Командировка в выходной день

80

Вопрос

 Руководитель муниципального унитарного предприятие был в командировке в свой выходной день в связи с производственной необходимостью, использовал при этом свое личное транспортное средство.

1. Что грозит руководителю, если указанная командировка не была согласована работодателем (собственником предприятия)? (Трудовой договор заключен у директора с Администрацией (т.е. собственником предприятия?).

2. Каким образом необходимо указанный факт задокументировать кадровику и бухгалтерии. Т.е., как компенсировать расходы ГСМ в выходной день руководителю на его личное транспортное средство? Какие приказы необходимо издать?

Ответ

 В командировку направляет работодатель. В данном случае работодателем является администрация, и она не знает о поездки своего сотрудника, значит основной риск не согласования поездки с работодателем – непризнание данной поездки командировкой и как следствие невозмещение расходов.

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта) (п. 7 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист» и в материалах «Системы Кадры».

Рекомендация: Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

«Документальное оформление

Какие документы необходимо оформить по возвращении сотрудника из командировки

По возвращении из командировки сотрудник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет для бухгалтерии. К авансовому отчету сотрудник прилагает документы, которые подтверждают его расходы и производственный характер командировки*. Об этом сказано в пункте 26Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Авансовый отчет

Как оформить авансовый отчет по возвращении сотрудника из командировки

Авансовый отчет нужно составить в одном экземпляре. Заполнить его можно как от руки, так и на компьютере. В оформлении участвуют сотрудник, вернувшийся из командировки, и бухгалтер организации (учреждения).

На лицевой стороне отчета сотрудник должен указать свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне – перечислить расходы, понесенные за период поездки (включая суточные), и указать реквизиты оправдательных документов.

На основании авансового отчета и приложенных к нему документов организация возмещает сотруднику командировочные расходы.

В коммерческих организациях

Организация может по собственному выбору:

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1 и информацией Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

В государственных и муниципальных учреждениях

Форма авансового отчета (ф. 0504505) и Методические указания по его заполнению утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

При необходимости организация может доработать унифицированную форму авансового отчета, расширив или сузив графы и строки, введя дополнительные строки и вкладные листы. Вносимые изменения оформите соответствующим организационно-распорядительным документом (например, приказом руководителя). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 8 июля 2011 г. № 03-03-06/1/414.

Внимание: если авансовый отчет не соответствует требованиям законодательства, выплаты по нему не будут признаны командировочными расходами.

Авансовый отчет будет считаться не соответствующим требованиям законодательства РФ:

  • если он оформлен с нарушением установленных требований;
  • если необходимые приложения к авансовому отчету отсутствуют или оформлены неверно.

Аналогичные выводы следуют из письма Минтруда России от 7 октября 2013 г. № 17-4/1647.

Документы для бухгалтерии

Какие документы сотрудник должен передать в бухгалтерию после возвращения из командировки

Вместе с авансовым отчетом сотрудник должен передать в бухгалтерию все документы, которые подтверждают его расходы и производственный характер командировки. К ним относятся:

  • проездные билеты;
  • счета за проживание;
  • чеки ККТ;
  • товарные чеки;
  • квитанции электронных терминалов (слипы);
  • ксерокопии загранпаспорта с отметками о пересечении границы (при загранкомандировках) и т. д.

Срок предоставления документов

В какой срок сотрудник должен предоставить документы в бухгалтерию по возвращении из командировки

Оформить и представить в бухгалтерию документы по командировке сотрудник обязан в течение трех рабочих дней после возвращения. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. Если сотрудник вернулся из командировки в выходной день или праздник, трехдневный срок нужно отсчитать со дня его выхода на работу. Это следует из положений пункта 26Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 и пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Вопрос из практики: предусмотрена ли ответственность за несвоевременное оформление и представление в бухгалтерию первичных документов, подтверждающих затраты сотрудника во время командировки. Сотрудник ушел в отпуск сразу после командировки, не возвращаясь на работу. По командировке сотрудник отчитался только после отпуска

Нет, не предусмотрена.

Оформить и представить в бухгалтерию первичные документы сотрудник обязан в течение трех рабочих дней после возвращения. Об этом сказано в пункте 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. Если сотрудник вернулся из командировки в выходной день или праздник, трехдневный срок нужно отсчитать с первого рабочего дня, следующего за ними. Иных случаев переноса срока отчета по произведенным командировочным расходам законодательством не предусмотрено.

Однако Кодекс РФ об административных правонарушениях, где установлены штрафы за нарушение кассовой дисциплины, ответственности за то, что сотрудник несвоевременно составил авансовый отчет и представил первичные документы, подтверждающие его затраты во время командировки, не предусматривает.

Вопрос из практики: можно ли деньги на командировку выдать одному сотруднику, если командированы несколько сотрудников

Да, можно.

Получить деньги и представить отчет за расходы в командировке по авансовому отчету может один человек, которого следует назначить ответственным лицом.

Объясняется это следующим.

Законодательство не запрещает выдавать денежные средства на командировочные расходы ответственному лицу. Поэтому при направлении в командировку нескольких сотрудников деньги можно выдать одному из них – тому, которого назначат ответственным. Он и будет отчитываться за командировку. Такую форму выдачи командировочных закрепите приказом руководителя. В нем следует указать обязанность ответственного сотрудника своевременно оплачивать проезд, услуги проживания в гостинице и т. д.

Действующий порядок ведения кассовых операций не содержит запрета передавать подотчетные суммы другим командированным. Так как суточные имеют адресный характер и выдаются из расчета на каждого человека, ответственный сотрудник может их раздать по ведомости на раздачу суточных. Составьте ее в произвольной форме и выдайте ответственному сотруднику. Кроме того, с ответственным сотрудником должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Такие выводы следуют из пункта 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

После командировки ответственный сотрудник должен представить авансовый отчет по расходам, которые были совершены в ходе служебной поездки».

Недвижимость: что изменилось после 1 января 2017 года

Не пропустите 14 апреля большую онлайн-конференцию для юристов. Неподражаемый Роман Бевзенко обсудит с практикующими юристами и представителями Росреестра и МФЦ «Мои документы» проблемы нового закона о регистрации недвижимости.

Это бесплатно



Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.