Документальное оформление

55

Вопрос

В каких случаях необходимо оформлять акт приема-передачи товара по форме ТОРГ-1 или достаточно оформление только товарной накладной по форме ТОРГ-12?

Ответ

ТОРГ-1 применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) ТМЦ сторонней организации (Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций).

В Указаниях по заполнению унифицированной формы № ТОРГ-12 сказано, что эта товарная накладная применяется коммерческими организациями для оформления продажи (отпуска) товаров сторонним организациям. Составляется форма № ТОРГ-12 в двух экземплярах: первый остается в торговой компании и является у нее основанием для списания товаров с учета, а второй экземпляр передается покупателю товаров и служит у него основанием для принятия товаров к учету. Из этого можно сделать вывод, что № ТОРГ-12 может выступать в торговой фирме как в виде расходного, так и приходного товарного документа (п. 2.1.2 Методических рекомендаций).

В Указаниях по заполнению формы акта № ТОРГ-1 сказано, что он применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Причем указано, что акт (№ ТОРГ-1) составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем торговой фирмы. Таким образом, предназначение накладной (№ ТОРГ-12) и акта (№ ТОРГ-1) разное.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист» и в материалах «Системы Кадры».

1. Таблица: Формы первичных документов по учету поступления товара

Номер формы Наименование формы Документ Назначение
М-2 Доверенность Постановление Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а Оформляется, если товар получают на складе поставщика. Подтверждает, что человек представляет интересы покупателя. Учет М‑2 ведут по корешкам, которые хранят в бухгалтерии. На корешке ставят отметку о том, что доверенность выдана работнику предприятия. Доставив на предприятие ценности, работник предъявляет в бухгалтерию товаросопроводительные документы. Бухгалтер записывает реквизиты этих бумаг на соответствующем корешке.
М-2а Доверенность Постановление Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а Применяется, если получение товаров по доверенности на складе поставщика носит массовый характер. Подтверждает, что человек представляет интересы покупателя. Эти бланки регистрируют в журнале (книге) доверенностей. Листы в ней нумеруют, прошнуровывают и скрепляют подписью главного бухгалтера и печатью организации. Доставив на предприятие ценности, работник предъявляет в бухгалтерию товаросопроводительные документы. Бухгалтер записывает реквизиты этих бумаг в журнале (книге) доверенностей.
ТОРГ‑1* Акт о приемке товаров Постановление Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132 Акт составляют, когда:
– расхождений с документами поставщика нет, но оформление акта предусмотрено графиком документооборота организации;
– обнаружены расхождения с документами продавца.
При этом товар поступил без предварительной оплаты или после аванса, который не превышает стоимости поступившей продукции. В этом случае один экземпляр акта направляют продавцу или грузоотправителю, а оплачивают только фактически поступившую продукцию*.
ТОРГ-2 Акт об установленном расхождении по количеству и (или) качеству при приемке товаров Постановление Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132 Акт составляют, когда установлены расхождения с данными сопроводительных документов. Он оформляется дополнительно к форме № ТОРГ‑2 в 4 экземплярах. На основании данного акта составляется претензионное письмо поставщику. Те товары, по которым комиссия расхождений не выявила, в актах не перечисляют. Достаточно сделать в конце документа отметку «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».
ТОРГ-3 Акт об установленном расхождении по количеству и качеству импортных товаров Постановление Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132 Акт составляют по импортным товарам, когда установлены расхождения с данными сопроводительных документов. Он оформляется дополнительно к форме № ТОРГ‑2 в 5 экземплярах. На основании данного акта составляется претензионное письмо поставщику. Те товары, по которым комиссия расхождений не выявила, в актах не перечисляют. Достаточно сделать в конце документа отметку «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».
ТОРГ-4 Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика Постановление Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132 На основании этого акта принимают к учету товары, поступившие без расчетных документов поставщиков. Акт составляют в двух экземплярах. Первый передают в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица торговой организации.
ТОРГ-5 Акт о приемке тары, не указанной в счете поставщика Постановление Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132 Такой акт составляют, когда тара или упаковка в счете поставщика не указана отдельной строкой, а включена в цену товара. Распаковав такой товар, тару приходуют отдельно.
Комиссия составляет акт в двух экземплярах. Один из них передают в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.


* Оприходовать купленные товары можно по накладной формы № ТОРГ‑12, полученной от поставщика. При этом акт о приемке по форме № ТОРГ-1 не составляется. На практике, как правило, акт о приемке составляют, если покупатель получает товары без сопроводительных первичных документов*. Это предусмотрено п. 37 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

2. Ситуация: Памятка к форме № ТОРГ-12. Товарная накладная

«Когда оформляют

При продаже товаров оптом или в розницу. Составляют на дату отпуска товаров со склада (списания со счета 41)*.

На основании каких документов

Договор купли-продажи

Для чего нужен бухгалтерии

У продавца – подтверждает реализацию товара. На основании товарной накладной продавец:

– списывает товарно-материальные ценности с учета (со счета 41);

– отражает в учете выручку от реализации.

У покупателя:

– подтверждает оприходование товаров для вычета входного НДС;

– подтверждает расходы на приобретение товаров в целях расчета налога на прибыль или единого налога при упрощенке».

3. Ситуация: Как оформить и отразить в бухучете комитента возврат комиссионером нереализованных товаров в связи с обнаружением брака. По договору при приемке товаров комиссионер проверяет их качество

«При передаче товара на комиссию комитент выписывает на имя комиссионера товарную накладную по форме № ТОРГ-12 с пометкой «на реализацию по договору комиссии». Комиссионер, принимая товар, составляет акт о приемке товаров по форме № ТОРГ-1. Если при приемке товаров комиссионером обнаружен брак, он составляет акт по форме № ТОРГ-2 и возвращает бракованные товары комитенту по накладной (ф. ТОРГ-12)*.

При передаче товаров на реализацию по договору комиссии комитент отражает их фактическую себестоимость по дебету счета 45 «Товары отгруженные» и кредиту счета 41 «Товары»:

Дебет 45 Кредит 41

– учтен товар, переданный на реализацию комиссионеру.

Поскольку право собственности на переданный товар к комиссионеру не переходит, при возврате комитенту следует сторнировать эту запись:

Дебет 45 Кредит 41

– сторнирована операция по передаче товаров на реализацию комиссионеру после выявления брака».

4. Статья: Взыскание долга по поставке. Тонкости доказывания факта передачи товара

«В идеале факт передачи товара сопровождает целый комплект первичных документов: товарная накладная (форма № ТОРГ-12), а если поставщик еще и доставляет товар, то и товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т), акт о приеме товара (по форме № ТОРГ-1 или в иной форме, установленной сторонами сделки). Еще поставщик оформляет и передает покупателю счет-фактуру, который, хотя и не является первичным учетным документом (это налоговый документ), но нередко фигурирует в спорах о достоверности факта поставки*. Но полный комплект бывает не во всякой ситуации. Кроме того, не всегда имеющиеся документы оформлены должным образом — иногда в них не хватает каких-либо сведений, подписей, печатей и т. д.

Товарная накладная — минимально необходимый для доказывания поставки документ

В большинстве случаев поставщику для доказывания факта поставки хватит одной лишь товарной накладной (см. определение ВАС РФ от 29.08.13 № ВАС-11901/13, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 09.06.14 по делу № А33-16983/2013Северо-Западного округа от 03.03.14 по делу № А56-41155/2013Московского округа от 18.06.13 по делу № А40-132451/12).

Условия, при которых достаточно накладной. Чтобы накладная сработала как стопроцентно надежное доказательство, она должна быть правильно заполнена. Иначе суд может не принять ее как ненадлежащее доказательство.

Важно, чтобы в накладной были заполнены все графы относительно товара (иначе его невозможно идентифицировать) и его количества, чтобы она была подписана со стороны поставщика и покупателя (грузополучателя), а также имела оттиски печатей обеих сторон (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 31.03.14 по делу № А56-57065/2012). Разумеется, подпись, поставленная на накладной, должна принадлежать уполномоченному лицу — в частности, работнику компании-покупателя, в чьи должностные обязанности входит приемка товаров (постановления ФАС Московского округа от 21.05.14 по делу № А40-70534/13,Северо-Западного округа от 13.02.14 по делу № А56-30987/2013). Право на приемку товаров от лица компании может подтверждать доверенность, либо эти полномочия могут явствовать из обстановки. В первом случае важно, чтобы в накладной присутствовали реквизиты доверенности (ее номер и дата). Кроме того, хорошо бы, чтобы у поставщика имелась копия этой доверенности, иначе покупатель может сослаться на то, что указанное в накладной лицо ему неизвестно и доверенность ему никогда не выдавалась.

Nota bene!

Споры относительно реальности поставки возникают не только между сторонами предполагаемой поставки. Бывает, что их инициируют третьи лица, когда подозревают, что в искусственном формировании долга заинтересованы обе стороны сделки (например, в банкротстве). В таких делах есть важный нюанс: получается, что первичная документация не подделана (она содержит реальные подписи и печати), а просто отражает несуществующий факт хозяйственной операции. Следовательно, речь идет о мнимой сделке (ст. 170 ГК РФ), поэтому заявлять о фальсификации доказательств нет смысла (см.постановление Президиума ВАС РФ от 18.10.12 № 7204/12). Остается лишь опровергать реальность поставки доказательствами ее невозможности.

Вообще самый распространенный прием покупателей, отрицающих факт поставки, — это ссылка на то, то предъявленная в суде накладная подписана от его имени неуполномоченным (а то и вовсе неустановленным) лицом, а значит, не доказан факт приемки товара именно компанией-ответчиком. Распространенности этого аргумента способствует и тот факт, что накладные часто оформляются с недочетами: без расшифровки подписи и (или) без указания должности сотрудника, поставившего подпись.

В большинстве дел суды не принимают во внимание неподписанные сторонами накладные. Даже в тех случаях, когда на накладных стоит оттиск печати (определение ВАС РФ от 21.04.11 № ВАС-4979/11, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.02.14 по делу № А33-3396/2013Центрального округа от 21.03.12 по делу № А14-5857/2011). Но бывает и так, что наличие печати спасает накладную без подписи — суд может принять во внимание сложившуюся между сторонами практику (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 25.04.14 по делу № А19-5692/2013). Проще говоря, если это не первая поставка между данными сторонами, то поставщик может предъявить в суде накладные по более ранним поставкам, факты которых покупатель не оспаривал и оплачивал, и если окажется, что они были оформлены с такими же недочетами, как и спорная накладная (не имели подписей или подписи были указаны без расшифровок), то это может обрушить позицию покупателя — суд примет это во внимание как сложившуюся практику сторон.

Нередко таким же образом доказывается, что у лица, подписавшего накладную, были полномочия на приемку товара, которые явствовали из обстановки, несмотря на отсутствие сведений о должности этого лица — достаточно предъявить накладные по более ранним и неоспаривавшимся поставкам, в которых фигурируют подписи тех же самых лиц.

Довольно часто суды расценивают наличие печати покупателя на накладной как свидетельство того, что полномочия подписанта явствовали из обстановки (постановления арбитражных судов Поволжского округа от 30.10.14 по делу № А57-16895/2013Центрального округа от 13.08.14 по делу № А68-6846/12ФАС Уральского округа от 08.07.14 по делу № А60-27027/2013,Московского округа от 24.06.13 по делу № А40-112440/12).

Хотя такой позиции придерживаются далеко не все суды: в некоторых случаях покупателям все-таки удается убедить суд в том, что поставка не доказана из-за отсутствия в накладных расшифровок подписей и должностей подписантов, несмотря на наличие печати покупателя (см. постановления ФАС Поволжского округа от 18.09.13 по делу № А12-31888/2012,Московского округа от 02.04.12 по делу № А41-21001/11Северо-Западного округа от 13.01.11 по делу № А56-10528/2010).

А вот отсутствие печати при наличии подписи, как правило, не считается серьезным недостатком при оформлении накладной (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 21.10.14 по делу № А70-13797/2013).

Например, при приемке лома необходимо составить приемо-сдаточный акт и товарную накладную (Правила обращения с ломом и отходами черных металлов и их отчуждения, утв.постановлением Правительства РФ от 11.05.01 № 369). При поставке газа покупатель и поставщик ориентируются на показания приборов учета.

Случаи, когда понадобятся дополнительные документы. Судебная практика, подтверждающая достаточность товарной накладной, как правило, не касается тех особых случаев, когда обязательность составить иные документы (например, акты приема товара) указана в нормативных актах либо договоре. Если стороны согласовали, что вместе с товаром должны представлять не только товарные накладные, но и иные документы, то суд наряду с накладными исследует и иные документы в качестве доказательств (постановленияарбитражных судов Западно-Сибирского округа от 26.11.14 по делу № А45-4676/2014Волго-Вятского округа от 12.09.14 по делу № А79-811/2014ФАС Московского округа от 19.07.12 по делу № А40-89175/11).

Дополнительные доказательства могут понадобиться и в тех случаях, когда покупатель отрицает факт поставки (и предъявляет хотя бы косвенные доказательства того, что ее не могло быть в принципе). А равно в случаях, когда товарная накладная содержит изъяны (отсутствует подпись или расшифровка подписи, нет сведений о должности, доверенности подписанта), потому что, как было указано выше, судебная практика в подобных ситуациях не единообразная и есть риск, что суд сочтет накладную ненадлежащим доказательством. В таких ситуациях дополнительным доказательством поставки (точнее, того, что покупатель эту поставку признавал и одобрил, несмотря на недостатки накладной) может послужить, например, подписанный обеими сторонами акт сверки расчетов, в котором фигурирует ссылка на спорную накладную (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 31.10.14 по делу № А82-8617/2013).

Как правило, недостаточно одной лишь товарной накладной и в делах о банкротстве покупателя-должника, если поставщик обращается с требованием о включении задолженности перед ним в реестр кредиторов. Поскольку в таких случаях высок риск искусственного создания задолженности задним числом, суды становятся более требовательными и считают необходимым исследовать и иные документы, касающиеся спорной поставки (см., например,постановление ФАС Северо-Западного округа от 31.03.14 по делу № А05-4112/2012).

В подозрительных случаях (в том числе когда покупатель оспаривает факт поставки, а накладная оформлена с недостатками) наряду с товарной накладной суд может потребовать представить товарно-транспортную накладную (если доставка осуществлялась автомобильным транспортном) или иные транспортные документы на груз (например, транспортную железнодорожную накладную). Это касается ситуаций, когда обязанность доставить товар лежала на поставщике, потому что товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т) подтверждает уже не просто фактпередачи товара покупателю, а факт его перевозки автомобильным транспортом (см., например, постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 30.09.14 по делу № А67-6477/2013ФАС Волго-Вятского округа от 03.07.13 по делу № А43-34943/2011).

Nota bene!

Юристам важно оперативно отслеживать инициирование всех арбитражных процессов, в которых компания выступает ответчиком. Существует мошенническая схема, когда в суд заявляется иск (в том числе в порядке упрощенного производства), основанный на поддельной накладной. Ответчик не знает о процессе, хотя формально считается извещенным (например, из-за разницы между юридическим и фактическим адресами), и поэтому не принимает в нем участие. Получается, что он не опровергает предъявленных ему требований, не заявляет о фальсификации доказательств и суду не остается ничего, кроме как вынести решение в пользу истца. В итоге компания может узнать о сфабрикованном долге уже в ходе исполнительного производства или после того, как банк спишет деньги по исполнительному листу.

Однако транспортные документы суды исследуют далеко не во всех делах, многое зависит от обстоятельств. Само по себе отсутствие товарно-транспортных накладных при наличии иных доказательств поставки — это не безусловное основание для отказа в удовлетворении требований поставщика (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 25.07.13 по делу № А81-2298/2012Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 27.10.14 по делу № А56-64573/2013).

Как быть, если у поставщика нет товарной накладной. Допустим, поставщик вообще не может представить в суд товарную накладную (даже оформленную с дефектами). Означает ли это, что поставку нельзя доказать вообще? Формально ничто не запрещает поставщику представить иные документы, но вопрос в том, как их оценит суд.

Что касается товарно-транспортной накладной, то с ее помощью вполне можно подтвердить фактическую передачу товара (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 30.09.14 по делу № А67-6477/2013).

А вот к наличию совокупности каких-либо иных, косвенных доказательств поставки при отсутствии первичных документов суды относятся скептически. Например, поставку не подтверждают платежное поручение за поставленный товар (постановление ФАС Центрального округа от 08.04.14 по делу № А14-1866/2013), экспедиторские расписки перевозчика и даже переписка сторон (постановление ФАС Северо-Западного округа от 07.02.14 по делу № А56-14374/2013), акты сверки (постановления ФАС Уральского округа от 25.07.14 по делу № А07-7923/2013от 04.09.13 по делу № А60-27399/2012). Иными словами, в качестве дополнительных документов (при наличии первичных учетных документов) названные выше документы могут помочь истцу, но сами по себе они поставку не доказывают».

20.01.2016

Недвижимость: что изменилось после 1 января 2017 года

Не пропустите 14 апреля большую онлайн-конференцию для юристов. Неподражаемый Роман Бевзенко обсудит с практикующими юристами и представителями Росреестра и МФЦ «Мои документы» проблемы нового закона о регистрации недвижимости.

Это бесплатно



Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.