Согласно п.23 ГОСТа Р 7.0.8-2013 СИБИД

116

Вопрос

Согласно п.23 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело», копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Документом (п.7 ГОСТа) является зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Вопрос: копия документа должна быть с реквизитом подписи должностного лица или нет? Так как есть несогласованность п.23 и п.7 ГОСТа, в п. 23 копия документа должна воспроизводить информацию подлинника документа (а подпись является реквизитом), а п.7 гласит: документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами?

Ответ

: Если документ включает в себя подпись должностного лица, то такая подпись является одним из реквизитов конкретного документа. В этом случае копия документа должна воспроизводить и такой его реквизит, как подпись должностного лица (пункт 23 ГОСТ Р 7.0.8-2013, Приказ Гост Ростехрегулирования от 17.10.2013 № 1185-СТ). О том, как визировать документы, читайте в рекомендации ниже.

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

Рекомендация: Как визировать документы.

"Перед тем как руководитель подпишет тот или иной важный документ, его обычно должны завизировать другие сотрудники организации. Визирование означает, что сотрудник проверил документ с точки зрения своей должности и квалификации, не выявил в нем нарушений законодательства, прав и интересов компании и что сотрудник соглашается с содержанием этого документа*. Визирование приводит к тому, что работники более добросовестно будут подходить к работе с документами. Ведь в случае каких-либо споров и разногласий ответственность ляжет в том числе и на работника, чья виза будет стоять на документе. Поэтому в организации необходимо установить порядок визирования документов и подробно прописать, кем из сотрудников и какие документы должны визироваться.

Как правило, разработка, внедрение и обеспечение соблюдения в компании инструкции по делопроизводству — функции канцелярии. Юридический департамент чаще всего не отвечает за документооборот компании в целом. Вместе с тем юристы компании должны активно участвовать в процессе разработки и согласования проекта инструкции по делопроизводству.

Какие документы нужно визировать

Перечень документов, подлежащих визированию теми или иными сотрудниками организации, а также сроки их согласования целесообразно установить в инструкции по делопроизводству или в ином внутреннем документе компании*. Чаще всего визируются внутренние документы, обязательные для применения сотрудниками компании (положения, инструкции и др.), первичные документы (различные договоры и др.), ответы на запросы государственных и иных органов и организаций. За редким исключением не подлежат визированию служебные записки, письма, бухгалтерские документы и т. д. В крупных компаниях могут разрабатываться специальные приказы о визировании отдельных видов документов (налоговые документы, ответы на запросы государственных органов, запросы в государственные органы о разъяснении применения законодательства), регламент по работе с доверенностями и т. п., с указанием сроков согласования тех или иных документов.

Как правило, документы визируются в следующих случаях*:

  • если документ составлен одним сотрудником, а подписывается другим сотрудником или руководителем;
  • если документ составлен несколькими сотрудниками компании, в том числе занимающими разные должности (например, юристами, бухгалтерами и экономистами);
  • если первичный документ составлен на нескольких листах и должен быть подписан двумя или более сторонами (договоры, приложения к договорам, сметы и т. д.). В этих случаях, помимо визирования документа руководством, требуется еще одна процедура, которую также иногда называют визированием. Например, если стороны планируют заключить договор, то после согласования его текста одна из сторон распечатывает нужное количество экземпляров со всеми приложениями, после чего происходит окончательная проверка полноты и правильности составленных документов. Работники организации, участвовавшие в подготовке договора (юристы, которые составляли текст договора; экономисты, которые рассчитывали коэффициенты и формулу определения арендной платы; инженеры, составлявшие сметы, и т. д.), визируют каждую страницу документа своей подписью. Если договор подписывается сразу же после проведения переговоров между руководителями двух организаций, то в процессе подписания договора лица, подписывающие договор, должны заверить своей подписью каждый лист каждого из экземпляров договора. Это позволит обеспечить целостность документа в его первоначальном виде. В противном случае недобросовестная сторона может попытаться раскрепить документ и заменить одну из страниц договора, на которой отсутствует подпись другой стороны (например, изменить сумму арендной платы, указанную в договоре). И если при возникновении спора у каждой стороны будут разные экземпляры одного и того же договора, это осложнит процесс доказывания действительных обстоятельств дела для добросовестной стороны и позволит выиграть время ее недобросовестному контрагенту.

Пример из практики: в связи с тем что сторонами были представлены разные варианты одного и того же договора, суд признал договор незаключенным и разрешил дело на основании иных доказательств

Истец (подрядчик) обратился в суд с иском к ответчику (заказчику) о взыскании неосновательного обогащения.

Суд первой инстанции вынес решение об удовлетворении иска. Суд апелляционной инстанции оставил решение без изменения. Суды посчитали доказанным факт выполнения истцом в пользу ответчика работ, имеющих для последнего потребительскую ценность.

Ответчик обратился с жалобой в суд кассационной инстанции, в которой просил отменить обжалуемые судебные акты и вынести постановление об отказе в удовлетворении иска.

Согласно материалам дела истец и ответчик подписали договор подряда, в соответствии с которым истец принял на себя обязательства по выполнению подрядных работ по демонтажу водовода. В судебное заседание стороны представили различные варианты договора, в которых указаны различная стоимость работ и срок окончания выполнения работ. В предоставленном истцом экземпляре договора стоимость работ определяется из расчета 3 тыс. руб. за тонну демонтированной трубы, срок окончания выполнения работ — 31 декабря 2008 года. В экземпляре договора ответчика стоимость работ определяется из расчета 2 тыс. руб. за тонну демонтированной трубы, срок окончания выполнения работ — 31 декабря 2007 года.

Ответчик оплатил выполненные работы частично. Ненадлежащее исполнение обязательств по оплате выполненных работ явилось основанием для обращения истца в арбитражный суд.

Проанализировав представленные договоры, суды сделали обоснованный вывод о том, что наличие двух экземпляров договоров, подписанных сторонами, но с разными условиями свидетельствует о несогласованности условий договора, что исключает применение к ответчику предусмотренных договором санкций.

В то же время признание судом незаключенным договора на выполнение работ не влияет на характер фактических отношений сторон и не является обстоятельством, исключающим обязанность заказчика оплатить (возместить) фактически полученный результат выполненных подрядчиком работ.

Установить факт выполнения истцом работ по демонтажу водовода суды смогли с помощью иных доказательств, имеющихся в деле, включая экспертное заключение.

Поскольку ответчик не представил каких-либо доказательств, опровергающих факт выполнения истцом демонтажных работ, суд правомерно удовлетворил исковые требования истца.

На основании изложенного суд кассационной инстанции оставил обжалуемые судебные акты без изменения, а кассационную жалобу — без удовлетворения (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 5 апреля 2011 г. по делу № А43-3541/2009).

В случае же, если все экземпляры договора были завизированы подписью работников организации и (или) подписью руководителя, то риск возникновения подобных ситуаций минимален*.

Совет (166,304)

При подготовке текста договора в электронном виде можно в нижней части каждого листа договора под текстом сразу выделить место для визирования и (или) указать место для подписи каждой из сторон.

Например:

"Арендодатель



Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

Опрос

Вы когда-нибудь меняли предмет или основание иска?

  • Да, все прошло хорошо 30.3%
  • Нет, никогда 30.3%
  • Да, но были сложности 39.39%
Другие опросы

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.