О хранении векселя

396

Вопрос

Должно ли предприятие хранить вексель, который договором новации перевели в займ?

Ответ

Нет, но рекомендуется хранить вексель, который является первоначальным обязательством по договору займа, в течение 4 лет с момента заключения договора займа.

Исходя из положений подп.8 пункта 1 статьи 23 НК РФ и пункта 2 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ другими документами, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов, подтверждают получение доходов и осуществление расходов, являются, в том числе договора и письменные обязательства. Такие документы должны храниться в организации в течение 4 лет.

Вексель является письменной формой обязательства, сделки (статьи 153, 307, 815, пункт 1 статьи 160, ГК РФ).

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) останавливает сроки хранения для договоров займа, актов и других документов, которые оплату, размен, прием-передачу векселей и погашение налогов по векселям, но не устанавливает срок хранения векселя (пункты 340, 386, 387, подп. «и» пункта 459 Перечня).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

Рекомендация: Где и как хранить договоры.

«Если в организации нет четкой продуманной системы хранения договоров, это может привести к самым разным проблемам. Начиная от сравнительно незначительных (если возникает необходимость свериться с текстом договора или представить его в суд, юристу приходится тратить слишком много времени на поиски) и заканчивая весьма серьезными (если договор так и не удастся найти, организация не сможет отстоять свои права в споре с контрагентом или налоговой инспекцией). По этой причине вопрос о хранении договоров, заключенных организацией со своими контрагентами, приобретает особую актуальность. Ведь оптимальные условия хранения договоров позволят организовать их учет и избежать потери какого-либо из договоров.

Где хранить договоры

Вопрос о том, где нужно хранить договоры, можно решить тремя способами, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы*.

1. Договоры хранятся в бухгалтерии

Чаще всего оригиналы договоров передаются на хранение в бухгалтерию. Это объясняется тем, что хранение договоров и иных первичных документов является неотъемлемым элементом бухучета. Поэтому именно бухгалтерия отвечает за хранение первичных документов и в случае необходимости представляет их в налоговый орган (по запросам в ходе встречных проверок и т. п.).

Недостаток хранения документов в бухгалтерии в том, что юристам и менеджерам договоры бывают нужны намного чаще, чем бухгалтерам*. Это отнимает у сотрудников бухгалтерии время на поиск нужных документов, а юристам доставляет неудобства в случаях, когда необходимо получить договоры на руки.

2. Договоры хранятся в юридическом отделе

Этот вариант хранения договоров может быть удобен по следующим причинам*:

  • юридический отдел занимается разработкой договоров, дополнительных соглашений к ним, а также проверяет итоговый текст договоров перед подписанием;
  • в юридическом отделе хранятся документы, связанные с заключением договоров (переписка сторон, протоколы разногласий, копии учредительных документов контрагентов и т. д.);
  • сотрудники юридического отдела, как правило, ведут реестр всех договоров компании.

Недостаток хранения документов в юридическом отделе в том, что юристам придется постоянно отвлекаться, чтобы выдать договор бухгалтерам, представлять договоры по запросам налоговой инспекции и т. п.

3. Договоры хранятся в отделе делопроизводства или в канцелярии

Этот способ подходит тем компаниям, которые много работают со сторонними организациями, в связи с чем число заключаемых ими договоров крайне велико*. В этом случае хранение и учет всех заключенных договоров поручают отделу делопроизводства или канцелярии. Это удобно тем, что именно в отделе делопроизводства (канцелярии) регистрируются все исходящие и присланные контрагентами документы. После регистрации оформленного договора работники канцелярии делают необходимое число копий и разносят их по отделам и исполнителям. Оригиналы же договоров хранятся в специально отведенном месте.

166.299 (11,17)

Совет

Кроме того, эти три способа хранения договоров можно комбинировать между собой. Например, если организация сравнительно небольшая и отдела делопроизводства нет, то имеет смысл важные и редко используемые договоры (например, договор купли-продажи недвижимости) хранить в юридическом отделе вместе с правоустанавливающими документами. В бухгалтерию же можно представить копии этих договоров, если в этом есть необходимость. В то же время договоры, по которым требуется контроль расчетов и сроков оплаты (например, договоры поставки, оказания коммунальных услуг и т. д.), можно хранить в бухгалтерии, поскольку с этими договорами бухгалтеры работают, как правило, чаще, чем юристы.

Окончательное решение о том, где будут храниться договоры, принимает руководитель организации. Юристу нужно взвесить все риски и для себя решить, как ему будет удобнее и, соответственно, какой вариант предложить руководителю на утверждение.

Как хранить договоры

После того как было определено место хранения договоров, нужно сформулировать правила их хранения.

Для организации надлежащего хранения рекомендуется все договоры компании систематизировать. Это можно сделать, к примеру*:

  • по видам — договоры поставки, аренды, кредитные договоры и т. д.;
  • по дате заключения;
  • по наименованию контрагента.

Как правило, лучше использовать несколько видов систематизации договоров сразу. Так, если организация заключает договоры самых разных видов, то первым делом нужно разделить их по этим видам и сделать отдельную папку для каждого вида договоров. Если компания работает преимущественно с одним типом договора (например, с поставкой), а другие договоры заключаются эпизодически, то можно в одну папку складывать профильные договоры, а в другую все остальные. После этого нужно разделить договоры по дате их заключения. Как правила, договоры разделяются по годам их заключения. После этого в папке договоров определенного вида, заключенных в конкретный календарный год, можно рассортировать договоры по наименованию контрагента в алфавитном порядке.

Если договоры складываются в разные бумажные папки, то на каждой папке следует указать, какие именно в ней лежат договоры (например, «поставка, 2008, А—К»).

167.367 (11,17)

Внимание! В каждой бумажной папке стоит оставить место для дополнительных документов, которые могут быть оформлены в ходе исполнения договора*.

Лучше класть в папку договоры таким образом, чтобы в папке еще оставалось достаточно места. Дело в том, что договоры зачастую продляются, меняются путем заключения к ним дополнительных соглашений. Эти соглашения являются неотъемлемыми частями самих договоров, а потому их обязательно будут класть в папку к основному договору. И если в папке будет мало места для таких соглашений, то папки будут постепенно набухать, а затем рваться.

Чтобы этого не допустить, папку с договорами не желательно сразу заполнять чересчур плотно. Лучше заранее размещать заключенные договоры в большее количество папок. Это поможет избежать в будущем проблем, связанных с перекладыванием документов в другие папки, а также с заменой поврежденных папок.

После того как все договоры были систематизированы и разложены по папкам, эти папки складываются в специально выделенное место с сохранением хронологической и алфавитной последовательности.

В каждую папку для удобства поиска в самом начале (при развороте) нужно поместить лист с перечислением всех находящихся в папке договоров с указанием даты заключения и контрагента по договору.

После того как договоры будут систематизированы и помещены на хранение, нужно будет регламентировать порядок выдачи договоров. Иначе может сложиться ситуация, когда в реестре договор есть, а по факту оригинал договора отсутствует и найти его не удается.

Для этого рекомендуется завести журнал учета выдачи договоров, а также назначить лицо, ответственное за ведение этого журнала. В этом журнале можно отмечать, какой сотрудник компании и когда взял тот или иной оригинал договора. Причем под этой записью указанный сотрудник должен поставить свою подпись. По возвращении договора в журнале также должна быть сделана соответствующая отметка с подписью сотрудника, вернувшего договор. В случае утери договора ответственность будет возложена именно на того работника, который последним брал договор на руки. Следовательно, работники организации будут более ответственно подходить к экземплярам договоров, которые они забрали из места хранения.

Кроме того, информацию о том, что оригинал договора забрал тот или иной сотрудник компании, можно размещать в реестре договоров.

166.300 (11,17)

Совет

Для удобства получения информации о заключенных договорах сотрудниками организации можно установить практику сканирования всех заключенных договоров и размещения отсканированной информации на интернет-сервере компании. Соответственно, у сотрудников, которые по роду деятельности сталкиваются с работой с договорами, будет доступ к отсканированной базе договоров. И если какому-либо из сотрудников (например, менеджеру) понадобится сам договор, то он вполне может найти его на сервере, где будет размещаться эта информация. В этом случае оригиналы договоров будут нужны лишь в ограниченном числе случаев, например при возникновении судебного спора.

При появлении новых договоров их необходимо передавать в отдел, в котором они хранятся. Целесообразно предварительно сделать необходимое количество копий. При этом договор нужно будет поместить в ту папку, в которую он попадает по классификации (по году, по типу договора, по наименованию контрагента), а информацию о договоре нужно указать на первом листе в папке, в которую помещается договор. Информация о новом договоре также вносится в реестр договоров.".

10.06.2014



Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

Опрос

Вы когда-нибудь меняли предмет или основание иска?

  • Да, все прошло хорошо 30.3%
  • Нет, никогда 30.3%
  • Да, но были сложности 39.39%
Другие опросы

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.