Отсканированный вариант догоовра

634

Вопрос

Подскажите, может ли отсканированный (подписанный с печатью юр.лица) вариант договора поставки и актов приема-передачи к договору, которые направлены по электронной почте Поставщику, считаться как акцепт клиента. Такой договор может быть признан судом заключенным? Так как клиенты не всегда бывают добросовестны и не всегда высылают оригиналы документов обратно. Подскажите пример формулировки данного условия в договоре. Чтобы отсканированный вариант (с подписью и печатью организации) договора считался заключенным.

Ответ

 Да, отсканированный договор с подписью и печатью контрагента будет считаться ацептом. Возможность заключить договор поставки путем обмена документами закреплена в п. 2 ст. 434 ГК РФ.

Главное, чтобы эти документы позволяли достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (абз. 1 п. 2 ст. 434 ГК РФ).

Суд может признать договор заключенным в письменной форме путем обмена документами, если стороны обменялись ими посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной (например, направили друг другу отсканированные документы) или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ; см. также постановление ФАС СКО от 12.04.2011 г. № А63-4698/2010).

Но лучше придать переписке юридическую силу в самом договоре, прописав в нем соответствующее условие. При этом нужно указать:

Вы можете прописать в договоре следующую формулировку: «1. Стороны договорились, что обмен документами (переписка Сторон) о предмете настоящего Договора и иных его существенных условиях, а также об изменении, дополнении или исполнении условий настоящего Договора может осуществляться с использованием электронных средств связи (электронные сообщения). При этом обязательным условием является подтверждение получения документа в тот же день путем ответа на электронное сообщение (с приложением копии запроса) с пометкой «Получено» и указанием даты получения.

Автоматическое уведомление программными средствами о получении электронного сообщения по электронной почте, полученное любой из Сторон, считается аналогом такого подтверждения.

2. Сообщения направляются по следующим адресам электронной почты:

а) в адрес Поставщика: _______________;

б) в адрес Покупателя: _______________.

Все уведомления и сообщения, отправленные Сторонами друг другу по вышеуказанным адресам электронной почты, признаются Сторонами официальной перепиской в рамках настоящего Договора.

3. Датой передачи соответствующего сообщения считается день отправления сообщения электронной почты.

4. Ответственность за получение сообщений и уведомлений вышеуказанным способом лежит на получающей Стороне. Сторона, направившая сообщение, не несет ответственности за задержку доставки сообщения, если такая задержка явилась результатом неисправности систем связи, действия/бездействия провайдеров или форс-мажорных обстоятельств».

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

Рекомендация: Как поставщику заключить договор поставки путем обмена письменными документами

«Возможность заключить договор поставки путем обмена документами закреплена в пункте 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ. Этот способ заключения договора особенно удобен для тех случаев, когда стороны находятся в разных регионах или по каким-то другим причинам не могут подписать единый письменный документ.

Обмен какими документами может быть признан заключением договора

Договор в письменной форме можно заключить путем обмена:

Главное, чтобы эти документы позволяли достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (абз. 1 п. 2 ст. 434 ГК РФ).*

При этом законодатель дал понятие электронного документа, передаваемого по каналам связи. Это «информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту» (абз. 2 п. 2 ст. 434 ГК РФ).

Однако, чтобы обмен любыми из перечисленных документов мог быть признан договором, нужно, чтобы они обладали свойствамиоферты и акцепта (п. 2 ст. 432 ГК РФ).

Требования к оферте

Оферта несет основную доказательственную функцию. В случае возникновения спора суд будет устанавливать условия договора поставки именно с помощью нее.

Оферта должна:

Подробнее о требованиях к оферте см. Стадии заключения договора.

В качестве оферты могут выступать простое письмо поставщика (покупателя) с предложением приобрести (продать) товар, заявка на поставку товарасчет или счет-фактурагарантийное письмо об оплате и даже проект договора. Главное – чтобы документ, направленный контрагенту, соответствовал перечисленным выше требованиям (п. 1 ст. 435 ГК РФ).

Требования к акцепту

Акцепт должен быть полным и безоговорочным (п. 1 ст. 438 ГК РФ). То есть документ, который поставщик (покупатель) направит контрагенту в ответ на его предложение заключить договор (извещение об акцепте), должен содержать волеизъявление на заключение договора на предложенных им условиях.

Если в ответном письме потенциальная сторона договора поставки предложит свои (иные) условия или хотя бы просто дополнит и конкретизирует условия, которые были указаны в оферте, то договор поставки не будет считаться заключенным.

Это связано с тем, что ответ о согласии заключить договор на иных условиях, чем предложено в оферте, не является акцептом. Такой ответ признается отказом от акцепта и в то же время новой офертой (ст. 443 ГК РФ). Это вполне логично, так как фактически отсутствует согласие обеих сторон на такие новые (иные) условия договора поставки.

В результате все начинается сначала, только теперь стороны меняются местами – лицо, направившее первую оферту, теперь решает, соглашаться ли на новую оферту, а потенциальный контрагент ждет полного и безоговорочного акцепта.

После того как такой акцепт будет получен, договор считается заключенным (п. 1 ст. 433 ГК РФ).

Внимание! Необходимо проверить, чтобы со стороны покупателя документы были подписаны уполномоченным лицом и надлежащим образом. Иначе переписка не будет иметь юридических последствий для обеих сторон.

Каким образом можно совершить обмен документами

Договор может быть заключен путем обмена документами посредством:

Благодаря возможности использовать перечисленные виды связи процесс заключения договора поставки приобретает необходимые оперативность и эффективность.

При этом в деловой практике, как правило, встречается только обмен документами по почте и факсимильной связи, реже с использованием электронной почты.

Идеальный вариант, когда одна сторона направляет по почте письмо-оферту, а другая сторона также по почте направляет письмо с согласием на заключение договора – акцепт. Такой вариант на практике обычно не вызывает споров по поводу заключенности договора поставки:

Как заключить договор посредством обмена факсимильными копиями

Возможность заключить договор посредством использования факсимильной связи следует из содержания пункта 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ.

Однако, чтобы использовать для совершения сделки факс без риска, необходимо предусмотреть возможность использования факсимильных подписей сторон в соглашении (п. 2 ст. 160 ГК РФ) – в самом тексте договора поставки, дополнительном соглашении к нему или рамочном договоре. Так, ФАС Западно-Сибирского округа при рассмотрении одного из дел указал: «...договор считается заключенным, если его стороны обменялись соответствующими документами посредством факсимильной связи и можно достоверно установить, что данные документы исходят от сторон договора, а из текста договора прямо следует возможность его заключения посредством факсимильной связи» (постановление от 19 февраля 2009 г. № Ф04-288/2009(1120-А75-9) по делу № А75-3084/2008определением ВАС РФ от 28 мая 2009 г. № ВАС-6662/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора).

Заключение договоров посредством факсимильной связи на практике встречается довольно часто. Это объясняется удобством – чтобы заключить договор, можно даже не выходить из своего кабинета – достаточно лишь отправить по факсу оферту или извещение об акцепте оферты, полученной от покупателя.

Внимание! Технологические особенности передачи документов по факсу не позволяют точно и достоверно зафиксировать дату, адресата, отправителя и содержание сообщения. Это может привести к невозможности установления того, кем был отправлен факс, а также содержания отправленного документа.

Чтобы факсимильные сообщения можно было использовать в качестве полноценных документов, стоит воспользоваться одним из следующих приемов.

1. При отправлении документа необходимо попросить принявшего факс:

2. Отправить оригиналы документа по факсу через почтамт (подобная услуга имеется в большинстве отделений), получив соответствующее подтверждение.

Однако ничто не может заменить документов, содержащих на себе живую подпись контрагента. Чтобы обеспечить себя надлежащими письменными доказательствами, необходимо согласовать с покупателем соответствующий порядок подтверждения заключения договоров. В частности, можно установить, что обмен документами (заявками, предложениями, извещениями и т. п.) по факсу всегда сопровождается одновременной почтовой отправкой их оригиналов. Можно даже закрепить обязанность сторон составить и подписать единый документ, отражающий все условия поставки, к которым стороны пришли путем обмена документами.

Как заключить договор посредством электронной почты

Заключать договоры путем обмена электронными сообщениями очень удобно. Достаточно обменяться с контрагентом отсканированными документами с подписями сторон.

Главный вопрос при этом – «как доказать, что письмо было отправлено именно контрагентом, а не кем-то другим», ведь пункт 2статьи 434 Гражданского кодекса РФ ставит соответствующее условие.

Сделать это можно тремя способами.

1. Придать переписке юридическую силу в самом договоре, прописав в нем или дополнительном соглашении соответствующее условие. При этом нужно указать:*

  • сведения о контактных лицах (Ф. И. О., должности);
  • адреса электронной почты, которые будут использовать стороны при заключении договора;
  • действия, которые стороны будут осуществлять посредством электронной переписки (заключение договора и его изменений, ведение переговоров, согласование приложений).
    • письмами,
    • телеграммами,
    • телексами,
    • телефаксами и
    • иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи.
    • быть адресованной конкретному лицу (лицам), то есть должно быть ясно, к кому именно обращается оферент;
    • быть определенной и ясной (т. е. содержать условия, которые однозначно, без альтернативного толкования будут восприняты адресатом как проявление воли заключить договор поставки);
    • выражать намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор поставки с адресатом, которым будет принято предложение;
    • содержать существенные условия договора поставки (т. е. условия, при отсутствии которых договор считается незаключенным).
    • почтовой (при обмене письмами),
    • телеграфной (при обмене телеграммами),
    • телетайпной (при обмене телексами),
    • телефонной (при обмене телефаксами),
    • электронной (при обмене электронными документами) и иной связи.
    • почтовая квитанция и уведомление о вручении почтового отправления свидетельствуют о направлении контрагенту необходимых для заключения договора документов и дате их получения;
    • подпись контрагента на своем письме (оферте или акцепте) свидетельствует о том, что документ исходит от него, а не от кого бы то ни было другого.
    • сделать копию полученного сообщения,
    • проставить на ней свою подпись с указанием должности, даты, инициалов и времени принятия документа и
    • отослать такую копию обратно.
  • сведения о контактных лицах (Ф. И. О., должности);
  • адреса электронной почты, которые будут использовать стороны при заключении договора;
  • действия, которые стороны будут осуществлять посредством электронной переписки (заключение договора и его изменений, ведение переговоров, согласование приложений).

Примеры формулировки соглашения сторон договора поставки о юридической силе переписки по электронной почте*

Пример 1.

«Обмен документами (переписка Сторон) о предмете настоящего Договора и иных его существенных условиях, а также об изменении, дополнении или исполнении положений настоящего Договора имеет силу договора, если данные документы направлены с использованием адресов электронной почты, указанных в реквизитах Сторон, представителями Сторон, указанными в пункте ____ настоящего Договора, которые, соответственно, уполномочены на заключение, изменение, прекращение и исполнение настоящего Договора».

Пример 2.

«1. Стороны договорились, что обмен документами (переписка Сторон) о предмете настоящего Договора и иных его существенных условиях, а также об изменении, дополнении или исполнении условий настоящего Договора может осуществляться с использованием электронных средств связи (электронные сообщения). При этом обязательным условием является подтверждение получения документа в тот же день путем ответа на электронное сообщение (с приложением копии запроса) с пометкой «Получено» и указанием даты получения.

Автоматическое уведомление программными средствами о получении электронного сообщения по электронной почте, полученное любой из Сторон, считается аналогом такого подтверждения.

2. Сообщения направляются по следующим адресам электронной почты:

а) в адрес Поставщика: _______________;

б) в адрес Покупателя: _______________.

Все уведомления и сообщения, отправленные Сторонами друг другу по вышеуказанным адресам электронной почты, признаются Сторонами официальной перепиской в рамках настоящего Договора.

3. Датой передачи соответствующего сообщения считается день отправления сообщения электронной почты.

4. Ответственность за получение сообщений и уведомлений вышеуказанным способом лежит на получающей Стороне. Сторона, направившая сообщение, не несет ответственности за задержку доставки сообщения, если такая задержка явилась результатом неисправности систем связи, действия/бездействия провайдеров или форс-мажорных обстоятельств».

Совет

Как и в случае с обменом документами через факс, имеет смысл согласовать с покупателем соответствующий порядок подтверждения заключения договоров. В частности, можно установить, что обмен документами по электронной почте всегда сопровождается одновременной почтовой отправкой их оригиналов.

Пример формулировки соглашения сторон договора поставки о подтверждении переписки сторон

«Письма, сообщения, спецификации и уведомления, отправленные по электронной почте, признаются Сторонами, но должны дополнительно подтверждаться в течение ___ рабочих дней курьерской или заказной почтой».

Совет

Если поставщик регулярно заключает договоры поставки с одним и тем же покупателем по электронной почте, то, как и в случае с обменом документами через факс, имеет смысл ввести дополнительные условные обозначения (коды). Это позволит со значительной степенью уверенности идентифицировать отправителя электронного документа.

2. Использовать электронную подпись. Обмен электронными сообщениями с электронной подписью в целях заключения договоров рассматривается как обмен документами (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). То есть достаточно иметь два сообщения (по одному от покупателя и поставщика) с электронной подписью, содержащие оферту и акцепт, чтобы договор поставки считался заключенным. Никаких дополнительных доказательств того, что документ исходит от стороны по договору, не требуется.

По общему правилу информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; далее – Закон № 63-ФЗ).

Подписание неквалифицированной электронной подписью или простой электронной подписью также признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, но только в случаях, установленных федеральными законами.

Огромную роль в подтверждении подлинности электронной подписи имеет сертификат ключа проверки электронной подписи. В рамках Закона № 63-ФЗ созданы новые специально уполномоченные организации – удостоверяющие центры. Они выдают сертификаты ключей, устанавливают сроки их действия, ведут реестр выданных и аннулированных ключей. Весь перечень полномочий удостоверяющих центров указан в статье 13 Закона № 63-ФЗ.

Чтобы при заключении договора поставки использовать электронную подпись, поставщику необходимо четко согласовать с покупателем условия и порядок использования такой подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Подробнее об изложенных способах индивидуализации электронных сообщений см. Электронная переписка. Пять способов убедить суд принять ее в качестве доказательства.

3. Получить письменные доказательства заключения договора поставки

Этот способ очень полезен, если поставщик и покупатель пришли к соглашению о поставке товаров с помощью электронных сообщений, которые заранее не были индивидуализированы.

Чтобы получить письменные доказательства заключения договора, нужно:

Для этого стоит написать покупателю бумажное письмо (несколько писем). В нем среди прочего необходимо упомянуть о предыдущей электронной переписке, например, в качестве аргументации какого-либо значимого условия поставки (адрес доставки, вид упаковки, количество товара). Упоминание может быть таким: «...как Вы сообщали в электронных письмах от _______ 20__ г., подписанных ____________ и адресованных _________».

Если покупатель ответит на такое письмо (письма) и не оспорит факта направления (получения) электронных сообщений, то на них можно будет ссылаться как на доказательство заключения договора.

Это самый надежный способ формализации цифровых доказательств.

Право производить осмотр письменных и вещественных доказательств предоставлено нотариусу статьями 102 и 103

  • либо подтвердить содержание электронных писем путем ссылок на них в последующей бумажной переписке;
  • либо обратиться к нотариусу для осмотра интернет-страниц и составления соответствующего протокола.


Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

Опрос

Вы когда-нибудь меняли предмет или основание иска?

  • Да, все прошло хорошо 30.3%
  • Нет, никогда 30.3%
  • Да, но были сложности 39.39%
Другие опросы

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль