Работник получил компенсацию, которая не предусмотрена договором. Учитываем налоговые риски

132
Чем чревата выплата премий, не предусмотренных системой оплаты труда О чем важно помнить, предоставляя работникам жилье за счет компании Почему в холдингах высокооплачиваемых работников целесообразно переводить из одной организации в другую в начале года

В повседневной деятельности работнику службы управления персоналом приходится решать массу вопросов, начиная от внедрения новой политики компании и заканчивая подготовкой кадровых документов. Безусловно, в первую очередь такой сотрудник проверяет правильность составления документов и легитимность осуществления определенных действий, руководствуясь нормами трудового законодательства. Однако в некоторых случаях для поиска наиболее эффективного решения необходимо иметь представление и о налоговых аспектах тех или иных действий. Например, договорившись с работником об увольнении по соглашению сторон с выплатой ему выходного пособия, работодатель очень часто включает это условие в текст самого соглашения об увольнении. Но для целей включения выходного пособия в состав расходов по налогу на прибыль необходимо, чтобы выплата была зафиксирована именно в трудовом договоре либо приложении к нему. Также, казалось бы, простое решение перевести работников из одной организации холдинга в другую может стать причиной повышенной фискальной нагрузки на фонд оплаты труда, ведь база по страховым взносам обнулится. Поэтому для экономии средств лучше приурочить перевод работников к началу года.

Немало вопросов у налоговых органов может вызвать и включение в расходы на оплату труда сумм премий, не предусмотренных трудовым договором или локальными нормативными актами компании. В данной статье рассмотрены наиболее распространенные ситуации, когда кадровые решения напрямую влияют на исчисление организацией налогов и взносов.

Работодатель выплатил разовую премию, не предусмотренную системой оплаты труда

Премирование работников – обычная практика большинства организаций. Премии могут входить в систему оплаты труда, а могут быть разовыми. Премии, входящие в систему оплаты труда, предусматриваются в соглашениях, коллективном договоре, локальных нормативных актах (положении об оплате труда, положении о премировании). При этом согласно ст. 255 Налогового кодекса РФ к расходам по налогу на прибыль организаций могут относиться стимулирующие выплаты и надбавки, премии и единовременные поощрительные начисления, предусмотренные трудовыми договорами. Таким образом, работодателю необходимо указать входящие в систему оплаты труда премии еще и в трудовом договоре. Поскольку порядок и сроки выплаты премий устанавливаются обычно в положении о премировании, в трудовом договоре делается ссылка на данный локальный нормативный акт.

Разовые премии могут выплачиваться помимо премий, входящих в систему оплаты труда. Они не фиксируются в соглашениях, коллективном договоре или локальном нормативном акте и, конечно, не упомянуты они и в трудовом договоре. С одной стороны, это позволяет исключать разовые премии при исчислении среднего заработка (для целей оплаты отпуска, командировки) на основании ч. 2 ст. 139 Трудового кодекса РФ и экономить на фонде оплаты труда. С другой стороны, отсутствие разовой премии в трудовом договоре делает невозможным включение ее в расходы по налогу на прибыль. Работодателю придется платить их за счет чистой прибыли. Таким образом, при определении соотношения между величиной входящих в систему оплаты труда премий и разовых премий работодателю необходимо учитывать не только нагрузку на фонд оплаты труда, но и налоговую нагрузку.

Стороны договорились о включении в трудовой договор дополнительных выплат и компенсаций

Поскольку ст. 255 Налогового кодекса РФ позволяет относить к расходам по оплате труда те выплаты, которые предусмотрены трудовым договором или коллективным договором, у работодателя есть соблазн включить в трудовой договор максимальное количество дополнительных выплат и компенсаций, предоставляемых работникам. Однако все же не каждая выплата может быть отнесена к этим расходам, так как законодательством предусмотрены определенные ограничения. В частности, ст. 252 Налогового кодекса РФ содержит общие требования к выплатам, которые должны соблюдаться для признания их расходами, уменьшающими налогооблагаемую базу. Данные правила являются достаточно общими: расходы должны быть обоснованы (экономически оправданы), документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Кроме того, ст. 270 Налогового кодекса РФ прямо устанавливает, какие выплаты не могут быть отнесены к расходам, учитываемым в целях налогообложения, ни при каких обстоятельствах. Например, не может относиться к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, оплата:

путевок на лечение или отдых, экскурсий или путешествий; занятий в спортивных секциях, кружках или клубах; посещений культурно-зрелищных или физкультурных (спортивных) мероприятий; подписки, не относящейся к подписке на нормативно-техническую и иную используемую в производственных целях литературу; товаров для личного потребления работников.

При включении в трудовой договор соответствующих условий работодатель должен понимать, что возмещать работнику расходы придется за счет чистой прибыли. При этом невозможность включения затрат в расходы по налогу на прибыль не освободит компанию от обязанности исполнения условий трудового договора.

Работнику предоставлен служебный автомобиль или служебная мобильная связь

Сейчас во многих компаниях работникам предоставляется служебный автомобиль и служебная мобильная связь. Однако не все работодатели ведут четкий учет использования автомобилей и связи и не всегда принимают локальные нормативные акты, регулирующие данные вопросы. На практике это может быть чревато не только с точки зрения споров с налоговыми органами в части возможности отнесения данных затрат к расходам по налогу на прибыль, но и, соответственно, если данные расходы будут признаны проверяющими органами как непроизводственные, подлежащие обложению налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами.

Таким образом, даже если служебный автомобиль не используется в личных целях, необходимо вести путевые листы для подтверждения обоснованности расходов на горюче-смазочные материалы. Также следует учитывать Методические рекомендации по нормам расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, если компания хочет минимизировать налоговые риски. Несмотря на то, что Налоговым кодексом РФ не предусмотрено нормирование таких расходов, налоговые органы могут ориентироваться на данные методические рекомендации и, соответственно, у компании должно быть четкое обоснование применения повышенных норм.

Что касается мобильной связи, то компания должна вести учет звонков, чтобы определять, какие относятся к служебным, а какие – к личным. Для этих целей Минфин России рекомендует использовать детализированные счета, полученные от оператора сотовой связи (расшифровки переговоров). Также компания может устанавливать лимиты расходов, но в этом случае, возможно, придется доказывать экономическую обоснованность лимита.

Стороны договорились о выплате работнику дополнительного выходного пособия при увольнении

Работодателям выгоднее заключать долгосрочные договоры о личном страховании работников Как правило, работодатели заключают договоры добровольного личного страхования работников на срок не менее одного года. Страховые премии, выплачиваемые по таким договорам, не подлежат обложению страховыми взносами. Если работодатель все же по тем или иным причинам заключил договор личного страхования работников на срок менее года, следует иметь в виду, что с суммы произведенных расходов придется заплатить также и страховые взносы.

Когда компания решает расстаться с работником по соглашению сторон, то зачастую в таком соглашении предусматривается определенная выплата. На практике соглашение сторон оформляется либо как дополнительное соглашение к трудовому договору либо как отдельный документ. Однако для того, чтобы выбрать, каким образом оформить соглашение, следует иметь в виду потенциальные налоговые последствия.

Согласно изменениям, внесенным в п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, с 1 января 2012 года не облагаются НДФЛ связанные с увольнением следующие выплаты:

выходное пособие, средний месячный заработок на период трудоустройства; компенсации руководителю, заместителям руководителя и главному бухгалтеру организации.

Все эти суммы не облагаются налогом только в части, не превышающей в целом трехкратный размер среднего месячного заработка или шестикратный размер среднего месячного заработка для работников, уволенных из организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

При этом ст. 178 Трудового кодекса РФ предусматривает выплату выходных пособий в ряде случаев, таких, например, как ликвидация организации, сокращение численности или штата. Также указанная статья дает возможность предусмотреть в трудовом договоре или коллективном договоре другие случаи выплаты выходных пособий. Следовательно, если выплата при увольнении по соглашению сторон рассматривается работодателем как выходное пособие и установлена в трудовом договоре, то она может считаться выходным пособием, не подлежащим обложению НДФЛ. Таким образом, сумма выходного пособия должна быть зафиксирована прежде все в тексте трудового договора или приложении к нему, а не в соглашении о его расторжении. Подобный подход отражен во многих письмах Минфина России. Также в своих письмах министерство приводит аналогичную логику, анализируя возможность отнесения выплат при увольнении по соглашению сторон на расходы для целей исчисления налога на прибыль. Выплата работнику при расторжении трудового договора на основании соглашения о прекращении трудового договора может быть учтена в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль организаций, если эта выплата предусмот-рена соглашением, которое является неотъ-емлемой частью трудового договора.

Итак, для целей отнесения к расходам по налогу на прибыль, а также для освобождения от НДФЛ работодателю желательно оформить соглашение сторон в качестве приложения к трудовому договору, следуя рекомендациям Минфина России.

Что касается страховых взносов, то ситуация несколько сложнее, чем с НДФЛ. В отличие от Налогового кодекса РФ в Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее – Закон № 212-ФЗ) не были внесены изменения в части ограничения размера необлагаемого выходного пособия. До вступивших в силу изменений по налогу на доходы физических лиц, положения Налогового кодекса РФ были менее четкие и были похожи на действующие положения Закона № 212-ФЗ. Тогда не облагались НДФЛ любые компенсационные выплаты, производимые в связи с увольнением работников, за исключением компенсации за неиспользованный отпуск. Прежняя редакция ст. 217 Налогового кодекса РФ Минфином России трактовалась более узко. Министерство придерживалось позиции, согласно которой только выплата выходного пособия, прямо установленного ст. 178 Трудового кодекса РФ, может не облагаться НДФЛ. Подобную логику в своем письме от 07.05.2010 № 1145-19 высказывало Минздравсоцразвития России, комментируя положения Закона № 212-ФЗ. Учитывая тот факт, что Закон № 212-ФЗ не был изменен, то нет оснований применять расширительное толкование его норм. Следовательно, если работодатель склонен минимизировать риски, то лучше уплатить страховые взносы с полной суммы выплаты при расторжении трудовых отношений по соглашению сторон.

Работодатель арендует жилье для иногородних и иностранцев

Чтобы привлечь работника для работы вне места его жительства, работодатели могут оплачивать аренду жилья, особенно, когда речь идет об иностранных работниках или работниках, занимающих руководящие должности. Причем для целей обеспечения максимального удобства работодатели заключают договоры аренды от своего имени и перечисляют денежные средства напрямую арендодателю.

Налоговый кодекс РФ освобождает от налогообложения компенсации, выплачиваемые в связи с исполнением гражданином трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов). При этом ст. 169 Трудового кодекса РФ предусматривает, что при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику:

расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения); расходы по обустройству на новом месте жительства.

Закон не конкретизирует состав затрат, которые могут относиться к расходам по обустройству на новом месте жительства. Поэтому в настоящее время не сложилось единого мнения в части налогообложения затрат на аренду жилья, предоставляемого работникам. Разъяснения государственных органов часто противоречат судебной практике.

Суды в своих решениях указывают на то, что оплата жилья работнику, который переехал на работу в другую местность, производится в интересах работодателя и не связана с системой оплаты труда. Данная выплата должна признаваться компенсационной, так как представляет собой возмещение затрат, связанных с исполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Кроме того, суды полагают, что ст. 169 Трудового кодекса РФ позволяет включать оплату проживания в состав компенсации при переезде к месту работы.

Применительно к иностранным работникам обоснование судов дополняется еще одним аргументом. Суды ссылаются на то, что п. 5 ст. 16 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» предусматривает обязанность приглашающей стороны по жилищному обеспечению иностранных граждан. Таким образом, суды приходят к выводу, что оплата жилья не должна облагаться налогом на доходы физических лиц согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ как компенсационная выплата (см. постановления ФАС Поволжского округа от 15.05.2009 по делу № А65-6772/2008, Московского округа от 29.07.2011 по делу № КА-А40/7917-11).

Противоположной позиции придерживается Минфин России. В своих письмах ведомство дает разъяснения о том, что оплата жилья должна признаваться доходом, полученным в натуральной форме согласно ст. 211 Налогового кодекса РФ. Минфин России не рассматривает данную выплату как компенсационную и, соответственно, делает вывод, что оплата жилья должна облагаться налогом на доходы физических лиц. Более того, министерство не находит оснований для избежания налогообложения даже в случае иностранных работников, указывая, что законодательство обязывает работодателя предоставить иностранному работнику жилье, но не оплачивать его.

В условиях неопределенности не только в части действующего законодательства, но и его толкования, подход к налогообложению оплаты аренды жилья будет зависеть преимущественно от степени консервативности работодателя. Если работодатель стремится избежать споров с налоговыми органами (и последующих судебных процессов), то, скорее всего, будет рассматривать оплату жилья как доход в натуральной форме, облагаемый налогом на доходы физических лиц.

