• Главная страница
  • » Статьи
  • » Сотрудник попросил у работодателя деньги на личные цели. Как оформить документы, чтобы избежать риска их невозврата

Сотрудник попросил у работодателя деньги на личные цели. Как оформить документы, чтобы избежать риска их невозврата

913
Работодатели выдают займы с целью удержать своих работников и привлечь новые кадры. Некоторые из них, получив деньги, увольняются из компании. Возместить затраты можно через суд, который займет сторону работодателя, если согласно договору обязанность вернуть заем не зависела от основания увольнения.
Вправе ли работник не возвращать займ после увольнения по сокращению штатаКакое условие ученического договора позволит взыскать с работника стоимость обученияЧем подтвердить, что перечисленные на карту деньги выданы на представительские расходы

Некоторые компании несут дополнительные финансовые траты, чтобы заинтересовать соискателей. Это могут быть дорогостоящие курсы повышения квалификации или программы MBA. Некоторые компании оплачивают спортзал, а наиболее щедрые — выдают льготные займы. Вместе с тем в случае увольнения работника работодатели часто стараются взыскать средства, потраченные, по сути, впустую. Чтобы в суде с этим не было проблем, в договорах (ученическом, о займе) нужно предусмотреть определенные сроки. Во-первых, период, в течение которого сотрудник должен отработать в компании, а во-вторых, — срок возврата займа. А вот чего не стоит делать, так это прописывать основания прекращения трудового договора, освобождающие работника от возврата кредита.

Ситуация 1: работник получил от работодателя денежный заем

Подтвердить выдачу работнику денежного займа можно расходным кассовым ордером  

Многие работодатели используют займы в качестве меры по удержанию работников и сокращению текучести кадров. Предполагается, что пока работник отдает денежные средства, он будет наиболее лояльным по отношению к компании и точно не начнет искать более выгодные условия работы в других организациях.

Но уж если сотрудник покидает компанию, то работодателю важно вернуть выданные денежные средства. При этом нужно учесть следующее.

Займы сотрудникам бывают двух видов: целевые и нецелевые. Понять, в чем их различие — не сложно, оно заложено в самом определении.

В первом случае работник берет деньги в займы у компании на реализацию определенного замысла. Конечно, самой распространенной причиной до настоящего времени остается приобретение собственной квартиры. Затем идут покупка дачи и машины. Хотя некоторые сотрудники влезают в долги ради длительной перспективы. В частности, заключают договор займа с работодателем для оплаты обучения с целью повысить квалификацию или приобрести дополнительную профессию.

Некоторые работники не хотят афишировать цель получения денежных средств или не готовы собирать документы, подтверждающие расходы. В этом случае подойдет нецелевой заем. При условии, что работодатель готов выступать кредитором по отношению к своему работнику на столь туманных условиях.

Так или иначе, работодатель вправе установить правила выдачи денежных средств.

Беспроцентный заем. В коммерческом банке подобных условий не бывает. Но компания может пойти на этот шаг. Получив беспроцентный заем, работник должен вернуть организации сумму, которую он получил от работодателя; проценты при этом не начисляются. Впрочем, НДФЛ с него удерживать придется (письмо Минфина России от 26.03.2013 № 03-04-05/4–282).

Заем с льготной процентной ставкой. Некоторые работодатели не могут или не считают нужным заключать договоры займа с сотрудниками на максимально выгодных для них условиях. В таком случае деньги выдаются под проценты, хотя и значительно ниже банковских. Проценты будут начисляться за пользование денежными средствами компании.

При заключении договора займа работодатели нередко подстраховываются на случай досрочного увольнения работника. В нем прописывают обязанность сотрудника, взявшего кредит у организации, но не успевшего вернуть его, возместить компании все денежные потери (основную сумму и проценты на нее). Это абсолютно правильный и оправдавший себя подход. Ведь после того, как работники перестают быть таковыми по отношению к компании, она вправе рассчитывать на выполнение гражданином обязательств, которые он взял на себя ранее. Поскольку не все заемщики добросовестные, компаниям приходится обращаться в суд.

Решение суда будет зависеть от нескольких факторов. В частности, важны условия, прописанные в договоре займа, а также нормы локальных актов, регулирующие аналогичные вопросы.

Так, в одном деле работодателю отказали в удовлетворении иска о взыскании займа с бывшего работника (апелляционное определение ВС Республики Татарстан от 26.07.2012 по делу № 33–7484/12). Вернуть деньги не удалось из-за формулировки внутреннего документа, предусматривающей возврат займа только в случае увольнения работника по собственному желанию. А трудовой договор с ним расторгли по сокращению штата. В итоге апелляционная инстанция согласилась с районным судом и оставила жалобу работодателя без удовлетворения.

Но увольнение по сокращению автоматически не освобождает сотрудника от выплаты займа. Ему придется и дальше перечислять деньги работодателю, если иное не предусмотрено локальным актом (апелляционное определение ВС Республики Татарстан от 27.02.2014 по делу № 33–2715/14).

 Суды признают законным удержание из зарплаты для погашения займа, выданного работодателем. Удержание может превышать 20-процентный порог, установленный ст. 138 ТК РФ, если такое условие содержится в договоре займа (определение Ленинградского облсуда от 03.11.2011 № 33–5426/2011, апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 13.11.2013 по делу № 33–7329/2013).

Ситуация 2: работник проходит обучение за счет работодателя

Работодатель, которому понадобился специалист в какой-то области, может поступить следующим образом: нанять его со стороны или направить на обучение работника компании. Последняя ситуация, конечно, более затратная по времени, но она послужит наглядным примером развития собственных кадров. Правда, обучение будет проходить за счет работодателя, а значит, компании стоит заранее побеспокоиться о возврате денежных средств, если сотрудник уволится сразу после обучения.

Иногда работодатели вкладывают деньги в обучение работника, поскольку иначе нужного специалиста не найти. Например, когда речь идет о таких редких профессиях, как пилот воздушного судна. Очевидно, что такое обучение может стоить сотни тысяч рублей, но самостоятельно его пройти сотрудник, скорее всего, не сможет, поскольку это требует слишком больших расходов.

Кроме того, учеба за счет работодателя — хороший способ привлечь молодых специалистов. Ведь не так-то просто получить дорогостоящее зарубежное образование или квалификацию MBA. А устройство в компанию, которая готова предоставить им подобный бонус — отличный способ получить знания и навыки без вложения собственных средств.

На практике работодатели используют два способа оплаты обучения работника: в рамках ученического договора или путем выдачи сотруднику целевого денежного займа.

Естественно, после получения сотрудником диплома, свидетельства или удостоверения или другого документа о квалификации работодатель рассчитывает, что он отработает в компании не один месяц. На практике нередко все заканчивается по-другому: работники увольняются сразу после завершения обучения. И тогда компания совершенно справедливо хочет компенсировать потери.

Суды, как правило, поддерживают работодателей в их стремлении вернуть денежные средства. При этом они руководствуются ст. 249 ТК РФ, согласно которой работник, увольняясь без уважительной причины, должен вернуть компании деньги, потраченные на его обучение. В суде работодателю достаточно представить финансовые документы, свидетельствующие о размере расходов, и ученический или трудовой договор, которым установлен срок обязательной отработки. Его средняя продолжительность обычно составляет от 3 до 5 лет.

Если суд установит, что работник покинул компанию, не отработав срок, предусмотренный ученическим договором, то обяжет его возместить затраты компании, связанные с его обучением. Это подтверждается судебной практикой (апелляционные определения Хабаровского краевого суда от 25.12.2013 по делу № 33–8404/2013, Ростовского областного суда от 21.04.2014 по делу № 33–4820/2014, Санкт-Петербургского городской суда от 20.05.2014 № 33–7088/2014). Возмещению в таком случае подлежит не полная стоимость обучения, а сумма, рассчитанная пропорционально фактически не отработанному после окончания обучения времени (определение ВС РФ от 28.09.2012 № 56-КГ12-7).

Но и без ученического договора работодатель вправе требовать от работника вернуть деньги за оплаченное организацией обучение. Это возможно в случае, если сотрудник получил деньги от компании на оплату учебы на основании договора займа. В таких договорах нередко предусматривают обязательную отработку в течение определенного времени в качестве обеспечения возврата суммы займа. По истечении этого срока компания иногда просто прощают работника, и ему не приходится вносить в кассу предприятия ни рубля за пройденное обучение.

Но в случае досрочного увольнения сотрудника работодателю стоит подать иск о взыскании денежных средств, выданных по договору целевого займа. При рассмотрении таких дел суды применяют положения ст. 249 ТК РФ и удовлетворяют требования компаний (определение Самарского областного суда от 14.03.2011 по делу № 33–2519, апелляционное определение Ростовского областного суда от 05.08.2013 по делу № 33–9805).

Ситуация 3: работник получил деньги на представительские расходы

Редко какая компания обходится без представительских расходов. Работодателю приходится тратиться на подарки контрагентам, встречи делегаций и походы руководителей в рестораны.

Важные для компании условия договора займаПериод, который работник должен отработать в компании для списания долгаКрайний срок возврата займа в случае досрочного увольненияВозможность реструктуризации займа.

Сложность возникает, если представитель работодателя, отвечающий за подобные мероприятия, получает деньги не через кассу предприятия, а путем перечисления определенных сумм на банковскую карту. В этом случае важно не забыть указать назначение платежа и соблюсти требования Налогового кодекса РФ, ведь организации предстоит отчитаться за траты.

Далеко не любые траты являются представительскими расходами. Под них подпадает ограниченный перечень расходов, приведенных в п. 2 ст. 264 НК РФ.

Работодатель может тратить деньги, в частности, на официальные приемы для представителей контрагентов, которые прибыли для переговоров, или на оплату услуг переводчиков, нанятых по договору гражданско-правового характера. Эти расходы будут признаны представительскими.

Впрочем, существуют определенные ограничения, поскольку представительские расходы являются нормируемыми. К слову, в этом состоит отличие указанных расходов от заработной платы; ее размер может быть каким угодно (ч. 1 ст. 132 ТК РФ). Итак, в силу п. 2 ст. 264 НК РФ списать представительские расходы в налоговом учете можно только в пределах 4% от расходов на оплату труда.

Кроме того, все расходы необходимо подтвердить документально. Без этого не получится доказать обоснованность и производственный характер затрат. Для этих целей подойдут отчет о представительских расходах и первичные учетные документы. Подобные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288.

Как правило, в организации существует приказ или локальный акт со списком лиц, имеющих право получать деньги на представительские расходы. Их размер может зависеть от того, какую должность занимает работник. И, конечно, за полученные деньги ему придется отчитаться, представив чеки, квитанции, а оставшуюся сумму — сдать в бухгалтерию.

Если работник этого не сделает, то работодателю сначала нужно провести внутреннюю проверку (ст. 247 ТК РФ) и уже после установления размера ущерба и причин его возникновения обратиться в суд. Ссылаться при этом нужно на п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ, поскольку в большинстве случаев, выдавая наличные деньги, оформляют расходный кассовый ордер, который является разовым документом. Наличие такого ордера позволит требовать от работника возместить ущерб в полном размере.

Возможна ситуация, когда денежные средства перечисляются работнику в безналичной форме, например, на банковскую карту. Но и тогда у работодателя есть возможность вернуть неизрасходованные деньги. Главное, чтобы из бухгалтерских документов можно было понять назначение платежа — подотчет (апелляционное определение Ростовского областного суда от 02.06.2014 по делу № 33–7269/2014).

Интересный вопрос

Можно ли заключить с работником договор займа, чтобы погасить недостачу, образовавшуюся по его вине?

Нет, этот способ взыскания с работника ущерба нельзя признать законным.

Если работник не хочет возмещать ущерб, причиненный работодателю, то последний вправе обратиться в суд (ч. 2 ст. 248 ТК РФ).

Иногда работодатели подписывают с сотрудником договор займа, по которому он обязуется вернуть денежные средства, якобы выданные организацией.

Но подобный договор можно оспорить. Так, Тверской областной суд отказал работодателю в удовлетворении иска о возврате денег по договору займа (апелляционное определение от 22.04.2014 № 33–1441). Для суда факт подписания договора значимой роли не сыграл, поскольку работник от компании денег не получал. А возможность замены материальной ответственности на долговое обязательство законом не предусмотрена. К аналогичному выводу пришел также Хабаровский краевой суд в апелляционном определении от 18.04.2012 по делу № 33–1752.

Выходом в подобной ситуации может стать получение от работника письменного обязательства о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей (ч. 4 ст. 248 ТК РФ).

Вы внимательно прочитали статью? Тогда ответьте на вопрос:Обязан ли работник вернуть займ, если он уволился по сокращению штата?Да, основание увольнения значения не имеетНет, увольнение по инициативе работодателя освобождает работника от возврата денегДа, но только если это основание в силу локального акта не освобождает работника от обязательствУвольнение по сокращению автоматически не освобождает сотрудника от выплаты займа. Ему придется и дальше перечислять деньги работодателю, если иное не предусмотрено локальным актом (апелляционное определение ВС Республики Татарстан от 27.02.2014 по делу № 33-2715/14).


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.

×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль