О копиях паспортов

41

Вопрос

Контрагент по договору запросил копии паспортов лиц, имеющих право подписывать договоры с приложением согласия на обработку персональных данных. Правомерно ли такое требование, как мотивировать отказ?

Ответ

Такое требование является правомерным, если контрагентом будут соблюдены установленные законом требования к обработке и хранению персональных данных. Такой запрос обусловлен требованиями Гражданского и Налогового кодексов РФ проявлять осмотрительность при выборе контрагента, проверка добросовестности которого также возложена на юридические лица. Предоставление копий паспортов остается на Ваше усмотрение, мотивировать отказ можно личным нежеланием со стороны субъектов персональных данных.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

Рекомендация: Как убедить контрагента представить необходимые документы

«В последних постановлениях Пленума ВАС РФ прослеживается мнение судов относительно того, что в налоговых целях добросовестность контрагента проверена должным образом, если организация убедилась в наличии сведений о компании на сайте ФНС России (подробнее см. Как проявить должную осмотрительность при выборе контрагента, чтобы не отвечать за чужие налоговые нарушения).

Однако для безопасности самой компании (в частности, для уверенности в законности сделки и наличии у контрагента соответствующих полномочий) этого все же недостаточно. Поэтому у контрагента надо запрашивать все документы, которые могут подтвердить его создание без нарушения законодательства, полномочия представителей, а также документы, подтверждающие отсутствие финансовых проблем (перечень таких документов приведен в рекомендации Какие документы нужно запросить у контрагента, чтобы исключить юридические риски).*

Как правило, в соответствии с внутренними регламентами такие документы передаются в юридический отдел организации одновременно с договором, который нужно согласовать. В некоторых компаниях документы нужны еще до того, как данные о поставщике попадают в бухгалтерскую базу. Документы запрашивают у контрагента менеджеры, которые инициируют заключение договора. Именно им юридический отдел в первую очередь должен объяснить, насколько важно компании получить как можно более полный пакет документов.

Контрагенты – юридические лица

Обязанность контрагента представить документы можно предусмотреть договором – это будет и напоминанием, и гарантией получения документов. Но даже если такого условия в договоре нет (или он еще не заключен), как правило, контрагенты с пониманием относятся к требованию представить документы. Это связано с тем, что на практике осмотрительность при выборе контрагента проявляют большинство компаний, и такие запросы уже стали обычными.

Кроме того, обязанность представления документов можно сделать взаимной, поскольку другая сторона тоже заинтересована в проверке добросовестности компании, с которой заключает договор. Ваша готовность передать документы другой стороне договора способствует готовности контрагента также предоставить вам возможность проверить его добросовестность.

Во избежание недоразумений информацию о том, какие документы нужны, лучше передать контрагенту еще на самых первых стадиях преддоговорных переговоров.

Контрагент всегда должен знать, что при выборе компании, с которой будет заключен договор, ваша организация отдает предпочтение контрагентам, документы которых можно проверить. Если сумма договора достаточно велика, чтобы налоговые органы заинтересовались реальностью его исполнения, проверка всех возможных документов становится необходимостью. В этом случае отказ представлять документы должен влиять на решение о заключении договора – оно должно быть отрицательным, поскольку риски могут превысить финансовую выгоду.

Тем не менее иногда на практике можно столкнуться с непониманием в ответ на запрос документов. Вот обычный список документов, которые часто запрашивают для проверки контрагента:

1) свидетельство о регистрации юридического лица (или о внесении в единый государственный реестр юридических лиц, если компания была зарегистрирована до 2002 года);

2) свидетельство о постановке на налоговый учет;

3) протокол/решение об избрании/переизбрании исполнительного органа;

4) устав;

5) доверенность, если представитель контрагента действует на основании доверенности;

6) лицензии, сертификаты, разрешения.*

Некоторые компании отказываются предоставлять эти сведения, ссылаясь на то, что в отношении этих документов установлен режим коммерческой тайны.

Как можно избежать такой ситуации и все же получить документы? В адрес контрагента можно направить письменный запрос и попросить письменно отказать, если основания для отказа есть. Дело в том, что в отношении сведений, содержащихся в учредительных документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах в государственные реестры, не может быть установлен режим коммерческой тайны (ст. 5 Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»). У контрагентов нет оснований отказаться предоставить сведения, которые не являются коммерческой тайной в соответствии с федеральным законом.

В запросе можно сослаться на требования Гражданского и Налогового кодексов РФ проявлять осмотрительность при выборе контрагента, проверка добросовестности которого также возложена на юридические лица.

Некоторые компании в уставе пишут, что полномочия исполнительного органа указаны в трудовом договоре, условия которого могут подпадать под понятие коммерческой тайны. Однако это не отменяет необходимости проверить компетенцию исполнительного органа, который является выборным органом. В такой ситуации вместо полной копии трудового договора можно запросить выписку из него, заверенную уполномоченным лицом.

Контрагенты – индивидуальные предприниматели

На первый взгляд кажется, что заключать договор с индивидуальным предпринимателем менее рискованно, поскольку он несет ответственность всем своим имуществом и чаще всего не является плательщиком НДС. Это облегчает взыскание дебиторской задолженности с должника и в то же время гарантирует отсутствие проверок налоговых органов в связи с предъявлением НДС к вычету. Исходя из этого, многие компании поверхностно проверяют документы индивидуальных предпринимателей при заключении с ними договоров. Тем не менее статус индивидуального предпринимателя вовсе не означает отсутствия необходимости запроса и проверки документов. На сайте ФНС России нет сведений об индивидуальных предпринимателях, поэтому проверить достоверность любых предоставляемых при заключении договора сведений можно только путем запроса следующих документов:

1) свидетельство о присвоении ЕГРНИП (единый государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя);

2) свидетельство о присвоении ИНН;

3) выписка из ЕГРИП (единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей).

Некоторые компании запрашивают копии паспортов, но правильнее запросить выписку из ЕГРИП. В ней указаны в том числе и паспортные данные, а действительность паспорта, указанного в выписке, можно проверить на сайте ФМС России*».

05.02.2016

Недвижимость: что изменилось после 1 января 2017 года

Не пропустите 14 апреля большую онлайн-конференцию для юристов. Неподражаемый Роман Бевзенко обсудит с практикующими юристами и представителями Росреестра и МФЦ «Мои документы» проблемы нового закона о регистрации недвижимости.

Это бесплатно



Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.