Подтверждение полномочий контрагента

71

Вопрос

Мы заключаем договор поставки с контрагентом. Фабула договора: "_____________________________________________________________________________, именуемое в дальнейшем «Поставщик», в лице _________________________________________________________________________, действующего на основании ____________________________, с одной стороны, и ООО «НВ», именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице директора ООО «ПУК» Дубик Вадима Геннадьевича, действующего на основании Устава, с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий договор (далее – Договор) о нижеследующем: "ВОПРОС: какие документы от каждого лица мы должны иметь у себя, что бы себя обезопасить и в суде доказать, что мы имели дело с уполномоченными лицами.

Ответ

 Общество вправе передать полномочия исполнительного органа управляющей компании (ст. 42 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Что бы убедиться в том, что контрагент правомочен заключать сделки, следует истребовать у него следующие документы: во первых, которые подтверждают, что управление передано управляющей компании: решение общего собрания участников ООО о передаче ей полномочий; договор о передаче полномочий управляющей организации; выписка из ЕГРЮЛ на ООО; устав ООО.

Во-вторых, документы, которые подтверждают полномочия генерального директора управляющей компании: устав управляющей компании; приказ о назначении генерального директора; выписка из ЕГРЮЛ на саму управляющую компанию; решение общего собрания участников управляющей компании об избрании генерального директора.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

Рекомендация. Как передать полномочия директора ООО управляющей компании.

«Как оформить передачу полномочий управляющей компании.

Понятие «управляющая компания» («управляющая организация») закон не раскрывает. Фактически управляющая компания – это коммерческая организация, которая оказывает услуги в сфере управления предприятием. Чтобы оказывать такие услуги, лицензия не нужна.

Функции управляющей компании может также выполнять индивидуальный предприниматель – управляющий.

ООО поручает управляющей компании управлять его делами и имуществом путем осуществления полномочий единоличного исполнительного органа (директора). От управляющей компании в свою очередь действует ее директор или иное уполномоченное им лицо.

Принять решение о передаче полномочий директора управляющей компании, утвердить такую компанию и условия договора с ней, в том числе размер вознаграждения, должно общее собрание участников или совет директоров. Это зависит от того, что на этот счет сказано в уставе (подп. 23 п. 2.1 ст. 32, подп. 4 п. 2 ст. 33 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», далее – Закон об ООО). При этом дополнительно вносить изменения не нужно.

Если решение принимает общее собрание участников – достаточно простого большинства голосов. Для совета директоров может быть установлено иное правило в уставе или внутреннем документе, регулирующем деятельность совета (например, в Положении о совете директоров).

Кроме того, ООО заключает с управляющей компанией договор, по которому передает ей полномочия директора (п. 1 ст. 42 Закона об ООО). Перечень существенных условий договора в законе не определен. По содержанию этосмешанный договор, поскольку имеет признаки договора возмездного указания услугдоговора поручения и агентского договора.

Совет.

Полномочия управляющей компании стоит прописать в договоре максимально подробно. Это особенно важно, если в обществе есть другие исполнительные органы, так как спор о компетенции может возникнуть позже – в самый неудобный момент, когда промедление будет стоить обществу очень дорого.

Также в договоре между обществом и управляющей компанией можно предусмотреть:

  • цели, достижение которых надлежит обеспечить управляющей компании. При этом лучше не ограничиваться общими целями, а регулярно оформлять приложения к договору с точными плановыми показателями, которых через определенное время должно достичь общество под руководством управляющей компании. Это будет способствовать достижению однозначного понимания управляющей компанией целей, которые желает достичь общество;
  • размер вознаграждения управляющей компании. Его можно установить в зависимости от достижения показателей, указанных в предыдущем пункте. Это будет мотивировать ее к эффективной работе, а также минимизировать риск того, что расходы на оплату ее услуг не признают в качестве расходов по налогу на прибыль. Размер вознаграждения нужно разделить на фиксированный гонорар, компенсацию прямых расходов, одобренных обществом, и вознаграждение от результата по итогам отчетного периода;
  • ответственность, возникающую у управляющей компании в связи с исполнением ею возложенных на нее функций;
  • порядок прекращения полномочий управляющей компании;
  • объем и содержание информации и отчетов, которые управляющая компания обязана представлять совету директоров и акционерам в отношении своей работы и показателей деятельности общества, периодичность, с которой должны представляться такие отчеты;
  • перечень должностных лиц управляющей организации, обязанных отчитываться о ее работе перед советом директоров и общим собранием акционеров общества;
  • условия неразглашения конфиденциальной информации (объем такой информации, сроки неразглашения и ответственность).

Управляющая компания фактически заменяет директора. Действия управляющей компании порождают для ООО права и обязанности (п. 2 ст. 42 Закона об ООО). Управляющая компания должна действовать в интересах общества добросовестно и разумно (п. 1 ст. 44 Закона об ООО).

При этом управляющей компании необязательно передавать все полномочия директора, можно передать только часть. Кроме этого, нужно не забыть распределить оставшуюся часть полномочий среди органов управления ООО.

В судебной практике встречалось такое мнение, что оставшуюся часть полномочий можно оставить у директора, не прекращая полностью его полномочия. Однако это может вызвать споры с налоговыми органами.

Пример из практики: налоговая инспекция попыталась (хотя и безуспешно) доначислить налог на прибыль и НДС на стоимость оплаты услуг управляющей компании

ООО «Г.» и ООО «Н.» заключили договор от 5 июня 2004 г. № 4 о передаче полномочий единоличного исполнительного органа общества управляющей компании. В ЕГРЮЛ были внесены изменения.

В компетенцию директора ООО «Г.» (согласно должностной инструкции) входило оперативное управление текущими производственными процессами с правом заключать малозначительные для компании сделки (на сумму до 25 тыс. долл. США).

Управляющей компании были предоставлены более широкие полномочия, ее положение соответствуют положению директора, определенному в Законе об ООО (согласно договору о передаче полномочий).

По результатам проведения налоговой проверки ООО «Г.» было привлечено к налоговой ответственности, ему были доначислены налог на прибыль и НДС, а также начислены пени, взыскан штраф. Налоговая инспекция, доначислив налоги, настаивала на том, что организация не вправе передавать управляющей компании часть функций директора (а следовательно, оплачивать ей такие услуги и учитывать эту сумму у себя в расходах по налогу на прибыль). Инспекция утверждала, что ООО вправе передать либо все функции директора, либо никакие.

ООО «Г.» (заявитель) не согласилось с решением инспекции и обратилось в арбитражный суд.

Суд занял позицию заявителя, поскольку:

  • Закон об ООО не ограничивает объем полномочий, передаваемых управляющей компании, поэтому можно передать как все полномочия, так и их часть;
  • дублирование управленческих функций отсутствует.

Требования ООО «Г.» были удовлетворены. Суды апелляционной и кассационной инстанций согласились с судом первой инстанции (постановление ФАС Московского округа от 23 июля 2009 г. № КА-А41/6105-09 по делу № А41-20225/08).

Если все же оставить «у руля» ООО генерального директора и управляющую компанию, обязательно нужно проследить, чтобы их полномочия не дублировались. Иначе это может создать не только налоговые риски, но и споры о компетенции, которые на практике приведут к дестабилизации в обществе.

Какими документами управляющая компания будет подтверждать свои полномочия перед контрагентами ООО.

Можно выделить две группы документов.

Во-первых, документы, которые подтверждают, что управление передано управляющей компании:

  • решение общего собрания участников ООО о передаче ей полномочий;
  • договор о передаче полномочий управляющей организации;
  • выписка из ЕГРЮЛ на ООО;
  • устав ООО.

Во-вторых, документы, которые подтверждают полномочия генерального директора управляющей компании:

  • устав управляющей компании;
  • приказ о назначении генерального директора;
  • выписка из ЕГРЮЛ на саму управляющую компанию;
  • решение общего собрания участников управляющей компании об избрании генерального директора.

Нередко генеральный директор передает полномочия по управлению обществом одному из сотрудников управляющей компании. В таком случае полномочия последнего нужно подтвердить доверенностью, оформленной за подписью генерального директора и с приложением печати управляющей компании. Заверять у нотариуса такую доверенность не требуется, поскольку генеральный директор управляющей компании действует от имени общества без доверенности (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).*

Договор с управляющей компанией подписывает председатель общего собрания участников, которое утвердило условия договора, или участник, уполномоченный общим собранием.

Если управляющую компанию утверждает совет директоров, то договор подписывает председатель совета директоров или лицо, уполномоченное советом директоров (п. 3 ст. 42 Закона об ООО).

При передаче полномочий директора управляющей компании нужно внести сведения об этом изменении в ЕГРЮЛ.

Какую ответственность несет управляющая кампания.

Управляющая компания несет ответственность перед обществом за убытки, причиненные ему своими виновными действиями (бездействием). Потребовать возмещения можно только через суд, это вправе сделать само общество или участники (п. 5 ст. 44 Закона об ООО).

Пример из практики: организация (ООО) взыскала со своего директора убытки, причиненные тем, что по его личному распоряжению был нарушен порядок возврата товара от покупателя.

Этот пример касается директора, однако для управляющей компании такая практика тоже применима. Поскольку в нашей стране привлечение управляющих компаний не слишком распространено, судебной практики с их участием мало. Однако в отношении управляющей компании действуют те же правила, что и в отношении директора. Поэтому пример взыскания убытков с директора может быть учтен в отношениях с управляющей компанией.

Между ООО «П.» и ООО «М.» был заключен договор поставки, по которому ООО «П.» поставляло ООО «М.» мясную продукцию, в том числе охлажденное мясо птицы.

Через некоторое время в ООО «П.» исполняющим обязанности директора был назначен гражданин П. Эти полномочия он осуществлял с 26 июня по 23 декабря 2009 года.

5 сентября 2009 года покупателю была отгружена продукция – охлажденные тушки цыплят-бройлеров 1 сорта в количестве 18 т на общую сумму 1 458 000 руб.

Покупатель продукцию принял без замечаний, о чем свидетельствует его подпись и печать на накладной.

Вместе с тем, 8 сентября 2009 года при последующей поставке аналогичной продукции покупателю в количестве 15 т по приказу гражданина П. водитель забрал от покупателя часть предыдущей партии продукции в количестве 6588 кг на общую сумму 539 096 руб. 4 коп. как некачественную продукцию.

Вся принятая по возврату от покупателя продукция по личному распоряжению П. была признана негодной для свободной реализации и была принята на склад для последующей утилизации.

ООО «П.» обратилось в арбитражный суд с исковым заявлением к гражданину П. о взыскании 539 096 руб. 4 коп. убытков, ссылаясь на то, что ответчиком не был соблюден установленный порядок возврата продукции.

Суд поддержал позицию истца в связи со следующим.

Согласно договору, в случае обнаружения несоответствия продукции по качеству покупатель обязан вызвать представителя поставщика для составления акта, а при неприбытии представителя поставщика акт должен быть составлен с участием представителя независимой экспертной организации.

В данном случае порядок не был соблюден, от покупателя в адрес истца никаких письменных документов, претензий по качеству поставленной продукции не поступало.

Ответчиком не были соблюдены необходимые условия выявления и принятия возврата некачественной продукции от покупателя. Это причинило истцу ущерб в размере 539 096 руб. 4 коп.

Исковые требования были удовлетворены. Суд кассационной инстанции согласился с судом первой инстанции (постановление ФАС Поволжского округа от 28 апреля 2011 г. по делу № А65-15620/2010,определение ВАС РФ от 1 августа 2011 г. № ВАС-9669/11)».

04.05.2016

Недвижимость: что изменилось после 1 января 2017 года

Не пропустите 14 апреля большую онлайн-конференцию для юристов. Неподражаемый Роман Бевзенко обсудит с практикующими юристами и представителями Росреестра и МФЦ «Мои документы» проблемы нового закона о регистрации недвижимости.

Это бесплатно



Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.