К сожалению, споры относительно сумм арендной платы не заканчиваются только областью НДФЛ. Минфин России указывает также на то, что компания может отнести к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, только сумму арендной платы, не превышающую 20% от начисленной месячной заработной платы работника. Ведь ст. 131 Трудового кодекса РФ устанавливает, что доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% (письмо Минфина России от 18.05.2012 № 03-03-06/1/255). В случае с иностранными работниками данное соотношение зачастую не соблюдается. В то же время довольно спорным является необходимость применения ст. 131 Трудового кодекса РФ в подобных ситуациях. При предоставлении жилья работнику работодатель фактически не заменяет часть заработной платы натуральным доходом, а в дополнение к заработной плате, выплачиваемой в денежной форме, предоставляет компенсационный пакет своему работнику. В настоящее время налоговые органы при проверке правильности исчисления налога на прибыль склонны руководствоваться позицией Минфина России. Таким образом, на данный момент применение ограничения величины арендной платы в размере, не превышающем 20% заработной платы, на практике фактически является неизбежным, если компания не хочет занимать агрессивную позицию и последовательно отстаивать ее в суде.

Запланирован перевод работников из одной организации холдинга в другую

Многие кадровые события влияют на порядок начисления страховых взносов, о чем стоит помнить, принимая определенные управленческие решения. Например, при переводе работника из одной компании в другую исчисление базы для начисления взносов начинается сначала. Таким образом, заработок, уже полученный в данном календарном году, но в качестве работника другого юридического лица, учитываться не может. В результате оптимальным вариантом перевода работника в другое юридическое лицо в рамках группы компаний будет перевод с начала года, чтобы избежать дублирования начисления взносов по максимальной ставке. Безусловно, такое планирование не актуально для работников с доходом менее 568 тыс. руб. в год, так как в данном случае количество работодателей не будет влиять на общий размер страховых взносов за год, поскольку до превышения данной предельной величины процент уплачиваемых взносов является постоянным.

Другим случаем, когда также следует принять во внимание влияние на базу начисления страховых взносов, является реорганизация компании. Вполне логичным, на первый взгляд, кажется учитывать произведенные выплаты работникам при реорганизации в форме преобразования (например, из OOO в ОАО). Однако Минздравсоцразвития России в своем письме от 28.05.2010 № 1375-19 указывает, что при реорганизации в форме преобразования вновь возникшая организация при определении базы для начисления страховых взносов не вправе учитывать выплаты и иные вознаграждения, начисленные в пользу работников в реорганизованной компании. Министерство ссылается на п. 4 ст. 57 Гражданского кодекса РФ, которым установлено, что юридическое лицо считается реорганизованным, за исключением случаев реорганизации в форме присоединения, с момента государственной регистрации вновь возникших юридических лиц. Из чего можно сделать вывод о том, что создана новая организация, которая не может учитывать выплаты, произведенные до реорганизации, поскольку Закон № 212-ФЗ прямо не устанавливает правопреемственность в отношении базы для начисления взносов.

В то же время ФАС Дальневосточного округа в своем постановлении от 01.03.2012 № Ф03-560/2012 высказал прямо противоположное мнение: компания вправе учитывать выплаты, произведенные до реорганизации компании. Свое решение суд аргументировал следующим образом. Поскольку п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ предусмотрено, что облагаемая база плательщиков страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиками в пользу физических лиц по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, следовательно, для определения облагаемой базы по страховым взносам решающее значение имеет характер трудовых отношений плательщика страховых взносов с работниками. Так как ст. 75 Трудового кодекса РФ устанавлено, что изменение подведомственности (подчиненности) организации или ее реорганизации (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации, то компания имеет право на учет всех выплат, произведенных по трудовому договору.

Несмотря на положительную судебную практику, работодателю следует иметь в виду возможность потенциальных споров с проверяющими органами, в том числе в судебном порядке, если компания произвела учет сумм выплат работникам, произведенных до реорганизации.

Работники участвуют в негосударственных пенсионных программах

В последнее время все более популярным становится предоставление работникам негосударственных пенсионных программ. При этом работодатели выбирают между договорами со страховыми компаниями или с негосударственными пенсионными фондами. Для целей всесторонней оценки привлекательности того или иного варианта, необходимо также иметь в виду их влияние на налогообложение.

Налоговый кодекс РФ освобождает от НДФЛ как взносы по договорам пенсионного страхования, так и пенсионного обеспечения. Но ситуация по страховым взносам иная. Среди выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами, Закон № 212-ФЗ указывает только суммы пенсионных взносов плательщика страховых взносов по договорам негосударственного пенсионного обеспечения. Таким образом, взносы по договорам негосударственного пенсионного страхования признаются базой для начисления страховых взносов в полном объеме.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.