствами исполнения его обязанности. Например, в одном спорном случае устав ООО предусматривал возможность уведомления «по телефону, по факсу, в устном порядке, а в случае необходимости — заказным письмом». Доказательств письменного извещения у общества не было, в итоге суд признал, что факт уведомления не доказан (постановление Северо-Западного округа от13.08.09 по делу № А13−3513/2008, определение ВАС РФ от 09.12.09 № ВАС-16095/09 по тому же делу).

Кроме того, устный способ не позволяет выполнить еще одно обязательное требование в процедуре созыва собрания, а именно по обеспечению участников (акционеров) информацией и материалами для предстоящего собрания (годовой отчет, сведения о кандидатах, избираемых в органы управления, проекты изменений в устав и т. д.). Если устав не предусматривает иного порядка ознакомления с этой информацией (например, в офисе общества), то она должна быть направлена вместе с уведомлением о собрании (п. 3 ст. 36 закона № 14-ФЗ). Очевидно, что в устной форме такую информацию передать невозможно. Между тем ненаправление участникам информации и материалов, необходимых для собрания, — такое же грубое нарушение порядка созыва собрания, как и неуведомление о проведении собрания (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 29.12.11 по делу № А33−4087/2011, Московского округа от 21.11.11 по делу № А40−141152/10−1041187).

Об этих двух важных аспектах (возможность доказать факт уведомления и возможность передать вместе с уведомлением информацию, необходимую для собрания) необходимо помнить при выборе любого иного альтернативного варианта уведомления из предусмотренных уставом — по электронной почте, по факсу и т. д. При малейших сомнениях в том, что выбранный способ обеспечит выполнение обеих вышеназванных возможностей, лучше подстраховаться и разослать уведомления еще и заказными письмами.

Нужно собирать не только доказательства отправки уведомления, но и доказательства его получения адресатом (рассылать письма с уведомлением о вручении).
В уведомлении о вручении необходимо проверить, кто расписался от имени получателя: возможен спор о полномочиях.

Доказательства отправки уведомления заказным письмом

Итак, самым распространенным и при этом надежным вариантом извещения участников (акционеров) о предстоящем собрании является отправка соответствующих уведомлений заказными письмами. Однако и при этом способе в дальнейшем не исключены споры. Главный вопрос: какими доказательствами нужно располагать обществу, чтобы подтвердить факт отправки уведомления заказным письмом?

Доказательство отправки — квитанция или реестр. В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства Р. Ф.от 15.04.05 № 221, далее — Правила оказания услуг почтовой связи) заказные письма отличаются от иных категорий почтовых отправлений прежде всего порядком и условиями приема. Заказные письма относятся к категории регистрируемых почтовых отправлений, то есть принимаемых от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемых адресату (его законному представителю) с распиской в получении (п. 12 Правил оказания услуг почтовой связи).

В квитанции, выдаваемой отправителю при приеме регистрируемого почтового отправления, указываются вид и категория почтового отправления, фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (п. 32 Правил оказания услуг почтовой связи). Одновременная отправка пяти или более писем осуществляется при условии составления отправителем списка (реестра) с указанием номеров по порядку, места назначения и наименования получателя. В этом случае при приеме писем почтовый работник поименно сверяет их с записями в списке, проставляет в нем номера писем, подписывает список, ставит на нем оттиск календарного штемпеля дня приема и выписывает одну общую квитанцию. Такая квитанция содержит номера отправлений, в строке «Куда» прописью указывается количество принятых по списку писем (бандеролей), в строке «Кому» делается отметка: «По списку» (п. 416 Почтовых правил, принятых Советом глав администраций связи Регионального содружества в области связи 22.04.92, введены в действие приказом Минсвязи России от 14.11.92 № 416, далее — Почтовые правила).

Любой из этих документов должен отвечать требованиям, предъявляемым к бланкам строгой отчетности, и содержать информацию об имени (наименовании) адресата, его полном адресе и дате отправки. Форма бланка квитанции утверждена приказом Минфина России от 29.12.2000 (форма № 1 по ОКУД 0752003).

Таким образом, доказательством отправки заказного письма может служить почтовая квитанция с оттиском клише контрольно-кассовой машины или заполненная вручную либо список отправленной корреспонденции, заверенный работником почтовой связи.

Допустима отправка заказной бандеролью вместо заказного письма

Необходимость отправки вместе с уведомлением дополнительных документов для собрания может обернуться одной проблемой технического характера.

Если это документы большого объема, то может оказаться, что вес всей отправляемой участнику или акционеру корреспонденции превышает пределы, допустимые для почтового отправления в форме письма. При оказании универсальных услуг почтовой связи предельно допустимый вес письма (в том числе заказного) составляет 100 г (п. 14 Правил оказания услуг почтовой связи). Поэтому почтовый работник может предложить выбрать иной вид отправления, допускающий больший вес. Например, у Почты России это могут быть бандероли (которые тоже бывают в том числе заказными, вручаются адресату с распиской в получении и оформляются выдачей квитанции) или заказные письма первой категории, которые допускают вес до 0,5 кг (эта категория предполагает ускоренные сроки доставки и повышенные тарифы оплаты почтовых услуг). Курьер или другой сотрудник компании, которому поручили отправить уведомления почтой, вряд ли будет вникать в разницу между разными видами отправлений и может выбрать вариант отправки заказной бандеролью. Будет ли это считаться в случае спора надлежащим уведомлением, если устав общества не допускает иных вариантов почтовой отправки уведомлений, кроме как заказными письмами? Вариант слишком формального подхода суда к этому вопросу, конечно, полностью исключить нельзя, но в практике есть примеры, когда суды в таких обстоятельствах принимали во внимание вес корреспонденции и признавали отправку заказной бандеролью надлежащим способом (постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.04.11 по делу № А54−5202/2010).

Доказательства получения уведомления. В спорных ситуациях очень часто возникает вопрос: должно ли общество доказывать фактическое получение извещения (отправить письмо с уведомлением о вручении и предъявить в суде это уведомление) или достаточно доказать факт его отправки надлежащим способом (предъявить почтовую квитанцию)? Другими словами, с какого момента инициатор созыва собрания считается исполнившим свою обязанность по уведомлению о его созыве? К сожалению, по этому вопросу позиция судов не единообразна.

Заказное письмо предполагает два варианта вручения адресату: путем доставки почтальоном по указанному адресу или путем получения в почтовом отделении (в таком случае адресату направляется извещение о том, что на его имя поступила заказная корреспонденция).

Исходя из буквального содержания пункта 1 статьи 36 закона № 14-ФЗ и пункта 1 статьи 52 закона № 208-ФЗ эти нормы не обязывают общество удостовериться в том, что адресат получил направленное ему извещение. Поэтому у судов преобладает следующая позиция: обязанность по извещению участников о дате проведения общего собрания считается исполненной с момента отправления заказной корреспонденции почтовой связью (определение ВАС РФ от 14.02.12 № ВАС-501/12, постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.09.10 по делу № А53−4645/2010, Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.04.11 по делу № А54−5202/2010, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 07.09.10 по делу № А65−801/2010, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.08.11 по делу № А32−3366/2011, ФАС Уральского округа от 04.05.10 по делу № А60−40644/2009-С4). Другими словами, даже если адресат не явился в почтовое отделение за получением уведомления или вместо него его получило неуполномоченное лицо, это не имеет значения.

Но есть и другая позиция: если адресат не получил отправленное ему извещение (нет доказательств вручения), то уведомление не состоялось (постановления ФАС Дальневосточного округа от 22.11.11 по делу № А73−14348/2010, Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.01.12 по делу № А12−5839/2011). Скорее всего эта позиция базируется на предположении о том, что в качестве законного способа уведомления заказное письмо избрано именно потому, что предполагает вручение его адресату с распиской в получении. Следовательно, уведомление можно считать состоявшимся только после фактического вручения письма адресату.

Некоторые суды занимают компромиссную позицию: если участник (акционер) ссылается на ненадлежащее извещение его о собрании, объясняя это только отсутствием доказательств фактического получения уведомления, но не предоставляет при этом никаких доказательств того, что он не имел объективной возможности получить письмо, то общество считается исполнившим свою обязанность по уведомлению (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 13.08.10 по делу № А32−25844/2008−62/368−2010−54/3). Если же участник (акционер) предъявляет доказательства того, что не мог получить письмо по объективной причине (например, находился на лечении в стационаре), то общество не считается исполнившим обязанность по его уведомлению (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 28.04.10 по делу № А67−6953/09).

С учетом отсутствия единообразия в судебном толковании в ситуации корпоративного конфликта (или риска его возникновения) лучше свести к минимуму вероятность неблагоприятного судебного усмотрения и позаботиться о наличии доказательств фактического получения извещения адресатом. Во-первых, письма нужно рассылать с уведомлением о вручении и после рассылки отслеживать дальнейшую судьбу этих почтовых отправлений, сохраняя полученные уведомления. Во-вторых, целесообразно заблаговременно (до созыва общего собрания) предусмотреть в уставе возможность дополнительного уведомления участников (акционеров) иными способами — например, телеграммой, путем размещения информации на сайте и т. д.

Полномочия на получение корреспонденции. Бывает, что общество-отправитель получает уведомление о вручении заказного письма получателю, однако в получении расписался не адресат. В случае спора это грозит тем, что участник (акционер) будет ссылаться на то, что вместо него письмо получило неуполномоченное лицо. Это может создать проблему для общества, только если суд, рассматривающий спор, придерживается мнения о том, что обязанность уведомления участника считается исполненной с момента вручения ему письма. В иных случаях такие аргументы не имеют значения.

Nota bene!

Отправителю возвращаются почтовые отправления, которые невозможно доставить (вручить) в связи с неточностью или отсутствием необходимых адресных данных, выбытием адресата либо иными обстоятельствами, исключающими возможность доставки (ст. 21 Федерального закона от 17.07.99 № 176 «О почтовой связи»).

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (п. 2, 12, 34) заказные письма могут быть переданы адресату или его представителям по доверенности. Вручение осуществляется при предъявлении документов, удостоверяющих личность. При этом пункт 90 Почтовых правил допускает вручение почтовых отправлений совершеннолетним членам семьи. То есть не исключено, что вместо адресата письмо получит, например, его супруга или иной родственник, не имеющие доверенности, и в дальнейшем этот факт будет использован против общества.

Особые трудности возникают в случаях, когда участником (акционером) является компания. Впоследствии она может сослаться на то, что фактический получатель письма не был ее сотрудником и (или) не имел полномочий на получение адресованной ей корреспонденции (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 20.04.12 по делу № А40−135747/11−62−1241, Восьмого арбитражного апелляционного суда от 08.07.09 по делу № А70−3335/2008). Тогда необходимо исходить из следующего: порядок доставки почтовых отправлений в адрес юридического лица определяется договором между ним и оператором почтовой связи (п. 33 Правил оказания услуг почтовой связи). Если такой договор не заключен, нужно руководствоваться пунктом 90 Почтовых правил: заказные письма или извещения об их поступлении выдаются почтальонами уполномоченным тех организаций, которым они адресованы, на первых этажах зданий в канцеляриях, экспедициях, конторах либо непосредственно на предприятии связи. Причем по смыслу пунктов 100−103 Почтовых правил для получения корреспонденции от имени адресата получателю требуется доверенность. Если это разовая доверенность на получение конкретного почтового отправления, то она подкалывается к извещению на выданное отправление. Если это не разовая доверенность, но выданная конкретно на получение корреспонденции, то она остается на предприятии связи. Если же это общая (генеральная) доверенность на ведение дел от имени компании, то она после выдачи почтового отправления возвращается владельцу.

В случаях когда в уведомлении о вручении отмечено, что письмо получено по доверенности, суд может признать его доставленным, так как вопросы передачи корреспонденции внутри компании-получателя являются риском единоличного исполнительного органа компании (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 11.01.10 по делу № А32−18948/2009)

Руководствуясь данными положениями, при наличии спора между отправителем и адресатом относительно факта вручения заказного письма, адресованного юридическому лицу, можно ходатайствовать в суде об отправке оператору почтовой связи запроса с просьбой пояснить, есть ли между ним и конкретной компанией договор о порядке доставки корреспонденции, кто уполномочен получать корреспонденцию от имени компании и в каком порядке было выдано адресату конкретное почтовое отправление (ч. 6 ст. 66 АПК РФ).

Доказательства другого вложения в почтовый конверт

На практике не так уж редки случаи злоупотреблений со стороны лиц, созывающих общие собрания. Классический случай: вложение в конверт пустого листа или другого, не очень значительного письма.

