какие документы обязательно должны быть в организации- обществе с ограниченной ответственностью: по отделу кадров; по охране труда; по защите персональных данных?

224

Вопрос

какие документы обязательно должны быть в организации- обществе с ограниченной ответственностью: по отделу кадров; по охране труда; по защите персональных данных? Какие документы проверяют специально уполномоченные в вышеперечисленных областях органы? Какова ответственность за отсутствие указанных документов?

Ответ

, за отсутствие которых работодатель несет ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ:

 

1. Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним. Ст. 16 ТК РФ закреплено, что трудовые отношения возникают на основании трудового договора, изменение же условий трудового договора оформляется в виде дополнительного соглашения (ст. 72 ТК РФ).

2. Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности и договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности, если имеются материально ответственные лица. Статьей 244 ТК РФ предусмотрено такое право работодателя.

3. Ученический договор, если компания обучает работников (лиц, ищущих работу), либо если направляет на обучение.

4. График отпусков (ст. 123 ТК РФ).

5. Трудовые книжки и книги по их учету, если работа для работника является основной (ст. 66 ТК РФ).

6. Табель учета рабочего времени (ст. 91 ТК РФ).

7. Личная карточка работника (п. п. 12, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

8. Штатное расписание. Наличие его прямо не предусмотрено, но исходя из положений ст. ст. 15, 57 ТК РФ работодатель должен его составлять.

9. Локальные нормативные акты работодателя. К обязательным актам относятся:

а) правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ). Можно предусмотреть в Правила внутреннего трудового распорядка также положения об охране труда, о защите персональных данных, об оплате труда и премировании и другие положения, с которыми работники данной организации должны быть ознакомлены под роспись. В этом случае разработка и утверждение соответствующих положений не обязательна, так как все включено в Правила внутреннего трудового распорядка.

б) положение о персональных данных работников, например положение о персональных данных работников (ст. ст. 87, 86 ТК РФ), если не предусмотрено Правилами внутреннего трудового распорядка.

в) положение об оплате труда и премировании (ст. 135 ТК РФ), если не предусмотрено Правилами внутреннего трудового распорядка.

г) положение о ненормированном рабочем дне, если работники работают в таком режиме (ст. ст. 57, 101 ТК РФ).

д) локальный нормативный акт, предусматривающий порядок и условия прохождения работниками профессиональной подготовки или переподготовки (ч. 2 ст. 196 ТК РФ), если работодатель направляет работников на обучение, переобучение или повышение квалификации.

10. Приказ об утверждении расчетного листка. (ч. 1 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).

11. Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц организации на подписание тех различных документов.

12. Положение о филиале, представительстве, если таковые имеются.

13. Положение об аттестации. Законодательством РФ обязательность прохождения аттестации установлена только в отношении отдельных категорий работников. Однако, уволить работника по п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ можно только после подтверждения его несоответствия занимаемой должности или выполняемой работе результатами аттестации. Поэтому если в организации предполагается проведение аттестации (увольнение работника по соответствующему основанию), то рекомендуется утвердить положение об аттестации.

14. Положение об охране коммерческой тайны. Не является обязательным, однако если работник имеет доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, то он должен быть ознакомлен с порядком и условиями ее обработки, получения, передачи.

15. Документы по охране труда:

— правила и инструкции по охране труда (п. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);

— листы ознакомления работников с локальными нормативными актами, содержащими требования охраны труда;

— нормативные правовые акты, содержащие требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности организации;

— журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте (п. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда);

— перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, если работодателем принято решение не проводить такой инструктаж в отношении работников, не связанных с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов;

— приказ о возложении обязанностей, если работодатель передает функции службы охраны труда или штатного специалиста по охране труда иному работнику;

— инструкция о мерах пожарной безопасности (п. 2 Правил противопожарного режима).

16. График сменности, если работники привлечены к сменной работе (ст. 103 ТК РФ).

17. Документы, относящиеся к воинскому учету граждан (п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ).

18. Приказы (распоряжения). Они издаются руководителем организации для надлежащего оформления управленческих решений, принимаемых в процессе деятельности организации (ст. ст. 62, 68, 84.1, ч. 6 ст. 193, 229, 402).

Также должны быть командировочные удостоверения. Кроме того, необходимы приказы, не имеющие унифицированной формы, но обязательны (например, приказ о применении дисциплинарного взыскания, приказ об изменении штатного расписания, приказ о привлечении работника к сверхурочной работе, приказ об оплате сверхурочной работы, приказ об удержании из заработной платы работника и др.)

19. Иные документы. Они должны быть в наличии только в тех случаях, когда какие-либо действия работодателя зависят от волеизъявления работника или предусмотрены нормами законодательства РФ (например, заявления работников, уведомления (извещения и т.п.), справки, полученные от работников, акты (решения) комиссий или об отказе работника выполнить требования работодателя)

Рекомендуемые локальные документы: личное дело работника, коллективный договор, должностная инструкция.

Кроме того, необходимо иметь книги, журналы:

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

2. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.

3. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

4. Журнал учета проверок. Обязательный документ.

5. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Обязательный документ (ст. 230.1 ТК РФ).

6. Журнал ознакомления с локальными нормативными актами, если не предусмотрено иного порядка ознакомления (ст. 68 ТК РФ).

7. Журнал учета прохождения работниками медицинских осмотров рекомендован, если есть соответствующие категории работников (ст. ст. 69, 213 ТК РФ).

В зависимости от того, по какой причине осуществляется проверка сотрудники уполномоченных органов проверяют наличие каких-либо документов, обоснование каких-либо действий работодателя и др.

Дополнительно Вы можете ознакомиться со Статьями:

Последствия изменения условий трудового договора

Судебная практика применения норм о трудовом договоре

Защита персональных данных работника

Законодательство о персональных данных: трудности применения

Правила внутреннего трудового распорядка: как обязательное сделать выгодным

Премирование работников. Как работодателю обезопасить себя от претензий

Критерии для расчета премии: как работодателю обезопасить себя от претензий

Какие кадровые документы необходимы для компании

Полномочия федеральной инспекции труда по делам об административных правонарушениях

Внутренний кадровый аудит. Как избежать санкций при трудовых проверках

Тактика защиты от неправомерных решений ГИТ

Нарушение правил проведения проверки трудовой инспекцией влечет недействительность ее результатов

07.02.2013 г.

С уважением,

эксперт «Системы Юрист» Валентина Яковлева

Ответ утвержден:

Руководитель Горячей линии ЮСС «Системы Юрист» Виктория Рыбалкина

 



Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

Опрос

Вы когда-нибудь меняли предмет или основание иска?

  • Да, все прошло хорошо 30.3%
  • Нет, никогда 30.3%
  • Да, но были сложности 39.39%
Другие опросы

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.