Проведения закупок подотчетными лицами

164

Вопрос

У предприятия заведена банковская корпоративная карта. Можно ли снимать деньги с корпоративной карты на заработную плату работникам? Можно ли снимать деньги на закуп товара и транспортные расходы? Если нет, то какая ответственность предусмотрена при снятии денег на запрещенные цели?

Ответ

Ограничений на проведения закупок подотчетными лицами нет. В отношении же выдачи заработной платы п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У указывает на то, что выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам 0310002. То есть главное, чтобы выдачу зарплаты осуществлял не подотчетный работник (держатель банковской карты), а кассир.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист» и «Системы Главбух».

Статья. Организуем использование корпоративных карт

«Как правильно организовать использование корпоративных карт? Какие документы оформить? Как отладить взаимодействие подотчетных лиц и бухгалтерии? Ответы на эти вопросы найдете в статье.

Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России 24.12.2004 № 266-П.

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, компании необходимо:

  • - разработать положение о порядке использования корпоративных карт (ч. 1 ст. 8 ТК РФ);
  • - утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 ГК РФ, абз. 2 и 7 п. 1.12 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»;
  • ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);
  • организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее —Закон № 402-ФЗинформация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»);

Подробнее о бухучете читайте в следующем номере

  • - прописать в учетной политике способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008).

СОСТАВЛЯЕМ ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОРПОРАТИВНЫХ КАРТ

В статье будем исходить из того, что компания решила открыть отдельный специальный карточный счет

Положение о порядке использования корпоративных карт является методическим руководством для всех сотрудников компании, которые по долгу службы так или иначе втянуты в этот процесс.

Какие моменты нужно отразить в положении об использовании корпоративных карт

В положении об использовании корпоративных карт рекомендуем установить:

  • - перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте. Обратите внимание: перечень операций, которые разрешены в пределах Российской Федерации, отличается от перечня разрешенных за границей. Оба перечня показаны в таблице;
  • - лимиты расчетов по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;
  • - срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;
  • - порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
  • - срок, в течение которого работник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
  • - примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;
  • - требования по обеспечению защиты сведений о пинкоде;
  • - порядок действий при утрате карты;
  • - виды ответственности за нарушение установленного порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.

Таблица Перечень операций по карте

Вид операции Цель расходов Территория
РФ за пределами РФ
Наличные, снятые в рублях с корпоративной карты Хозяйственная деятельность компании + -
Командировочные и представительские расходы + -
Безналичный расчет в рублях корпоративной картой Хозяйственная деятельность компании + -
Командировочные и представительские расходы + -
Наличные, снятые в валюте с корпоративной карты Хозяйственная деятельность компании - -
Командировочные и представительские расходы - +
Безналичный расчет в валюте корпоративной картой Хозяйственная деятельность компании - -
Командировочные и представительские расходы - +

Отдельное положение не составляем, а дополняем другой нормативный акт

Альтернативой положению о порядке использования корпоративных карт может служить отдельный раздел об использовании корпоративных карт в другом локальном нормативном акте компании. Таким разделом, например, можно дополнить положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании. 

КТО ИМЕЕТ ПРАВО ИСПОЛЬЗОВАТЬ КОРПОРАТИВНЫЕ КАРТЫ

Использовать корпоративные карты имеют право те сотрудники, на которых эти карты оформлены. При оформлении корпоративных карт компания в банк подает утвержденный руководителем список сотрудников компании, имеющих право использовать карты.

Замещение в данном случае — это работа в данной должности

Если руководитель компании решил, что удобнее использовать неименные корпоративные карты, он издает приказ об утверждении списка должностей, замещение которых дает право использовать неименные корпоративные карты для оплаты товаров и услуг от имени и в интересах компании. 

Составляя список, имейте в виду, что он не может абсолютно дублировать штатное расписание. Нужно провести разумную выборку и не включать в него должности (профессии), выполнение служебных обязанностей по которым не предполагает оплату товаров и услуг от имени и в интересах компании.

ОЗНАКОМЬТЕ СОТРУДНИКОВ С ПОЛОЖЕНИЕМ ПОД РОСПИСЬ

Всех сотрудников, на которых выпушены именные карты и чьи должности перечислены в приказе, необходимо ознакомить под роспись с утвержденным положением о порядке использования корпоративных банковских карт или с тем локальным нормативным актом, в котором есть соответствующий раздел.

Факт ознакомления можно зафиксировать на последнем листе положения или в отдельном документе (например, в ведомости или журнале).

ХРАНЕНИЕ, ВЫДАЧА И ВОЗВРАТ КОРПОРАТИВНЫХ КАРТ

Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, в компании должен быть налажен строгий контроль хранения и движения корпоративных карт.

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности.

В отношении отдельных должностей может быть установлен особый порядок хранения неименных корпоративных карт

Все неименные корпоративные карты хранятся в сейфе компании.

Как правило, неименные корпоративные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания — оплаты командировочных, представительских или других расходов.

Выдать по заявлению

Документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить в положении о порядке использования корпоративных карт. Порядок может быть следующим:

  • - сотрудник пишет заявление на выдачу неименной корпоративной карты с обоснованием цели предполагаемого расходования денежных средств;
  • - уполномоченный руководитель визирует заявление работника и указывает лимит неименной карты. Образец оформления заявления приведен ниже.

Можно ли передать карту другому работнику

К сожалению, официальных разъяснений по этому вопросу пока нет. Отсутствует и судебная практика федерального уровня. В любом случае за нецелевое использование средств на корпоративной карте ответственность несет подотчетное лицо, которому она выдана по заявлению.

Обратите внимание: никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель компании, в законодательстве не предусмотрено. Но компания вправе самостоятельно ранжировать по должностям условия использования корпоративных карт.

 

Сроки, на которые выдаются карты

Корпоративные карты выдаются на срок, определенный положением. Выдать карту на более долгий срок, отличающийся от указанного в положении компании, можно на основании распоряжении руководителя компании.

Блокировка одной карты не означает блокировки всего карточного счета.

Если сотрудник постоянно ездит в командировки, по отдельному распоряжению руководителя ему можно выдать корпоративную карту на более долгий срок.

В случае пропуска срока возврата неименной корпоративной карты лицо, уполномоченное контролировать их движение, должно сообщить об этом главному бухгалтеру. Затем принимается решение о блокировке карты или ином решении вопроса с виновным подотчетным лицом.

В разделе «Формы» электронного журнала «Зарплата» на сайте

Смотрите пункт 2.2 раздела 2 Положения о порядке использования корпоративных карт

Журнал учета движения корпоративных карт

Дату, срок, цель выдачи корпоративной карты, ее номер, лимит, должность и фамилию работника фиксируют в журнале регистрации приема и выдачи карт (журнале движения корпоративных банковских карт).

Факты получения и возврата сотрудником корпоративной карты должны подтверждаться подписями в журнале подотчетного лица и работника бухгалтерии, который несет ответственность за их хранение.

КАК ОТЧИТАТЬСЯ ЗА ДЕНЬГИ, ПОТРАЧЕННЫЕ С КОРПОРАТИВНОЙ КАРТЫ

Порядок отчета работников о расходовании денежных средств по корпоративной карте отдельным нормативным актом не установлен. Но компания может разработать его самостоятельно, опираясь на нормы, регулирующие порядок отчета о расходованииналичных подотчетных сумм.

Срок представления отчета об использовании денежных средств

Срок представления авансового отчета по использованию денежных средств с корпоративной банковской карты можно установить в положении о порядке использования корпоративных карт. Он может быть установлен в рабочих днях со дня истечения срока, отведенного на исполнение поручения или возвращения из командировки.

Форма отчета

Можно использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1, утвержденнуюпостановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

Также компания вправе разработать собственную форму отчета, учитывающую особенности, связанные с сочетанием расходования наличных и безналичных денежных средств (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Образец заполнения унифицированной формы авансового отчета о расходовании денежных средств с корпоративной карты будет представлен в следующем номере.

Снятие наличных с корпоративной карты — не расход

Обратите внимание своих подотчетных лиц на одну особенность составления авансового отчета по расходованию денежных средств с корпоративной карты.

Квитанция, которую работник получает при снятии наличных в банкомате, сама по себе не может рассматриваться как документ, подтверждающий расходы работника.

К авансовому отчету должны быть обязательно приложены чеки (другие документы), свидетельствующие о целевом расходовании снятых с карты наличных.

Остаток неиспользованных наличных, снятых с карты, работник должен внести в кассу компании.

Авансовый отчет работника должен утвердить руководитель компании».

16.09.2015

 

Недвижимость: что изменилось после 1 января 2017 года

Не пропустите 14 апреля большую онлайн-конференцию для юристов. Неподражаемый Роман Бевзенко обсудит с практикующими юристами и представителями Росреестра и МФЦ «Мои документы» проблемы нового закона о регистрации недвижимости.

Это бесплатно



Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.