Как повысить оперативность обмена информацией внутри юридического департамента

761
В организации эффективной работы юридических отделов компаний огромную роль играет быстрый обмен данными, как по проектам, так и в плане отчетности о работе отдела.

Передача сведений внутри компании может быть организована удобно, с минимизацией затрат времени и внимания сотрудников. 

Внутренняя переписка

В организации внутренней переписки важно избежать «утяжеления» процесса, лишних операций и стадий обмена данными. Успешный опыт коллег, например, основывается, в том числе, на отказе от неофициальности переписки — издаётся приказ по компании или группе компаний, что вся переписка внутри группы с использованием электронных адресов становится официальной. В письме может не быть вложений, также снимается необходимость получения резолюций или указаний с «живой» подписью или использованием ЭЦП, но каждый сотрудник знает, что если он отправил письмо с адреса корпоративной электронной почты, то содержание официальное. Такая мера снижает перегрузку системы, вызванную необходимостью отправлять официально заверенные PDF-файлы, спецфайлы со служебным содержанием, подписями, сокращается время на создание рабочей документации, кроме того, мера пресекает неделовую переписку. Для высокоорганизованной публичной компании важна ответственность сотрудников, поэтому считается, что содержание писем с корпоративного адреса юриста — это его осознанное мнение, которым можно руководствоваться, даже если письма не подписаны. В силу придания официального статуса переписке по электронной почте небессмысленно запретить для обсуждения рабочих моментов использовать личные ящики.

Электронные средства обмена данными

Помимо повышения эффективности деловой переписки, юридический департамент может с успехом использовать современные электронные средства организации бизнеса.

Оперативность обмена и доступность информации повышает применение современных электронных систем документооборота, проект-менеджеров, систем автоматизации бизнеса. С помощью этих средств как поддерживается рабочий обмен данными, так и демонстрируется промежуточная или итоговая отчётность. Также повышается вовлечённость сотрудников в общее дело — даже не занимаясь проектом персонально, они имеют возможность быть в курсе процессов, насколько позволит уровень доступа. Конечно же, вопросы секретности, конфиденциальности ряда данных, защиты информации не теряют своей ключевой значимости. Но даже если есть облачные закрытые хранилища данных, доступ к которым ограничен, всегда можно понять по фиксируемым электронными средствами следам, что именно конкретный сотрудник делал и к каким архивам обращался. Одно из важнейших преимуществ таких систем - наглядность.

В том числе, в системе, которой пользуется юридический отдел, можно настроить проверку активности пользователей — например, отслеживать в ходе согласования проекта договора, кто из участников сколько раз открывал свою версию. Участники проекта пишут замечания по составу договора, или откликаются, что договор согласован, их активность всегда видна, то есть уже по этому параметру руководство получает промежуточный отчёт по работе, причём очень быстро. Можно видеть статистику по конкретному договору или по конкретному сотруднику - насколько он активно работал и что именно предлагал по договорам как таковым. Также и другие типы проектов легко отслеживаются в системе, и время сбора такой статистики очень невелико. исчисляется в минутах. Руководство всегда может оперативно получить информацию и провести мониторинг работы юридического департамента.

По материалам видеолекции

Как организовать работу юридического отдела 



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.

×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль