Какие доказательства подтвердят уведомление участников Общества

1319

Вопрос

Интересует следующий вопрос: является ли вскрытый конверт, в котором якобы содержалось уведомление о проведении общего собрания Общества, доказательством, подтверждающим исполнение обязанности общества по извещению участников общества о проведении такого собрания? Имеется в виду, что раз конверт вскрыт, то там могло находиться нечто иное, нежели уведомление о проведении такого собрания. Как суд должен оценивать такое доказательство?

Ответ

 Является, если отсутствует акт, в котором уполномоченным лицом засвидетельствовано получение участником вскрытого конверта. Суд будет руководствоваться описью вложения, которая будет представлена ООО.

Судебная практика признает опись о вложении, заверенную сотрудником почтового отделения, доказательством подтверждения отправки уведомления участнику ООО (Постановление ФАС МО от 06.12.2012 № А40−14096/2012; Постановление ФАС ДВО от 31.10.2011 № А37−216/2010; Постановление ФАС УО от 01.11.2010 № А50−40210/2009; Постановление ФАС СКО от 27.02.2010 № А32−564/2009; Постановление ФАС МО от 20.01.2010 № КГ-А40/14003−09).

В Постановлении от 09.07.2008 № Ф03-А04/08−1 ФАС ДВО установил, что свидетельствование содержимого конверта должно быть произведено по акту и подтверждено свидетельскими показаниями.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».

Статья: Общество созывает общее собрание. Какие доказательства подтвердят уведомление участников.

«Существенные процедурные нарушения, допущенные при созыве общего собрания участников (акционеров) хозяйственного общества, впоследствии могут стать причиной оспаривания решения, принятого на этом собрании (п. 1 ст. 43 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 7 ст. 49 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», далее — законы № 14-ФЗ, № 208-ФЗ соответственно). Одной из первых процедур, нарушение которой может повлечь за собой такие последствия, является обязательное извещение акционеров (участников) о предстоящем собрании. Если участник (акционер) оспаривает решение собрания, ссылаясь на несвоевреенное извещение (или неизвещение) о нем, то спор сведется к доказыванию факта надлежащего уведомления*.

Общее правило распределения бремени доказывания в арбитражном процессе сформулировано в статье 65 Арбитражного процессуального кодекса: каждое лицо, участвующее в деле, должно доказать обстоятельства, на которые оно ссылается как на основание своих требований и возражений. Лицо, обращающееся за судебной защитой, обязано подтвердить свое право на иск: представить доказательства наличия у него материально-правового интереса и указать, в чем именно состоит нарушение его права*. Однако доказывание отрицательных фактов (то есть доказывание отсутствия какого-либо факта — в частности, неисполнения ответчиком обязанности по извещению о собрании) всегда строится на том, что истцу достаточно заявить об отсутствии данного факта, а ответчик, возражая против иска, в таком случае должен доказать наличие оспариваемого факта. Если он не представит таких доказательств, то считается доказанным утверждение истца. Именно такая ситуация наблюдается в спорах, в которых истцы заявляют о том, что ответчик (общество, организующее общее собрание) не уведомило их о предстоящем собрании. Ответчик может опровергнуть это заявление, лишь предоставив доказательства надлежащего уведомления (постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.04.09 по делу № А56−16863/2007, Девятого арбитражного апелляционного суда от 27.04.10 по делу № А40−88439/09−34−714). При этом нужно иметь в виду, что далеко не каждое доказательство извещения участника с точки зрения суда является надлежащим и достаточным. В этой статье предлагаются основные контрольные точки, по которым юрист компании может заранее позаботиться о будущих доказательствах при каждом созыве общего собрания.

Если в уставе нет иных способов, то допустима только отправка заказными письмами (для АО — также личное вручение).

При выборе альтернативного способа из предусмотренных уставом важно выбрать вариант, обеспечивающий доказательства уведомления и возможность отправки допматериалов к собранию.

Способ извещения о предстоящем собрании

При созыве общего собрания прежде всего необходимо корректно выбрать способ уведомления участников или акционеров. Несмотря на кажущуюся очевидность, данный этап тем не менее не всегда получает должное внимание. Между тем в спорной ситуации некорректный выбор способа уведомления может лишить общество возможности доказать факт исполнения своей обязанности по уведомлению.

Способ уведомления может быть предусмотрен уставом общества (с учетом ограничений, предусмотренных законом)*. В такой ситуации обществу нужно использовать именно этот вариант. Но нужно помнить еще и о том, что этот способ должен обеспечить общество доказательствами, поскольку далеко не все способы уведомления можно подтвердить документально. Причем доказательства должны достоверно подтверждать не просто факт извещения, но и конкретную дату его отправки (с учетом того, что обязанность по уведомлению участников (акционеров) о собрании должна быть исполнена в определенные сроки), отправителя, указание корректного адреса адресата, содержание извещения.

Есть шанс приравнять доставку курьерской службой к отправке заказных писем

По вопросу использования услуг экспресс-доставки курьерской почты в обстоятельствах, когда устав не предусматривает такой возможности, у судов нет единой позиции.

Некоторые суды не признают этот способ уведомления допустимым* (постановления ФАС Московского округа от 21.11.11 по делу № А40−141152/10−104−1187, Девятого арбитражного апелляционного суда от 20.04.12 по делу № А40−135747/11−62−1241). Другие суды не так категоричны. В частности, если курьерская служба, осуществляющая доставку, имеет лицензию на оказание услуг почтовой связи и отправление соответствовало требованиям, которые предъявляются к заказным письмам (хотя и называлось по-другому), то суд может приравнять этот способ отправки уведомления к отправке заказным письмом (постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 23.05.11 по делу № А74−4605/2010). Например, в одном деле общество воспользовалось EMS-доставкой, суд первой инстанции признал это недопустимым способом, но апелляционная инстанция с этим не согласилась. Она исходила из того, что в соответствии с пунктами 2, 3 Правил оказания услуг почтовой связи услуги EMS относятся к услугам почтовой связи. По смыслу пункта 12вышеуказанных Правил заказным является письмо, принимаемое отправителем с выдачей ему квитанции и вручаемое адресату (его представителю) с распиской в получении. Изучив договор на оказание услуг экспресс-доставки, суд пришел к выводу, что экспресс-отправление соответствует требованиям, предъявляемым к заказному письму. Следовательно, общество выполнило законные требования к способу уведомления. Кроме того, суд принял во внимание, что общество заключило договор на оказание услуг экспресс-доставки за полгода до направления уведомления, что указывает на обычное использование данных услуг в деловом обороте компании (постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 11.07.11 по делу № А76−1655/2011, определением ВАС РФ от 14.02.12 № ВАС-501/12 отказано в передаче дела на рассмотрение в порядке надзора).

Если в уставе нет специальных положений о способе уведомления, то можно использовать только те варианты, которые указаны непосредственно в законе. Доказательства уведомления иным способом суд скорее всего не примет как недопустимые (ст. 68 АПК РФ)

Nota bene!

С 1 января 2014 года станет возможным еще один способ уведомления акционеров: в уставе общества можно будет предусмотреть размещение сообщения о собрании на указанном в уставе сайте общества (Федеральный закон от 29.12.12 № 282-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ<_26_hellip3b_>".

Способы уведомления, предусмотренные законом.

В соответствии со статьей 36 закона № 14-ФЗ орган или лица, созывающие общее собрание участников, обязаны не позднее чем за 30 дней до его проведения уведомить об этом каждого участника общества заказным письмом по адресу, указанному в списке участников общества, или иным способом, предусмотренным уставом общества*. Закон № 208-ФЗ описывает возможные варианты передачи сообщения о проведении общего собрания детальнее:

оно может быть направлено заказным письмом, если уставом общества не предусмотрен иной способ направления этого сообщения в письменной форме, или вручено каждому из указанных лиц под роспись либо, если это предусмотрено уставом общества, опубликовано в доступном для всех акционеров общества печатном издании, определенном уставом общества (п. 1 ст. 52 закона № 208-ФЗ).

Таким образом, если устав не предусматривает иного способа уведомления о собрании, то участникам общества с ограниченной ответственностью (далее — ООО) извещения необходимо отправить только заказными письмами, тогда как у акционерного общества (далее — АО) есть альтернатива между отправкой извещений заказными письмами либо вручением извещений акционерам под роспись. Другие варианты недопустимы, даже если они кажутся более удобными и надежными. Поэтому, например, отправку уведомления с курьером, если такой вариант не предусмотрен уставом, суд может посчитать ненадлежащим способом уведомления (постановление ФАС Московского округа от 12.08.10 по делу № А40−88439/09−34−714). С одной стороны, отправка курьером может обеспечить личное вручение уведомления под роспись, что в АО как раз является одним из допустимых способов по закону № 208-ФЗ. Но, с другой стороны, в такой ситуации общество будет считаться исполнившим обязанность по уведомлению, только если курьер сможет передать извещение акционеру. Если же передача не состоится (например, акционер откажется принимать извещение, его не окажется на месте, корреспонденцию примет неуполномоченное лицо и т. д.), то у общества не будет надлежащих доказательств уведомления. С этой точки зрения отправка извещений заказными письмами более надежный вариант, потому что, как будет показано ниже, для признания общества исполнившим обязанность по уведомлению в этом случае не всегда нужны доказательства фактического получения письма. Личное вручение извещения под роспись — надежный способ лишь в отношении акционеров, которые одновременно являются работниками общества. В этой ситуации не требуется доставка, а если попытка личной передачи окажется неудачной (например, из-за корпоративного конфликта акционер откажется подписать извещение), можно будет в тот же день, не теряя времени и не нарушая сроков, отправить ему извещение почтой.

Nota bene!

Нарушение порядка уведомления участников (акционеров) о собрании грозит обществу не только риском оспаривания общего собрания, но и привлечением к административной ответственности с достаточно высоким размером штрафа (ч. 2, 11 ст. 15.23.1 КоАП РФ, постановления Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.07.12 по делу № А63−6378/2012, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.06.12 по делу № А71−2787/2012).

Отправка телеграммы вместо заказного письма может расцениваться как ненадлежащее доказательство уведомления, если такой способ не предусмотрен уставом* (постановления Десятого арбитражного апелляционного суда от 11.08.11 по делу № А41−21924/10, Девятого арбитражного апелляционного суда от 05.06.09 по делу № А40−40777/08−138−322). И уж тем более суды не принимают доводы о том, что информация о предстоящем собрании была опубликована в каком-либо печатном издании (постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.07.10 по делу № А07−586/2010) или об устном уведомлении участников (постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.03.12 по делу № А32−14926/2011, Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.06.09 по делу № А68−9256/08).

Способы уведомления, предусмотренные уставом.

Уставы обществ (как акционерных, так и с ограниченной ответственностью) очень часто предусматривают дополнительные способы уведомлений о собраниях, которые в большинстве своем носят альтернативный характер. То есть наряду со способами, предусмотренными законом, уставы допускают, например, уведомление курьерской службой (или просто курьером), телеграммой, с использованием средств факсимильной связи, электронной почты, путем публикации в конкретных СМИ или размещения информации на сайте компании, даже sms-сообщениями и т. д. Иногда, согласно условию устава, перечень альтернативных вариантов уведомления является закрытым (можно использовать любой из перечисленных способов), иногда — открытым (допускается использование «любого иного способа, обеспечивающего поступления уведомления», «посредством любой иной связи, доступной участникам и обеспечивающей достоверность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение» и т. д.).

Nota bene!

Даже в случаях, когда устав прямо предусматривает довольно обременительное для организатора общего собрания условие о том, что участник (акционер) считается извещенным о собрании только при наличии доказательств вручения ему соответствующего извещения, позиция судов не единообразна. Есть примеры, когда суды считают это условие противоречащим закону и признают уведомление состоявшимся только на основании доказательств его отправки без доказательств вручения (постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 11.07.12 по делу № А41−28301/11).

При этом закон № 208-ФЗограничивает способы уведомления, возможные по уставу, особым условием: сообщения должны иметь письменную форму (п. 1 ст. 52 закона № 208-ФЗ). Следовательно, даже если в уставе АО предусмотрена возможность устного уведомления акционеров (например, посредством телефонной связи), этот вариант противоречит закону, а значит, является ненадлежащим способом уведомления. В отношении ООО такой оговорки нет, равно как нет и иных ограничений способов уведомления. Хотя сама формулировка нормы о том, какую информацию должно включать в себя уведомление (п. 2 ст. 36 закона № 14-ФЗ), по сути, дает основания предположить, что оно должно иметь все-таки письменную форму. Но даже если исходить из того, что формально условие устава ООО об устном уведомлении (а такие условия действительно встречаются) не противоречит закону, этот вариант не обеспечивает общество доказательствами исполнения его обязанности. Например, в одном спорном случае устав ООО предусматривал возможность уведомления «по телефону, по факсу, в устном порядке, а в случае необходимости — заказным письмом». Доказательств письменного извещения у общества не было, в итоге суд признал, что факт уведомления не доказан (постановление Северо-Западного округа от 13.08.09 по делу № А13−3513/2008,определение ВАС РФ от 09.12.09 № ВАС-16095/09 по тому же делу).

Кроме того, устный способ не позволяет выполнить еще одно обязательное требование в процедуре созыва собрания, а именно по обеспечению участников (акционеров) информацией и материалами для предстоящего собрания (годовой отчет, сведения о кандидатах, избираемых в органы управления, проекты изменений в устав и т. д.). Если устав не предусматривает иного порядка ознакомления с этой информацией (например, в офисе общества), то она должна быть направлена вместе с уведомлением о собрании (п. 3 ст. 36 закона № 14-ФЗ). Очевидно, что в устной форме такую информацию передать невозможно. Между тем ненаправление участникам информации и материалов, необходимых для собрания, — такое же грубое нарушение порядка созыва собрания, как и неуведомление о проведении собрания (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 29.12.11 по делу № А33−4087/2011, Московского округа от 21.11.11 по делу № А40−141152/10−1041187).

Об этих двух важных аспектах (возможность доказать факт уведомления и возможность передать вместе с уведомлением информацию, необходимую для собрания) необходимо помнить при выборе любого иного альтернативного варианта уведомления из предусмотренных уставом — по электронной почте, по факсу и т. д. При малейших сомнениях в том, что выбранный способ обеспечит выполнение обеих вышеназванных возможностей, лучше подстраховаться и разослать уведомления еще и заказными письмами.

Нужно собирать не только доказательства отправки уведомления, но и доказательства его получения адресатом (рассылать письма с уведомлением о вручении).
В уведомлении о вручении необходимо проверить, кто расписался от имени получателя: возможен спор о полномочиях.

Доказательства отправки уведомления заказным письмом

Итак, самым распространенным и при этом надежным вариантом извещения участников (акционеров) о предстоящем собрании является отправка соответствующих уведомлений заказными письмами. Однако и при этом способе в дальнейшем не исключены споры. Главный вопрос: какими доказательствами нужно располагать обществу, чтобы подтвердить факт отправки уведомления заказным письмом?

Доказательство отправки — квитанция или реестр. В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства Р. Ф. от 15.04.05 № 221, далее — Правила оказания услуг почтовой связи) заказные письма отличаются от иных категорий почтовых отправлений прежде всего порядком и условиями приема. Заказные письма относятся к категории регистрируемых почтовых отправлений, то есть принимаемых от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемых адресату (его законному представителю) с распиской в получении (п. 12 Правил оказания услуг почтовой связи).

В квитанции, выдаваемой отправителю при приеме регистрируемого почтового отправления, указываются вид и категория почтового отправления, фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (п. 32 Правил оказания услуг почтовой связи). Одновременная отправка пяти или более писем осуществляется при условии составления отправителем списка (реестра) с указанием номеров по порядку, места назначения и наименования получателя. В этом случае при приеме писем почтовый работник поименно сверяет их с записями в списке, проставляет в нем номера писем, подписывает список, ставит на нем оттиск календарного штемпеля дня приема и выписывает одну общую квитанцию. Такая квитанция содержит номера отправлений, в строке «Куда» прописью указывается количество принятых по списку писем (бандеролей), в строке «Кому» делается отметка: «По списку» (п. 416Почтовых правил, принятых Советом глав администраций связи Регионального содружества в области связи 22.04.92, введены в действие приказом Минсвязи России от 14.11.92 № 416, далее — Почтовые правила).

Любой из этих документов должен отвечать требованиям, предъявляемым к бланкам строгой отчетности, и содержать информацию об имени (наименовании) адресата, его полном адресе и дате отправки. Форма бланка квитанции утверждена приказом Минфина России от 29.12.2000 (форма № 1 по ОКУД 0752003).

Таким образом, доказательством отправки заказного письма может служить почтовая квитанция с оттиском клише контрольно-кассовой машины или заполненная вручную либо список отправленной корреспонденции, заверенный работником почтовой связи*.

Допустима отправка заказной бандеролью вместо заказного письма

Необходимость отправки вместе с уведомлением дополнительных документов для собрания может обернуться одной проблемой технического характера.

Если это документы большого объема, то может оказаться, что вес всей отправляемой участнику или акционеру корреспонденции превышает пределы, допустимые для почтового отправления в форме письма. При оказании универсальных услуг почтовой связи предельно допустимый вес письма (в том числе заказного) составляет 100 г (п. 14 Правил оказания услуг почтовой связи). Поэтому почтовый работник может предложить выбрать иной вид отправления, допускающий больший вес. Например, у Почты России это могут быть бандероли (которые тоже бывают в том числе заказными, вручаются адресату с распиской в получении и оформляются выдачей квитанции) или заказные письма первой категории, которые допускают вес до 0,5 кг

Недвижимость: что изменилось после 1 января 2017 года

Не пропустите 14 апреля большую онлайн-конференцию для юристов. Неподражаемый Роман Бевзенко обсудит с практикующими юристами и представителями Росреестра и МФЦ «Мои документы» проблемы нового закона о регистрации недвижимости.

Это бесплатно



Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.