Налоговые риски трудовых отношений. Как примирить бухгалтеров и кадровиков

143
Налогообложение выплат в пользу работников зачастую зависит от того, какими документами они предусмотрены. Чтобы избежать налоговых рисков, обязанности работодателя по предоставлению работнику определенных гарантий и компенсаций нужно прописать в договоре или сделать отсылку на локальный акт, которым они предусмотрены.
Споров с налоговой можно избежать, если подробно прописать в договорах и локальных актах, какие выплаты полагаются работникам.Почему премии к юбилею будет сложно учесть в расходах на оплату трудаКакие налоговые сложности могут возникнуть при предоставлении в 2014 году «вреднику» дополнительного отпускаКак оформить компенсацию за использование работником личного автомобиля, если он управляет им по доверенности

Порой даже самые обыденные кадровые решения становятся причиной серьезной конфронтации юристов, кадровиков и сотрудников бухгалтерии. Например, директор решил выплатить сотруднику, который много лет работает в компании, премию к юбилею, или же уволить своего заместителя по соглашению сторон, с компенсацией в пять окладов. Для юриста или кадровика в этих решениях нет ничего рискованного, но когда подготовленные документы направляются на согласование к бухгалтеру, нередко он требует их переделать и оформить все совершенно по-другому. Зачастую претензии бухгалтерии действительно обоснованы. Ведь если в приказе о премировании написано, что премия выплачивается по случаю юбилея, то она автоматически считается непроизводственной, и чтобы учесть ее в расходах, придется долго судиться с налоговиками. Или же выплачивать ее из прибыли компании. Иными словами, у компании возникают налоговые риски. С отступными при увольнении тоже все не так просто. Во-первых, если сумма такой компенсации превышает три средних заработка, то все, что свыше, подлежит обложению НДФЛ. То есть работника нужно предупредить, что на руки он получит меньше, либо увеличивать сумму отступных на размер НДФЛ. При этом чтобы избежать придирок со стороны налоговых органов, сумму компенсации лучше прописать не только в соглашении об увольнении, но еще и внести в текст трудового договора. И даже в этом случае отступные учесть в расходах по налогу на прибыль не удастся. Несмотря на многочисленные разъяснения Минфина России, проверяющие не считают, что подобные выплаты в пользу работника уменьшают базу по налогу на прибыль. К сожалению, суды поддерживают их в этом вопросе.

Оформление премий и подарков сотрудникам

Основной вопрос: работнику в качестве премии компания вручила подарочный сертификат на покупку косметики. Будут ли сложности у бухгалтерии при ее учете в расходах на оплату труда?

Решение: Нет, если она за трудовые заслуги и в трудовом договоре работника есть отсылка на локальный акт, которым предусмотрен такой вид премирования.

Условия для учета премий в расходах на оплату трудаВыплачивается за производственные достижения (результаты труда)Предусмотрена системой оплаты труда (локальным актом компании)В трудовом договоре есть указание на выплату премии или сделана отсылка на локальный акт, которым она предусмотрена.

Традиционно премии сотрудникам за хорошую работу выплачиваются в денежной форме, но, тем не менее, многие компании считают, что работника можно наградить и ценным подарком, тем более что в Трудовом кодексе РФ предусмотрен такой вид премирования (ст. 191). При оформлении подобной премии нередко встает вопрос, удастся ли ее учесть в расходах на оплату труда и тем самым уменьшить базу по налогу на прибыль. Иными словами, не возникнет ли у работодателя споров с налоговиками по этому вопросу.

Начнем с того, что любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам, помимо выплат, осуществляемых на основании трудовых договоров, не учитываются при определении базы по налогу на прибыль (п. 21 ст. 270 НК РФ). К таким вознаграждениям можно отнести и вручение подарка. Этой позиции придерживается Минфин России. По мнению ведомства, расходы на приобретение наград (медалей, нагрудных знаков, ценных подарков), награждение которыми связано с производственными результатами работников, так же как и денежные премии, могут быть учтены в составе расходов, произведенных в пользу работника, на основании ст. 255 НК РФ (письмо Минфина России от 22.11.2012 № 03-04-06/6–329).

Интересный вопрос

Можно ли учесть в расходах премии работникам к юбилею?

Нет, нельзя, даже если она предусмотрена трудовым договором.

Закон не запрещает предусматреть выплату непроизводственных премий в трудовых договорах с работниками (ст.ст. 129, 144, 191 ТК РФ). Но при этом в расходах на оплату труда они все равно не учитываются, так как такие выплаты не связаны с конкретными результатами труда. На это неоднократно обращал внимание Минфин, и суды поддерживают эту точку зрения (письмо от 24.04.2013 № 03-03-06/1/14283, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 02.05.2012 по делу № А74-2038/2011). Раньше в практике встречался подход, согласно которому непроизводственные премии все-таки могут быть учтены при исчислении налога на прибыль, если они предусмотрены трудовым и (или) коллективным договорами (постановления ФАС Московского округа от 17.06.2009 № КА-А40/4234–09, от 24.02.2010 № КА-А40/ 702–10 и др). Если компания учитывает такие премии в расходах, то безопаснее, если они будут выплачены с учетом стажа работы и среднемесячного заработка. Однако не исключено, что позицию компании придется отстаивать в суде.

3 средних заработка— в таком размере не облагается НДФЛ сумма отступных при увольнении по соглашению сторон.

Таким образом, передачу подарка можно рассматривать как поощрение в рамках положения о премировании и учитывать данные расходы в целях налогообложения прибыли. Но для этого важно соблюсти следующие условия:

подарок должен быть вознаграждением именно за производственные достижения, поощрением за результаты работы (эту информацию обязательно нужно указать в приказе о поощрении работника);в трудовом договоре должно быть прописано условие, что на работников распространяется система поощрений, действующая в организации (например, положение о премировании), и она предусматривает указанное выше вознаграждение (форму поощрения). Такие рекомендации приведены в письме Минфина России от 22.04.2010 № 03-03-06/2/79 ;у работодателя должны быть все документы на приобретение и передачу работникам подарков в соответствии с требованиями ст. 252 НК РФ.6 средних заработков— в таком размере не облагается НДФЛ сумма отступных при увольнении по соглашению сторон из организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Все это максимально обезопасит работодателя от претензий со стороны проверяющих органов. Отметим, что с сотрудником не нужно заключать договор дарения, если награждение подарком предусмотрено локальными актами компании и трудовым договором. Передача подарка может оформляться приказом о поощрении работника (форма Т-11, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). При этом основанием для выдачи подарочных карт работнику может служить платежная ведомость (например, форма № Т-53, утв. п остановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Отступные при увольнении

Основной вопрос: Нужно ли удерживать налоги с компенсации работнику при увольнении по соглашению сторон?

Решение: С суммы компенсаций не нужно удерживать НДФЛ, если она не превышает по общему правилу трех средних заработков и предусмотрена трудовым договором или соглашением к нему. А вот при учете этой суммы в расходах в целях налогообложения прибыли не исключены споры с налоговиками.

Переговоры с работником об увольнении по соглашению сторон часто подразумевают выплату определенной суммы в качестве компенсации за расторжение договора. Чтобы не возникло недоразумений ни с работником, ни с налоговиками, важно помнить о следующих налоговых нюансах.

В определенных случаях с суммы отступных сотрудника нужно удержать НДФЛ. Это придется сделать, если сумма будет превышать три средних заработка работника (или шесть — для работников Крайнего Севера и приравненных к ним местностей). Такое условие установлено в п. 3 ст. 217 НК РФ. Таким образом, если работнику будет выплачена компенсация в большем размере, чем три средних заработка, стоит ему объяснить, что на руки он получит меньше в связи с удержанием НДФЛ.

Часто возникает вопрос, как правильно оформить такую выплату. На практике возможны два варианта. Первый: заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о выплате сотруднику компенсации в случае увольнения по п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. После этого заключить соглашение об увольнении. Второй: сразу заключить соглашение об увольнении и в нем прописать отступные.

Отступные при увольнении по соглашению сторондолжны быть предусмотрены трудовым договором. Минфин России считает, что даже если выплата предусмотрена только соглашение об увольнении, то удерживать НДФЛ не нужно (письмо от 26.06.2013 No 03-04-06/24333). Но лучше перестраховаться и условие о выплате отступных также внести в текст трудового договора.

Независимо от того, какой вариант выберет компания, проблем по поводу НДФЛ у нее не возникнет (хотя более безопасно использовать первый вариант). А вот с налогом на прибыль есть сложности.

С одной стороны, чиновники считают, что если выплата выходного пособия предусмотрена трудовым (коллективным) договором или дополнительным соглашением к трудовому договору, то работодатель может учитывать эту сумму в расходах (письма Минфина России от 24.01.2012 № 03-03-06/1/29, от 10.06.2013 № 03-03-06/1/21465, от 29.07.2013 № 03-03-06/1/30009, от 18.03.2014 № 03-03-06/1/11639). Правда, в некоторых случаях суды указывают, что в дополнительном соглашении должно быть указание, что оно является неотъемлемой частью трудового договора (постановление ФАС Московского округа от 23.03.2012 по делу № А40-51601/11-129-222). Но на самом деле такое условие излишне, поскольку законодательно и так установлено, что дополнительное соглашение к трудовому договору является его неотъемлемой частью.

Если компания прописала отступные только в соглашении об увольнении, то, опять-таки, по мнению финансового ведомства, их можно учесть в расходах и в этом случае. Основанием является то, что оно также является неотъемлемой частью трудового договора на основании ст. 57 ТК РФ (письма Минфина России от 16.12.2010 № 03-03-06/1/787, от 10.06.2013 № 03-03-06/1/21479). При этом размер выплаты должен соответствовать пределам, установленным ТК РФ либо трудовым или коллективным договором (письма УФНС России по г. Москве от 05.03.2010 № 16–15/023309@, от 01.11.2011 № 16–15/105705@).

Несмотря на эти разъяснения, налоговики все равно предъявляют претензии к работодателям в случае включения в расходы суммы компенсаций, оформленных как по первому, так и по второму варианту. При этом суды поддерживают налоговые органы (постановления ФАС Московского округа № А40-147336/12-115-1029 от 22.08.2013, Западно-Сибирского округа от 27.08.2013 по делу № А27-18888/2012 и др.). Они считают, что такие расходы экономически не оправданны и не направлены на получение дохода (ведь работник увольняется и, соответственно, в экономической деятельности работодателя участия он больше принимать не будет). Следовательно, даже при указании условия о выплате выходного пособия в трудовом договоре (дополнении к нему) или в коллективном договоре нельзя полностью исключить риск претензий со стороны налоговиков.

Компенсация работнику за использование личного автомобиля

Основной вопрос: Можно ли учесть в расходах компенсацию за использование работником личного автомобиля в работе, если он им управляет по доверенности?

Решение: Да, можно. Главное, чтобы условие о компенсации было прописано в договоре или соглашении к нему, а также были документы, которые подтвердят использование автомобиля и размер компенсации.

Если работник использует в служебных целях личный автомобиль, то работодатель должен выплатить ему компенсацию за использование имущества, а также возместить произведенные расходы (ст. 188 ТК РФ). Размер такой компенсации компания должна установить в своем локальном акте и (или) в трудовом (коллективном) договоре с работником. Затраты на эту компенсацию можно учесть в расходах. Но для того, чтобы налоговики ни к чему не придрались, важно соблюдение следующих условий.

Принадлежность автомобиля работнику. Чтобы учесть выплаченную работнику компенсацию в расходах, нужно, чтобы используемый в работе автомобиль принадлежал работнику. При этом нормами ст. 188 ТК РФ не определено, на каком основании он должен принадлежать работнику (только на праве собственности или также на основании доверенности). Указано лишь, что это имущество должно быть личным. Контролирующие органы в некоторых своих разъяснениях настаивают, что для учета таких расходов по налогу на прибыль и применения льготы по НДФЛ и страховым взносам транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности (письма Минфина России от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150, от 21.09.2011 № 03-04-06/6–228, от 21.02.2012 № 03-04-06/3–42, от 08.08.2012 № 03-04-06/9–228 ; Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538–19 (п. 3); ФНС России от 25.10.2012 № ЕД-4-3/18123@). Однако данная позиция представляется спорной уже в силу того, что еще в 1992 году Минфин России разъяснял, что работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности, компенсация выплачивается так же, как если бы он ему принадлежал на праве собственности (п. 4 письма от 21.07.1992 № 57). При этом ведомство также указывало на возможность учета таких расходов при исчислении налога на прибыль, если работник, управляет автомобилем по доверенности (письмо от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812).

Суды подтверждают, что доверенность может быть признана в качестве законного основания владения транспортным средством (решение ВС РФ от 04.06.2007 № ГКПИ07-372, определение ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14). Кроме того, Федеральный закон от 25.04.2002 № 40-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств» признает лицо, которое управляет транспортным средством по доверенности, владельцем этого транспортного средства. Таким образом, учесть компенсацию в расходах, даже если работник управляет автомобилем по доверенности, возможно.

Факт использования автомобиля в служебных целях. Для подтверждения того факта, что работник действительно пользовался автомобилем именно в служебных целях, налоговики нередко просят предоставить путевые листы (постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 по делу № А66-7112/2005 ; письма УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 № 20–12/016776, Минфина России от 13.04.2007 № 14-05-07/6). В то же время такие листы выдаются водителям, а бывает так, что работник работает по совершенно другой профессии, но в силу ее специфики ему приходится совершать многочисленные поездки. В этом случае путевые листы не обязательны, что подтверждается многочисленной судебной практикой (постановления ФАС Центрального округа от 10.04.2006 по делу № А48-6436/05–8, Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.03.2009 по делу № А62-5333/2008, Московского округа от 24.06.2009 по делу № А40-48457/08-129-168). Доказательством использования автомобиля могут служить приказ руководителя о выплате компенсации, трудовой договор (или соглашение к нему), а также примерный расчет затрат на ГСМ. Кроме того, имеет смысл составлять ежемесячные отчеты, утвержденные руководителем организации или уполномоченным лицом, из которых будет наглядно видно, что работник использовал личный автомобиль в служебных целях (с указанием дат, целей служебных поездок, маршрута и примерного расхода ГСМ).

Документы для учета компенсации за автомобиль в расходахТрудовой договор или соглашение к немуКопия ПТС и доверенности на управлениеЧеки на покупку ГСМЕжемесячные отчеты, подтверждающие, что работник использовал личный автомобиль в служебных целях.

Суммы понесенных работником расходов. Чтобы учесть суммы компенсации в расходах, нужно документально подтвердить ее размер. Для этого нужен трудовой договор работника или дополнительное соглашение к нему, в котором будет зафиксирован размер компенсации. При этом в трудовом договоре помимо прочего нужно прописать примерный расчет затрат на ГСМ. Он будет являться основанием для расчета размера компенсации, в противном случае проверяющие могут придраться и сказать, что порядок расчета размера компенсации не установлен.

Кстати

Доплаты по больничному до фактического заработка можно учесть в расходах

Для этого нужно, чтобы подобная доплата была прописана в трудовом или коллективном договоре.

Компания может установить за счет собственных средств доплату до среднего заработка или до 100% должностного оклада работнику при больничных и уходе в декретные отпуска. Главное — установить ее в трудовом (или коллективном) договоре. Такой вывод следует из п. 25 ст. 255 и ст. 270 НК РФ. Финансовое ведомство и суды поддерживают такой подход (письма Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/2/47, от 19.12.2012 № 03-03-06/1/702, от 27.12.2012 № 03-03-06/1/723 ; постановления ФАС Московского округа от 21.09.2012 по делу № А40-14994/12-99-72, от 15.04.2013 по делу № А40-70325/12-20-390). Напомним, что подобные доплаты, не являются пособиями, выплаченными в соответствии с законодательством. Следовательно, сумма доплаты до 100% должностного оклада при временной нетрудоспособности и декретном отпуске является доходом работника и включается в базу по НДФЛ и страховым взносам (п. 1 ст. 210, п. 1 ст. 217 НК РФ, п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Напомним, что в расходах компенсацию можно учесть лишь в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). А вот обложению НДФЛ и страховыми взносы сумма компенсации не подлежит в полном объеме, так как никаких нормативов на этот счет нет (постановления Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 № 10627/06, ФАС Уральского округа от 18.03.2008 № Ф09-511/08-С2, Западно-Сибирского округа от 19.03.2008 № Ф04-2044/2008(2440-А46-34), Поволжского округа от 19.08.2008 № А06-6865/07).

 Компенсация за использование личного автомобиля не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме

Расходы на дополнительный отпуск за работу во вредных условиях

Основной вопрос: можно ли включить в расходы оплату отпуска «вреднику» в 2014 году, если по результатам аттестации ему установлена 1 степень вредности?

Решение: Да, если работник принят на работу до 2014 года. А вот по поводу работников этого года не исключены споры с налоговиками.

В конце прошлого года в Трудовой кодекс РФ были внесены изменения в связи с принятием Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (далее — Закон № 426-ФЗ). Изменения были внесены дополнительным законом от 28.12.2013 № 421-ФЗ (далее — Закон № 421-ФЗ) и коснулись, в частности, содержания ст. 117 ТК РФ. Теперь право на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется «вредникам», только если условия труда на их рабочих местах считаются вредными условиями 2, 3 или 4 степени, либо опасными. Условия труда определяются по результатам спецоценки.

Но во многих компаниях спецоценка еще не проводилась, так как до 2014 года была аттестация рабочих мест в соответствии с приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 № 342н . Ее результаты действуют 5 лет. При этом в коллективных договорах зачастую предусматривается, что дополнительные оплачиваемые дни отдыха предоставляются всем работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными условиями труда, независимо от класса условий труда. То есть дополнительный отпуск может предоставляться, в том числе, и тем работникам, у которых условия труда по результатам аттестации были отнесены к 1 степени вредности. Возникает вопрос — можно ли оплату дополнительных отпусков таким работникам включить в расходы на оплату труда?

Здесь нужно учитывать следующее. К расходам на оплату труда, помимо прочего, относятся расходы по оплате отпусков, предусмотренных законодательством РФ (п. 7 ст. 255 НК РФ). При этом перечень расходов на оплату труда, которые можно учесть при расчете налога на прибыль, является открытым в силу п. 25 ст. 255 НК РФ и допускает включение других видов расходов, произведенных в пользу работника. Для этого они должны быть предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором. Но есть исключение: такие расходы не должны быть поименованы в ст. 270 НК РФ, в которой указано, что именно не учитывается при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль.

Минимальная продолжительность отпускаЗа работу во вредных или опасных условиях составляет 7 календарных дней (ч.2 ст. 117 ТК РФ).Вто же время работодатель может установить отпуск и большей продолжительности без каких-либо для себя налоговых рисков. Главное, чтобы он был прописан в трудовом и коллективном договорах или отраслевом соглашении (письмо ФНС России от 08.05.2014 № ГД-4-3/8858@).

В пункте 24 ст. 270 НК РФ прямо установлено, что расходы на оплату дополнительно предоставляемых по коллективному договору (сверх предусмотренных действующим законодательством) отпусков работникам не учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль. Это значит, что если отпуск законом не предусмотрен, то он не учитывается в расходах на оплату труда и не уменьшает базу по налогу на прибыль.

Основной вопрос — как быть с теми сотрудниками, которым раньше предоставлялись такие отпуска, но теперь этого делать не нужно.

На этот случай Закон № 421-ФЗ установил, что тем работникам, которые продолжают работать после 1 января 2014 года в тех же условиях, отпуск должен предоставляться по прежним правилам (п. 3 ст. 15). По смыслу закона данная гарантия должна сохраняться до момента окончания работы таких работников в компании либо до момента изменения условий труда на рабочем месте. Аналогичную позицию высказал Верховный суд РФ в решении от 14.01.2013 № АКПИ12-1570 .

Исходя из этого, по поводу налоговых рисков работодателя можно сделать следующие выводы. До 1 января 2014 года у работодателя существовала обязанность по предоставлению дополнительного отпуска за работу только во вредных или опасных условиях труда, если по результатам проведенной аттестации условия труда сотрудников были установлены как вредные (все степени 3 класса) или опасные (4 класс). Соответственно, до 1 января 2014 года с учетом норм п. 7 ст. 255 и п. 24 ст. 270 НК РФ расходы на оплату отпусков только таких сотрудников могли учитываться при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль.

Требование об обязательном предоставлении отпуска работникам, нанятым организацией после 1 января 2014 года, на рабочих местах которых условия труда по результатам проведенной организацией аттестации отнесены к допустимым и оптимальным, а также к вредным условиям труда 1 степени, трудовым законодательством не установлено.

Соответственно, у компании могут возникнуть проблемы с налоговиками при включении в расходы оплаты дополнительного отпуска в случае, если работники наняты после 1 января 2014 года и работают в допустимых и оптимальных условиях (а также по 1 степени вредности), установленных по результатам аттестации.

А вот оплата дополнительного отпуска работникам, продолжающим работать в организации после 1 января 2014 года, условия труда которых были признаны относящимися к 1 степени вредности и не изменились в 2014 году, может учитываться в расходах по налогу на прибыль в 2014 году. Никаких рисков у работодателя здесь не возникает.

Возмещение расходов при переезде в другую местность

Основной вопрос: нужно ли облагать НДФЛ и страховыми взносами выплаты работнику по переезду и обустройству в другую местность?

Решение: нет, не нужно, если они прописаны в трудовом или коллективном договоре. Но, возможно, что с налоговиками придется поспорить.

Многие компании часто привлекают иногородних специалистов, и в связи с этим работодателю приходится компенсировать таким сотрудникам расходы на переезд и обустройство на новом месте. При этом переезжать могут как вновь принятые сотрудники, так и «старые» работники, переведенные из других филиалов компании.

Напомним, что работодатель обязан возместить работнику расходы по переезду работника и по обустройству на новом месте жительства. Такая обязанность предусмотрена ст. 169 ТК РФ. При этом в законодательстве не указано, какие расходы к этому относятся. В связи с этим возникают вопросы относительно удержания НДФЛ с произведенных выплат и обложения их страховыми взносами.

Расходы на переезд уже работающих сотрудников. Меньше всего споров с налоговиками возникает по поводу расходов на переезд, компенсируемых «старым» работникам, переведенным по согласованию с работодателем из другого филиала. Они правомерно могут учитываться в расходах на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такие выплаты в пользу работников не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами, поскольку являются компенсационными, связанными с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 9 Закон № 212-ФЗ).

Расходы на переезд новых сотрудников. Сложнее обстоит дело с переездом сотрудников, которых специально наняли для работы в новой местности. Налоговики считают, что положения ст. 169 ТК РФ применяются только к старым работникам. В отношении же новых сотрудников с произведенных расходов нужно удерживать НДФЛ (письма Минфина России от 14.07.2009 № 03-03-06/2/140, от 23.07.2009 № 03-03-05/138).

Подобная позиция ведомства представляется спорной, так как в самой ст. 169 ТК РФ ничего не сказано, что она может применяться только к уже работающим сотрудникам. Причем суды так же ее не разделяют. Они считают, что буквальная трактовка этой нормы позволяет применить положения ст. 169 ТК РФ независимо от того, осуществлял работник трудовую деятельность в организации до переезда в другую местность или нет. При этом не имеет значения, российские это граждане (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24.06.2008 по делу № А43-28282/2007-37-943) или иностранцы (постановление ФАС Московского округа от 21.08.2008 по делу № А40-65206/07-75-393).

Таким образом у компании есть шансы доказать правоту в споре с налоговой инспекцией по поводу освобождения от НДФЛ расходов на переезд и обустройство сотрудника.

Расходы на аренду жилья для сотрудников. Как мы уже сказали выше, в законодательстве не разъясняется, что относится к расходам на переезд, поэтому часто встает вопрос, можно ли к ним отнести расходы по аренде жилья для работника.

Контролирующие органы считают, что от обложения НДФЛ и страховыми взносами освобождаются только расходы на переезд в другую местность. На аренду жилья такое условие не распространяется (письма Минфина России от 13.07.2009 № 03-04-06-01/165, от 13.02.2012 № 03-04-06/6–35, от 15.05.2013 № 03-03-06/1/1678 ; Минздравсоцразвития России от 05.08.2010 № 2519–19 (п. 3)).

С этим мнением так же сложно согласиться, поскольку очевидно, что расходы на наем жилья являются неотъемлемой частью обустройства на новом месте жительства. Данной позиции придерживаются и суды. Они указывают, что под обустройством на новом месте жительства, согласно ст. 169 ТК РФ, понимается оплата за проживание работника в течение всего периода его работы по трудовому договору (постановления ФАС Московского округа от 21.08.2008 по делу № А40-65206/07-75-393, Восточно-Сибирского округа от 11.09.2013 по делу № А19-2330/2013).

По мнению автора, нормы абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ и подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ подразумевают освобождение от обложения НДФЛ и страховыми взносами всех видов законодательно установленных компенсационных выплат. Это касается и тех, которые связаны с выполнением трудовых обязанностей, а не только с возмещением расходов по переезду. Таким образом, свою правоту компания может отстоять в суде.

Но если в отношении НДФЛ большинство судов поддерживают позицию о том, что расходы на переезд и обустройство освобождаются от налогообложения, то по вопросу обложения страховыми взносами расходов на проживание иногородних сотрудников судебная практика противоречива. Напомним, что страховыми взносами облагаются все выплаты в рамках трудовых отношений (ст. 7 Закона № 212-ФЗ). При этом в подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ указано, что не облагаются страховыми взносами выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе, в связи с переездом на работу в другую местность. Но, что конкретно понимается под такими выплатами, также не разъясняется.

В постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2014 по делу № А45-3787/2013 сделан вывод, что ни Трудовой кодекс РФ, ни иные нормативные акты не приравнивают понятия «наем жилья по месту работы» и «обустройство на новом месте». В постановлениях от 19.02.2013 по делу № А45-15761/2012 и от 27.02.2013 по делу № А45-14136/2012 ФАС Западно-Сибирского округа также указано, что компенсация затрат по найму жилого помещения и расходы на содержание общежития являются элементами оплаты труда и подлежат включению в расчетную базу для начисления страховых взносов вне зависимости от названия и способа формирования источника выплат данных сумм.

 Уменьшить риск претензий налоговиков по поводу расходов на аренду жилья можно с помощью трудового (или коллективного) договора. В нем нужно прописать условие об обеспечении сотрудника жильем за счет компании и указать способы такого обеспечения (компенсация работнику за аренду жилья, оплата аренды напрямую и т. д.).

