Аудит трудовых отношений. Как защитить права компании в корпоративных сделках

60
Могут ли «вилки» в штатном расписании повлиять на принятие решения о покупке нового бизнеса Как проверка может снизить риски для нового собственника Какое значение имеют дефекты трудовых договоров при заключении сделки

Термин «due diligence» в последнее время получил достаточно широкое распространение в российском деловом обороте. Ни одна крупная сделка по приобретению компании или ее акций, ни принятие решения о целесообразности инвестирования в компанию не проходят без предварительной проверки потенциальных юридических рисков. Отдельная проверка именно трудовой сферы – явление не слишком распространенное. Обычно кадровую документацию, соблюдение компанией трудового законодательства и т. д. оценивают в рамках общего аудита организации при покупке бизнеса. Сама компания может выступить инициатором проверки, пожалуй, только при смене руководства компании. В этом случае генеральному директору или участникам компании может потребоваться достоверная информация о состоянии дел в сфере трудовых отношений.

Продолжительность проверки зависит от размера и структуры бизнеса

Аудит трудовых отношений позволяет выявить и впоследствии избежать или максимально снизить следующие риски:

дополнительных финансовых обязательств перед работниками компании; наличия существующих и потенциальных судебных споров (иных конфликтов) с работниками; привлечения компании к административной или уголовной ответственности за нарушение трудового законодательства.

От того, будут ли обнаружены после проверки данные риски, будет зависеть цена приобретения бизнеса.

Объем юридической проверки трудовых отношений обычно определяется ее инициатором и зависит от многих факторов: цели проверки (внутренний или внешний аудит), времени, отведенного на проверку, сроков совершения сделки, финансовых ресурсов, выделенных на проверку. Продолжительность процедуры due diligence зависит от структуры и размера бизнеса и занимает от нескольких недель до года.

Как правило, вся информация и копии необходимых документов (редко оригиналы) доставляются в офис консалтинговой фирмы, привлеченной для проведения этой проверки. Либо специалисты данной фирмы выезжают в офис проверяемой компании и знакомятся с документами, проводят интервью с представителями компании.

Существенные риски по итогам проверки

По результатам проведенного аудита готовится отчет. Какой-то унифицированной формы для него не предусмотрено. В первую очередь в нем прописываются все термины, определения и их сокращения, которые будут использованы в отчете. Это позволяет значительно уменьшить его объем и сделать более удобным для чтения. К отчету также прилагается сопроводительное письмо с общими сведениями о нем, его основных особенностях (например, что он подготовлен в соответствии с договором оказания услуг, на основании каких документов и информации, от кого и когда они были получены). Также стоит отразить характер проведенной проверки (ограниченная или полная) и дату ее проведения. В случае если работа в рамках юридической проверки проводилась с привлечением партнеров или субподрядчиков (например, для осуществления зарубежной части проверки), то это также отражается в сопроводительном письме.

В отчете описываются основные риски, выявленные в ходе проверки или, наоборот, те риски, которые нельзя исключить в случае, если, например, не были предоставлены какие-либо документы, имеющие существенное значение. Значимыми считаются риски наличия «вилок» в штатном расписании, отсутствие существенных условий в трудовых договорах, нетипичные условия трудовых договоров и дополнительные материальные гарантии для работников, «золотые парашюты» и др.

Самый большой раздел отчета, как правило, называется «Выводы и определения». В нем описывается штатное расписание компании-работодателя, указывается число штатных единиц. При наличии «вилок» указывается риск привлечения компании или ее должностных лиц к административной ответственности и возможный размер штрафов. Также даются рекомендации по устранению выявленных рисков. Здесь также указывается наличие или отсутствие в компании коллективного договора и профсоюзного органа. При наличии коллективного договора дается описание дополнительных гарантий, предоставляемых работникам. При наличии профсоюзного органа указывается, кто из работников компании состоит в профсоюзе и кто является председателем профсоюзной организации. Перечисляются обязанности компании-работодателя в отношении работников – членов профсоюзной организации.

В отчете также отражается информация о наличии или отсутствии работников, осуществляющих трудовую деятельность по договорам гражданско-правового характера, и количество таких работников. Дается описание риска, связанного с переквалификацией таких договоров в трудовые договоры, с указанием возможных последствий для компании.

При проверке договоров с топ-менеджментом (генеральным директором, его заместителем, главным бухгалтером), как правило, обращают внимание на следующие условия: срок договора (срочный или бессрочный), наличие в нем указаний на испытательный срок, выплаты, причитающиеся работнику (ежемесячная заработная плата и бонусы), режим работы, количество дней ежегодного основного и дополнительного отпуска, условия прекращения трудового договора (наличие дополнительных условий для прекращения трудовых отношений, обязанность производить дополнительные выплаты в случае прекращения трудового договора).

Как правило, при проведении проверки трудовых отношений не анализируются все действующие трудовые договоры. Зачастую компания, в отношении которой проводится проверка, предоставляет один стандартный трудовой договор. Его анализ происходит по той же схеме, что и при проверке договоров с ключевыми сотрудниками.

После проверки и оценки дается общая характеристика соответствия трудовых договоров требованиям применяемого трудового законодательства.

Проверка локальных нормативных актов работодателя

При аудите оцениваются также локальные акты компании в сфере трудовых отношений, действующие на момент проведения проверки. При этом дается правовая оценка положениям каждого локального нормативного акта, указывается, была ли соблюдена процедура их принятия и введения в действие, были ли работники должным образом ознакомлены с принятыми актами.

В зависимости от объема проверки это могут быть только локальные нормативные акты, которые в соответствии с Трудовым кодексом РФ обязательны для принятия компанией-работодателем (Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о защите персональных данных работников). Либо все локальные нормативные акты, касающиеся трудовых отношений и действующие в компании на момент проведения проверки.

К наиболее распространенным несоответствиям между содержанием локальных актов работодателя в сфере трудовых отношений и положениями применимого законодательства можно отнести следующие:

отсутствие в правилах внутреннего трудового распорядка обязательных положений (режим работы, время отдыха, ответственность сторон трудового договора и др.); наличие положений, которые могут быть признаны дискриминационными по отношению к определенным работникам (например, пункт об исключении работников, принятых на условиях совместительства или по срочным трудовым договорам, из списка сотрудников, которым предоставляется дополнительное медицинское страхование); отсутствие обоснований лишения работников премии; неуказание обязательных мер, необходимых для установления режима коммерческой тайны.

Правила проведения проверки должны оговариваться предварительно

В ходе всего процесса due diligence покупателю следует учитывать стрессовую ситуацию, в которой находятся сотрудники продавца. Процедура аудита может нарушать обычный распорядок бизнеса и расценивается сотрудниками как потенциально опасная, а сам продавец может опасаться негативных последствий для ведения бизнеса и его будущей продажи другим лицам, если предполагаемая сделка не состоится, а информация об аудите попадет в недобросовестные руки. Еще одной опасностью может стать строгость проведения процедуры due diligence, способная вызвать неприязнь у сторон и привести к срыву сделки.

Для соблюдения всех юридических формальностей рекомендуется обсуждать основные правила due diligence еще в процессе переговоров между покупателем и продавцом и оформлять их соглашением о намерениях. В таком договоре указывается время, необходимое для проведения аудита, возможность копирования документов, перечень документов, к которым должен быть организован доступ, а самое главное, процедура использования персональных данных работников и механизмы сохранения коммерческой тайны компании.

Продавец всегда опасается несанкционированного распространения информации и озабочен сохранением конфиденциальности, поэтому наиболее правильным вариантом является заключение отдельного соглашения о конфиденциальности.

Due diligence в России медленно, но верно, набирает обороты. Этому способствуют выход российских компаний на международный рынок, а также требования инвесторов о предоставлении информации об объекте финансирования. По оценкам экспертов, уже в течение ближайших лет процедура due diligence станет в России настолько же распространенной, как и на западе.

Информация, необходимая для проведения проверки

При полном аудите трудовых отношений проверке подлежат включенные в стандартный перечень документы и факты:

штатное расписание, правила внутреннего трудового распо-рядка, Положение о защите персональных данных, Положение об оплате труда, Положение о премировании, Положение о защите конфиденциальной информации, Положение об аттестации и оценке персонала, документы об утверждении указанных локальных нормативных актов, трудовые договоры с топ-менеджментом компании (генеральным директором, финансовым и коммерческим директорами, членами совета директоров и т.  д.), трудовые договоры с обычными сотрудниками, коллективный договор, должностные инструкции, гражданско-правовые договоры (подряда, оказания услуг) с сотрудниками, документы, подтверждающие наличие в компании первичных профсоюзных организаций или иных представительных органов работников, документы о проведенных в компании проверках контролирующими органами и результатах таких проверок, текущие и потенциальные трудовые споры с работниками.

Три распространенные ошибки в трудовом договоре

Отсутствие обязательных условий, предусмотренных ст. 57 ТК РФ: место работы, ИНН компании-работодателя, условия об обязательном социальном страховании работника и др. Указание на выплату зарплаты один раз в месяц. Наличие положений о запрете конкуренции (запрет вступать в трудовые отношения с компаниями-конкурентами в течение определенного времени после прекращения трудового договора).

 



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.

×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль