Удержание подотчетных сумм

109

Вопрос

Водителю перечислялись на банковскую карту денежные средства под отчет. Водитель данные денежные средства потратил, однако по возвращению из командировки водитель не предоставил работодателю подтверждающие оплату ремонтных работ документы. Вопрос: Можно ли с водителя взыскать перечисленные ему в подотчёт денежные средства? Есть ли по данному поводу судебная практика? Образцы документов?

Ответ

Да, можно.

Получая деньги в подотчет, работник пишет заявление, где указывается сумма, и срок, в течение которого можно пользоваться деньгами.

Не позднее чем через три рабочих дня после окончания этого срока сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет с документами, подтверждающими его расходы. Такие правила установлены п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Если деньги не потрачены, их нужно вернуть в срок, установленный руководителем. И сотрудник не может получить новую сумму в подотчет, пока за ним числится задолженность (абз. 3 п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

При командировках такой срок исчисляется с того дня, когда сотрудник вернулся из командировки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10. 2008 г. № 749).

Попросите работника написать заявление об удержании из заработной платы суммы задолженности. Удержать из зарплаты можно не более 20% от причитающейся работнику на руки суммы (ст. 138 ТК РФ). Но если работник сам напишет заявление с просьбой удержать долг, это ограничение не действует.

Если работник отказывается написать заявление то удержать сумму можно на основании приказа, отобрав письменное согласие работника (прикрепленные документы).

В случае, если работник оспаривает основание или сумму удержания, взыскать задолженность можно будет только через суд. Такие правила установлены в статьях 137248 Трудового кодекса РФ и подтверждены в письме Роструда от 09.08.2007 г. № 3044-6-0.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист», «Системы Главбух».

1.Рекомендация. Как удержать из зарплаты не возвращенные в срок подотчетные суммы.

«Срок возврата.

Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Если срок возврата подотчетных сумм установил руководитель, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). При командировках такой срок исчисляется с того дня, когда сотрудник вернулся из командировки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Отдельно скажем про ситуацию, когда сотрудник не смог вовремя отчитаться из-за болезни. Например, человек вернулся из командировки и на следующий день заболел.

В таком случае представить авансовый отчет сотрудник должен не позднее трех рабочих дней с даты фактического выхода на работу. Об этом сказано в пункте 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.*

Ситуация: когда сотрудник должен представить авансовый отчет, если срок возврата подотчетных сумм не установлен. Подотчетные суммы выданы для оплаты товаров (работ, услуг)

Авансовый отчет сотрудник должен представить в тот же день, когда он получил деньги.

По общему правилу сотрудник должен представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не прописан. По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).

Главбух советует: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами.

Какими документами оформить удержание.

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то удержите эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель организации издает приказ о взыскании в произвольной форме. Оформляют приказ не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому получите письменное согласие сотрудника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд. Такие правила установлены в статьях 137248 Трудового кодекса РФ и подтверждены в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0.

Максимальная сумма удержания.

Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 ТК РФ)».*

«Ситуация: как определить дату, когда организация может списать в связи с истечением срока исковой давности подотчетные суммы, которые числятся за уволившимся сотрудником

Чтобы определить день, когда можно списать неистребованные подотчетные суммы, воспользуйтесь следующей методикой.

1. Установите дату, с которой начинается срок исковой давности.

Отсчет срока исковой давности нужно вести со дня, следующего за датой, когда сотрудник должен был вернуть долг (ст. 191 ГК РФ). Например, если сотрудник должен был вернуть подотчетную сумму 5 октября, срок исковой давности отсчитывайте с 6 октября. Ведь задолженность сотрудника по подотчетным суммам относится к обязательствам с определенным сроком исполнения. Погасить задолженность сотрудник должен не позднее трех рабочих дней после того, как закончился срок, на который ему были выданы деньги (при направлении сотрудника в командировку – не позднее трех рабочих дней после дня его возвращения) (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У,п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Следовательно, срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул и по которым не отчитался, начинайте отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги (п. 2 ст. 200 ГК РФ).

2. Отсчитайте три года с даты начала срока исковой давности.

По обязательству в виде невозвращенных подотчетных сумм срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Специального срока исковой давности для данного случая законодательство не устанавливает (п. 1 ст. 197 ГК РФ). Поэтому срок исковой давности закончится в тот день, когда он начинался, только тремя годами позже (абз. 1 п. 1 ст. 192 ГК РФ). При этом учитывайте обстоятельства, которые могут послужить причиной для прерывания срока исковой давности. После перерыва срок исковой давности начинает отсчитываться заново (ст. 203 ГК РФ).

Таким образом, по истечении срока исковой давности задолженность по подотчетной сумме может быть признана безнадежной к взысканию и списана в бухучете (п. 14.3 ПБУ 10/99) и при расчете налога на прибыль (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, письма Минфина России от 8 августа 2012 г. № 03-03-07/37, от 15 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/589)».

2.Статья. Как действовать, если сотрудник вовремя не отчитался по подотчетным суммам.

«Ситуация № 1 Вы удерживаете сумму долга из зарплаты работника

Первым делом проинформируйте работника о том, что у него есть задолженность. Возможно, после напоминания он сможет все же отчитаться или вернуть деньги. Если возвращать их по каким-то причинам он не собирается, предложите ему следующий вариант. Пусть работник напишет заявление с просьбой удержать сумму долга из его заработной платы.

Тогда при очередной выплате вы удержите у него нужную сумму и задолженность будет погашена. Отметим, что, если есть заявление работника, никакие ограничения по сумме и сроку для удержания не действуют (письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1). Ведь своими деньгами сотрудник вправе распоряжаться так, как он хочет.

Важное обстоятельство.

Удержать из зарплаты можно не более 20% от причитающейся работнику на руки суммы (ст. 138 ТК РФ). Но если работник сам напишет заявление с просьбой удержать долг, это ограничение не действует.

Если же заявления нет, вы как работодатель вправе удержать долг из зарплаты принудительно. Правда, здесь уже будут ограничения. Во-первых, решение удержать деньги вы можете принять только не позднее чем через месяц после того, как закончился срок для отчета или возврата аванса (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Во-вторых, удерживать из зарплаты работника разрешается не более 20% при каждой выплате (ст. 138 ТК РФ). Отметим, что 20-процентное ограничение нужно считать от суммы за минусом НДФЛ (письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 № 22-2-4852)».

«Если перечисленные выше условия выполнены, издайте приказ руководителя об удержании невозвращенного аванса. Попросите работника расписаться на приказе о том, что он ознакомлен. Обратите внимание, что, если работник будет оспаривать сумму долга, удержать у него деньги можно только через суд (ч. 3 ст. 137 ТК РФ)».*

«Ситуация № 2 В течение месяца не было предпринято действий по возврату, но позже работник погасил долг.

Как мы уже сказали, принудительно удержать долг из заработной платы работника вы можете только в течение месяца (ст. 137 ТК РФ). Если же время прошло, а работник так и не отчитался и деньги не вернул, возникает достаточно неприятная ситуация. Поскольку специалисты Минтруда и ФСС РФ говорят о том, что через месяц после окончания срока для отчета на сумму долга необходимо начислить страховые взносы во внебюджетные фонды (п. 5 приложения к письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 и письмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609). Аргументы такие. Не возвращенный вовремя аванс считается вознаграждением работника по трудовому договору. Поэтому сумма задолженности облагается страховыми взносами во внебюджетные фонды (ч. 1 ст. 7 и ст. 8Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ).

Если же работник впоследствии все же сдаст отчет или вернет деньги, то ранее начисленные взносы следует скорректировать.

Суть вопроса.

На сумму не возвращенного в срок аванса чиновники требуют начислить страховые взносы во внебюджетные фонды. Если же впоследствии работник вернет деньги или сдаст авансовый отчет, взносы придется корректировать.

Отметим, что начислять НДФЛ через месяц после окончания срока по подотчету не нужно. И вот почему. Страховые взносы определяются на дату начисления вознаграждений (п. 1 ст. 11 Закона № 212-ФЗ), а НДФЛ — на дату выплаты дохода (ст. 210 и 223 НК РФ). А пока задолженность по подотчету не прощена или не списана, деньги не являются собственностью работника. Поэтому облагаемого НДФЛ дохода еще нет (письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610).

Но вернемся к страховым взносам. Из-за того что работник опоздал с отчетом больше чем на месяц, организации придется уплатить лишние суммы во внебюджетные фонды. Конечно, когда сотрудник погасит долг, переплату вы зачтете, но эти деньги фирма могла бы использовать на другие цели. Поэтому, чтобы избежать дополнительных трат денег и времени, наши рекомендации такие.

Не ждите, когда закончатся все сроки. Напоминайте вашим работникам о том, что скоро им нужно будет отчитаться, например, по электронной почте. Если срок прошел, а отчета нет, не откладывая, обсудите эту ситуацию с руководителем. Лучше сразу попросить работника написать заявление о добровольном удержании или оперативно принять решение удержать деньги принудительно. А кроме того, если ваши сотрудники часто задерживают документы, есть смысл увеличить период для отчета по хозяйственным расходам. Ведь он устанавливается по усмотрению фирмы.*

Ситуация № 3 Долг решили простить.

Следующая ситуация — работник так и не отчитался и деньги не вернул. И по каким-либо причинам вами принято решение простить долг. Для этого оформите приказ руководителя или иной внутренний документ. Главное — укажите в нем сумму задолженности, которая будет списана, и дату. Образец такого документа представлен справа. О прощении долга уведомите сотрудника. После этого задолженность считается погашенной (п. 2 ст. 415 ГК РФ).

На сумму прощенной задолженности начислите страховые взносы во внебюджетные фонды. Вообще это нужно было сделать уже через месяц после истечения отчетного срока (п. 5 приложения к письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 иписьмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609). И пересчитывать в этой ситуации ничего не придется. Раз работник ничего не вернул и не отчитался, взносы начислены правильно.

Начислите НДФЛ на дату прощения долга. Доход, облагаемый НДФЛ, возникает на дату получения денежных средств (ст. 223 НК РФ). А при прощении долга сумма невозвращенного аванса переходит в собственность работника и облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610)».

«Ситуация № 4 Долг вы не прощали, а срок исковой давности для взыскания задолженности прошел

Бывает, что, проводя инвентаризацию расчетов, вы обнаружили, что за работником висит старый долг по подотчету. Если по нему уже прошел срок исковой давности, сумму можно списать. Напомним, что общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Отсчитывайте его со дня, когда работник должен был сдать авансовый отчет или вернуть деньги. Например, если последний день отчета был 20 июня 2012 года, то 20 июня 2015 года закончится срок исковой давности для взыскания долга — если, конечно, вы не предпринимали в этот промежуток времени документально подтвержденных попыток вернуть деньги — тогда срок продляется.

На дату списания задолженности начислите НДФЛ, так как в этот день непогашенная сумма переходит в собственность работника (письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610).

А со страховыми взносами сложнее. Ведь их нужно было начислить давно — через месяц после истечения срока по подотчету. Если этого не было сделано и вы уплатите их лишь через три года, нужно будет перечислить еще и пени (ст. 25 Закона № 212-ФЗ). Напомним, что пени рассчитываются в процентах от неуплаченной суммы за каждый день просрочки по ставке, равной 1/300 действовавшей в эти дни ставки рефинансирования ЦБ РФ. Доначисленные суммы страховых взносов отразите в отчетах за текущий период (письмо ПФР от 25.06.2014 № НП-30-26/7951).

В налоговом учете при УСН сумма списанной задолженности работника не отражается (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). В бухгалтерском учете включите безнадежный долг в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99). Бухгалтерские проводки будут те же, что при прощении долга, то есть аналогично предыдущей ситуации».*

26.05.2016



Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

Опрос

Вы когда-нибудь меняли предмет или основание иска?

  • Да, все прошло хорошо 30.3%
  • Нет, никогда 30.3%
  • Да, но были сложности 39.39%
Другие опросы

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль