Порядок подписания договоров

424

Вопрос

Если одна сторона договора скрепила каждый лист подписью, обязана ли вторая сторона делать тоже самое, или достаточно подписи на последнем листе где указаны подписи и реквизиты сторон, скрепив печатью?!

Ответ

Каждая организация устанавливает свой порядок подписания договоров, при котором будет исключена потеря или замена страниц договора. Возможные варианты:


  • прошивка страниц договора с указанием на последнем листе с обратной стороны количества листов договора и проставлением на нем подписей и печатей сторон;

  • подписание или парафирование уполномоченными представителями сторон каждой пронумерованной страницы договора. При выборе этого варианта нужно учесть, что такой порядок занимает дополнительное время у подписантов договора и отвлекает от решения других важных рабочих задач и проблем.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

1. Рекомендация: Как использовать в работе утвержденные типовые договоры

Если организация регулярно заключает договоры одного и того же типа со сходными условиями, юристу имеет смысл разработать набор типовых шаблонов, чтобы сэкономить усилия, которые юридический отдел и другие службы тратят на согласование каждого нового договора. О том, как это сделать, см.:


  • Как разработать типовые договоры, связанные с основным видом деятельности компании;

  • Как разработать типовые договоры, не связанные с основной деятельностью компании.

После того как типовые договоры разработаны и утверждены, необходимо регламентировать порядок их дальнейшего использования.

Как составить договор на основе заранее утвержденного типового договора

Менеджер, ведущий договор, вносит в проект типового договора уточнения, касающиеся процесса поставки товара, оказания услуг, выполнения работ, аренды (субаренды) помещений (оборудования).

При этом менеджер не может самостоятельно вносить изменения в те условия, которые юрист отметил как защищенные.

После этого проект договора необходимо направить на согласование в подразделения по финансовому контролю, бухгалтерской и налоговой отчетности для согласования порядка и сроков оплаты. Бухгалтерия компании должна согласовать цену договора, порядок, сроки оплаты, уточнить список первичных документов, необходимых для отражения доходов и расходов компании в соответствующих статьях бухгалтерского и налогового учета.

И наконец, менеджер направляет договор на подписание контрагенту.

Как убедить контрагента подписать типовой договор

Как правило, юрист любой компании предпочитает работать с собственными типовыми договорами, а не проверять проект, предложенный контрагентом. Поэтому может возникнуть ситуация, когда каждая из сторон предлагает свой шаблон договора. Как решить эту проблему?

Совет

Вот что советует Алексей Большаков, главный юрист химического концерна «BASF Россия и СНГ»: «Понятно, что юристу удобнее проверять проект, если он составлен по привычной типовой форме. Но если контрагент — крупная солидная компания, у которой на все случаи жизни есть свои типовые формы, то как убедить ее юристов использовать именно наш проект? Нужно сделать нашу форму такой, чтобы она не вызывала отторжения. Для этого в ней, во-первых, не должно быть откровенно дискриминационных условий. Во-вторых, она не должна быть объемной. Я прекрасно понимаю коллег из других компаний: никому не хочется вникать в чужой огромный многостраничный контракт. Поэтому мы в наших формах оставили только то, что действительно важно — существенные условия и те положения, которые отличаются от диспозитивных норм» (интервью с Алексеем Большаковым в журнале «Юрист компании» 2014, № 2).

Даже если контрагент готов заключить договор на основе предложенного вами шаблона, может возникнуть еще одна проблема.

Весьма вероятно, что контрагент может не согласиться со всеми условиями типового договора и предложит внести в него соответствующие изменения и дополнения. В таком случае юрист в зависимости от предложенных контрагентом изменений и дополнений к типовому договору должен принять решение о том, насколько они значительны. От этого зависит, стоит ли их вносить, и если да, то нужно ли согласовывать с соответствующими отделами и службами компании.

1. Значительные изменения. Предложенные контрагентом поправки в любом случае должен изучить юрист. По сути это значит, что нужно проанализировать новый проект договора, в котором обязанности и риски распределяются иначе, чем предусматривал шаблон типового договора. Если изменения затрагивают не только юридические аспекты, их необходимо направить на согласование в тот отдел, в ведении которого находятся вопросы, затронутые поправками.

Совет

В Положении о договорной работе необходимо указать порядок согласования предложенных контрагентом изменений и дополнений типового договора по назначению и разделам договора.

В частности, можно указать, что коммерческие условия и размер неустойки (штрафа, пеней) согласовывает менеджер, ответственный за данное направление деятельности компании; сроки и порядок оплаты — финансовый блок (бухгалтерия); порядок отгрузки (приемки) товара — группа складской логистики; условия транспортировки — транспортный отдел и т. д.

Особое внимание надо обратить на случаи, когда контрагент предлагает изменить такое стандартное условие, которое явно невыгодно для него. В такой ситуации может оказаться желательным пойти на разумный компромисс и изменить формулировку. Дело в том, что в противном случае у контрагента появится возможность оспорить такое условие уже в ходе исполнения договора. Это возможно, если контрагенту удастся доказать, что:


  • предложенные ему условия являются явно обременительными для него, а также существенным образом нарушают баланс интересов сторон;

  • он был поставлен в положение, затрудняющее согласование иного содержания отдельных условий договора (т. е. оказался слабой стороной договора).

В такой ситуации суд может изменить или расторгнуть договор по правилам пункта 2 статьи 428 Гражданского кодекса РФ о договорах присоединения, либо отказаться применять несправедливое договорное условие на основании статьи 10 Гражданского кодекса РФ, либо признать это условие ничтожным по статье 169 Гражданского кодекса Р. Ф. Такие разъяснения содержатся в пункте 9 постановления Пленума ВАС РФ от 14.03.2014 г. № 16.

2. Незначительные изменения. Юрист и менеджер компании (ответственный за заключение с контрагентом и выполнение условий договора) должны приложить все усилия для того, чтобы убедить контрагента не вносить в типовой договор несущественные изменения. Ведь в результате затянется процесс согласования договора и, соответственно, отложатся поставка товара, выполнение работ, оказание услуг, что повлияет на выполнение бизнес-планов каждой из компаний.

Вместе с тем, если есть коммерческая заинтересованность в контрагенте (например, он приобретает большие партии товара или заключает рамочный договор подряда или возмездного оказания услуг на длительный срок), имеет смысл согласиться с его предложениями, если они существенно не ущемляют интересы компании. Разумный компромисс с учетом интересов обеих сторон сыграет позитивную роль при создании взаимовыгодных длящихся партнерских связей.

Некоторые компании в случае направления контрагентом предложений об изменении текста типового договора практикуют подписание типовых договоров с протоколами согласования разногласий. В принципе такой порядок допустим, но если стороны согласились изменить условия договора, наиболее целесообразно внести согласованные изменения в текст самого договора. Безусловно, в таком случае договор уже не будет считаться типовым, и согласование его условий должно осуществляться со всеми задействованными и заинтересованными службами компании, указанными в положении о договорной работе.

Как организовать подписание и хранение оригиналов подписанных договоров

В компании необходимо установить порядок подписания договоров, при котором будет исключена потеря или замена страниц договора. Возможные варианты:


  • прошивка страниц договора с указанием на последнем листе с обратной стороны количества листов договора и проставлением на нем подписей и печатей сторон;

  • подписание или парафирование уполномоченными представителями сторон каждой пронумерованной страницы договора. При выборе этого варианта нужно учесть, что такой порядок занимает дополнительное время у подписантов договора и отвлекает от решения других важных рабочих задач и проблем.

Для оперативного учета заключенных договоров, контроля их исполнения и сроков действия юрист должен инициировать создание в компании автоматизированной системы учета договоров. В систему учета должны заноситься сведения по всем подписанным договорам с указанием наименования контрагента, наименования договоров по видам работ (услуг), даты их подписания, срока действия и ответственного за ведение договора сотрудника (менеджера). Подробнее см.:


  • Как организовать ведение реестра договоров;

  • Нужен ли в организации электронный документооборот.


  •  

В системе учета должны быть предусмотрены:


  • папка для хранения типовых договоров компании с возможностью их копирования и использования по назначению,

  • папка для хранения копий подписанных действующих договоров,

  • а также папка для хранения исполненных договоров, прекративших свое действие (архивная папка).

В архивной папке договоры должны храниться не менее четырех лет с учетом требований подпункта 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ: «8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов».

В Положении о договорной работе или в инструкции по делопроизводству необходимо указать порядок учета, хранения оригиналов договоров и их выдачи в случае необходимости уполномоченным лицам для представления по запросам компетентных органов: судов, прокуратуры, налоговых инспекций, полиции и прочих. Подробнее см.:

Совет

Разработанные и согласованные шаблоны договоров необходимо периодически проверять и вносить корректировки с учетом изменения норм законодательства, изменения внутренних бизнес-процессов компании, судебной практики и других обстоятельств.

Такие корректировки нужно согласовывать с задействованными в подписании и исполнении договоров уполномоченными лицами, о чем ставить в известность все заинтересованные отделы и службы компании.

12.02.2015



Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

Опрос

Вы когда-нибудь меняли предмет или основание иска?

  • Да, все прошло хорошо 30.3%
  • Нет, никогда 30.3%
  • Да, но были сложности 39.39%
Другие опросы

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.