В то же время некоторые суды считают, что наем жилья является неотъемлемой частью обустройства на новом месте жительства и, следовательно, оплата найма подпадает под понятие компенсации, предусмотренной абз. 3 ст. 169 ТК РФ. А значит, она не облагается страховыми взносами. При этом для предоставления работодателем такой компенсации важно, чтобы сотрудник не был зарегистрирован проживающим на территории города, куда он переезжает работать (постановление ФАС Дальневосточного округа от 12.03.2014 по делу № А73-6421/2013). Другие суды придерживаются позиции, согласно которой компенсация расходов работника по самостоятельному найму жилья не подлежит включению в базу для начисления страховых взносов, поскольку она не является стимулирующей выплатой и не призвана компенсировать расходы, вызванные осуществлением трудовых обязанностей в соответствии с конкретной трудовой функцией (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.09.2013 по делу № А63-13026/2012, Уральского округа от 26.03.2014 по делу № А07-9814/2013).

С одной стороны, такая позиция выгодна компании. Но, с другой стороны, если компания будет утверждать, что компенсация расходов по аренде жилья (или предоставление бесплатного временного жилья) не является компенсацией, вызванной осуществлением трудовых обязанностей, высок риск доначисления НДФЛ налоговыми органами.

Чтобы этого не произошло, целесообразно предусмотреть в трудовом (или коллективном) договоре с иногородним сотрудником обязанность работодателя обеспечить его бесплатным жильем и указать способы такого обеспечения (например, путем выплаты сотруднику компенсации за аренду жилья или аренды работодателем жилья напрямую у арендодателя без выплаты сотруднику компенсации). Такое оформление данных расходов в отношении вновь принятого работника также позволит их учесть в составе расходов на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ. Данной позиции придерживается Минфин России в отношении аналогичных расходов, компенсируемых новому работнику в связи с переездом в новую местность (например, расходов по переезду) в случае, если они предусмотрены трудовым (или коллективным) договором (письма от 23.07.2009 № 03-03-05/138, от 23.11.2011 № 03-03-06/1/773). При этом нельзя полностью исключить риск доначисления страховых взносов из-за неоднозначности позиции контролеров.

Минимальная продолжительность отпуска за работу во вредных или опасных условиях составляет 7 календарных дней (ч. 2 ст. 117 ТК РФ). В то же время работодатель может установить отпуск и большей продолжительности без каких-либо для себя налоговых рисков. Главное, чтобы он был прописан в трудовом и коллективном договорах или отраслевом соглашении (письмо ФНС России от 08.05.2014 № ГД-4-3/8858@).

Отступные при увольнении по соглашению сторон должны быть предусмотрены трудовым договором. Минфин России считает, что даже если выплата предусмотрена только соглашение об увольнении, то удерживать НДФЛ не нужно (письмо от 26.06.2013 № 03-04-06/24333). Но лучше перестраховаться и условие о выплате отступных также внести в текст трудового договора.

Вы внимательно прочитали статью? Тогда ответьте на вопрос:Можно ли совместительнице представить отпуск по беременности и родам на основании копии больничного листа?Да, главное, чтобы копия больничного была заверена работодателем, у которого находится оригинал документаНет, на основании копии больничного листа оформляется приказ о временной нетрудоспособности без выплаты пособияДа, если в организации достаточно денежных средств для выплаты пособияПосле получения копии больничного листа работодателю нужно документально оформить отсутствие работницы. Лучше использовать приказ в произвольной форме, а не унифицированную форму № Т-6, как в случае с отпуском по беременности и родам.
В приказе указывается фамилия, имя, отчество сотрудницы, ее должность и структурное подразделение, а также период отсутствия и ее причина — временная нетрудоспособность без назначения пособия. Эта формулировка содержится в условных обозначениях формы № Т-12 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) и подходит для рассматриваемого случая.


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.