Порядок утверждения локальных нормативных актов (ЛНА)

108

Вопрос

Коммерческая организация (АО) планирует изменить порядок утверждения локальных нормативных актов (ЛНА). Действующий порядок (сложившийся и закрепленный в ЛНА, в Уставе организации вопрос не урегулирован) предполагает издание приказа за подписью уполномоченного лица, утверждающего тот или иной стандарт, положение, инструкцию, либо содержащий в себе регулирование какого либо вопроса текущей деятельности. Кадровые (регулирующие трудовые отношения) приказы не рассматриваются в контексте данного вопроса.Нововведение предполагает два момента:-при утверждении документов в качестве приложения к приказу (стандарта, положения, инструкции) приказ не издавать, документ утверждать путем проставления грифа "утверждаю" на самом документе и подписи уполномоченного лица;-при необходимости издания приказа по другим вопросам, когда регулирование деятельности содержится в тексте приказа, подписывать такой приказ с помощью ЭЦП уполномоченного лица. Вопрос: минусы и правовые риски такого нововведения, если таковые существуют? Во всех ли случаях можно перейти на указанные варианты? Есть ли предусмотренные законодательством, подзаконными актами, ведомственными требованиями случаи, когда необходим именно приказ с подписью лица (не ЭЦП) и какие это случаи для примера?

Ответ

Работодатели принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ст. 8 ТК РФ). Порядок утверждения локальных актов действующим законодательством не установлено. Это означает, что работодатель вправе самостоятельно определить порядок, каких-либо ограничений нет. Единственное требование – акт принимается работодателем. Это может быть реализовано путем проставления графы «утверждаю» с подписью, путем издания приказа с подписью и др.

Использование ЭПЦ возможно. При этом, ознакомление сотрудников с рядом документов возможно только на бумажном носителе путем проставления подписи.

Нет предусмотренных законодательством, подзаконными актами случаев, когда необходим именно приказ с подписью руководителя (не ЭЦП).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры».

1. Как принять локальный нормативный акт

«1. Определите перечень локальных актов

Имейте в виду, что в каждой компании должны быть:

– правила внутреннего трудового распорядка;

– положение об оплате труда;

– положение о персональных данных;

– инструкции по охране труда

2. Установите срок разработки локального акта

Этот срок зависит от сложности локального акта и обычно составляет от нескольких недель до нескольких месяцев

3. Сформируйте рабочую группу по разработке локального акта и назначьте ответственного

Издайте приказ, в котором пропишите состав рабочей группы и сроки разработки локального акта. Состав рабочей группы зависит от специфики принимаемого акта

4. Составьте проект документа

Проверьте, чтобы нормы локального нормативного акта не ухудшали положение работников по сравнению с действующим трудовым законодательством

Порядок утверждения локальных нормативных актов (ЛНА)

5. Cогласуйте проект с участниками рабочей группы

Проследите, чтобы каждый согласующий указал свою должность, поставил подпись, расшифровку и дату в листе согласования проекта документа

6. Если в компании есть профсоюз, то, прежде чем утверждать локальный акт, нужно учесть его мнение

Шаг 1. Направьте в профсоюз проект локального акта и обоснование к нему
Мнение профсоюза обязательно учесть, если принимаете:

– правила внутреннего трудового распорядка (ч. первая ст. 190 ТК РФ);

– локальные акты, устанавливающие системы оплаты труда (ч. четвертая ст. 135 ТК РФ);

– локальные акты, определяющие компенсации расходов на оплату проезда к месту отпуска и обратно работников Крайнего Севера (ч. восьмая ст. 325 ТК РФ)

Шаг 2. Профсоюз направляет свое мотивированное мнение в письменной форме в срок до пяти рабочих дней со дня получения проекта локального нормативного актаПорядок утверждения локальных нормативных актов (ЛНА)

7. Утвердите локальный нормативный акт

Способ 1. В правом верхнем углу документа руководитель должен поставить свою подпись

Порядок утверждения локальных нормативных актов (ЛНА)

Способ 2. Руководитель в произвольной форме издает приказ об утверждении локального нормативного акта* Порядок утверждения локальных нормативных актов (ЛНА)

8. Прошнуруйте, пронумеруйте и заверьте печатью организации локальный нормативный акт с помощью листа-заверителя

9. Ознакомьте сотрудников с локальным актом под роспись в отдельном листе ознакомления или в специальном журнале».

2. Статья: Инструкция по делопроизводству. Раздел «Особенности работы с электронными документами»

« Электронный документ и электронная копия документа

В этом разделе в Инструкцию по делопроизводству вводят два понятия. Это электронный документ и электронная копия документа. Важно различать их не только в регламенте, но и на практике.

Простое и понятное определение электронного документа дано в Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 2).

Электронный документ – это «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Определение электронной копии документа совсем недавно внесено постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 447).

Электронная копия документа – копия документа, созданная в электронной форме.

В случае с бумажными документами речь идет о скан-копии. Электронный документ проводит в электронном виде весь свой жизненный цикл. А электронная копия скорее всего имеет бумажный оригинал.

Электронный документ в отличие от электронной копии обладает юридической силой1. Ее придает документу электронно-цифровая подпись. Это еще одно новое понятие. Его надо ввести в Инструкцию по делопроизводству.

Электронно-цифровая подпись

Для чего нужна электронно-цифровая подпись (ЭЦП)? Она придает юридическую силу электронным документам и однозначно идентифицирует ее обладателя. Вопросы применения ЭЦП регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ«Об электронной подписи».

Закон выделяет усиленные (квалифицированные и неквалифицированные) и простые ЭЦП. Первые регистрируют в специализированных центрах. Ими можно подписывать любые документы. Простые действуют только «на местном уровне». В Инструкции по делопроизводству нужно описать оба вида ЭЦП. Если, конечно, компания их использует.

У организации нет усиленной квалифицированной ЭЦП? Тогда вопрос юридической силы ее «внешних» электронных документов перестает существовать. Все внешние юридически значимые коммуникации ведутся исключительно в бумажном виде.

Усиленной неквалифицированной ЭЦП тоже можно подписывать документы. Но только если это разрешает закон или по договоренности с получателем документов. Простыми ЭЦП IT-отдел может наделить всех пользователей СЭД. Внутри компании документы, подписанные ими, могут иметь те же права, что и бумажные*.

Сканирование

Нужно ли сканировать документы и помещать их электронные копии в СЭД? Разумеется, да. Потому что в системе электронного документооборота пользователь одновременно видит сам документ, его регистрационные и выходные данные, связи с другими документами. Без сканирования не обойтись. А чтобы коллеги всегда делали скан-копии, закрепите это требование в локальном нормативном акте.

Структура раздела

Таким образом, раздел «Особенности работы с электронными документами» разбит нами на три части:

1) «Электронные документы». Даем определения электронному документу и электронной копии документа, описываем правила работы с ними.

2) «Электронно-цифровая подпись». Определяем ЭЦП и ее виды, действующие в организации. Вводим положение: документы, подписанные простой ЭЦП, обладают юридической силой как минимум в стенах компании. Документы, подписанные усиленной квалифицированной, – еще и за ее пределами.

3) «Сканирование» – короткий раздел. Регламентируем правило: все документы, которые вносим в СЭД, проходят через сканер.

Раздел Инструкции «Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции» рассмотрим в следующем номере».

3. Статья: Новый законопроект

«Минэкономразвития России подготовило законопроект, который внесет важные поправки в Трудовой кодекс РФ и упростит жизнь работодателям. Особенно крупным компаниям с численностью более 500 человек и тех, кто имеет разветвленную структуру филиалов, но при этом ведет централизованный кадровый учет.

Согласно проекту все сотрудники для подписания документов, которые непосредственно относятся к их трудовой деятельности, смогут использовать электронную цифровую подпись вместо чернильной. По предварительным оценкам ведомства, сотрудники смогут расписываться в цифровом формате уже с января 2018 года. И это правило будет касаться всех работников, а не только тех, кто заключил дистанционный трудовой договор.

Авторы проекта поясняют свою инициативу тем, что в настоящее время трудовое законодательство предписывает ознакомление сотрудника под подпись с рядом документов работодателя как при приеме на работу, так и в дальнейшем при исполнении служебных обязанностей. При этом в компаниях с высокой ротацией кадров рутинная работа, связанная с получением личных подписей сотрудников, может повлечь нарушение сроков, установленных законодательством, что приводит к практике ознакомления с документами задним числом, что в дальнейшем нередко становится причиной трудовых споров и судебных разбирательств с работниками. Поэтому для более удобного согласования и подписания документов без нарушения законодательных сроков введут электронную подпись. Такие поправки помогут сэкономить время руководству и кадровым службам компаний. Поскольку компании смогут одновременно ознакомить всех работников с принятым актом, не тратя время на личную встречу или пересылку документов. Кроме того, сотрудники, получившие электронную подпись для визирования кадровых документов, смогут использовать ее в различных государственных и частных учреждениях, в которых предусмотрено использование электронной подписи*.

Однако некоторые документы сотрудники все равно смогут подписывать только вручную. Список таких документов Минэкономразвития утвердит дополнительно. В их числе наверняка окажется трудовой договор – основной документ, регламентирующий трудовые отношения между работником и организацией.

Источник: Известия».

23.08.2016

Недвижимость: что изменилось после 1 января 2017 года

Не пропустите 14 апреля большую онлайн-конференцию для юристов. Неподражаемый Роман Бевзенко обсудит с практикующими юристами и представителями Росреестра и МФЦ «Мои документы» проблемы нового закона о регистрации недвижимости.

Это бесплатно



Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.