Обязательные документы кадрового делопроизводства

29

Вопрос

Вопрос был именно об общих документах кадрового делопроизводства, а не о персональных (трудовая книжка, трудовой договор) Но в ответе почему-то дана информация про трудовую книжку, а про документы общего характера упомянуто вскользь, равно как и про необязательность некоторых документов.

Ответ

Работодатель, являющийся индивидуальным предпринимателем, в обязательном порядке оформляет общие документы кадрового делопроизводства:

правила внутреннего трудового распорядка;

положение о персональных данных;

– инструкции по охране труда (как составить инструкцию по охране труда см. в рекомендации ниже);

график ежегодных оплачиваемых отпусков, утверждаемый работодателем не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.

Коллективный договор, штатное расписание, положение о выплате зарплаты и иные локальные акты обязательными не являются.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист, «Системы Кадры» и «Системы Главбух»

<>

«Статья 8.Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права

Законодатель предписывает работодателю принятие ряда локальных актов: график ежегодных оплачиваемых отпусков, утверждаемый работодателем не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (см. комментарий к ст. 123 ТК РФ); документы организации, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников (см. комментарий к ст. 86 ТК РФ); инструкции для работников по охране их труда (см. комментарий к ст. 212 ТК РФ) и др.; остальные же – на усмотрение работодателя.*

По порядку и процедуре принятия все локальные нормативные акты можно подразделять на создаваемые работодателем: а) при участии представительного органа работников; б) в одностороннем порядке.

В свою очередь, участие представительного органа работников в локальном нормотворчестве может выражаться в форме учета мнения этого органа либо в форме принятия акта по согласованию с ним.

Учет мнения представительного органа работников обязателен в следующих случаях:

а) утверждения графиков сменности (см. комментарий к ст. 103 ТК РФ);

б) разделения рабочего дня на части (см. комментарий к ст. 105 ТК РФ);

в) установления очередности предоставления оплачиваемых отпусков (см. комментарий к ст. 123 ТК РФ);

г) утверждения системы оплаты и стимулирования труда, в том числе повышения оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу, а также повышения оплаты труда на работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда (см. комментарий к ст. 135144147 ТК РФ);

д) принятия локальных нормативных актов, предусматривающих введение, замену и пересмотр норм труда (см. комментарий к ст. 162 ТК РФ);

е) утверждения правил внутреннего трудового распорядка (см. комментарий к ст. 190 ТК РФ);

ж) разработки и утверждения инструкций по охране труда (см. комментарий к ст. 212 ТК РФ);

з) обязательность учета мнения представителей работников может быть предусмотрена в коллективном договоре и для иных случаев.

При отсутствии в организации представителей работников работодатель принимает любые локальные нормативные правовые акты в одностороннем порядке».*

«Необходимость в договоре

Коллективный договор не является обязательным документом для организации.* Такой договор заключается между организацией и ее сотрудниками на добровольной основе, поскольку представляет собой одну из форм социального партнерства. Это следует из положений статей 242527 Трудового кодекса РФ.

Коллективный договор может быть заключен как в организации в целом, так и в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях (ч. 4 ст. 40 ТК РФ). В первом случае действие коллективного договора будет распространяться на всех сотрудников организации, во втором – только на сотрудников соответствующего подразделения (ч. 3 ст. 43 ТК РФ)».

Правила трудового распорядка регламентируют порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, меры поощрения и взыскания, сроки выплаты зарплаты и т. д. (ч. 4 ст. 189 ТК РФ). Правила трудового распорядка оформите как приложение к коллективному договору (ч. 2 ст. 190 ТК РФ). Если коллективный договор в организации отсутствует, то Правила трудового распорядка оформите как самостоятельный документ.

Составлять Правила трудового распорядка должны все работодатели, в том числе субъекты малого и среднего предпринимательства. Не играет никакой роли система налогообложения, организационно-правовая форма, численность сотрудников и другие критерии. Это следует из статьи 189 Трудового кодекса РФ.*

«Можно ли срок и место выплаты зарплаты включить не в Правила трудового распорядка, а в другой локальный акт, например, Положение о выплате зарплаты

Трудовой кодекс РФ четко ограничивает круг документов, в которых необходимо отражать сроки и место выплаты зарплаты. Это Правила трудового распорядка, трудовой или коллективный договоры. Перечень документов закрыт и каких-либо иных вариантов, например, Положение о выплате зарплаты или иной локальный документ, не предусматривает. Это следует из положений части 6 статьи 136 Трудового кодекса РФ.

В письме Роструда от 6 марта 2012 г. № ПГ/1004-6-1 специалисты ведомства отметили, что порядок выплаты зарплаты предпочтительнее всего устанавливать именно в Правилах трудового распорядка, а не в ином документе.

С учетом указанного во избежание претензий проверяющих органов место и срок выплаты зарплаты рекомендуется закрепить именно в Правилах трудового распорядка либо (в качестве альтернативного варианта) в коллективных или трудовых договорах».*

«Документальное оформление приема на работу сотрудника

Какие документы нужно оформить при приеме сотрудника на работу к предпринимателю

При приеме на работу:

До заключения трудового договора сотрудника нужно ознакомить (под подпись) с Правилами трудового распорядка, инструкцией по технике безопасности и другими внутренними документами, регулирующими трудовую деятельность (ч. 1 ст. 8ч. 3 ст. 68 ТК РФ).*

Ответственность за нарушение порядка приема сотрудников

Внимание! За уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора индивидуального предпринимателя могут оштрафовать на сумму от 5000 до 10 000 руб. А за повторное совершение такого нарушения – на сумму от 30 000 до 40 000 руб.*

Такие меры ответственности предусмотрены в частях 3 и 5 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

За иные нарушения трудового законодательства к индивидуальному предпринимателю могут быть применены соответствующие меры административной ответственности».

«Обязательность составления

В Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Однако нет и документов, отменяющих практику его составления. При этом есть веские аргументы в пользу оформления штатного расписания:

  1. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации, Ольга Шевченко
  2. Рекомендация: Как заключить коллективный договор
  3. Рекомендация: Как оформить Правила трудового распорядка
  4. Рекомендация:Как выплатить зарплату сотрудникам
  5. Рекомендация:Как предпринимателю оформить на работу сотрудника
    • сотрудник, как правило, пишет заявление;
    • сотрудник и предприниматель заключают трудовой договор;
    • предприниматель издает приказ о приеме сотрудника на работу.
  6. Рекомендация: Как составить штатное расписание
    • штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;
    • штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат)».*
  7. Рекомендация: Как составить инструкцию по охране труда

«Нормативные документы

Порядок разработки и утверждения инструкций по охране труда, а также требования к их содержанию регламентируют Методические рекомендации, утвержденные постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 г. № 80.

Виды инструкций

Инструкции по охране труда могут разрабатываться как для сотрудников отдельных профессий (должностей), так и на отдельные виды работ.*

Инструкции для сотрудников разрабатываются на основе межотраслевой или отраслевой типовой инструкции, а при ее отсутствии – на основе межотраслевых или отраслевых правил по охране труда, требований безопасности, изложенных в технической документации организации – изготовителя оборудования, с учетом конкретных условий работы у данного работодателя. Такие требования установлены в пунктах 5.15.3 Методических рекомендаций, утвержденных постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 г. № 80.

Разработка инструкции

Разработка инструкции по охране труда для сотрудников осуществляется на основании приказа работодателя и перечня профессий (должностей) и видов работ, для которых разрабатываются инструкции. Перечень профессий (должностей) определяется на основании штатного расписания организации. В инструкции должны быть указаны:

  • требования к безопасной эксплуатации оборудования;
  • требования к безопасному выполнению технологических процессов и общим вопросам условий труда;
  • безопасные методы и приемы труда, а также последовательность их выполнения.*

Для вводимых в действие новых и реконструированных производств допускается разработка временных инструкций по охране труда.

При разработке инструкций в качестве основы используйте типовые отраслевые или межотраслевые инструкции по охране труда. Типовые межотраслевые инструкции утверждает Минтруд России, а отраслевые – соответствующий федеральный орган исполнительной власти (п. 4.7 постановления Минтруда России от 17 декабря 2002 г. № 80).

Например, при разработке инструкции по охране труда для водителей погрузчиков работодатель может использовать типовую инструкцию ТИ Р М-009-2000. Типовая инструкция по охране труда для водителей автопогрузчиков, утвержденную Минтрудом России 17 марта 2000 г., а для сотрудников, которые работают на компьютере, – типовую инструкцию ТОИ Р-45-084-01. Типовая инструкция по охране труда при работе на персональном компьютере, утвержденную приказом Минсвязи России от 2 июля 2001 г. № 162.

При отсутствии типовых инструкций используйте межотраслевые или отраслевые правила по охране труда, требования безопасности, изложенные в эксплуатационной и ремонтной документации организаций – изготовителей оборудования, а также в технологической документации.

Инструкции по охране труда для сотрудников разрабатывают руководители соответствующих структурных подразделений с участием специалистов службы охраны труда, а утверждает руководитель организации после согласования с профсоюзом (при наличии).

Такой порядок следует из пунктов 7.157.16 Рекомендаций, утвержденных постановлением Минтруда России от 8 февраля 2000 г. № 14пунктов 5.3–5.5 Методических рекомендаций, утвержденных постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 г. № 80.

Вопрос из практики: можно ли разработать инструкцию по охране труда для отдела

Содержание инструкции

По общему правилу инструкцию по охране труда составляют в произвольной форме, при этом включают в нее как минимум следующие разделы:

  1. Общие требования охраны труда.
  2. Требования охраны труда перед началом работы.
  3. Требования охраны труда во время работы.
  4. Требования охраны труда в аварийных ситуациях.
  5. Требования охраны труда по окончании работы.*

Такие правила установлены пунктами 4.34.45.3 Методических рекомендаций, утвержденных постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 г. № 80.

Раздел «Общие требования охраны труда»

В раздел «Общие требования охраны труда» рекомендуется включить:

  • условия допуска сотрудников к самостоятельной работе по соответствующей профессии или к выполнению соответствующего вида работ (возраст, пол, состояние здоровья, прохождение инструктажей и т. п.);
  • указания о необходимости соблюдения правил внутреннего трудового распорядка;
  • требования по выполнению режимов труда и отдыха;
  • перечень опасных и вредных производственных факторов, которые могут воздействовать на сотрудника в процессе работы;
  • перечень спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты, выдаваемых в соответствии с установленными нормами, с указанием обозначений государственных, отраслевых стандартов или технических условий на них;
  • требования по обеспечению пожаро- и взрывобезопасности;
  • порядок уведомления работодателя о случаях травмирования сотрудника, о неисправности оборудования, приспособлений и инструмента;
  • правила личной гигиены, которые должен знать и соблюдать сотрудник при выполнении работы.

Раздел «Требования охраны труда перед началом работы»

В раздел «Требования охраны труда перед началом работы» рекомендуется включить:

  • порядок подготовки рабочего места, средств индивидуальной защиты;
  • порядок проверки исходных материалов (заготовки, полуфабрикаты);
  • порядок проверки исправности оборудования, приспособлений и инструмента, ограждений, сигнализации, блокировочных и других устройств, защитного заземления, вентиляции, местного освещения и т. п.;
  • порядок приема и передачи смены в случае непрерывного технологического процесса и работы оборудования.

Раздел «Требования охраны труда во время работы»

В раздел «Требования охраны труда во время работы» рекомендуется включить:

  • способы и приемы безопасного выполнения работ, использования технологического оборудования, транспортных средств, грузоподъемных механизмов, приспособлений и инструментов;
  • требования безопасного обращения с исходными материалами (сырье, заготовки, полуфабрикаты);
  • указания по безопасному содержанию рабочего места;
  • перечень действий, направленных на предотвращение аварийных ситуаций;
  • требования, предъявляемые к использованию средств индивидуальной защиты сотрудников.

Раздел «Требования охраны труда в аварийных ситуациях»

В раздел «Требования охраны труда в аварийных ситуациях» рекомендуется включить:

  • перечень основных возможных аварийных ситуаций и причины, их вызывающие;
  • порядок действий сотрудников при возникновении аварий и ситуаций, которые могут привести к нежелательным последствиям;
  • правила оказания первой помощи пострадавшим при травмировании, отравлении и внезапном заболевании.

Раздел «Требования охраны труда по окончании работ»

В раздел «Требования охраны труда по окончании работ» рекомендуется включать:

  • порядок отключения, остановки, разборки, очистки и смазки оборудования, приспособлений, машин, механизмов и аппаратуры;
  • порядок уборки отходов, образующихся в ходе производственной деятельности;
  • требования соблюдения личной гигиены;
  • порядок извещения непосредственного руководителя о недостатках, влияющих на безопасность труда, обнаруженных во время работы.

Хранение и выдача инструкций по охране труда

Местонахождение инструкций по охране труда для сотрудников рекомендуется определять руководителю структурного подразделения организации с учетом обеспечения доступности и удобства ознакомления с ними.

Инструкции по охране труда могут быть выданы сотрудникам на руки для изучения при первичном инструктаже либо вывешены на рабочих местах. Также их можно хранить в ином месте, доступном для сотрудников.* Такие правила установлены пунктами 5.95.10 Методических рекомендаций, утвержденных постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 г. № 80.

Учет инструкций по охране труда для сотрудников осуществляется службой охраны труда (специалистом по охране труда либо иным лицом, ответственным за охрану труда) работодателя.

При этом работодатель ведет Журнал учета инструкций по охране труда для сотрудников и Журнал учета выдачи инструкций по охране труда для сотрудников подразделений (приложения № 9 и 10 к Методическим рекомендациям, утвержденным постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 г. № 80).

Пересмотр инструкций

Работодатель обязан организовывать своевременную проверку и пересмотр инструкций по охране труда для сотрудников. Пересмотр инструкций следует проводить не реже одного раза в пять лет.

Досрочный пересмотр инструкций может потребоваться при:

  • пересмотре межотраслевых и отраслевых правил и типовых инструкций по охране труда;
  • изменении условий труда сотрудников;
  • внедрении новой техники и технологии;
  • по результатам анализа материалов расследования аварий, несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
  • по требованию контролирующих органов.

Если в течение срока действия инструкции по охране труда для сотрудника условия его труда не изменились, то действие инструкции продлевается на следующий срок.

Об этом говорится в пунктах 5.6–5.8 Методических рекомендаций, утвержденных постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 г. № 80».

08.01.2016



Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

Опрос

Вы когда-нибудь меняли предмет или основание иска?

  • Да, все прошло хорошо 30.3%
  • Нет, никогда 30.3%
  • Да, но были сложности 39.39%
Другие опросы

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.