Бухгалтерские услуги

97

Вопрос

Согласно действующему законодательству РФ в ООО должен быть бухгалтер для ведения бух. учета или полномочия по ведению бух. учета нужно передать специализированной организации по отдельному договору. Какие последствия, если в организации нет бухгалтера и нет договора. На кого последствия возложены (на само ЮЛ или на ГД)? Что нужно предусмотреть в договоре со сторонней организацией, чтобы было ясно, что этой сторонней организации передано ведение бух. учета? Есть какие-то правила в законодательстве или стандартные положения?

Ответ

Непосредственно ведение бухучета и хранение документов бухучета организует руководитель организации (ч. 1 ст. 7 Закона от 06,12.2011 № 402-ФЗ).

Он обязан выбрать один из следующих вариантов и закрепить это в учетной политике:

  • возложить ведение бухучета на главного бухгалтера или на другого ответственного сотрудника организации;
  • заключить договор об оказании услуг по ведению бухучета со сторонней организацией (специалистом);
  • принять ведение бухучета на себя (для субъектов малого и среднего бизнеса, а также некоммерческих организаций, имеющих право применять упрощенные способы ведения бухучета).

Нижеприведенная статья раскрывает основные моменты, которые должны быть отражены в договоре услуг на тот случай, если компания решит вынести функции бухгалтерии за пределы штата.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».

1. Рекомендация. Кто должен подписывать первичку за главного бухгалтера, если учет ведет сторонний исполнитель. Организация не является малым/средним предприятием

«Допустим, организация, которая не является малым (средним) предприятием, заключила договор со сторонним исполнителем об оказании услуг по ведению бухучета. Кто должен подписывать первичные документы за главного бухгалтера в таком случае?

Руководитель сам должен назначить перечень людей, которые имеют право подписывать первичные учетные документы (п. 14 Положения, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34нинформация Минфина России № ПЗ-10/2012). Это могут быть сотрудники организации (кассир, менеджер и т. д.), а также представители сторонней организации, которая ведет бухучет.

Право подписи банковских документов можно передать штатным сотрудникам, а также лицам, оказывающим услуги по ведению бухучета (п. 7.5 Инструкции Банка России от 30 мая 2014 г. № 153-И). Таким образом, в банковских документах помимо руководителя организации может расписываться сотрудник организации или руководитель сторонней организации, которая ведет учет.

При этом руководитель организации сам не может ставить подписи за главного бухгалтера. Дело в том, что, поскольку организация не является малым (средним) предприятием, руководитель не может принять ведение бухучета на себя. Данный вывод следует из части 3 статьи 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ».*

2. Статья. ПЯТЬ МОМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ ВАЖНО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ В ДОГОВОРЕ АУТСОРСИНГА БУХГАЛТЕРСКИХ УСЛУГ

Помимо пунктов, касающихся ответственности, надо заранее утвердить порядок досрочного расторжения договора

Справка

ФСС «Система Финансовый директор»
Сфера деятельности: готовые решения в сфере финансов и налогов для финансовых директоров (входит в медиагруппу «Актион»)
Численность персонала: 50
Количество пользователей: 15 000

Авторы справочной системы «Система Финансовый директор» подготовили ряд материалов о том, что должен содержать договор на аутсорсинг бизнес-услуг (включая бухгалтерские). В этой статье я поделюсь самыми важными советами практиков. Начнем с названия договора. Его лучше сформулировать так: договор на предоставление бухгалтерских услуг. Особое внимание уделите преамбуле документа. Тут стоит приводить максимально конкретные формулировки. Однако не нужно впадать в другую крайность и расписывать все мелочи. Вот как может звучать преамбула:*

«Исполнитель принимает на себя обязательства оказывать заказчику услугипо бухгалтерскому обслуживанию, а именно:

  • составление первичных документов, отражающих операции финансово-хозяйственной деятельности заказчика за соответствующий период;
  • подготовка отчетности по результатам финансово-хозяйственной деятельности заказчика за соответствующий период в объемах, установленных нормативными актами России, представление и сдача отчетности в ФНС России, ПФР, Росстат, ФСС России или иным пользователям, а также представление и защита предприятия заказчика в вышеуказанных органах;
  • обработка и предоставление иной информации, непосредственно содержащейся в данных бухучета;
  • консультирование представителей заказчика по вопросам финансового и управленческого учета, налогового законодательства, а также по текущей деятельности предприятия».

1. Кто вправе подписывать «первичку»

Даже если компания передала бухучет на аутсорсинг, то подписывать все первичные документы обязаны директор, главбух или финансовый директор. Поскольку главбуха в штате уже не будет, а руководитель не всегда присутствует на рабочем месте, то не исключены ситуации, когда отчетность не будет сдана в срок из-за отсутствия подписей. Решить проблему можно, указав в приложении к договору список сотрудников, обладающих правом подписи, а также срок, за который аутсорсер должен уведомить их о готовности документов. Также надо зафиксировать, как будет передаваться «первичка» (по почте заказным письмом, курьером).

2. О каких ситуациях провайдер обязан ставить в известность Вашу компанию

Желательно включить в договор список ситуаций, о которых аутсорсер обязан письменно известить компанию. Например:

  • получены документы, противоречащие действующему законодательству России или нарушающие финансовую дисциплину (допустим, сделка, заключаемая компанией, не соответствует положениям закона о трансфертном ценообразовании);
  • обнаружены ошибки в оформлении «первички» (например, провайдер получил счет-фактуру, подписанный факсимиле);
  • выполнение некоторых поручений заказчика может обернуться для него проблемами (например, компания просит перечислить в бюджет налог на прибыль на неделю позже или не в полном объеме, что может привести к существенным потерям);
  • получен запрос от третьих лиц с просьбой представить информацию о финансово-хозяйственной деятельности заказчика (например, поставщик интересуется данными о продажах за последний квартал, чтобы отследить сезонную динамику).

Защитить Ваши интересы поможет следующая формулировка: «Если о вышеуказанных случаях исполнитель не известил заказчика в письменной форме и это повлекло неблагоприятные для заказчика последствия, то материальную и иную ответственность несет исполнитель».

3. Как сформулировать положения о конфиденциальности

Один из основных пунктов договора – ответственность за разглашение коммерческой тайны. Обратите внимание на два момента.

Во-первых, в течение какого периода исполнитель не вправе разглашать данные о заказчике. Лучше прописать максимальный срок. Можно использовать следующую формулировку: «Условия, предусмотренные пунктом о конфиденциальности настоящего договора, действуют в течение всего срока действия настоящего договора и в течение 5 (пяти) лет после его расторжения».

Во-вторых, сколько сотрудников аутсорсинговой фирмы получат доступ к данным о клиенте. Важно лично удостовериться в том, что эти специалисты подписали соглашение о неразглашении информации. За нарушение данного условия нужно предусмотреть санкции в разделе «Ответственность сторон».

4. Какая ответственность должна быть закреплена в договоре

Ответственность за разглашение коммерческой тайны можно сформулировать так: «Разглашение исполнителем конфиденциальной информации влечет за собой дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с законодательством России. В случае ее разглашения исполнитель обязан возместить все убытки, возникшие по причине такового незаконного использования информации».

Отдельно следует рассмотреть вопрос возмещения убытков. При их подсчете надо учитывать не только реальный ущерб, нанесенный заказчику, но и упущенную выгоду. Также важно установить ответственность аутсорсера за некачественное исполнение своих обязанностей. Например, в договор лучше включить такое условие: «Исполнитель несет ответственность за ущерб, возникший в результате выполнения или невыполнения закрепленных настоящим договором и приложениями к нему за исполнителем функций и задач. Ущерб определяется размером штрафов, пеней, а также прочих финансовых взысканий со стороны контролирующих органов в отношении заказчика». Также нужно не забыть предусмотреть сроки возмещения этого ущерба исполнителем. Тут можно использовать следующие формулировки: «Исполнитель обязуется возместить ущерб, предусмотренный пунктом, в течение трех банковских дней с даты взыскания с заказчика соответствующих сумм контролирующими органами» или «Исполнитель обязуется возместить ущерб, предусмотренный пунктом, в течение трех банковских дней с даты уведомления контролирующими органами заказчика о наложении штрафов и пеней».

5. Как действовать при досрочном расторжении договора

Нужно предусмотреть возможность досрочного расторжения договора. Укажите сроки, в которые инициатор решения должен уведомить о нем контрагента. Например, если исполнитель сообщит об этом, когда до сдачи отчетности остается менее 45 дней, у компании могут возникнуть проблемы. Избежать их поможет формулировка: «Если инициатором расторжения настоящего договора выступает исполнитель, а до окончания срока подачи налоговой, бухгалтерской и прочей отчетности остается менее 45 календарных дней, то по письменному требованию заказчика расторжение настоящего договора может быть перенесено до момента сдачи отчетов в соответствующие инстанции».

Что проверить в договоре на IT-аутсорсинг

Во-первых, в договоре надо точно прописать, какие задачи и функции передаются сторонней компании. Например, консультирование и поддержка пользователей; обслуживание компьютеров, серверов, оргтехники, мобильных устройств; обслуживание системного и стандартного программного обеспечения; обслуживание и администрирование телефонии и др.

Во-вторых, нужно указать максимально возможное время неработоспособности той или иной системы или оборудования, допустимое в определенный период времени (например, один час в месяц).

В-третьих, следует определить график оказания IT-услуги; например, если компания работает круглосуточно, то, скорее всего, лучше указать соответствующий график поддержки критических информационных систем (24 часа 7 дней в неделю 365 дней в году).

По материалам финансовой справочной системы «ФСС»

Что проверить в договоре на аутсорсинг транспортных услуг

Во-первых, при описании предмета договора лучше использовать термин «транспортная экспедиция». Важно перечислить и дополнительные услуги, которые может оказывать аутсорсер.

Во-вторых, четко укажите, когда услуга считается оказанной.

В-третьих, уделите внимание условиям и порядку страхования грузов. Возможны два варианта: все расходы по страхованию принимает на себя перевозчик, стоимость страховки оплачивает компания-заказчик. В-четвертых, пропишите в договоре требования к транспортным средствам (это важно, если перевозка груза должна осуществляться при определенной температуре).

В-пятых, пропишите ответственность грузоперевозчика за утерянный или поврежденный груз. Например, включите условие: «Экспедитор несет ответственность по договору в виде возмещения реального, документально подтвержденного ущерба за утрату, недостачу или повреждение (порчу) груза после его принятия и до выдачи груза грузополучателю, если не докажет, что ущерб был нанесен вследствие обстоятельств, которые экспедитор не мог предотвратить и устранение которых от него не зависело. В случае доказательства данного факта экспедитор несет ответственность в размере, предусмотренном законодательством РФ».

По материалам финансовой справочной системы «ФСС»

3. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Статья 7. Организация ведения бухгалтерского учета

1. Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта.

2. В случае, если индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, ведут бухгалтерский учет в соответствии с настоящим Федеральным законом, они сами организуют ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, а также несут иные обязанности, установленные настоящим Федеральным законом для руководителя экономического субъекта.

3. Руководитель экономического субъекта обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, если иное не предусмотрено настоящей частью. Руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера. Руководитель экономического субъекта, который в соответствии с настоящим Федеральным законом вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также руководитель субъекта среднего предпринимательства, за исключением экономических субъектов, указанных в части 5 статьи 6 настоящего Федерального закона, может принять ведение бухгалтерского учета на себя.*

4. В открытых акционерных обществах (за исключением кредитных организаций), страховых организациях и негосударственных пенсионных фондах, акционерных инвестиционных фондах, управляющих компаниях паевых инвестиционных фондов, в иных экономических субъектах, ценные бумаги которых допущены к обращению на организованных торгах (за исключением кредитных организаций), в органах управления государственных внебюджетных фондов, органах управления государственных территориальных внебюджетных фондов главный бухгалтер или иное должностное лицо, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета, должны отвечать следующим требованиям:

1) иметь высшее образование;

2) иметь стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской деятельностью, не менее трех лет из последних пяти календарных лет, а при отсутствии высшего образования в области бухгалтерского учета и аудита - не менее пяти лет из последних семи календарных лет;2

3) не иметь неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.2

5. Дополнительные требования к главному бухгалтеру или иному должностному лицу, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета, могут устанавливаться другими федеральными законами.

6. Физическое лицо, с которым экономический субъект заключает договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, должно соответствовать требованиям, установленным частью 4 настоящей статьи. Юридическое лицо, с которым экономический субъект заключает договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, должно иметь не менее одного работника, отвечающего требованиям, установленным частью 4 настоящей статьи, с которым заключен трудовой договор.

7. Главный бухгалтер кредитной организации и главный бухгалтер некредитной финансовой организации должны отвечать требованиям, установленным Центральным банком Российской Федерации.

8. В случае возникновения разногласий в отношении ведения бухгалтерского учета между руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета:

1) данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию;

2) объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в бухгалтерской (финансовой) отчетности на основании письменного распоряжения руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период».

28.07.2016

Недвижимость: что изменилось после 1 января 2017 года

Не пропустите 14 апреля большую онлайн-конференцию для юристов. Неподражаемый Роман Бевзенко обсудит с практикующими юристами и представителями Росреестра и МФЦ «Мои документы» проблемы нового закона о регистрации недвижимости.

Это бесплатно



Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.