Как компании, являющейся участником или акционером другого общества, защититься от подобных уловок? Ведь не исключено, что в случае спора суд займет такую позицию: не ответчик обязан доказывать, что в конверте с соответствующим номером почтового отправления было именно уведомление, а истец должен доказать, что в конверте было другое вложение. Предъявить в суде вскрытый конверт с содержимым недостаточно — не исключена подмена вложения. Чаще всего в делах подобного рода фигурируют акты о вскрытии почтового отправления, составляемые в присутствии сотрудников почты (если адресат забирает письмо в почтовом отделении) или в присутствии почтальона, если он доставил письмо адресату. Почтовыми правилами составление акта вскрытия предусмотрено только для ценных писем (с описью вложения), однако суды принимают такие акты и в случаях, когда они составлены в отношении обычных заказных писем без описи (постановления Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.02.12 по делу № А54−2215/2011, Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 06.12.10 по делу № А07−10811/2010). В акте описывается, что именно было обнаружено в конверте, адресат и почтовые работники ставят свои подписи с расшифровкой и указанием должности. Присутствовавших при вскрытии конверта почтовых работников при необходимости можно вызвать в суд в качестве свидетелей (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 09.10.09 по делу № А40−93936/08−132−867). Если вопрос не столько в отправке самого уведомления, сколько в том, были ли к нему приложены документы, необходимые для собрания, и акт вскрытия при получении письма не составлялся, то можно попытаться доказать, что конкретное почтовое отправление не могло содержать соответствующее количество документов, исходя из его веса. Безусловно, это не самое надежное доказательство, но иногда оно срабатывает (постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 24.03.11 по делу № А81−3458/2010).

Почтовые отправления с извещениями о собраниях нужно отправлять с описью вложения, сохраняя один экземпляр описи. Поэтому вместо заказного письма лучше отправлять ценное с описью.

Если конверт с письмом вернулся отправителю, так как адресат его не получил, нужно сохранить его невскрытым и предъявить в случае спора в суде именно в закрытом виде.

Доказательства содержания уведомления

Надо ли обществу обеспечивать себя доказательствами того, что в отправленном письме было не что иное, как уведомление о предстоящем собрании и необходимые дополнительные материалы? Ведь требования к заказному письму не включают в себя обязательное составление описи вложения, заверяемой почтовым работником (п. 12 Правил оказания услуг почтовой связи). Более того, на почте опись делают только в отношении ценных отправлений, то есть нужно отправить не заказное письмо, а письмо с объявленной ценностью. Тем не менее анализ судебных споров показывает, что опись необходима. Причем в случае спора отправка ценного письма вместо заказного не будет считаться нарушением — суды считают эти два вида отправлений равноценными (постановления ФАС Северо-Западного округа от 30.09.09 по делу № А56−50198/2008, Уральского округа от 02.02.11 по делу № А60−19248/2010-С4)

Судебные подходы. Достаточно распространена судебная практика, которая не расценивает документы об отправке и даже вручении письма как достаточные доказательства соблюдения процедуры уведомления, если отсутствует опись вложения, то есть не раскрыто содержание направленной адресату корреспонденции (постановления ФАС Дальневосточного округа от 04.12.09 по делу № А51−13209/2008, Центрального округа от 09.02.12 по делу № А08−4756/2011, Дальневосточного округа от 06.12.11 по делу № А51−2143/2011). Причем такой позиции суды придерживаются не только в случаях, когда истец утверждает, что он вместо уведомления о собрании получил нечто другое (письмо иного содержания, пустой лист, открытку и т. д.), но и когда истец просто ссылается на то, что общество не доказало факт отправки именно уведомления, хотя обязано это сделать. Так, в одном из дел суд указал, что общество обязано доказать, что в отправленных письмах содержалось именно уведомление о собрании, потому что несет бремя доказывания надлежащего уведомления акционеров (постановление ФАС Поволжского округа от 10.07.12 по делу № А65−21259/2011).

Правда, встречается и иная позиция: если истец не доказал, что вместо уведомления в отправленном ему конверте было другое вложение, то почтовая квитанция или реестр почтовых отправлений — надлежащее и достаточное доказательство выполнения обязанности по уведомлению о собрании (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 27.02.10 по делу № А32−564/2009, от 01.10.10 по делу № А32−19192/2009, Московского округа от 25.02.10 по делу № А40−46095/09−100−420, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 20.08.12 по делу № А10−1056/2012). Однако в количественном отношении эта позиция проигрывает той, которая указана выше. С учетом этого обществу очень важны доказательства содержания почтовых отправлений.

Nota bene!

Даже если нарушение порядка уведомления кого-то из акционеров (участников) очевидно, это не означает со стопроцентной вероятностью, что данный акционер (участник), пропустив собрание, может оспорить принятое на нем решение. Так, если его голос не мог повлиять на результаты голосования, в иске будет отказано (п. 7 ст. 49 закона № 208-ФЗ, п. 2 ст. 43 закона № 14-ФЗ).

Ситуация: уведомление не получено. Необходимость доказать содержание отправленных писем может возникнуть и в тех случаях, когда уведомление фактически не было получено и суд считает, что обществу достаточно представить доказательства его отправки. Причем, если конверты с письмами вернулись отправителю, общество может обойтись без описи вложения, а представить в суд сами конверты в закрытом виде. Например, в одном деле участница ООО ссылалась на то, что ее не уведомили о предстоящем собрании, а общество представило квитанцию о принятии письма к отправке, акт о возврате отправления отправителю в связи с отсутствием адресата, а также возвратный конверт (в закрытом виде). Вскрыв конверт в судебном заседании, суд установил, что там было именно уведомление о собрании. Поскольку общество отправляло уведомление по надлежащему адресу (указанному в списке участников общества), суд пришел к выводу, что оно приняло все необходимые меры для извещения участника, следовательно, процедура созыва собрания не нарушена (постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 11.07.11 по делу № А76−1655/2011, определение ВАС РФ от 14.02.12 № ВАС-501/12 по тому же делу).

Акционер утверждает, что получил не уведомление, а что-то другое. Как распределяется бремя доказывания?

Общество созывает общее собрание. Какие доказательства подтвердят уведомление участников
Анжела Валерьевна Потеева, председатель Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда

Каждое лицо, участвующее в деле, должно доказать обстоятельства, на которые оно ссылается как на основание своих требований и возражений (ст. 65 АПК РФ). Доказательство признается достоверным, если в результате его проверки и исследования выясняется, что содержащиеся в нем сведения соответствуют действительности (ч. 3 ст. 71 АПК РФ). Статья 10 ГК РФ закрепляет презумпцию разумности действий участников гражданского оборота. Таким образом, доказательство признается достоверным, пока не доказано иное. В описанной ситуации при наличии у общества почтовой квитанции об отправке корреспонденции конкретному акционеру и уведомления о вручении его обязанность по доказыванию факта извещения акционера о проведении собрания будет считаться выполненной. Соответственно, именно на акционере лежит обязанность доказать, что им получена иная корреспонденция. На практике участники корпоративного спора прибегают к следующим способам доказывания: производят вскрытие конверта в присутствии представителя органа почтовой связи и фиксируют наличие в нем документа или отсутствие. Или в уставе общества заранее предусматривается способ уведомления участников, например, почтовым отправлением с описью вложения.

Общество созывает общее собрание. Какие доказательства подтвердят уведомление участников
Валерий Павлович Быков, судья Десятого арбитражного апелляционного суда

Если акционер обратился с иском о признании недействительными решений общего собрания акционеров, он должен доказать факт его неуведомления о проведенном собрании (ч. 1 ст. 65 АПК РФ). В подтверждение этого факта он может представить протокол осмотра нотариусом письменных доказательств, составленный в целях обеспечения доказательств по делу (когда нотариус производит вскрытие и осмотр заказного письма с обратным уведомлением). Общество, являющееся ответчиком, должно доказать, что оно направило истцу уведомление о проведении общего собрания в соответствии с требованиями закона. В качестве надлежащего извещения акционеров о проведении собрания может быть представлено заказное письмо с описью вложения и уведомлением о его вручении адресату. Указанные доказательства, представленные истцом (акционером) и ответчиком (обществом), оцениваются арбитражным судом в соответствии со статьей 71 АПК Р. Ф. Лишь оценив совокупность представленных доказательств, арбитражный суд может сделать вывод о доказанности или недоказанности факта надлежащего извещения истца о времени и месте проведения собрания.

Журнал «Юрист компании», № 2, Февраль 2013



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.